Các yêu cầu về văn bản hành chính nhà nước năm 2024
Bài viết chia sẻ chi tiết kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý Hành chính Nhà nước. Bạn có thể tải xuống file tài liệu định dạng .PDF hoặc .DOC theo đường link bên dưới: Show
[PDF] Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý Hành chính Nhà nước [DOC] Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý Hành chính Nhà nước 1.1. Văn bảnHoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:
1.2. Văn bản quản lý nhà nướcVăn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. 1.3. Văn bản quản lý hành chính nhà nướcVăn bản QLHCNN là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng,…) không phải là văn bản QLHCNN. 2. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC2.1. Văn bản quy phạm pháp luậtVăn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thực hiện. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: + Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội + Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội + Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước + Nghị định của Chính phủ + Quyết định của Thủ tướng Chính phủ + Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao + Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao + Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ + Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước + Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị – xã hội + Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ. + Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp + Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp 2.2. Văn bản hành chính2.2.1. Văn bản hành chính thông thườngVăn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân. Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo… Các loại văn bản hành chính + Công văn + Thông cáo + Thông báo + Báo cáo + Tờ trình + Biên bản + Dự án, đề án + Kế hoạch, chương trình + Diễn văn + Công điện + Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,…) + Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…) 2.2.2. Văn bản hành chính cá biệtVăn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ. Các loại văn bản hành chính cá biệt: + Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. + Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. + Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền của Chính phủ. + Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. + Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành có tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành. Chỉ thị thường dùng để đôn đóc nhắc nhở cấp dưới thực hiện những quyết định, chính sách đã ban hành. + Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy,… có tính chất nội bộ. Đây là loại văn bản được ban hành bằng một văn bản khác, trình bày những vấn đề có liên quan đến các quy định về hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định. 2.3. Văn bản chuyên môn – kỹ thuậtĐây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, không tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa. Văn bản chuyên môn được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước như tài chính, ngân hàng, giáo dục… hoặc là các văn bản được hình thành trong các cơ quan tư pháp và bảo vệ pháp luật. Các loại văn bản này nhằm giúp cho các cơ quan chuyên môn thực hiện một số chức năng được uỷ quyền, giúp thống nhất quản lý hoạt động chuyên môn. Những cơ quan không được nhà nước uỷ quyền không được phép ban hành văn bản này. Văn bản kỹ thuật là các văn bản được hình thành trong một số lĩnh vực như kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thuỷ văn… Đó là các bản vẽ được phê duyệt, nghiệm thu và đưa vào áp dụng trong thực tế đời sống xã hội. Các văn bản này có giá trị pháp lý để quản lý các hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật. 3. YÊU CẦU CHUNG VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN3.1. Yêu cầu chung về nội dung văn bảnVăn bản quản lý hành chính nhà nước dưới các hình thức và hiệu lực pháp lý khác nhau có giá trị truyền đạt các thông tin quản lý, phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước, điều chỉnh các quan hệ xã hội, tác động đến quyền, lợi ích của cá nhân, tập thể, nhà nước. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, văn bản quản lý hành chính nhà nước cần đảm bảo những yêu cầu về nội dung sau: 3.1.1. Tính mục đíchĐể đạt được yêu cầu về tính mục đích, khi soạn thảo văn bản cần xác định rõ:
3.1.2. Tính công quyền
3.1.3. Tính khoa họcMột văn bản có tính khoa học phải bảo đảm:
3.1.4. Tính đại chúng
3.1.5. Tính khả thiTính khả thi của văn bản là kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng và tính công quyền. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội đủ các điều kiện sau:
3.1.5. Tính pháp lýVăn bản quản lý hành chính nhà nước phải bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. Văn bản đảm bảo tính pháp lý khi:
Xuất phát từ vị trí chính trị, pháp lý của cơ quan nhà nước trong cơ cấu quyền lực nhà nước, bộ máy nhà nước là một hệ thống thứ bậc thống nhất, vì vậy, mọi văn bản do cơ quan nhà nước ban hành cũng phải tạo thành một hệ thống, thống nhất có thứ bậc về hiệu lực pháp lý. Điều đó thể hiện ở những điểm sau:
3.2. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản3.2.1. Phong cách ngôn ngữ trong văn bản QLNN
Việc sử dụng ngôn ngữ là một phần quan trọng trong các yếu tố cấu thành chất lượng của một văn bản quản lý hành chính nhà nước. Soạn thảo văn bản quản lý đòi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ. Khi soạn thảo văn bản, xử lý thông tin ngôn ngữ cần được xem là một giai đoạn có tầm quan trọng đặc biệt. Trong vấn đề này, nắm vững phong cách của văn bản hành chính và vận dụng chúng một cách thích hợp là một điều kiện thiết yếu. Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp chủ yếu của con người và là một hệ thống tín hiệu đặc biệt – phong phú, đa dạng và tinh tế. Sự lựa chọn và sử dụng các phương tiện ngôn ngữ phù hợp, phụ thuộc vào các yếu tố ngoài ngôn ngữ như hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, nhân vật tham dự giao tiếp… Sự lựa chọn này không chỉ có tính chất cá nhân mà còn có tính chất cộng đồng, hình thành nên những cách thức lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ có tính chất truyền thống, chuẩn mực của toàn xã hội, tạo nên những khuôn mẫu trong hoạt động lời nói hay còn gọi là phong cách ngôn ngữ. Phong cách ngôn ngữ là các dạng tồn tại của ngôn ngữ dân tộc biểu thị quy luật lựa chọn, sử dụng các phương tiện ngôn ngữ tùy thuộc vào các nhân tố ngoài ngôn ngữ như hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đối tượng tham gia giao tiếp. Do đó, có thể hiểu phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu của hoạt động ngôn ngữ hình thành từ thói quen lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ có tính chất truyền thống, tính chất chuẩn mực xã hội, trong việc xây dựng các lớp văn bản tiêu biểu.
