Hóa đơn điện tử khác hóa đơn giấy năm 2024

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Người mua, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định có hiệu lực thi hành từ ngày 1/11/2018. Trong thời gian từ ngày 11/1/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định, hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, hm trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử; Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Theo đó, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng quy định và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định.

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; Có ký kiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Căn cứ các quy định, hướng dẫn trên, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên.

Để giúp doanh nghiệp tiếp cận từng bước trong lộ trình hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, Nghị định quy định kể từ ngày 1/7/2022 tổ chức, cá nhân phải áp dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy đang sử dụng như hiện nay.

1. Lộ trình hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật về hóa đơn

Để giúp doanh nghiệp tiếp cận từng bước sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Theo đó, Nghị định quy định kể từ ngày 01/7/2022 tổ chức, cá nhân phải áp dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy đang sử dụng như hiện nay.

Bên cạnh đó, tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 cũng khuyến khích người nộp thuế áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022, định hướng DN nên chuẩn bị làm quen dần với quy định về hóa đơn điện tử để tránh sự bỡ ngỡ để hạn chế sai sót có thể xảy ra khi áp dụng chính thức.

Nghị định 123/2020/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ 01/7/2022. Trong thời gian này, các DN, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của CQT hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này ban hành vẫn tiếp tục được sử dụng đến 30/6/2022 (tức là Doanh nghiệp được phép sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đến ngày 30/06/2022). Việc thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ có hiệu lực đến 30/6/2022.

Cơ quan Thuế trên khắp cả nước và hơn 500,000 DN đang sử dụng hóa đơn điện tử đã khẳng định lợi ích của hóa đơn điện tử đem lại:

• Khắc phục được những sai sót về mất, cháy, hỏng hóa đơn, giảm rủi ro và những gian lận khi sử dụng hóa đơn
• Giảm được thời gian, chi phí cho việc khai thuế, quản lý, sử dụng, lưu trữ và báo cáo sử dụng hóa đơn
• Nâng cao được hiệu quả công tác phân tích thống kê vào quản lý tài chính DN, kế toán và khai thuế tại DN bởi vì hóa đơn điện tử được tích hợp số liệu với phần mềm kế toán, phần mền quản lý tài chính doanh nghiệp, ứng dụng khai thuế GTGT và quyết toán thuế TNDN
• Nhà cung cấp hóa đơn điện tử trong thời gian này cũng có nhiều gói khuyến mại cho DN sử dụng HĐĐT như giảm một số lượng hóa đơn ban đầu, chữ ký số,… được giảm hoặc không thu tiền

Việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của công tác quản lý tài chính doanh nghiệp để hòa nhập và phát triển công nghệ thông tin trong thời đại công nghệ 4.0.

.jpg)

2. MY-INVOICE là nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay

My-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được đông đảo Doanh nghiệp và Cơ quan Thuế đánh giá cao về chất lượng, tiện ích đem lại, dịch vụ và hỗ trợ. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các quy định liên quan đến hóa đơn giúp Doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn cách thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn; Tiết kiệm hơn 90% chi phí, thời gian.

Phần mềm đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của Cơ quan Thuế.

Đồng hành cùng Cơ quan Thuế trong lộ trình chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, My-invoice hỗ trợ Doanh nghiệp triển khai với nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn.

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử My-invoice & nhận ưu đãi, vui lòng liên hệ Hotline: 0961 980 498

Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy khác nhau như thế nào?

Khác hẳn với hóa đơn giấy truyền thống do chi cục thuế cấp thì hóa đơn điện tử được in ra giấy có 1 bản duy nhất và không có liên và được căn cứ bởi số Serial của hóa đơn: Số serial của Hóa đơn điện tử: PP/18E. Số serial của Hóa đơn đặt in (giấy): PP/18P.

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Người mua, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

Có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, tại Điều 5 Chính Phủ đã quy định và phân loại các hóa đơn điện tử. Theo đó, hóa đơn điện tử được chia thành 3 loại gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và các hình thức hóa đơn khác.

Chứng từ điện tử có điểm gì khác với chứng từ giấy?

Khi các chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó. Chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.