Tại sao cần hóa đơn

Hóa đơn đỏ là một loại chứng từ thể hiện giá trị hàng bán hoặc giá trị dịch vụ cung cấp cho người mua. Việc lấy hóa đơn đỏ vừa là nghĩa vụ vừa là quyền lợi của khách hàng, nhưng không phải ai cũng có thói quen lấy hóa đơn đỏ.

Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa

Tại điểm khoản 1 Điều 18 Thông tư 39 cũng quy định: Khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn

Như vậy,  khi bán hoặc cung cấp bất cứ dịch vụ nào có giá từ 200.000 đồng trở lên, người bán đều phải xuất hóa đơn đỏ. Lúc này, người mua sẽ phải thanh toán thêm 10% thuế giá trị gia tăng cho người bán để người bán thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế với cơ quan thuế.

Vậy tại sao phải lấy hóa đơn đỏ?

Như đã nói ở trên, việc lấy hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ) vừa là quyền lợi vừa là nghĩa vụ của khách hàng.

- Theo quy định, việc lấy hóa đơn đơn đỏ khi mua hàng sẽ giúp cho Nhà nước giám sát người bán hàng, cung cấp dịch vụ có nộp thuế đầy đủ hay không.

- Việc lấy hóa đơn đỏ cũng giúp người mua bảm đảm được một số quyền lợi như: Xác định quyền sở hữu, sử dụng đối với sản phẩm, dịch vụ, từ đó có căn cứ để khiếu nại về chất lượng hàng hóa, dịch vụ cũng như yêu cầu về các chế độ bảo hành…

Bạn cần tìm thêm thông tin về hóa đơn đỏ? Trong trường hợp nào phải cần xuất hóa đơn đỏ? Chưa kể đến hóa đơn, chứng từ là những bằng chứng mang tính chất pháp lý để phản ánh, ghi nhận các quan hệ xã hội phát sinh giữa các chủ thể liên quan đến việc thực hiện các nghĩa vụ thuế giá trị giá tăng. Vì vậy, bản thân chúng đều có ý nghĩa, vai trò hết sức quan trọng và điều này đã được thể hiện ở các phương diện cơ bản. Tất cả những thông tin bạn cần biết đều được JES tổng hợp trong bài “Hóa đơn đỏ là gì? Tại sao phải xuất hóa đơn đỏ? Mua ở đâu?” này

Định nghĩa hóa đơn đỏ là gì?

• Việc mua bán hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải có hóa đơn. Việc lập hóa đơn là trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn đỏ là căn cứ để kê khai tính thuế giá trị gia tăng đầu ra và hạch toán doanh thu cho doanh nghiệp.

Xuất hóa đơn đỏ khi nào?

Theo quy định trong Thông tư 39/2014/TT-BTC, bên bán hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn đỏ (tính cả các hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, mẫu, hàng để biếu tặng, trả thay lương hay trao đổi, tiêu dùng nội bộ…), xuất hàng dưới các hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả.
Nếu hàng hóa bán dưới 200.000 đồng sẽ không phải xuất hóa đơn. Và những hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng thì người mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế giá trị gia tăng) để người bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.
Về phía doanh nghiệp, phải được thành lập hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật và phải có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tên riêng đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp rồi mới được đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế.

• Doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm để kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn giá trị gia tăng nếu đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Nếu đã được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì phải thỏa mãn các điều kiện đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Tất cả thông tin của bên bán sẽ được thể hiện rõ trên hóa đơn đỏ, bao gồm: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế logo, số tài khoản, số điện thoại, số fax,…. Trong trường hợp hóa đơn đỏ là hóa đơn GTGT thì chúng sẽ được lập thành 3 liên (trắng, đỏ, xanh).
Việc doanh nghiệp đặt in hóa đơn đỏ sẽ do Chi cục thuế quản lý, sau khi được cho phép, doanh nghiệp sẽ liên hệ trực tiếp đến các cơ sở đặt in đã được cấp phép hoạt động bởi Sở Kế hoạch và đầu tư. Lưu ý không nên đặt in hóa đơn bừa bãi bởi hiện nay tình trạng làm giả hóa đơn là vô cùng nhiều.

Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Hóa đơn đỏ được dùng để làm căn cứ xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước (trong trường hợp hóa đơn đỏ được xem là hóa đơn giá trị gia tăng). Thường thì với tổng hóa đơn thanh toán từ 200.000 đồng trở lên, bên bán sẽ phải xuất hóa đơn đỏ.
Việc người mua (người tiêu thụ sản phẩm) lấy hóa đơn đỏ khi mua hàng sẽ góp phần giúp Nhà nước giám sát bên bán có thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế hay không. Theo Nghị định 109/2013/NĐ-CP có quy định rõ các mức phạt đối với các trường hợp người bán không lập hóa đơn hoặc có lập hóa đơn nhưng không giao cho khách, mức phạt nhẹ nhất là 4 triệu và nặng nhất lên tới 20 triệu đồng.
Hiện nay, khi mua sản phẩm hàng hóa hay khi đi ăn tại những nhà hàng, những dù tổng hóa đơn thanh toán từ 200.000 đồng trở lên nhưng vẫn ít ai có thói quen giữ lại hóa đơn đỏ. Theo quy định của pháp luật, việc lấy hóa đơn đơn đỏ sau khi mua hàng sẽ giúp cho Nhà nước giám sát được người bán hàng, cung cấp các dịch vụ có nộp thuế đầy đủ hay không.
Chưa kể đến, việc lấy hóa đơn đỏ cũng sẽ giúp người mua hàng hóa bảo đảm được một số quyền lợi như: Xác định quyền sử dụng đối với sản phẩm, dịch vụ, quyền sở hữu,… Từ đó có căn cứ để khiếu nại về chất lượng hàng hóa, dịch vụ cũng như các yêu cầu về các chế độ bảo hành…
XEM THÊM: Mua bán hóa đơn sẽ bị xử phạt như thế nào?