Các phong cách ngôn ngữ cơ bản trong tiếng Việt:
Trong các phong cách kể trên, phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ (hay còn gọi là phong cách ngôn ngữ hành chính) là khuôn mẫu để xây dựng văn bản quản lý nói chung trong đó có văn bản quản lý nhà nước. Nói cách khác, ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước thuộc phong cách ngôn ngữ hành chính.
Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai. Do đó, ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm sau: – Tính chính xác, rõ ràng + Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, dùng từ, đặt câu…); + Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt; + Tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theo một nghĩa duy nhất; + Đảm bảo tính logic, chặt chẽ; + Phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp. – Tính phổ thông đại chúng Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu. “Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được định nghĩa trong văn bản” (Điều 5, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật). Việc lựa chọn ngôn ngữ trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính là một việc quan trọng. Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng các ngôn ngữ cầu kỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ và diễn đạt suồng sã. – Tính khuôn mẫu Khác với các phong cách ngôn ngữ khác, ngôn ngữ trong văn bản thuộc phong cách hành chính có tính khuôn mẫu ở mức độ cao. Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào chỗ trống. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ. Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính – công vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách nhiệm thi hành … này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn,… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại. – Tính khách quan Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loại văn bản này là tiếng nói quyền lực của nhà nước chứ không phải tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo. Là người phát ngôn cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước. Chính vì vậy, cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hành chính – công vụ. Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỉ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý. Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước. – Tính trang trọng, lịch sự Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan công quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản. Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đất nước. Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thức của mọi người dân, không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc, mặc dù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà nước. Đặc tính này cần (và phải được) duy trì ngay cả trong các văn bản kỷ luật. Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại. 3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnThể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằm bảo đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của các cơ quan. Có những yếu tố mà nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không hợp thức. Thể thức là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu về tiêu chuẩn hóa văn bản. Nói cách khác, khi xem xét các yêu cầu để làm cho văn bản được soạn thảo một cách khoa học, thống nhất thì đối tượng trước hết được quan tâm chính là các bộ phận tạo thành văn bản. Ngoài việc nghiên cứu hình thức văn bản thì việc nghiên cứu kết cấu của văn bản, nội dung thông tin của từng yếu tố trong văn bản và mối quan hệ giữa chúng với nhau, với mục tiêu sử dụng văn bản là vô cùng quan trọng. Tất cả những yếu tố này đều có khả năng làm tăng lên hay hạ thấp giá trị của các văn bản trong thực tế. Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một loại văn bản có tính đặc thù cao so với các loại văn bản khác.Với hệ thống văn bản này, tất cả những yếu tố cấu thành và liên quan như chủ thể ban hành, quy trình soạn thảo, nội dung, và đặc biệt là hình thức ít hay nhiều đều phải tuân theo những khuôn mẫu nhất định. Một trong những phương diện của phạm trù hình thức văn bản quản lý hành chính nhà nước là thể thức văn bản. 3.3.1. Khái niệm thể thức văn bảnTheo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và phần quy định chung của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thể thức văn bản được quan niệm là tập hợp các thành phần cấu tạo văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể đối với một số loại văn bản nhất định. Trong thực tế công tác văn bản tại các cơ quan, tổ chức, thể thức văn bản thường được hiểu là tập hợp các thành phần (yếu tố) cấu thành văn bản và sự thiết lập, trình bày các thành phần đó theo đúng những quy định của pháp luật hiện hành. Cách quan niệm này rất phổ biến bởi tính đầy đủ, cụ thể và hàm chứa yêu cầu cập nhật tạo điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn bản trong việc đáp ứng các yêu cầu về thể thức của hệ thống văn bản được xây dựng và ban hành. 3.3.2. Các thành phần thể thứcTheo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính bao gồm hai loại thành phần thể thức:
Các thành phần chung là các yếu tố bắt buộc phải trình bày trong hầu hết các văn bản của cơ quan tổ chức. Các thành phần bổ sung bao gồm các yếu tố được sử dụng trong một số trường hợp cụ thể đối với từng văn bản do yêu cầu công tác riêng biệt của các cơ quan, tổ chức.
