Các lỗi hay mắc phải khi viết email năm 2024
|
Viết email ứng tuyển là bước cuối cùng để hoàn thành việc gửi CV của bạn tới nhà tuyển dụng. Tưởng chừng việc gửi email chỉ đơn giản như cách gửi tin nhắn, nhưng thực chất nó lại phản ánh rất nhiều về con người của bạn, cũng như sự tôn trọng các nhà tuyển dụng. Nhiều bạn trẻ vẫn thường hay thắc mắc là tại sao CV của mình quá đẹp, có rất nhiều kinh nghiệm làm việc, trách nhiệm cao,... nhưng cuối cùng vẫn bị các nhà tuyển dụng "loại từ vòng gửi xe". Nhiều bạn lại không hề chú tâm đến cách gửi email sao cho thật sự hoàn chỉnh, nội dung ngắn gọn, đúng trọng tâm và thể hiện được sự nghiêm túc trong công việc. Tưởng chừng việc gửi email chỉ đơn giản như cách gửi tin nhắn, nhưng thực chất nó lại phản ánh rất nhiều về con người của bạn, cũng như sự tôn trọng các nhà tuyển dụng. Vậy thì viết email ứng tuyển như thế nào để có được điểm ấn tượng đầu tiên trong mắt nhà tuyển dụng? Trước tiên, bạn hãy né ngay 13 lỗi thường gặp dưới đây nhé! 1. Bạn gửi email không có tiêu đề Thường các nhà tuyển dụng sẽ loại ngay những email không có tiêu đề. Bạn nên hiểu, email không có tiêu đề giống như việc bạn không có tên tuổi và sẽ chẳng ai muốn hợp tác với một người không có "tên". 2. Bạn dùng một mẫu email ứng tuyển duy nhất cho các công ty khác nhau Việc này có thể tiết kiệm thời gian của bạn đôi chút nhưng vô tình khiến cho hồ sơ của bạn bị lãng quên không thương tiếc. Đừng vì tiết kiệm một vài phút viết email mà bỏ đi vô số cơ hội nghề nghiệp của mình. Với mỗi công ty, bạn nên nghiên cứu kỹ về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị, văn hoá công ty và viết email sao cho phù hợp. Hãy thể hiện với nhà tuyển dụng bạn hoàn toàn nghiêm túc với công việc này và sẽ thể hiện tốt nhất cho công việc đó, nếu bạn hời hợt với email ứng tuyển thì nhà tuyển dụng cũng sẽ hời hợt lại với bạn thôi. 3. Bạn không phản hồi email của nhà tuyển dụng ngay Các nhà tuyển dụng thường có cảm tình với những ứng viên nhanh chóng phản hồi thư của họ. Đừng nghĩ rằng trả lời email của nhà tuyển dụng quá sớm sẽ khiến bạn có vẻ “mất giá”. Ngược lại, phản hồi thư nhanh chứng tỏ rằng bạn thật sự đam mê và mong muốn công việc này. 4. Bạn dùng câu cú lủng củng, ngữ pháp lộn xộn Hẳn bạn sẽ không muốn bị nhà tuyển dụng đánh giá mình là “cẩu thả, không chuyên nghiệp” khi không viết hoa tên riêng, dùng những câu văn quá dài, không chủ ngữ vị ngữ… Hãy đọc lại nhiều lần, thậm chí mang cho những người bạn thân của bạn cùng đọc để chắc chắn rằng mọi người đều không còn thấy lỗi sai trong CV của bạn. Như vậy bạn sẽ có thêm cơ hội phỏng vấn nhờ sự chỉn chu và tác phong chuyên nghiệp của mình đấy. 5. Bạn viết sai tên công ty Bạn cảm thấy thế nào khi một người đánh vần sai tên bạn? Đừng đem lại cảm giác tương tự cho nhà tuyển dụng nhé. Viết sai tên công ty được cho là một trong những lỗi ngớ ngẩn nhất khi gửi email xin việc, và thường sẽ chẳng có nhà tuyển dụng nào chấp nhận một nhân viên mà nếu nơi mình định xin vào làm còn không biết. Thậm chí,... ghi sai tên nhà tuyển dụng Ngoài ra, không ít người còn mắc phải lỗi “Râu ông nọ cắm cằm bà kia” khi gửi CV đến quá nhiều nhà tuyển dụng một lúc, dẫn đến viết sai tên nhà tuyển dụng. Đây là lỗi cơ bản cấm kỵ nhất, nếu chẳng may viết “Kính gửi Công ty A” nhưng nội dung trong thư lại hướng đến Công ty B thì bạn hãy xác định bị loại từ phút đầu tiên họ đọc thư của bạn. Không những bị chê “nghiệp dư”, bạn còn khiến nhà tuyển dụng cảm thấy họ không được tôn trọng. 