Trong bảng tính excel, muốn sắp xếp danh sách theo dữ liệu, theo thứ tự tăng (giảm), ta thực hiện:

Khi làm việc trên Excel với bảng dữ liệu có nhiều nhóm nội dung, chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu để tiện theo dõi và quản lý. Nhưng đôi khi có những dữ liệu cần sắp xếp theo nhiều điều kiện ràng buộc nhau thì làm thế nào? Trong bài học này Học Excel Online sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó thông qua hướng dẫn sort trong excel – sắp xếp dữ liệu theo nhiều điều kiện.

Đề bài

Chúng ta có bảng dữ liệu như sau:

1 – sort trong excel

Yêu cầu: Sắp xếp dữ liệu trong bảng theo nhóm nhà cung cấp, đồng thời theo tên hàng và màu của từng loại hàng.

(Xếp riêng các nhóm nhà cung cấp, trong mỗi nhà cung cấp sẽ sắp xếp thứ tự các mặt hàng, trong mỗi mặt hàng sẽ sắp xếp thứ tự theo màu)

Cách thực hiện sort trong excel:

Bước 1: Mở chức năng Sort trong Excel

Chọn toàn bộ bảng tính cần sắp xếp, trong tab Data, chọn chức năng Sort

2 – sort trong excel

Bước 2: Tìm hiểu nội dung trong bảng sort trong excel

3 – sort trong excel

Mục 1: Tạo thêm cấp độ sắp xếp. Các đối tượng sắp xếp có thể có nhiều đối tượng, được phân chia theo nhiều cấp độ. Đối tượng nào xếp trên thì có cấp độ cao hơn

Mục 2: Xóa cấp độ. Chọn 1 đối tượng sắp xếp và xóa

Mục 3: Các đối tượng sắp xếp được đặt tại đây, phân chia theo cấp độ theo thứ tự từ trên xuống dưới
Column là cột cần sắp xếp. Chọn theo tiêu đề cột cần sắp xếp (với bảng dữ liệu có chứa tiêu đề)

Sort On là tiêu chí để sắp xếp: giá trị, màu sắc, font…

Order là quy tắc sắp xếp: tăng dần hay giảm dần (Bắt buộc phải đồng nhất thứ tự sắp xếp giữa các dữ liệu)

Mục 4: My data has headers = Dữ liệu được sắp xếp đã có phần tiêu đề. Nếu bảng dữ liệu cần sắp xếp có tiêu đề thì nên chọn cả phần tiêu đề và đánh dấu mục này.

Nếu dữ liệu được chọn để sắp xếp không chứa tiêu đề thì bỏ dấu chọn ở mục này.

Bước 3: Ứng dụng sắp xếp trong bài

4 – sort trong excel

Add Level: thêm 2 level cho mục Tên hàng và Màu

Sắp xếp thứ tự: Dựa vào yêu cầu sắp xếp để chọn thứ tự, ở đây thứ tự ưu tiên là Nhà cung cấp > Tên hàng > Màu

Do yêu cầu sắp xếp chỉ dựa theo giá trị trong các cột, và được sắp xếp theo thứ tự từ A đến Z  nên ta có kết quả như sau:

5 – sort trong excel

Sau khi sắp xếp, chúng ta có thể thấy dữ liệu trông thật gọn gàng và dễ nhìn hơn đúng không nào?

Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm

Chúc các bạn học tốt cùng Học Excel Online

Sắp xếp trong Excel là tính năng hữu ích hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng. Với bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp, các hàm sắp xếp thứ tự, a b c, sắp xếp tăng dần hay giảm dần trong Excel. Cùng theo dõi nhé!

Cách sắp xếp thứ tự trong Excel tăng dần, giảm dần

Sử dụng công cụ Sort

Bạn đang có một bảng gồm rất nhiều số liệu, nhiệm vụ là phải thực hiện cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong Excel hoặc giảm dần. Không phải ngồi kiểm tra lại từng số, so sánh để sắp xếp, như vậy vừa mất thời gian, sai sót có thể xảy ra mà hiệu quả đem lại không cao.

Chỉ cần thực hiện tính năng lọc, sắp xếp chỉ mất chưa đầy 30 giây, bảng sẽ được liệt kê theo ý muốn của bạn:

• Bước 1: Chọn bảng chứa dữ liệu cần lọc để bắt đầu tiến trình.