Định hướng chung của việc trình bày các yếu tố thể thức là nhằm hướng tới tính pháp lý, tính khoa học, tính văn hóa và đảm bảo yếu tố mỹ quan cho văn bản. Vì vậy, cần thực hiện tốt những yêu cầu đặt ra đó là:
Việc quy định về kỹ thuật trình bày văn bản không những nhằm giải quyết một cách tốt nhất nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của công tác văn thư trong các cơ quan mà còn hướng tới mục tiêu lâu dài đó là công cuộc chuẩn hóa, mẫu hóa toàn bộ hệ thống văn bản, đó là mục tiêu của chính sách cải cách hành chính mà Đảng và nhà nước đã đề ra.
Văn bản quản lý nhà nước lấy Quốc hiệu làm tiêu đề. Dưới Quốc hiệu là tiêu ngữ. Quốc hiệu biểu thị tên nước và thể chế chính trị của đất nước, ngoài ra tiêu ngữ còn thể hiện rõ mục tiêu của cách mạng Việt Nam và nguyện vọng của dân tộc Việt Nam. Ngoài yếu tố chính trị, yếu tố này còn có ý nghĩa văn hóa độc đáo là nhấn mạnh sự khác biệt giữa hệ thống văn bản quản lý nhà nước với các hệ thống văn bản quản lý của tổ chức chính trị và các tổ chức chính trị xã hội khác. Vị trí trình bày của yếu tố này là trên cùng, góc phải, trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với tên cơ quan ban hành văn bản. Quốc hiệu được trình bày ở dòng trên, được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13; Tiêu ngữ được trình bày ở dòng dưới và được viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13- 14. Giữa ba từ tạo thành tiêu ngữ có gạch nối ngắn. Dưới cùng trình bày một gạch ngang nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng tiêu ngữ. Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là yếu tố đề cập đích xác tên chủ thể ban hành văn bản, tạo sự thuận tiện cho việc trao đổi xung quanh những vấn đề mà văn bản đặt ra. Tên cơ quan, tổ chức ban hành có ý nghĩa quan trọng đối với những người có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát công tác xây dựng và ban hành văn bản thông qua việc cung cấp những thông tin về cơ quan, tổ chức ban hành như chế độ làm việc, thẩm quyền ký, vị trí cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành chính… Đây chính là những thông tin giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu và xử lý những trường hợp sai phạm. Lưu ý: yếu tố này được đặt trong các văn bản khác nhau tùy thuộc vào chế độ làm việc của cơ quan, tổ chức ban hành. Trừ trường hợp cơ quan ban hành là cơ quan thẩm quyền chung và các cơ quan chuyên môn đầu ngành trong cả nước (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ), hay các cơ quan thuộc Quốc hội (Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các ủy ban của Quốc hội). Trong văn bản của các cơ quan khác yếu tố này thường bao gồm hai thành phần là: tên cơ quan trực tiếp ban hành văn bản và tên cơ quan quản lý cấp trên. Yêu cầu đặt ra khi soạn thảo văn bản là phải ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản một cách đầy đủ và chính xác theo tên gọi được ghi trong văn bản thành lập hoặc văn bản phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động của cơ quan đó. Vị trí trình bày yếu tố này như sau: trên cùng góc trái trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu. Tên cơ quan ban hành văn bản được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13. Nếu trình bày tên cơ quan chủ quản thì kiểu chữ cũng là in hoa, đứng nhưng không đậm. Dưới cùng trình bày một gạch ngang nét liền, độ dài khoảng bằng 1/3 hoặc 1/2 độ dài của dòng trên, đặt cân đối ở giữa so với dòng trên. Ví dụ: BỘ TÀI CHÍNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN SỞ CÔNG THƯƠNG
