Trong nhiều năm trở lại đây, ERP nổi lên như là một giải pháp công nghệ không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp. Để có thể tối ưu quản lý doanh nghiệp tốt, thì việc lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp là vô cùng cần thiết.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là một trong những giải pháp tối ưu quản lý cho toàn bộ các nguồn lực đang có trong doanh nghiệp. Vậy ERP bao gồm có các phân hệ chức năng nào? Cùng MekongSoft theo dõi bài viết này.
Phân hệ ERP quản lý kế toán
ERP cung cấp đầy đủ các phân hệ quản lý Tài Chính Kế Toán bao gồm:
- Kế toán Phải Thu
- Kế toán Phải Trả
- Kế toán Kho
- Tài Sản Cố Định
- Kế toán Tiền Mặt / Tiền Ngân hàng
- Kế toán Giá thành sản xuất
- Kế toán tổng hợp, …
Phân hệ này giúp các doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Như kiểm soát toàn bộ công nợ phải thu, phải trả, tổng hợp chi phí và doanh thu chi tiết. Đồng thời, giảm bớt thời gian nhập liệu, đáp ứng các nghiệp vụ quan trọng của công việc kế toán tài chính. Và giúp quá trình quản lý các khoản thu chi được kiểm soát tốt hơn.
Bên cạnh đó, ERP còn giúp doanh nghiệp phân tích đa chiều về hoạt động tài chính. Cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, các chức năng quản trị kế toán tài chính còn được kết hợp chặt chẽ với các chức năng khác. Như quản trị sản xuất, kho hàng, nhân sự, tiền lương, công nợ,…
Xem thêm : Kinh nghiệm triển khai ERP thành công
Phân hệ ERP cung cấp chức năng quản lý sản xuất, phân phối
Đây là phân hệ cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch và theo dõi quy trình sản xuất. Dựa vào các số liệu sản xuất theo kế hoạch hoặc theo đơn hàng. ERP sẽ cung cấp các tính năng như số lượng nhập – xuất – tồn kho, quản lý kho, theo dõi chất lượng, … Nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình sản xuất, quản lý kho và phân phối sản phẩm.
Phần mềm ERP sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất thích hợp giúp tối ưu chi phí và thời gian. Giảm bớt được tỷ lệ mắc lỗi trong quá trình sản xuất, kiểm kê hàng hóa cho quá trình nhập – xuất. Đồng thời, phân phối phương tiện phù hợp cho quy trình vận chuyển. Những chức năng này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tăng hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Ngoài ra, hệ thống còn xây dựng cấu trúc tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, máy và nhân công từ các định mức sản xuất do doanh nghiệp thiết lập. Dựa vào các yếu tố về thời gian, nguồn lực, máy móc để thiết lập kế hoạch chính, kế hoạch đặt hàng. Tất cả các số liệu này cho phép phân tích điều chỉnh sản xuất kịp thời. Nhằm tiến hành điều chỉnh tiến độ sản xuất đúng với kế hoạch và yêu cầu đặt ra.
Xem thêm : ERP trong sản xuất - Tăng năng suất và giảm chi phí
Phân hệ ERP hỗ trợ quản lý bán hàng
Với phân hệ ERP này sẽ bao gồm các tính năng tạo đơn, xử lý đơn hàng, bán hàng online, xuất hóa đơn bán hàng, … Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình nghiệp vụ bán hàng. Bao gồm quản lý báo giá, theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng, quản lý các điều kiện thanh toán. Cũng như các hình thức bán hàng khác nhau như bán sỉ, bán trả chậm, ký gửi,…
Tính năng này cũng giúp doanh nghiệp minh bạch hóa các quy trình bán hàng. Và gia tăng hiệu quả bán hàng của nhân viên, cũng như tiết kiệm thời gian mua hàng cho khách.
Căn cứ vào đơn hàng được đặt, phần mềm cho phép thiết lập các kế hoạch giao hàng cho khách hàng. Tạo hoá đơn và chuyển sang bước theo dõi kiểm soát sau khi kết thúc một giao dịch bán hàng. Từ các số liệu bán hàng, ERP tiến hành xử lý phân tích đánh giá quá trình kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp.
Phân hệ ERP quản lý dịch vụ
Các tính năng về quản lý dịch vụ bao gồm lên lịch, quản lý chất lượng, hợp đồng dịch vụ, … Các tính năng cơ bản này sẽ giúp quy trình quản lý dịch vụ được chuẩn hóa. Nhằm giúp duy trì chất lượng dịch vụ, hướng đến việc thiết lập và duy trì quan hệ với khách hàng.
Phân hệ này cho phép tạo cơ sở dữ liệu khách hàng. Giúp cho doanh nghiệp dễ dàng trong việc tìm kiếm thông tin, đánh giá khách hàng tiềm năng. Để từ đó, lập kế hoạch tiếp xúc và tiến hành trao đổi với khách hàng.
