Cách nhập hóa đơn để báo cáo thuế quý năm 2024

Báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là báo cáo được thể hiện bằng biểu mẫu nhằm báo cáo tình hình sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của các doanh nghiệp cho cơ quan thuế.

Vậy cách làm báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào? Nộp báo cáo ở đâu? Có quy định gì không? Xem ngay bài viết sau để được giải đáp chi tiết.

Việc nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cơ quan thuế có cái nhìn tổng quan và chính xác về số lượng chứng từ được xuất ra và hoạt động quyết toán thuế của các cá nhân được tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập, từ đó đảm bảo tính minh bạch trong công tác quản lý thuế.

2. Quy định về báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Đối tượng phải nộp

Theo Quyết định số 440/QĐ-TCT thì những đối tượng dưới đây phải thực hiện báo cáo kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu CTT25/AC:

• Cá nhân hoặc tổ chức cần trả những khoản thu nhập được khấu trừ thì cần cấp chứng từ khấu trừ thuế khi được cá nhân/tổ chức bị khấu trừ yêu cầu. Lưu ý với trường hợp cá nhân uỷ quyền quyết toán thuế thì không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN;
• Trong trường hợp cá nhân được tuyển dụng làm người lao động và không ký hợp đồng lao động hay chỉ ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng thì cá nhân có thể yêu cầu tổ chức/cá nhân chi trả lương cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi lần được khấu trừ thuế hoặc có thể cấp chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ trong 01 kỳ tính thuế;
• Trường hợp cá nhân được tuyển dụng, ký hợp đồng từ trên 03 tháng thì tổ chức/cá nhân phải chịu trách nhiệm chi trả tiền lương cho cá nhân đó, chỉ cần cấp cho họ 01 chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho 01 kỳ tính thuế.

Thời hạn nộp báo cáo

Theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC, thời hạn nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

• Nộp báo cáo theo quý với tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ tự in trên máy tính thực hiện báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN vào hạn cuối là ngày 30 tháng đầu quý sau;
• Tổ chức chi trả thu nhập có sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp xảy ra sát nhập, hợp nhất, giải thế, chuyển hình thức sở hữu, ngừng kinh doanh, thì cần báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong vòng tối đa 05 ngày làm việc kể từ khi có quyết định sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động.

Mức phạt khi chậm nộp báo cáo

Do vậy, nếu doanh nghiệp không nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ bị xử phạt theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

Mức phạt Hành vi vi phạm Phạt cảnh cáo Nộp chậm 01 ngày – 05 ngày khi có tình tiết giảm nhẹ 1.000.000 đồng – 3.000.000 đồng

• Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày – 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
• Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế. 2.000.000 đồng – 4.000.000 đồng Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày – 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định. 4.000.000 đồng – 8.000.000 đồng nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày – 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định. 5.000.000 đồng – 15.000.000 đồng
• Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
• Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.

3. Mẫu báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN doanh nghiệp cần lập bảng kê chứng từ khấu trừ TNCN mẫu CTT25/AC.

Tải bảng kê chứng từ khấu trừ TNCN mẫu CTT25/AC Tại đây

Khi sử dụng mẫu CTT25/AC cần ghi đầy đủ các thông tin trong mẫu theo quy định:

• Cột 1: Điền ký hiệu mẫu của chứng từ cần bắt đầu sử dụng
• Cột 2: Điền tên loại biên lai sử dụng để kê khai
• Cột 3: Điền số chứng từ sử dụng để kê khai
• Cột 5: Điền ổng số chứng từ mà kế toán sử dụng để kê khai
• Cột 6: Điền số hoá đơn đã xoá
• Cột 7: Điền số hóa đơn đã bị cháy, bị mất
• Cột 8: Điền tổng số hóa đơn của cả cột 5, 6, 7.

4. 2 cách nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Cách 1: Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan thuế

• Bước 1: Tải mẫu bảng kê chứng từ khấu trừ thuể TNCN về để làm báo cáo
• Bước 2: Kê khai đầy đủ các thông tin vào bảng kê theo quy định
• Bước 3: Nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại bộ phận 1 cửa của chi cục thuế

Cách 2: Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN online

Doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau để nộp bảng kê khấu trừ thuế TNCN online

Bước 1: Lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế trên phần mềm HTKK.

• Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng MST Doanh nghiệp –> Chọn “Hoá đơn” –> Chọn “Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN”;

• Lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế trên HTKK như hướng dẫn mục 3;

• Sau khi hoàn thiện tờ khai, người nộp kết xuất file XML/excel để chuẩn bị nộp online

Bước 2: Nộp trực tuyến bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

• Truy cập website: thuedientu.gdt.gov.vn
• Đăng nhập bằng MST doanh nghiệp (có chữ ký số).

Lưu ý: Bạn phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý trước, sau đó mới nộp, cụ thể như sau:

• Sau khi nộp Báo cáo sử dụng hóa đơn, vào “Tra cứu” –> chọn “Tờ khai” –> chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” đính kèm phụ lục.
• Khi đính kèm xong –> Bấm “Ký điện tử” và gửi.

5. Lưu ý khi nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Quy định về việc cần hay không cần nộp báo cáo (bảng kê) tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế của quý không phát sinh chứng từ: Hiện tại tùy từng chi cục Thuế sẽ có quy định khác nhau, vì vậy đơn vị cần trao đổi với cán bộ Thuế để thực hiện theo đúng quy định. Thông thường có các cách hướng dẫn như sau:

• Chi cục Thuế Hồ Chí Minh: CTKT điện tử theo thông tư 78 không cần đăng ký, truyền nhận, không cần nộp bảng kê tình hình sử dụng.
• Chi cục Thuế Hà Nội:
  • Đối với các doanh nghiệp lớn: không cần nộp bảng kê.
  • Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ: đơn vị vui lòng liên hệ với cán bộ Thuế để được hướng dẫn cụ thể.
• Gửi theo Thông tư 37 của chứng từ tự in – tuy nhiên mẫu này chỉ hỗ trợ ký hiệu T nên đơn vị cần lên HTKK nhập và xuất trực tiếp XML và rồi nộp tại thuedientu.gdt.gov.vn.
• Gửi theo chứng từ giấy cũ – mẫu CTT25A/C: đơn vị làm mẫu giấy gửi như với chứng từ giấy trước đây.

Đơn vị cần nộp báo cáo (bảng kê) tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế theo quý chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

AMIS Thuế TNCN – Đơn giản hóa toàn bộ nghiệp vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân

AMIS Thuế TNCN lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tới Cơ quan thuế trực thuộc và các nghiệp vụ khác như:

• Đăng ký MST cá nhân;
• Đăng ký người phụ thuộc;
• Quyết toán thuế TNCN hàng năm;
• Kê khai thuế TNCN hàng tháng/quý/lần phát sinh;
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. —

Để mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử anh/chị có thể liên hệ với nhân viên kinh doanh hoặc đăng ký tư vấn hỗ trợ khách hàng của MISA.

Cụ thể, quy trình mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tại Misa gồm các bước sau:

• Bước 1: Lựa chọn gói dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu.
• Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ cho nhân viên kinh doanh của Misa, bao gồm các giấy tờ sau:
  • 01 bản scan Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
  • 01 bản scan CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
  • Trường hợp người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và bán scan CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.
• Bước 3: Nhân viên Misa sẽ cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử Misa Amis Thuế TNCN và hướng dẫn khách hàng sử dụng.
• Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử và không còn thắc mắc gì, Misa chính thức bàn giao cho khách hàng sử dụng.

Trên đây là toàn bộ các thông tin về báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với MISA Meinvoice để được giải đáp chi tiết.