– Số văn bản: yếu tố này chỉ rõ thứ tự ban hành văn bản, giúp cho nhân viên văn thư vào sổ đăng ký và lưu trữ văn bản theo tiêu chí về thời gian, ngoài ra nó còn giúp cho việc tra tìm và sử dụng văn bản lưu trữ được thuận lợi, dễ dàng. – Số trong văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu bằng số 01và kết thúc bằng số cuối cùng trong một năm. – Ký hiệu văn bản: là tổ hợp của chữ viết tắt tên loại văn bản, tên cơ quan và tên đơn vị soạn thảo văn bản. Khi thiết lập yếu tố này chúng ta cần phân biệt ký hiệu riêng cho một số loại văn bản có chữ viết tắt giống nhau: Ví dụ: Lệnh-LLuật– LtChỉ thị-CTChương trình-CTrThông tư-TTTờ trình-TTrQuyết định– QĐ – Số và ký hiệu văn bản có tên loại (quyết định, thông báo, báo cáo,…) Số:……………….. / Tên loại văn bản – Tên cơ quan Ví dụ: Số: 09/ QĐ – UBND – Đối với văn bản QPPL số và ký hiệu được trình bày theo thứ tự: Số:…/ năm ban hành/ viết tắt tên loại văn bản – viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản – Số và ký hiệu văn bản không tên loại (các loại công văn) Đây là loại văn bản thường được quan niệm là không có tên loại, có cách viết số và ký hiệu riêng như sau: Số…/ viết tắt tên cơ quan ban hành- viết tắt tên bộ phận soạn thảo Ví dụ: Số: 08/UBND – VP
Tên loại văn bản là tên của từng hình thức văn bản được ban hành. Đây là yếu tố biểu hiện rõ giá trị pháp lý và mục đích sử dụng của văn bản trong từng tình huống quản lý hành chính. Vì thế, tên loại văn bản là một trong những tiêu chí quan trọng để tiến hành, kiểm tra, theo dõi nhằm đánh giá và điều chỉnh công tác xây dựng và ban hành văn bản trong các cơ quan trên phương diện thẩm quyền ban hành, lựa chọn tên loại, kết cấu nội dụng và hình thức văn bản. Trong sơ đồ văn bản, vị trí của tên loại là dưới yếu tố địa danh, đặt cân đối giữa dòng. Tên loại được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 14 đến 15 đối với văn bản QPPL và cỡ chữ 14 đối với văn bản quản lý thông thường.
Trích yếu thường là một câu hoặc một mệnh đề ngắn gọn, cô đọng phản ánh trung thực nội dung chính của văn bản. Đối với các văn bản có trình bày tên loại, trích yếu được viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 và được đặt ngay dưới vị trí tên loại. Phía bên dưới trích yếu có một gạch ngang nét liền, độ dài khoảng bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối ở giữa. Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về quản lý các công trình quốc gia – Đối với các công văn, trích yếu được viết theo kiểu chữ thường, đứng, không đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 và đặt ở vị trí dưới số và ký hiệu văn bản. Ví dụ: Số:123/UBND-VP V/v đề nghị phối hợp công tác điều tra dân số
Nội dung là thành phần chính yếu của mỗi văn bản. – Đối với văn bản QPPL, tùy theo từng thể loại mà bố trí các đơn vị nội dung cho phù hợp. Trừ trường hợp luật, pháp lệnh được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản QPPL, về cơ bản, thành phần các văn bản QPPL khác được quy định bố cục như sau:
– Văn bản cá biệt được bố cục:
Lưu ý: Đối với các văn bản hành chính thông thường, nếu nội dung văn bản phức tạp, nhiều cấp độ ý thì có thể bố cục theo phần, mục, khoản, điểm. Trường hợp văn bản ngắn, đơn giản thì tuân theo kết cấu thông thường của một văn bản viết theo kiểu văn xuôi hành chính. – Khi trình bày, cần lưu ý một số điểm sau đây:
Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người có thẩm quyền kí văn bản trong cơ quan tổ chức ban hành. Trừ một số trường hợp nhất định (văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền), còn lại chỉ được ghi chức danh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức mà không trình bày lại tên cơ quan, tổ chức đó trong thành phần chủ yếu của thể thức này. Quyền hạn và chức vụ của người ký văn bản được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.