ERP cũng được thiết kế để quản lý theo dõi các thông tin về các chiến dịch quảng cáo. Và đánh giá hiệu quả của các đợt khuyến mại, quảng cáo mà doanh nghiệp đang thực hiện. Đồng thời, tiến hành phân tích số liệu khách hàng theo nhiều góc độ khác nhau. Nhằm phục vụ cho việc lên kế hoạch phát triển thị trường của doanh nghiệp.
Một số phân hệ đặc thù khác
Bên cạnh những chức năng cơ bản trên, thì còn có nhiều chức năng được sử dụng phổ biến khác gồm:
- Quản lý nhân sự;
- Quản lý quan hệ khách hàng;
- Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị;
- Hệ thống cảnh báo thông minh;
- Điều hành doanh nghiệp.
Hệ thống ERP là một hệ thống mở. Do đó, các doanh nghiệp có thể tích hợp thêm các tính năng khác để phù hợp với đặc thù riêng của ngành nghề, công việc.
Từ những phân tích trên có thể thấy rằng, Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mang đến nhiều lợi thế trong việc quản lý và tăng doanh thu sản phẩm.
Vậy nên, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp phù hợp và tối ưu nhất để phát triển mô hình doanh nghiệp, thì hãy liên hệ ngay với MekongSoft qua hotline 09.4444.3558 - 09.1354.2025 hoặc bạn có thể tải xuống bản dùng thử miễn phí dưới đây để trải nghiệm. Chúng tôi tự hào mang lại cho quý khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất.
Phần mềm ERP là một phần mềm lớn tổng quát tất cả các quy trình kinh doanh của Doanh Nghiệp. Dựa vào quy mô và loại hình kinh doanh, giải pháp phần mềm ERP có thể tác động đến mọi bộ phận từ kế toán đến nhân sự tới phân phối sản phẩm và quản lý kho. Mỗi giải pháp đều có những phân hệ cốt lõi là nhóm những tính năng hỗ trợ tập hợp các chức năng kinh doanh.
Các phân hệ trong ERP của các công ty đa quốc gia có nhiều tính năng và phức tạp hơn các tính năng cho các DN vừa và nhỏ, còn các phân hệ được thiết kế cho các DN vừa và nhỏ được đơn giản hóa để phù hợp với yêu cầu của họ. Nhìn chung, khi sử dụng ERP thì có 3 phân hệ sẽ đem đến lợi ích vì chúng thích hợp với hầu hết DN, bất kể quy mô hoặc ngành công nghiệp.
1. Phân hệ tài chính
Là nơi tập hợp tất cả dữ liệu tài chính từ mọi bộ phận trong công ty của bạn. Phân hệ này sẽ xử lý tổng thể việc quản trị kế toán [sổ cái, các khoản phải thu, phải trả], mua hàng, và thanh toán. Ngoài ra, một vài nhà cung cấp gộp chung việc trả lương vào phân hệ tài chính của họ, trong khi số khác thì lại gộp vào phân hệ nhân sự. Mỗi phân hệ quản lý tài chính đều có chút khác biệt, do đó để tìm ra cái nào hợp với chức năng tài chính trong DN của bạn là việc rất quan trọng. Để sử dụng hiệu quả, bạn cần có khả năng tạo những báo cáo sử dụng dữ liệu thời gian thực. Những báo cáo này nên dễ hiểu và thể hiện dữ liệu cho các nhân viên khác nhau trong DN của bạn, Giám đốc tài chính [CFO] phải có cái nhìn chắc chắn về dữ liệu tài chính, không nhất thiết phải giống với cái nhìn mà Kế toán trưởng yêu cầu. Hãy tìm kiếm những báo cáo đa dạng như sổ cái, bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính quý. Ngoài ra, hãy tìm một giải pháp phần mềm ERP có thể xuất dữ liệu để phân tích dưới dạng các nhân viên đều có thể sử dụng, như Microsoft Excel.
2. Phân hệ nhân sự - quản lý mọi mặt về nguồn nhân lực
Trong hệ thống phần mềm ERP, phân hệ nhân sự thường được gọi là quản trị nguồn nhân lực. Được thiết kế nhằm đơn giản hóa các giấy tờ HR và các công việc hành chính như quản lý thời gian, chấm công và phúc lợi cũng như cung cấp cho nhân viên những công cụ tự sử dụng, như một cổng thông tin để nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân của mình. Một vài phân hệ HR cũng có ứng dụng quản lý việc tính lương, đào tạo và tuyển dụng, đảm bảo tuân thủ luật lao động và phân tích nguồn nhân lực.
