Biên mục hồ sơ lưu trữa là gì
Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ; Show Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011. Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Chương 1. HƯỚNG DẪN CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Thông tư này hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 2. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. 2. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. 3. Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. 4. Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 5. Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản. 6. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ. 7. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. 8. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Điều 3. Nguyên tắc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. 2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. 3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này. 4. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
5. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định. 6. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc. Chương 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 4. Tiếp nhận văn bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Điều 5. Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. 1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
Điều 6. Trình, chuyển giao văn bản đến 1. Trình văn bản đến
2. Chuyển giao văn bản đến
Điều 7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Giải quyết văn bản đến
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Chương 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 8. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Điều 9. Đăng ký văn bản đi Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính. 1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
Điều 10. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 1. Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP. 2. Đóng dấu cơ quan
3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
Điều 11. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 1. Làm thủ tục phát hành văn bản
2. Chuyển phát văn bản đi Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
đ) Chuyển phát văn bản mật Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11). 3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
Điều 12. Lưu văn bản đi 1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số. 3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. 4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI. Chương 4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 13. Lập Danh mục hồ sơ 1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ
2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có). 3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ
4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
Điều 14. Mở hồ sơ 1. Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. 2. Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ). Điều 15. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ 1. Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. 2. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Điều 16. Kết thúc hồ sơ 1. Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần). 2. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. Điều 17. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. 2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
3. Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục XIV) và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (phụ lục XV). Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản. Chương 5. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 18. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Điều 19. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm 1. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức minh. Cụ thể:
2. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới. Điều 20. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể: 1. Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết. 2. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. 3. Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định. Điều 21. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức 1. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư này. Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày. 2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. 3. Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận. Điều 22. Trách nhiệm của Văn thư đơn vị 1. Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu. 2. Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. 3. Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan. Điều 23. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan 1. Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. 2. Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ. 3. Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan. Điều 24. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan 1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu. 2. Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Chương 6. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 25. Bãi bỏ các quy định hiện hành Thông tư này bãi bỏ Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan được ban hành kèm theo Công văn số 261-NV ngày 12 tháng 10 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Điều 26. Hiệu lực thi hành Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07 tháng 01 năm 2013. Điều 27. Tổ chức thực hiện Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Trung ương của các đoàn thể, tổ chức kinh tế nhà nước chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện Thông tư này./. Nơi nhận: - Văn phòng Trung ương Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước 91; - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (20b); - Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Bộ Nội vụ: Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ; - Website Bộ Nội vụ; - Lưu: VT, PC. KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Văn Tất Thu PHỤ LỤC I DẤU “ĐẾN” (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) 1. Mẫu dấu “Đến” 35 mm 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số: ……………… Ngày: ………….. Chuyển: …………………… Lưu hồ sơ số: …………….
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại hình vẽ ở trên. 2. Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/12/11. Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan./. PHỤ LỤC II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) 1. Mẫu sổ Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây. ………….(1)………….. ………….(2)………….. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… (3)… Từ ngày ……. đến ngày …. (4)………. Từ số ……… đến số ……….. (5)……… Quyển số: ….(6)… Ghi chú: (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ. Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số... đến số.. và Quyển số.
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12. Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư. Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11. Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...). Sổ đăng ký văn bản mật đến Mẫu số đăng ký văn bản mật đến cũng giống như số đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6). Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./ PHỤ LỤC III SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) 1. Mẫu sổ Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày đến Số đến Họ tên, địa chỉ người gửi Ngày tháng Trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12. Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”, số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác). Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư. Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11. Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể. Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó. Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư. Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v…). PHỤ LỤC IV PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) 1. Mẫu phiếu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ---- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---- ………., ngày ..… tháng …. năm 20…. PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ……………………………(1) ………………………….. ………………………….. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2) Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4) 2. Hướng dẫn ghi (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến. (2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết. (3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày, tháng, năm cho ý kiến. (4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến./. PHỤ LỤC V SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)
1. Mẫu số Sổ chuyển giao văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...”
Phần chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) 2. Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12. Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...). II. Sổ chuyển giao văn bản mật đến Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2). Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, Mục I của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến./. PHỤ LỤC VI SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) 1. Mẫu sổ Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến”.
Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau: Số đến Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản Đơn vị hoặc người nhận Thời hạn giải quyết Tiến độ giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 2. Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký văn bản đến. Cột 2: Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội dung khác ghi theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục II của Thông tư này. Côt 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có thẩm quyền. Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản đến của các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết, chưa giải quyết v.v.... Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn bản đến (nếu có). Cột 7: Ghi những điểm cần thiết khác./. PHỤ LỤC VII SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)
1. Mẫu sổ Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12. Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản. Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản. Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu. Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành. Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác. II. Sổ đăng ký văn bản mật đi Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3). Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, mục I của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền. PHỤ LỤC VIII BÌ VĂN BẢN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) 1. Mẫu bì văn bản
Bì văn bản phải được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau: - Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 2 phần bằng nhau; - Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 3 phần bằng nhau; - Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 4 phần bằng nhau.