Quy định về việc xuất hóa đơn đỏ

Khi xuất hóa đơn đỏ cần lưu ý

• Nội dung viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và gạch chéo phần còn trống.
• Nội dung thể hiện trên hóa đơn đỏ không được tẩy sửa, xóa và cùng một loại mực
• Điền đầy đủ thông tin về người mua hàng một cách chính xác.
• Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung trên các liên phải đồng nhất, không được viết tách riêng từng liên
• Số hóa đơn lập phải liên tục, từ số nhỏ tới lớn.
• Ngày/tháng/năm ghi trên trên hóa đơn vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho bên mua.
• Hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.

Mua hóa đơn đỏ ở đâu?

Tùy theo trường hợp mà có thể mua hóa đơn đỏ ở:

• Hóa đơn bán hàng trực tiếp không có VAT: Xin cấp hóa đơn theo cuốn của Cơ quan thuế để quản lý sử dụng và xuất chủ động cho khách hàng.
• Hóa đơn bán lẻ theo từng lần phát sinh, khi có nhu cầu thì làm thủ tục với Cơ quan thuế.

Nhưng dù là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân thì đều nên mua hóa đơn đỏ trực tiếp tại Chi cục thuế, chỉ cần tốn chút thời gian thôi nhưng đảm bảo đúng quy định cả về mặt pháp lý.
Cần chuẩn bị những gì khi mua hóa đơn đỏ tại chi cục Thuế:

• Mộc vuông
• Giấy đăng ký kinh doanh
• Chứng minh nhân dân
• Giấy giới thiệu của công ty
• Đơn xin mua hóa đơn
• Giấy đăng ký MST

Và nếu doanh nghiệp đã từng mua hóa đơn đỏ thì những thứ bạn cần mang sẽ là:

• Giấy giới thiệu
• Cuốn đăng ký mua hóa đơn
• Mộc vuông
• Chứng minh nhân dân

XEM THÊM: Cách lập hóa đơn đối xây dựng đúng với quy định pháp luật?

Trường hợp sẽ bị xử phạt khi làm mất hóa đơn đỏ

Mất hóa đơn bán hàng mua

Trong trường hợp này, sẽ căn cứ vào những mốc thời hạn báo cáo với Cơ quan thuế để có mức xử phạt riêng, cụ thể:

• Trong vòng 5 ngày sau khi mất hóa đơn đỏ: Không bị xử phạt
• Từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Sẽ bị phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ hoặc nếu không có thì sẽ phạt ở mức khung tối thiểu là 6 triệu
• Sau khi ngày thứ 10: Sẽ phạt từ 6 triệu tới 8 triệu đồng

Mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành

Nếu làm mất hóa đơn đỏ GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì cũng sẽ căn cứ vào thời hạn báo cáo sự việc với Cơ quan thuế để xử phạt, cụ thể:

• Trong vòng 5 ngày sau khi xảy ra sự việc: Không bị xử phạt
• Sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 18 triệu đồng.
• Từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ hoặc nếu không có thì phạt ở mức khung tối thiểu là 6 triệu

Làm mất hóa đơn đầu vào

Các trường hợp không bị xử phạt:

• Bị mất, hỏng, cháy do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất ngờ, bất khả kháng.
• Tìm lại được hóa đơn mất trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.

Phạt cảnh cáo các trường hợp sau:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đỏ (liên 2 giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách: Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu.
• Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất.
• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn (liên giao cho khách), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.

Mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành

Hóa đơn đỏ bị mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất ngờ, trường hợp bất khả kháng. Làm mất liên 2 (liên giao cho khách mua) khi chưa hết hạn lưu trữ nhưng tìm lại được hóa đơn trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
Phạt cảnh cáo trong các trường hợp:

• Làm mất các liên hóa lập sai và đã xóa bỏ (đã xuất hóa đơn khác thay thế)
• Chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có 2 tình tiết giảm nhẹ.
• Người bán làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn sai và xóa bỏ).
• Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ

Phạt tiền trong các trường hợp:

• Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên 2 giao cho khách hàng) nhưng khách chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ; hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa thì bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu.
• Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên nội bộ 1-3) trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5-10 triệu theo luật kế toán.
• Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất
• Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.

XEM THÊM: Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn cho nhiều trường hợp

Tóm lại vấn đề