3. Phân tích kinh doanh thông minh [BI] giúp bạn đưa ra những quyết định tốt và nhanh hơn
Phân hệ phân tích kinh doanh thông minh [BI] cung cấp các phân tích giúp các dữ liệu của bạn trở nên ý nghĩa. BI có thể đem lại cho bạn cái nhìn sâu sắc về hoạt động của DN qua tất cả các bộ phận và tích hợp với những ứng dụng kinh doanh khác của DN như quản trị quan hệ khách hàng [CRM]. Việc này đem lại cho bạn cái nhìn thống nhất về tài chính, nhân sự, bán hàng, marketing ... Một phân hệ BI cần hoạt động theo thời gian thực và nó nên cung cấp những cách nhìn được cá nhân hóa dựa trên vai trò của mỗi nhân viên trong DN. Các báo cáo nên linh hoạt để bạn có thể thêm những trường mới khi bạn cần và tạo ra các công thức tùy chỉnh. Bạn cũng cần có khả năng sử dụng đồ thị và biểu đồ, đào sâu [drill-down] vào các báo cáo, sắp xếp, lọc và định dạng dữ liệu. Phân hệ này cũng nên có khả năng tìm kiếm và hỗ trợ kết xuất ra các loại tài liệu đa dạng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Adobe PDF.
Chúng ta thường hay nghe các công ty tư vấn nói nhiều về hai từ “phân hệ” hay hai từ “Module”. Nó là gì? Phân hệ hay Module được hiểu là một thành phần của toàn bộ hệ thống phần mềm ERP.
Các phân hệ của phần mềm ERP thường bao gồm:
- Kế toán tài chính [Finance]
- Quản lý bán hàng và phân phối [Sales and Distribution]
- Quản lý mua hàng [Purchase Control]
- Quản lý hàng tồn kho [Stock Control]
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất [Production Planning and Control]
- Quản lý dự án [Project Management]
- Quản lý dịch vụ [Service Management]
- Quản lý nhân sự [Human Resouce Management]
- Báo cáo quản trị [Management Reporting]
- Báo cáo thuế [Tax Reports].
Đối với các phần mềm ERP hiện đại thì ngoài các phần hệ trên còn có thêm các giải pháp kết nối liên kết với các thiết bị mã vạch, kết nối với các máy tính cầm tay PDA phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ cho truy nhập từ xa và không dây…
Trên đây chỉ là liệt kê các phân hệ chính của một hệ thống ERP. Trong mỗi phân hệ nêu trên lại có các phân hệ / chức năng con của nó. Chi tiết tất cả các phân hệ/chức năng con sẽ gồm có:
- Sổ cái [General Ledger]
- Quản lý vốn bằng tiền [Cash management]
- Công nợ phải thu [Accounts Receivable]
- Công nợ phải trả [Account Payable]
- Tài sản cố định [Fixed Assets]
- Lập dự toán ngân sách [Budgeting]
- Hợp nhất báo cáo tài chính [Financial Statement Consolidation].
- …
- Thông tin [cơ sở dữ liệu] khách hàng [Customer files]
- Cập nhật đơn hàng và viết hóa đơn [Order Entry and Billing]
- Phân tích bán hàng [Sales Analysis]
- Lập kế hoạch giao hàng và vận chuyển [Delivery Planning and Shipment].
- …
- Quản lý đơn mua hàng [Purchase Order]
- Nhận hàng [Receiving Transactions].
- …
- Danh điểm vật tư [Stock Item Data]
- Nhập xuất kho [Stock Transactions]
- Kiểm kê kho [Physical Count].
- …
- Khai báo công thức/định mức sản phẩm [BOM – Bill of Meterial]
- Khai báo dây chuyền sản xuất [Routing]
- Tính giá thành sản phẩm [Standard and Actual Product Costing]
- Lập kế hoạch sản xuất [MPS – Master Production Schedule]
- Lập kế hoạch nguyên vật liệu [MRP – Material Requirements Planning]
- Lập kế hoạch điều phối năng lực [CRP – Capability Requirements Planning]
- Quản lý phân xưởng [SFC – Shop Floor Control]
- Quản lý lệnh sản xuất [Work Order].
- …
- Báo cáo giá thành từ lúc khởi công cho đến hoàn thành
- Theo dõi chi tiết dự án, công trình, hạng mục công trình
- …
- Quản lý dịch vụ khách hàng
- Quản lý bảo hành, bảo trì.
- Quản lý nhân sự
- Tính lương
- Chấm công.
- …
- Các báo cáo quản lý, công cụ phân tích số liệu đa chiều trên cơ sở liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ.
- …
- Lập các báo cáo tài chính và các báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầu cho các cơ quan chức năng.
Ngoài ra, các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra [import/export] ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…
[Theo công ty phần mềm ERP Gia Cát]