Mẫu trình bày bì văn bản được minh họa theo hình vẽ. (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1), ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) E-Mail: ……………………… Website:…………………(4) Số:……………………………………(5) Kính gửi: ………………………………………………(6) ………………………………………………(7) ………………………………………………(7) 2. Hướng dẫn trình bày và viết bì (1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản. (2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần). (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần). (4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có). (5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì. (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản. (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản. (8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./. PHỤ LỤC IX SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) 1. Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi".
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) 2. Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12. Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 3: Nơi nhận văn bản. - Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức; - Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác. Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì./. PHỤ LỤC X SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) 1. Mẫu sổ Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Số lượng bì Ký nhận và dấu bưu điện Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) 2. Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12. Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có). Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác./. PHỤ LỤC XI SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) 1. Mẫu sổ Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày tháng Họ tên người sử dụng Số/ký hiệu ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Hồ sơ số Ký nhận Ngày trả Người cho phép sử dụng Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2. Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011. Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người sử dụng bản lưu. Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của văn bản. Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư, ví dụ: số: CV-01/2011 (tập lưu công văn đi số 01 năm 2011) Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu. Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại bản lưu. Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu. Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép)./ PHỤ LỤC XII MẪU DANH MỤC HỒ SƠ (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ---- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---- DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ….. (tên cơ quan, tổ chức) Năm …. (Ban hành kèm theo Quyết định số …. ngày … tháng …. năm của ….) Số và ký hiệu HS Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5)
1. Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ này có ………..(1) hồ sơ, bao gồm: ……………..(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ……………. (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ và tên Hướng dẫn sử dụng: Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này) Côt 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này). Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v.... (1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục. (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./. PHỤ LỤC XIII MỘT SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HỒ SƠ TIÊU BIỂU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) 1. Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức. Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác năm 2011 của Đài Truyền hình Việt Nam. Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm 2010- 2011 của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thái Bình. 2. Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề. Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Bộ Nội vụ về thực hiện cải cách hành chính công năm 2011. 3. Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v...) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan. Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2011 của Tổng cục Thuế. 4. Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo. Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 của Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị và loại hủy tài liệu” do Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức tại Hà Nội từ 25-26/01/1995. 5. Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc. Ví dụ 1: Hồ sơ về Liên hoan Truyền hình toàn quốc do Đài THVN tổ chức tại TP. Hạ Long từ 10-16/01/2005. Ví dụ 2: Hồ sơ về cấp phép mở mạng và cung cấp, sử dụng các dịch vụ viễn thông tin học năm 2010. Ví dụ 3: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2010 (nếu trong một năm có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một hồ sơ). 6. Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A./. PHỤ LỤC XIV MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp số Số, ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL Thời hạn bảo quản Số tờ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục này gồm: ……………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản). Viết bằng chữ: ……………………………………………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản). Trong đó có: ………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; ………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn. …………….., ngày …. tháng ..… năm 20……. Người lập (Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Hướng dẫn cách ghi các cột: Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp. Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ. Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ. Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ. Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ. Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ. Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./. PHỤ LỤC XV MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ---- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---- ………………, ngày tháng năm 20….. BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn cứ Thông tư số /2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Căn cứ ………… (Danh mục hồ sơ năm ...., Kế hoạch thu thập tài liệu…..), Chúng tôi gồm: BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ông (bà): …………………………………………………………………………. Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………… BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là: - Ông (bà): …………………………………………………………………………. Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………… Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau: 1. Tên khối tài liệu giao nộp: ……………………………………………. 2. Thời gian của tài liệu: …………………………………………… 3. Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): …………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); …………. Quy ra mét giá: ………….mét 3. Tình trạng lài liệu giao nộp: ……………………………………………………… 4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo. Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./. Việc lưu trữ hồ sơ với mục đích gì?Với các doanh nghiệp thì việc lưu trữ hồ sơ là một công việc rất cần thiết, quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cụ thể: Chứng minh hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc cung cấp các bằng chứng. Cung cấp cơ sở báo cáo, xử lý dữ liệu cho việc thống kê Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu là gì?“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ (đơn vị bảo quản) và những thông tin chỉ dẫn cần thiết khác của một khối hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị, cá nhân nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Mục đích của việc lập hồ sơ nguyên tắc là gì?Hồ sơ nguyên tắc được lập để phục vụ cho những mục đích sau: Cung cấp căn cứ pháp lý cho công tác quản lý, điều hành, hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân dễ dàng tra cứu, tìm hiểu các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định. Danh mục hồ sơ cơ quan là gì?1. Danh mục hồ sơ là gì? Theo khoản 13 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức. |