Hệ thống quản lý văn bản điện tử là gì năm 2024
Theo như quy định trên, Hệ thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ GDĐT có địa chỉ web là https://eoffice.moet.gov.vn Show
Trang web này có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc, phục vụ công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị. Hệ thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ GDĐT có địa chỉ web là gì? Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ ra sao? Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan Bộ GDĐT là gì?Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 có nêu rõ như sau: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là nền tảng cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp có nền móng vững chắc khi vận hành khi thực hiện chuyển đổi số. Không chỉ bao gồm các quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của nhiều bộ phận. Đặc biệt, trong giai đoạn xu hướng chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống này để làm “nền tảng” vững chắc cho các hoạt động được thông suốt, ổn định. Trong bài viết này, CoDX sẽ giúp bạn hiểu rõ các vấn đề sau: 1. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử CoDX Document lưu trữ tối ưuCoDX Document là giải pháp phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp tốt nhất trên thị trường hiện nay. Chi tiết về thông tin hệ thống quản lý CoDX Document 🔰 Tên phần mềm CoDX Document 🔰 Website https://www.codx.vn/quan-ly-tai-lieu/ 🔰 Bảng giá Từ 499.000 VND/tháng 🔰 Miễn phí dùng thử 30 ngày dùng thử miễn phí 🔰 Liên hệ 0968 612 350 🔰 Khuyến mãi Mạng xã hội nội bộ Hồ sơ nhân viên Cấu hình sơ đồ tổ chức PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất. THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Tìm hiểu các khái niệm về tài liệu điện tử và hệ thống quản lý để hiểu rõ những kiến thức cơ bản nhất trước khi xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. 2.1 Tài liệu điện tử là gì?Theo nguồn thông tin từ thư viện quốc gia, tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo ra, lưu trữ hay truyền nhận dựa trên nền tảng công nghệ, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ, …Tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo ra, lưu trữ hay truyền nhận dựa trên nền tảng công nghệ Theo đó, có 2 dạng tài liệu điện tử chính:
2.2 Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?Hệ thống quản lý tài liệu là hệ thống được xây dựng để lưu trữ, quản lý và phân phối nguồn tài liệu đến với các thành viên trong tổ chức an toàn và dễ dàng nhất. Nguồn tại Document_management_system – Wikipedia Hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp tổ chức Doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình quản lý thông tin tài liệu. Từ đó tạo ra nhiều lợi ích như gia tăng hiệu suất hoạt động, đơn giản quy trình kinh doanh, tiết kiệm chi phí lưu trữ, … Hệ thống tài liệu điện tử giúp gia tăng hiệu suất, đơn giản quy trình kinh doanh, tiết kiệm chi phí lưu trữXem thêm: Chỉnh lý tài liệu là gì? Có quan trọng hay không? Tài liệu lưu hành nội bộ là gì? 5 loại tài liệu thông dụng nhất hiện nay 3. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử xây dựng trên nguyên tắc nào?Thực hiện xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần tuân thủ theo 3 nguyên tắc sau đây: Cụ thể, 3.1 Nguyên tắc chung trong hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tửCăn cứ theo Điều 18, Chương V, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, nguyên tắc xây dựng hệ thống bao gồm:
3.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tửTừng chức năng hệ thống sẽ có các nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử sau đây: a/ Quy trình soạn thảo và theo dõi văn bản
b/ Kết nối, liên thông tài liệu, văn bảnHệ thống cần đảm bảo có khả năng kết nối giữa các hệ thống quản lý tài liệu, lưu trữ tài liệu điện tử và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác. Đồng thời, hệ thống cần có khả năng hoạt động được trên các thiết bị di động thông minh. Nguyên tắc xây dựng chức năng hệ thống tài liệu điện tửc/ Hệ thống quản lý tài liệu trong bảo quản lưu trữHệ thống cần đảm bảo lưu trữ tất cả các thông tin về quá trình giải quyết công việc và đáp ứng các vấn đề về:
d/ Đối với giải quyết tài liệu hết giá trịVới những tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hệ thống cần có khả năng xử lý các vấn đề:
e/ Thống kê, tra cứu sử dụng tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu
3.3 Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản trị tài liệu điện tử
4. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử chuẩn theo quy định hiện hànhQuy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được quy định cụ thể tại các Thông tư nghị định sau:
Theo đó, quy trình bao gồm các bước cụ thể sau: 9 Bước trong quy trình quản lý tài liệu điện tửBước 1: Xác định tiêu chuẩn tài liệu điện tử
Bước 2: Thu thập tài liệu lưu trữ điện tửBao gồm các nội dung như:
Bước 3: Thực hiện phân loại tài liệu lưu trữ điện tửTài liệu sau khi thu thập được phân loại theo các nhóm nội dung khác nhau, phân loại cần đảm bảo nhưng tài liệu trong một nhóm cần có sự liên quan mật thiết. Bước phân loại này vô cùng quan trọng, giúp cho việc tìm kiếm sử dụng sau này trở nên đơn giản nhanh chóng. Bước 4: Lưu trữ tài liệu điện tử lên hệ thốngDoanh nghiệp có thể thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên các nền tảng khác nhau như server vật lý, server ảo đám mây hoặc sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu của các nhà cung cấp dịch vụ trên thị trường. Bước 5: Bảo mật cho tài liệu điện tửCần thực hiện các biện pháp bảo mật cho tài liệu sau khi tải lên hệ thống server. Một số phương pháp có thể thực hiện như dùng mật khẩu, bảo mật 2 lớp đăng nhập, thực hiện phân quyền tài liệu. Bước 6: Quản lý cập nhật phiên bản tài liệu lưu trữ điện tửThông thường, theo thời gian, các tài liệu sẽ được cập nhật bổ sung thông tin mới nhất. Do đó, cần đảm bảo người dùng được truy cập vào phiên bản mới nhất. Lưu ý rằng, cần phân quyền cụ thể cho người có thể thay đổi nội dung của tài liệu. Bước 7: Truy xuất và sử dụng tài liệu sốKhi tài liệu được lưu trữ trên phần mềm sẽ có các tính năng như truy xuất theo tên tài liệu hoặc một phần nội dung chi tiết có trong tài liệu. Điều này giúp việc tìm kiếm và sử dụng trở nên nhanh chóng, dễ dàng. Bước 8: Thực hiện sao lưu, khôi phụcĐây là quy trình quan trọng khi thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng. Thực hiện sao lưu sẽ tránh được khả năng mất mát cũng như đảm bảo tính an toàn cho tài liệu. Bước 9: Hủy tài liệu điện tử khi hết giá trịCác tài liệu điện tử được hủy bỏ khi hết giá trị. Hủy bỏ tài liệu cần được thực hiện đồng bộ trên toàn hệ thống và đảm bảo rằng tài liệu hủy bỏ không thể khôi phục được. Trên đây là những nguyên tắc và yêu cầu quan trọng khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử và cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Thời đại “số hóa” trở thành xu hướng tất yếu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện mang tính “nền tảng”, đặc biệt là quản lý tốt các tài liệu, hồ sơ chứa dữ liệu quan trọng để phục vụ cho tiến trình chuyển đổi số toàn diện. Hệ thống quản lý văn bản là gì?Hệ thống quản lý văn bản điều hành là hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử giúp các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hiện thực hóa các mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là một ứng dụng công nghệ đa năng, hiện đại và tiện ích trong việc quản lý thông tin và tài liệu điện tử của một tổ chức và doanh nghiệp. Hoạt động này có thể giúp công ty tối đa hóa năng suất lao động, tiết kiệm chi phí quản lý, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh. Văn bản điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?Giá trị pháp lý của văn bản điện tử được quy định tại Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau: - Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Bản gốc văn bản điện tử được lưu tại đâu?+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. + Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy. |