Vì trong bảng thông thường các dữ liệu sẽ liên quan đến nhau, nếu bạn chỉ chọn cột cần lọc thì kết quả sau khi sử dụng tính năng sẽ bị sai lệch. Trong trường hợp nếu chỉ có 1 cột duy nhất thì chọn cột đó là được.

• Bước 2: Sử dụng tính năng. Lúc này, bạn chọn Tab Data ở thanh công cụ, nhấp chuột vào Sort. Lúc này, hộp thoại Sort sẽ hiển thị.
• Bước 3: Trong hộp thoại, chọn Sort by là cột cần sắp xếp các giá trị tăng hay giảm dần. Trong Sort On chọn Cell Vallues.
• Bước 4: Trong mục Order: chọn Smallest to Largest để sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc Largest to Smallest giảm dần.
• Bước 5: Nhấn chọn Ok để hoàn tất.

Dùng Filter

Sắp xếp giảm dần trong Excel, tăng dần trong Exel bằng Filter, thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn bảng cần sắp xếp tăng hay giảm dần dữ liệu.
• Bước 2: Trong Tab Data, nhấn chọn Filter
• Bước 3: Dòng đầu tiên trong bảng sẽ hiển thị dấu mũi tên trong mỗi ô.
• Bước 4: Tại đây, bạn muốn lọc cột nào thì chọn ô chứa dấu mũi tên của của cột đó.

• Bước 5: Chọn lệnh Smallest to Largest để sắp xếp dữ liệu theo hướng tăng dần hay Largest to Smallest để sắp xếp theo hướng giảm dần.

Với 3 bước đơn giản trên, bạn đã có một bảng dữ liệu sắp xếp theo thứ tự giảm dần trong Excel hay sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong excel theo ý muốn rồi.

Dùng hàm SORT

Nếu ngại việc dùng công cụ lọc, bạn cũng có thể sử dụng hàm sắp xếp tăng dần trong Excel, lệnh – hàm SORT.

Cú pháp của hàm: “ =SORT(array,[sort_index],[sort_order],[by_col])”

Trong đó:

• array: Mảng dữ liệu cần sắp xếp
• sort_index: Số cột, dòng làm điều kiện đối chiếu
• sort_order: Thứ tự lọc dữ liệu giảm hoặc tăng dần
• by_col: Lựa chọn sắp xếp dữ liệu theo hàng hay cột

Vậy là chỉ với cách trên Sort, bạn có thể thực hiện nhanh chóng.

Cách sắp xếp thứ tự trong Excel (nhiều điều kiện)

Với những bảng biểu sắp xếp tăng giảm cơ bản, bạn có thể thực hiện như trên. Tuy nhiên, nếu dữ liệu chúng ta lọc cần nhiều điều kiện hơn thì sao, liệu có khó hay không? Cùng xem các bước sử dụng hàm sắp xếp thứ tự có điều kiện, sắp xếp bảng tính tăng dần trong Excel sau để tìm ra cầu trả lời là dễ hay khó nhé!

• Bước 1: Trong Tab Data, chọn tính năng Sort để bắt đầu
• Bước 2: Đọc kỹ, tìm hiểu phần điều kiện dữ liệu cũng như chức năng trong bảng Sort.

Bảng Sort bao gồm các chức năng chính sau:

• Add Level: Ở mục này, bạn có thể tạo thêm các cấp độ sắp xếp khác nhau. Đối tượng có thể được phân chia theo nhiều cấp độ khác nhau.
• Delete Level: Xóa cấp độ được chọn
• Sort by: Các cột cần sắp xếp theo yêu cầu

• Sort On: Chứa các trường sắp xếp, đó có thể là màu sắc, phông chữ hay giá trị…
• Order: Sắp xếp (tăng hay giảm dần)
• My data has headers: Trong trường hợp bảng dữ liệu cần được lọc đã có tiêu đề thì nên tích vào ô trống này.
• Bước 3: Ứng dụng vào bảng Excel

Sắp xếp thứ tự hay a b c trong Excel trên hy vọng sẽ giúp ích đến bạn! Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết cách cố định dòng trong Excel hoặc thủ thuật Excel khác tại Điện Thoại Vui.

Bạn đang đọc bài viết Cách sắp xếp trong Excel theo thứ tự tăng dần, giảm dần tại chuyên mục Thủ thuật, trên website Điện Thoại Vui.