Người có thẩm quyền ký văn bản cần kiểm tra kỹ nội dung văn bản trước khi ký; yêu cầu ký đúng thẩm quyền; không được ký bằng bút chì, bút mực đỏ hoặc loại mực dễ phai mờ.
Đối với VBQPPL và VBHC, trước họ tên của người ký không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu cao quý khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học. Họ tên của người ký văn bản viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13, 14. Ví dụ: TL. CHỦ TỊCH KT. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ VĂN PHÒNG Lưu Tiến Minh
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định có liên quan khác. Cụ thể như sau: + Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định; + Không đóng dấu khống chỉ; + Dấu đóng đúng vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; + Việc đóng dấu treo do người ký ban hành văn bản quyết định. Trong những trường hợp này, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức ban hành hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản với những trách nhiệm cụ thể như để thực hiện, để phối hợp thực hiện, để kiểm tra, giám sát, để biết, để lưu. Danh sách nơi nhận cụ thể do cơ quan, đơn vị, hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo và người ký văn bản quyết định. Việc xác định nơi nhận văn bán phải căn cứ vào quy định của pháp luật về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và quan hệ công tác của cơ quan.
Từ “nơi nhận” được viết kiểu chữ thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12. Tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, các cá nhân nhận văn bản viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 11. Sau từ “nơi nhận” có dấu hai chấm (:) Trước tên các thành phần nhận văn bản có dấu gạch ngang (-) Sau tên mỗi thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;) Sau phần nhận cuối cùng là dấu chấm (.). Lưu ý: Có thể viết tắt thành phần lưu văn bản.
– Định lề trang văn bản Văn bản QLNN được trình bày trên khổ giấy A4 với cách định lề trang như sau:
Ngoài các yếu tố thể thức bắt buộc của văn bản được trình bày trên đây, trong một số trường hợp còn xuất hiện các yếu tố bổ sung tùy thuộc vào mục đích sử dụng văn bản trong những tình huống quản lý cụ thể. Cách thiết lập và trình bày các yếu tố đó đều được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật của Nhà nước. 3.4. Yêu cầu về hình thức kí văn bản– Văn bản do người có thẩm quyền ký. Trên chữ ký phải ghi thẩm quyền, chức vụ của người ký. Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức. Chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc…, không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền và những trường hợp cần thiết khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. Việc ghi quyền hạn và chức vụ người ký cần sử dụng đúng hình thức đề ký theo quy định, cụ thể như sau: + Trường hợp người ký là thủ trưởng cơ quan, đơn vị làm việc theo chế độ thủ trưởng thì ghi chức vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Ví dụ: GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn A TRƯỞNG PHÒNG Nguyễn Văn A + Ký thay mặt ( TM); Trường hợp văn bản được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số ở cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ tập thể thì trên chức vụ người ký đề TM. (thay mặt) cơ quan, tổ chức. Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Văn A HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Nguyễn Văn A + Ký chứng thực: Áp dụng đối với văn bản QPPL của Quốc hội và Hội đồng nhân dân. Chủ tịch Quốc hội hay Chủ tịch Hội đồng nhân dân ký xác nhận nội dung của văn bản. Ví dụ: CHỦ TỊCH Nguyễn Văn A + Ký thay (KT): Trường hợp người ký là cấp phó ký các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách thì trước chức vụ đề KT. ( ký thay) thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Ví dụ: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCHNguyễn Văn AKT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn A + Ký quyền (Q.): Trường hợp người ký là quyền thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo quyết định bổ nhiệm thì trước chức vụ đề Q. (quyền). Ví dụ:
Nguyễn Văn A TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
Nguyễn Văn A + Ký thừa ủy quyền (TUQ.): Trường hợp đặc biệt, khi người đứng đầu cơ quan ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới một cấp ký một số văn bản mà theo quy định người đứng đầu cơ quan phải ký thì trước chức vụ đề TUQ. (thừa ủy quyền) thủ trưởng cơ quan, tổ chức: Ví dụ: TUQ. THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP Nguyễn Văn A TUQ.GIÁM ĐỐC CHÁNH VĂN PHÒNG Nguyễn Văn A + Ký thừa lệnh (TL): Trường hợp người ký là thủ trưởng các đơn vị, bộ phận dưới một cấp ký một số loại văn bản HCTT thì trước chức vụ đề TL. (thừa lệnh) thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Ví dụ: TL.GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH Nguyễn Văn A TỔNG GIÁM ĐỐC KT. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Nguyễn Văn A Lưu ý: Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới. Ví dụ: KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, hợp đồng, biên bản…, thẩm quyền ký được dàn đều sang hai bên, thẩm quyền ký của cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo, hoặc thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng bên phải. Đồng thời cần phải nhắc lại cơ quan, tổ chức ban hành. 4. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢNBước 1: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lý thông tin. Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ra quyết định. Dự đoán, lập phương án và chọn phương án tốt nhất. Bước 2: Soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản cần phải đưa ra thảo luận để lấy ý kiến một số cơ quan (chính quyền, chuyên môn) có liên quan đến thẩm quyền và trách nhiệm. Có loại lấy ý kiến có tính chất bắt buộc (phải có ý kiến của người có trách nhiệm); có loại lấy ý kiến có tính chất tham khảo. Trong công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, dù là quản lý hành chính hay quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý trật tự trị an đều cần có sự tham gia của quần chúng. Việc phát huy vai trò của nhân dân lao động tham gia quản lý kinh tế, quản lý xã hội cần được các cơ quan lãnh đạo và quản lý đặt ra và thực hiện đúng ngay từ khi chuẩn bị các chủ trương, chính sách. Các văn bản quản lý có nội dung chính trị – xã hội – kinh tế – kỹ thuật sâu sắc cần phải được các chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm về các lĩnh vực đó góp ý kiến, phải thực sự dân chủ, chống chủ quan, bảo thủ, độc đoán. Các văn bản lấy ý kiến rộng rãi qua phương tiện thông tin đại chúng, cần chú ý không được làm lộ bí mật quốc gia. Bước 3: Thông qua văn bản Quyết định phải được thông qua đúng thủ tục quy định:
Bước 4: Ban hành văn bản Khi ban hành văn bản cần lưu ý nguyên tắc, thể thức và quy chế xây dựng và ban hành văn bản. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức văn bản. Bước 5: Gửi và lưu trữ văn bản 5. SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN THÔNG DỤNG5.1. Thông báo5.1.1. Khái niệmThông báo là một văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt nội dung một quyết định, tin tức, một sự việc, thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chức cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để biết để thực hiện. Thông báo còn được dùng để giới thiệu một chủ trương một chính sách được thể chế hóa bằng văn bản thích hợp. Trong trường hợp này thông báo mang tính chất phổ biến chính sách, chủ trương, được các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc để phân phối công tác với các cơ quan có liên quan. 5.1.2. Yêu cầu thông báoTùy theo mục đích sử dụng thông báo mà người soạn thảo bố cục nội dung cho phù hợp. Nôi dung thông báo có thể không cần phần trình bày lý do hoặc nhận định một số loại văn bản khác, mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo. Do yêu cầu của thông báo là thông tin nhanh, kịp thời đến đối tượng nên phải viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu, dùng thể loại văn mô tả, tường thuật, không yêu cầu phải lập luận hay nhận định dài dòng. Người soạn thảo thông báo cần xác định rõ mục đích của thông báo, nôi dung thông báo và thẩm quyền ra thông báo. 5.1.3. Cấu trúc của thông báoCấu trúc của một thông báo thường gồm ba phần :
