Cách hạch toán tiêu dùng nội bộ mới nhất

Xuất hóa đơn dùng nội bộ như thế nào? Ngoài các trường hợp xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, rất nhiều trường hợp doanh nghiệp phải xuất hàng hóa để biếu, tặng, tiêu dùng nội bộ,… Các trường hợp này xuất hóa đơn như thế nào, hạch toán ra sao?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn với hàng tiêu dùng nội bộ được quy định như sau:

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Hàng tiêu dùng nội bộ phải xuất hóa đơn.

Như vậy, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải xuất hóa đơn để giao cho người mua trong cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, chỉ trừ trường hợp hàng hóa này xuất để tiếp tục quá trình sản xuất, xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, mượn hoặc trả hàng hóa.

\>> Tham khảo: Quy định xử phạt doanh nghiệp xuất hóa đơn khống.

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ

Cũng theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung cần tuân thủ theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, hóa đơn tiêu dùng nội bộ cần đảm bảo các nội dung:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).

\>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Cách xuất hóa đơn hàng tiêu dùng nội bộ.

Thời điểm lập hóa đơn: thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch:

“Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.”

Mã của cơ quan thuế: đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.

Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có): theo hướng dẫn tại Điểm e, Khoản 6, Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).

Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn:

• Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
• Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu trên hóa đơn là “đ”. Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

\>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn hạch toán hàng tiêu dùng nội bộ

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hàng tiêu dùng nội bộ vẫn phải xuất hóa đơn nhưng không cần khai thuế. Nghĩa là trên hóa đơn cần ghi chú, dòng giá bán là dòng chưa thuế GTGT, dòng thuế suất và tiền thuế sẽ gạch chéo.

Hạch toán hàng tiêu dùng nội bộ.

Doanh nghiệp có thể hạch toán tiêu dùng nội bộ theo Thông tư 133 và Thông tư 200 như sau: Nợ TK 154, 211, 241,242, 641, 642,… tùy theo bộ phận và mục đích sử dụng hàng nội bộ.

Có TK 155, 156,… : CHi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hóa.

Trên đây là hướng dẫn xuất hóa đơn dùng nội bộ và cách hạch toán hàng tiêu dùng nội bộ. Doanh nghiệp tham khảo để áp dụng trong các trường hợp xuất hàng hóa, dịch vụ để phục vụ tiêu dùng nội bộ và lưu ý quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.