Soạn thảo in ấn lưu trữ văn phòng là gì năm 2024
|
Việc áp dụng công nghệ số 4.0 vào công việc trong doanh nghiệp hiện nay đang ngày càng trở nên phổ biến. Bên cạnh những thành tựu công nghệ đem lại hiệu quả cao phải kể đến xu hướng dịch chuyển từ văn phòng truyền thống tới văn phòng điện tử. Show
Vậy văn phòng điện tử là gì? Cùng tìm hiểu thuật ngữ mới này trong thời đại dịch chuyển công nghệ số. Văn phòng điện tử là gì?Đây được xem như là một phương thức quản lý và điều hành dựa trên các ứng dụng công nghệ thông tin. Văn phòng được xây dựng và vận hành trên nền tảng hệ thống web với các bộ ứng dụng phần mềm quản lý, trao đổi thông tin, xử lý hồ sơ, khởi tạo văn bản, công văn, báo cáo, xử lý hồ sơ công việc hoàn toàn trực tuyến. Nói cách khác, văn phòng điện tử là một môi trường làm việc – nơi các phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông, robots tham gia hỗ trợ con người và thay thế văn phòng truyền thống. Văn phòng này còn được hiểu là sử chuyển đổi mô hình làm việc từ thủ công sang tự động hóa, điện tvử hóa hệ thống dữ liệu, quy trình làm việc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp hiện nay đang dần sử dụng hình thức môi trường làm việc này nhằm mục đích thay thế và xây dựng một “văn phòng không giấy tờ”. Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng Internet trực tuyến. Những lợi ích văn phòng điện tử mang lại cho doanh nghiệpThiết lập hệ thống quản lý tập trungVăn phòng truyền thống với quy trình rườm rà, chậm trễ do nhiều cấp phê duyệt. Từ đó, làm dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ. Sự ra đời của hệ thống văn phòng mới giúp khắc phục được các khuyết điểm nêu trên với việc thiết lập hệ thống quản lý tập trung. Phần mềm văn phòng cho phép lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều hành, quản lý công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi. Với hệ thống các ứng dụng phân theo các nhóm công việc, Ban lãnh đạo có thể giao việc, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, giao hạn deadline và theo dõi tiến độ, chất lượng công việc của từng đối tượng theo báo cáo hằng ngày. Nhân viên được update công việc liên tục hoặc điều chỉnh kịp thời theo định hướng của Ban lãnh đạo. Thiết lập kho lưu trữ không giới hạn dung lượngSự dịch chuyển từ văn phòng vật lý sang văn phòng điện tử cho phép các doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống kho dữ liệu phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực của công ty đó mà không giới hạn số lượng tài liệu lưu trữ. Doanh nghiệp không cần lo lắng về số lượng tài liệu tăng dần theo thời gian mà không có chỗ lưu trú. Phần mềm đảm bảo mọi dữ liệu không bị thất lạc như khi lưu trữ bằng giấy tờ hay mất đi khi có sự thay đổi nhân sự. Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệpPhần mềm với nhiều tiện ích ở các phân hệ khác nhau nhưng cùng chung một hệ thống. Vì thế, người dùng có thể tra cứu và xử lý công việc trên một chiếc máy tính hoặc điện thoại thông minh kết nối Internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, Nếu như văn phòng truyền thống khi cần trao đổi công việc phải đến bộ phận, vị trí liên quan hoặc mở một cuộc họp thì với văn phòng, người dùng có thể làm việc, trao đổi mọi nơi mọi lúc mà phải di chuyển quá nhiều Đặc biệt ứng dụng văn phòng điện tử, Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn. Có thể kể đến:
Dữ liệu thông tin đồng bộ và bảo mật caoMọi dữ liệu thông tin liên quan đến tài liệu, sổ sách đều được cập nhật đồng bộ, dữ liệu được máy móc quét, chọn lọc để tránh sự trùng lặp nội dung. Từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin ở ổ cứng. Các dữ liệu, hồ sơ sau khi được đồng bộ sẽ được tập trung, phân quyền cho bộ phận có liên quan chịu trách nhiệm. Tất nhiên độ bảo mật của máy móc hơn rất nhiều so với việc bảo mật thông thường. Tăng năng suất lao độngVăn phòng điện tử giúp mọi quy trình làm việc trở nên nhanh chóng, tiết kiệm. Nhân viên có thời gian tập trung sáng tạo, nâng cao năng lực chuyên môn. Ban lãnh đạo xử lý công việc một cách khoa học theo đúng quy trình. Từ đó, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc. Với những ưu điểm nổi bật nêu trên, các phần mềm hỗ trợ môi trường làm việc online dần thay thế văn phòng truyền thống. Việc ứng dụng loại hình văn phòng này đã và đang đem lại hiệu quả vượt bậc cho các Doanh nghiệp. Việc nghiên cứu ứng dụng hình thức văn phòng mới là yêu cầu cấp thiết mà chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu càng sớm càng tốt, đặc biệt trong thời đại công nghệ 4.0 ngày càng phát triển. Doanh nghiệp nào có thể sử dụng văn phòng điện tử?Đối với doanh nghiệp quy mô lớn, môi trường làm việc hiện đại này đem lại không ít lợi ích cho doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ hoặc là những startup, văn phòng giúp doanh nghiệp
Giới thiệu Bộ ứng dụng văn phòng điện tử toàn diện thuộc nền tảng FastWork.vnHiểu được những lợi ích mà “môi trường làm việc điện tử” mang lại, Fastwork phát triển bộ ứng dụng E-Office hướng tới xây dựng văn phòng số nói không với giấy tờ. Mọi văn bản, tài liệu đều được số hóa, lưu trữ trên cùng một hệ thống. Hỗ trợ xử lý, tìm kiếm nhanh chóng khi cần. Bộ ứng dụng văn phòng điện tử FastWork E-Office gồm 9 ứng dụng chuyên biệt, sử dụng linh hoạt trên Web App và Mobile App.
Mọi quy trình đều được điện tử hóa từ khâu đề xuất, phân công nhiệm vụ, người phụ trách đến thời gian hoàn thành, các tiêu chí đánh giá đều rõ ràng và liền mạch. Các bộ phận và Ban lãnh đạo có thể theo dõi và điều chỉnh kịp thời. Fastwork đồng hành cùng Doanh nghiệp trong việc cung cấp giải pháp văn phòng điện tử 4.0 hiệu quả. Truy cập https://signup.fastwork.vn/van-phong-dien-tu hoặc liên hệ Hotline 0983 089 715 để cùng Fastwork Chuyển đổi số ngay hôm nay ! |