5.1.4. Các loại thông báo thường sử dụng
Nội dung cần thể hiện:
Nội dung thể hiện:
Nội dung cần thể hiện:
Nội dung cần thể hiện:
đ. Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý Nội dung cần thể hiện:
5.1.5. Mẫu trình bày thông báo
5.2. Công văn5.2.1. Khái niệmCông văn là hình thức văn bản không có tên loại cụ thể, là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan, tổ chức; giữa các cơ quan, tổ chức với công dân. Công văn có nội dung bao quát khá rộng rãi, bao gồm tất cả các vấn đề hoạt động thường xuyên của các cơ quan, tổ chức. Căn cứ vào nội dung, công văn được chia thành:
5.2.2. Đặc điểm của công văn hành chính
5.2.3. Phương pháp soạn thảo công văn hành chínhBố cục thông thường của công văn hành chính gồm 3 phần :
5.2.4. Nội dung cụ thể của một loại công văn hành chính
đ. Công văn hướng dẫn, giải thích
5.2.5. Mẫu công văn
đ. Mẫu công văn giải thích
5.3. Tờ trình5.3.1. Khái niệmTờ trình là một loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hay cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch để xin phê duyệt. Vấn đề mới có thể là một chủ trương, phương án công tác, chính sách, tiêu chuẩn, định mức… hoặc bãi bỏ một văn bản, quy định không còn phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội. 5.3.2. Yêu cầu của Tờ trìnhKhông nên nhầm lẫn vai trò của tờ trình với một công văn trao đổi. Tờ trình không những cung cấp thông tin như vai trò của một công văn trao đổi, mà còn có chức năng trình bày, lập luận, diễn giải vấn đề bằng các phương án, các giải pháp tổ chức thực hiện mang tính khả thi; các kiến nghị cần phải rõ ràng, cụ thể và hợp lý; người viết tờ trình cần phân tích thực tế để người duyệt nhận thấy rõ tính cấp thiết của vấn đề. Kết cấu của Tờ trình gồm 3 phần:
5.3.3. Mẫu Tờ trình
5.4. Báo cáo5.4.1. Khái niệmBáo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới cho thích hợp. 5.4.2. Yêu cầu của báo cáo
5.4.3. Phân loại báo cáoCăn cứ vào nội dung, báo cáo được chia thành các loại sau:
5.4.4. Phương pháp soạn thảoBáo cáo không có mẫu trình bày hay bố cục nhất định. Nếu báo cáo được viết theo mẫu quy định của cơ quan, đơn vị thì người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu rồi điền vào chỗ quy định. Nếu báo cáo không có mẫu thì phải tiến hành các bước sau:
5.4.5. Cấu trúc của báo cáo
Với những báo cáo quan trọng, người soạn thảo cần dựa trên để viết thành bản dự thảo báo cáo, sau đó tổ chức góp ý để điều chỉnh, sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt. 5.4.6. Mẫu báo cáo5.5. Quyết định5.5.1. Khái niệmQuyết định là loại hình văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ, chính sách (quyết định quy phạm pháp luật) hoặc áp dụng chế độ chính sách một lần cho một đối tượng cụ thể (quyết định cá biệt). Quyết định cá biệt dùng để tổ chức và điều chỉnh hoạt động của cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành pháp luật, thường được sử dụng trong những trường hợp sau đây :
5.5.2. Thẩm quyền ban hànhThẩm quyền ban hành quyết định quy phạm pháp luật được quy định cụ thể trong Hiến pháp năm 1992 và trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, bao gồm Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng và Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân các cấp. Đối với quyết định cá biệt, thẩm quyền ban hành căn cứ theo tư cách pháp nhân của cơ quan, doanh nghiệp trong phạm vi, chức vụ quyền hạn của chủ thể pháp nhân đã được nhà nước quy định. Theo đó, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản lý nội bộ có quyền ban hành quyết định để áp dụng pháp luật trong quá trình hoạt động. 5.5.3. Cấu trúc của quyết địnhCấu trúc của quyết định gồm hai phần: phần căn cứ ban hành quyết định và nội dung điều chỉnh.