6. Bạn dùng ký hiệu cảm xúc Ký hiệu cảm xúc chỉ dành trong trao đổi với bạn bè, những mối quan hệ thân mật. Vì thế trong các thư từ trao đổi chuyên nghiệp, bạn nên tuyệt đối tránh những ký hiệu này. Hàng ngày, nhà tuyển dụng phải đọc cả trăm email và CV ứng tuyển. Nếu bạn gửi cho họ một email hời hợt, họ sẽ cảm thấy không được trân trọng và bạn có thể vụt mất cơ hội của chính mình. Hãy chuẩn bị kỹ CV, viết email thật chuyên nghiệp và nhà tuyển dụng sẽ nóng lòng gọi ngay cho bạn thôi! 7. Ứng viên dùng email, tên hiển thị không chuyên nghiệp và quên chữ ký Thật “ngớ ngẩn” khi bạn làm CV thật đẹp đẽ, hoàn hảo nhưng lại gửi bằng một địa chỉ email kiểu như “[email protected]”. Đây là lỗi sai kinh điển, không thể chấp nhận được đối với người đi xin việc. Nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua luôn và cho bạn vào danh sách đen vì lỗi không chuyên nghiệp, sai từ bước cơ bản. Tốt nhất, hãy sử dụng địa chỉ email mang tên bạn đi kèm nghề nghiệp, ví dụ như “[email protected]”. Email chuyên nghiệp thể hiện bạn là người nghiêm túc với nghề nghiệp, cẩn thận trong giao tiếp và quan trọng nhất là cho nhà tuyển dụng thấy được bạn thực sự tôn trọng họ. Để tên hiển thị là tên thật, viết đúng chính tả, bạn có thể đặt theo cú pháp: Tên + Họ hoặc Tên + Trường hay là Tên + Nơi làm việc, chẳng hạn như: Hà NEU, Hải Nguyễn, Hiền VNP,... Chữ ký cuối email thường có các nội dung như: Họ và tên; Số điện thoại; Một số thông tin như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà,…; Nghề nghiệp (nếu có) Bạn cũng có thể tạo mẫu chữ ký tự động trong email bằng cách: · Bước 1: Vào Setting (cài đặt) · Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký · Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save) 8. Làm sai chỉ dẫn của nhà tuyển dụng Rất nhiều ứng viên thích vẽ vời “hoa lá cành” vào đơn xin việc với hy vọng nhà tuyển dụng sẽ chú ý đến mình. Nhưng hãy cẩn thận sẽ mắc sai lầm vì tiêu đề email xin việc thường được yêu cầu để ở dạng “Vị trí ứng tuyển_Tên”. Một số ứng viên không để ý điều này nên viết sai, thừa thãi, không đúng yêu cầu dẫn đến bị loại hồ sơ. 9. Viết sai chính tả hàng loạt trong email Trước khi nhấn nút Send, hãy rà soát thật kỹ các lỗi chính trong đơn xin việc tránh gây khó chịu cho người đọc. Nhiều người không có thói quen này rất dễ bị “đánh rớt” vì viết sai be bét về câu từ và ngữ pháp. Nếu bạn viết đơn xin việc bằng tiếng Anh, lỗi sai này càng trở nên trầm trọng vì ý nghĩa và cấu trúc câu có thể bị thay đổi hoàn toàn. Vì vậy, tuyệt đối đừng để sơ xuất không đáng có khiến nhà tuyển dụng đánh giá thấp bạn. 10. Sao chép các bức thư mẫu trên mạng Nhiều ứng viên vì lười biếng hoặc thiếu ý tưởng nên lấy tải nhanh một mẫu đơn xin việc trên mạng về, chỉnh sửa qua loa rồi copy vào email. Chưa kể việc bạn có thể bị nhầm lẫn hoặc bỏ sót những chi tiết quan trọng cần sửa, nhà tuyển dụng sẽ loại bạn vì họ thấy nội dung quá quen thuộc (vì ai cũng