Hướng dẫn cách dùng phần mềm webmail trên điện thoại

Cài đặt mail công ty trên Android như thế nào? Và những lưu ý khi sử dụng mail công ty trên điện thoại cá nhân là gì? Nếu nó là những gì bạn đang thắc mắc thì hãy theo dõi bài viết dưới đây để được Vinalink Web giải đáp nhé.

\>>> Có thể bạn quan tâm: Thiết kế app giá rẻ giá bao nhiêu

Các bước cài đặt mail công ty trên điện thoại Android

Bước 1: Vào ứng dụng Gmail -> Cài đặt -> Thêm tài khoản

Nếu bạn dùng tiếng Anh thì hãy chọn vào mục Add Account

Bước 2: Trong mục Thêm tài khoản, chọn Other để thêm tài khoản công ty của bạn

Mục Other nằm ở cuối cùng

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin gmail công ty.

Ở phần này, bạn sẽ được tùy chọn loại giao thức mà bạn muốn sử dụng, có IMAP và POP3. Thực chất, 2 loại giao thức này giống và khác nhau như sau:

POP:

• Kết nối đến Serve của điện thoại bạn
• Gửi và nhận email.
• Lưu cục bộ email mới
• Xóa email trong server.
• Cho phép người dùng ngắn kết nối

IMAP:

• Kết nối đến Serve của điện thoại bạn
• Lấy nội dung được yêu cầu từ người dùng sau đó lưu đệm cục bộ
• Xử lý các yêu cầu của người dùng, ví dụ phân loại email đọc hay xóa
• Cho phép ngắt kết nối với máy chủ
• IMAP cho phép nhiều người dùng quản lý chung một hộp thư đến. IMAP cũng tích hợp chức năng đăng nhập email trên nhiều ứng dụng khác nhau.

Điền thông tin và xác nhận

Bước 4: Nhập mật khẩu email rồi nhấn “Tiếp tục”.

Bước này rất quan trọng trong quá trình cài đặt mail công ty trên Android vì bạn phải điển đầy đủ tên user, password, server trong giao diện giao diện “Incoming server setting”.

Điền đầy đủ thông tin được yêu cầu

Bước 5: Lặp lại các thông tin mà bạn đã điền ở Bước 4 vào phần “Outgoing server”.

Như vậy, chỉ cần làm theo 5 bước cài đặt email công ty trên Android đơn giản mà chúng tôi vừa hướng dẫn trên đây là bạn đã có thể quản lý, thao tác, kiểm soát các email của công ty mình rồi. Tuy nhiên, vẫn có một vài lưu ý mà bạn cần cân nhắc để không gặp gián đoạn trong quá trình làm việc

2. Một số lưu ý khi cài đặt mail công ty trên Android

Trong quá trình cài mail công ty trên Android, nếu bạn nhận được câu hỏi nhập port SMTP và chọn loại bảo mật. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn SSL/TSL hoặc STARTTLS. Sau đó, hãy liên hệ với bên cung cấp hosting về STMP port này, số Port bạn điền là 993. Sau đó chọn Tiếp tục.

Thêm một vài mẹo hay ho nữa dành cho bạn đó là:

• Nên để chế độ “Intervals time” cao để tiết kiệm pin
• Bật thông báo để không bỏ lỡ bất kỳ mail công ty nào
• Cài đặt chữ ký đồng bộ với chữ ký của công ty bạn để chuyên nghiệp hóa email cá nhân

3. Sử dụng email công ty hiệu quả và chuyên nghiệp

Với những bạn lần đầu tiên sử dụng email công ty, chắc chắn vẫn còn nhiều bỡ ngỡ và chưa hiểu hết về các tính năng mà nó sở hữu. Vậy thì hãy cùng Vinalink điểm mặt một số tính năng thông minh giúp ích rất nhiều cho công việc của bạn dưới đây:

Tính năng CC và BCC

CC: Những ai có trong danh sách nhận email mà bạn gửi sẽ đều nhìn thấy những người được nhận còn lại.

BCC: Người bạn gửi email đến chỉ nhìn thấy mình tên họ mà không thấy danh sách những người khác.

CC và BCC áp dụng khi gửi cùng 1 email cho nhiều người

Đặt tiêu đề cho email

Tiêu đề của email giúp người nhận biết được nội dung của email đó cũng như phân loại email trong danh sách hộp thư đến của họ. Tiêu đề mail phải cần phải đảm bảo các yếu tố sau:

• Bao quát được nội dung email
• Không quá dài (dưới 10 từ)
• Viết in hoa những từ cần thiết, không viết in hoa cả cụm
• Chữ ký

Để email của bạn chuyên nghiệp hơn, hãy tạo chữ ký email với các nội dung cần thiết: Họ tên, chức danh, doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp, số điện thoại…