Căn cứ pháp lý dùng để ban hành quyết định gồm căn cứ thẩm quyền và căn cứ áp dụng. Căn cứ thẩm quyền cần phảiđược đưa vào trong quyết định như là một nguyên tắc để chứng minh cho quyền của chủ thể pháp nhân được ban hành văn bản quyết định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong phạm vi chức năng và quyền hạn của mình. Căn cứ thẩm quyền được nêu dưới hình thức quyết định thành lập cơ quan. Căn cứ áp dụng là phần nêu cơ sở pháp lý sẽ sử dụng trong nội quy điều chỉnh. Một quyết định nếu trái pháp luật sẽ không có giá trị pháp lý. Vì thế, trong phần căn cứ áp dụng của quyết định, phải nêu các văn bản quy phạm pháp luật về chế độ chính sách có liên quan đến nội dung điều chỉnh của quyết định như các loại văn bản Luật, Pháp lệnh; Nghị định của Chính phủ; Thông tư hướng dẫn về quyết định ban hành hoặc quy định chế độ chính sách của cơ quan cấp Bộ, các văn bản khác của cơ quan quản lý nhà nước ở cấp địa phương về những vấn đề có liên quan. Căn cứ thực tế là những điều kiện hay tình hình thực tiễn làm cơ sở để ban hành quyết định. Phần này thường nêu các văn bản như công văn, tờ trình, dự án… của các đơn vị trực thuộc có liên quan đến nội dung điều chỉnh của quyết định; cũng có thể thông qua việc xem xét tình hình thực tế (về đối tượng, nhu cầu và tình hình hoạt động của cơ quan) có liên quan đến đối tượng và hành vi điều chỉnh. Quyết định cũng có thể dựa vào những cơ sở thực tế (như căn cứ năng lực, phẩm chất của cán bộ và nhu cầu công tác của cơ quan, đơn vị). Lưu ý: Mỗi căn cứ pháp lý và thực tế có thể dẫn nhiều văn bản liên quan. Khi việc dân các văn bản pháp lý, người soạn thảo cần lưu ý đến tính phù hợp của quy định trong văn bản được viện dẫn và nội dung điều chỉnh của quyết định. Khi viện dẫn, mỗi văn bản được trình bày một dòng. Cuối mỗi căn cứ có dấu chấm phẩy, cuối dòng căn cứ sau cùng sử dụng dấu phẩy.
Phần nội dung của quyết định được soạn thảo các điều khoản khác nhau thể hiện các mệnh lệnh và các yêu cầu của cơ quan, tổ chức. Số lượng các điều phụ thuộc vào nội dung và đối tượng điều chỉnh. Tuy nhiên, mỗi quyết định phải có tối thiểu hai điều: một điều trình bày nội dung điều chỉnh và một điều khoản thi hành. Các điều của quyết định được trình bày ngắn gọn, cô đọng và sắp xếp theo trình tự logic nhất định, cụ thể như sau : – Điều 1 phải nêu bốn nội dung: hành vi điều chỉnh, đối tượng được điều chỉnh, mức độ điều chỉnh và thời gian điều chỉnh, ví dụ : Tăng lương, bổ nhiệm….. ông, bà….. Từ….. đến…… từ ngày …..tháng……năm ……. – Điều 2 nêu những vấn đề kèm theo khi thực hiện điều chinh hoặc những điều chỉnh bổ sung cho điều 1, cụ thể như sau: Nếu quyết định có 2 điều (như tăng lương, ban hành chế độ chính sách, cấp phát vật tư….) thì điều 2 là điều khoản thi hành. Nếu quyết định có 3 điều (như bổ nhiệm, điều động, cho thôi việc…) thì điều 2 quy định về lương và phụ cấp. Nếu quyết định có 4 điều (như thành lập cơ quan, đơn vị) thì điều 2 quy định chứ năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị được thành lập. – Điều 3 nêu điều khoản thi hành, cụ thể cần xác định rõ các đối tượng trực tiếp hoặc liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định bằng cách nêu chức danh của các đối tượng đó, ví dụ: Các ông (bà)….(Trưởng phòng hay Trưởng đơn vị đề nghị, Trưởng các phòng ban có liên quan và đối tượng được điều chỉnh) chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. 5.5.4. Mẫu trình bày quyết định
đ. Mẫu Quyết định kỷ luật 5.6. Biên bản5.6.1. Khái niệmBiên bản là hình thức văn bản ghi lại những sự việc, vụ việc đang diễn ra để làm chứng cứ pháp lý về sau. Biên bản phải được ghi trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ. Biên bản không được ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được hình thành ngay khi sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra mới đảm bảo được tính chân thực. 5.6.2. Phân loại biên bản
5.6.3. Phương pháp ghi biên bản
5.6.4. Cấu trúc biên bảnCấu trúc biên bản thường gồm 3 phần:
5.6.5. Mẫu biên bản
CÂU HỎI THẢO LUẬN1. Lý thuyết
2. Thực hành dự thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước cụ thể
đ. Văn bản của một cơ quan trả lời cơ quan khác về một vấn đề mà cơ quan đó quan tâm.
|