dùng) và chán ngắt không muốn đọc. Nếu muốn tạo ấn tượng, tự bạn phải viết đơn xin việc, sáng tạo và trình bày theo ý mình. Vừa gây thích thú cho người đọc thư, bạn còn thể hiện được bản thân, tạo sự mới mẻ cho nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó, một lần viết thư là một lần bạn kiểm soát được chính tả, tránh dài dòng lạc đề, không đi vào đúng trọng tâm công việc bạn đang muốn xin vì hầu hết các mẫu có sẵn chỉ viết chung chung cho một lĩnh vực. 11. Đề cập quá nhiều đến lợi ích cá nhân Lỗi này vốn ít xảy ra nhưng vẫn có người mắc phải vì họ quá chú tâm khi nói về thành tích bản thân. Bạn có thể sẽ chọc giận nhà tuyển dụng nếu quá đề cao cái tôi bản thân bằng từ ngữ kiêu ngạo, chẳng hạn như “Tôi chắc chắn mình là người đủ tiêu chuẩn nhất, không một ai có thể vượt qua tôi” hoặc “Nếu tôi không được nhận thì sẽ là thiệt thòi lớn đối với quý công ty”. 12. Viết dài dòng, lan man Đối với một lá đơn xin việc, ứng viên chỉ nên viết khoảng 200 từ trong khuôn khổ một mặt A4 tương đương với trên email. Tránh những từ ngữ câu nệ, mệnh đề phủ định quá dài dòng, chiếm hết nội dung chính của thư. Hơn nữa, bạn phải tập trung vào vị trí ứng tuyển của mình, tránh nói lan man sang các vấn đề khác, dẫn đến khó hiểu cho nhà tuyển dụng. Một lỗi nữa chính là kỹ năng của bạn không phù hợp với vị trí tuyển dụng. Ví dụ, công ty muốn tuyển bạn vào vị trí viết content website nhưng bạn lại mải mê nói đến những kỹ năng Facebook Ads, người xét hồ sơ sẽ cực khó chịu khi đọc đơn xin việc của bạn. Bạn có thể tham khảo bố cục viết email sau đây: · Phần mở đầu: Hãy mở đầu nội dung email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và tôn kính người nhận email. Có 2 trường hợp có thể xảy ra:
· Phần nội dung: Bao gồm:
· Phần kết: Ở phần kết thúc email, bạn sẽ gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển và xem xét lá đơn của bạn. 13. Quên đính kèm CV Ngoài CV, một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Mục đích chính của việc gửi email chính là nộp CV,… nhưng bạn lại quên đính kèm nó vào thư thì cố gắng của bạn trở nên vô nghĩa. Với các đơn vị chuyên nghiệp, họ không chấp nhận việc nhận vài đơn xin việc cùng lúc với cùng địa chỉ từ một người. Vì thế, hãy kiểm tra cẩn thận xem bạn chắc chắn đã đính kèm CV vào email hay chưa, đừng để công sức viết đơn xin việc trở về số 0. Nếu viết email ứng tuyển phải chú ý những lỗi trên thì một email cảm ơn cũng phải ghi nhớ những điều tương tự. Nhiều ứng viên còn ít kinh nghiệm thường quên gửi email cảm ơn nhà tuyển dụng sau khi phỏng vấn, điều này ít nhiều ảnh hưởng đến hình tượng của bạn trong mắt họ. Hãy gửi email đến nhà tuyển dụng với nội dung dạng “Cảm ơn quý công ty đã cho tôi cơ hội…“, “Tôi rất mong muốn được đảm nhận vị trí…, hy vọng được làm việc trong môi trường…“. Bên cạnh đó, đừng quên “nhắc khéo” họ hãy liên hệ với bạn và bạn rất mong chờ tin tốt từ họ. Nguồn: Tổng hợp --- (*) Follow Facebook TopTip - Chia Sẻ Bí Kíp Học Tập, Nghề Nghiệp, Cuộc Sống Thú Vị để đọc các bài viết khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày. (**) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại TopTip để chia sẻ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại đây |
