Báo cáo 8d là gì

Phương pháp 8D [8D method] , còn được gọi là 8 Kỷ luật [8 Disciplines], lần đầu tiên xuất hiện trong sách hướng dẫn Giải quyết vấn đề theo định hướng nhóm năm 1987 của Ford .

Đó là phương pháp giải quyết vấn đề chính được sử dụng trong công ty, ngày nay được gọi là Global 8D.

Phần tổng quan này xem xét các phương pháp hay nhất của 8D và những cạm bẫy cần tránh. Giúp giải quyết sự không phù hợp và giảm thiểu rủi ro.

D0: Kế hoạch

Trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào để giải quyết vấn đề. Bạn cần có kế hoạch xác định những người và nguồn lực phù hợp cho công việc. Tối thiểu, kế hoạch của bạn nên bao gồm:

• Mô tả cơ bản về vấn đề.
• Khung thời gian để giải quyết vấn đề dựa trên rủi ro.
• Mọi nguồn lực cần thiết.

D1: Thành lập nhóm của bạn

Tạo ra một nhóm thực hiện quá trình giải quyết vấn đề bao gồm những người từ bộ phận được đề cập. Vì bạn không thể giải quyết vấn đề mà không có những người có kiến ​​thức trực tiếp về nó.

Nếu đó là một vấn đề của bộ phận thiết kế, người thiết kế nên có mặt trong nhóm. Nếu đó là vấn đề sản xuất, người giám sát từ khu vực làm việc cụ thể. Đôi khi cũng cần có mặt của người trực tiếp thực hiện công việc đó.

D2: Xác định vấn đề

Bước này liên quan đến việc thu thập các chi tiết và dữ liệu để mô tả vấn đề một cách hoàn chỉnh.

Bạn nên đi bộ Gemba để quan sát hiện trạng của vấn đề. Phân tích dữ liệu chất lượng nếu có.

Càng nhiều càng tốt, hãy cố gắng mô tả và định lượng vấn đề dưới dạng:

• Ai
• Cái gì
• Ở đâu
• Khi nào
• Tại sao
• Làm sao
• Bao nhiêu

D3: Giải quyết vấn đề

Việc ngăn chặn tạm thời nhằm giảm thiểu tác động của vấn đề trong chờ các giải pháp lâu dài và đặc biệt quan trọng khi chất lượng hoặc an toàn của sản phẩm có nguy cơ xảy ra.

Trong một số trường hợp, bạn có thể cần các quy trình mới để giải quyết vấn đề cho đến khi có giải pháp để loại bỏ chúng.

D4: Xác định nguyên nhân gốc rễ

Với sự cố tạm thời được khắc phục, bây giờ bạn có thể chuyển sang phân tích nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp. Các phương pháp được sử dụng rộng rãi bao gồm:

• 5 tại sao để tìm hiểu thành công các lớp sâu hơn của vấn đề
• Lập sơ đồ xương cá để phân loại trực quan các nguyên nhân trong quá trình động não
• Biểu đồ Pareto để xác định một số nguyên nhân quan trọng

Ngoài việc đơn giản đưa ra các giả thuyết, bạn cần xác minh nguyên nhân gốc rễ với các bên liên quan chính, kiểm toán và / hoặc dữ liệu thống kê khi có thể.

D5: Phân tích và chọn các hành động sửa chữa

Sau khi nhóm của bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bây giờ bạn đang ở vị trí để xác định giải pháp lâu dài tốt nhất là gì.

Các phiên động não kết hợp với các công cụ như sơ đồ mối quan hệ có thể giúp tổ chức các ý tưởng dựa trên mối quan hệ của chúng và xác định hướng hành động hiệu quả nhất.

D6: Thực hiện và xác thực các hành động sửa chữa

Cần lưu ý rằng sáu bước trong phương pháp 8D là khi cuối cùng bạn đã sẵn sàng thực hiện hành động khắc phục. Nêu bật vai trò quan trọng của việc lập kế hoạch trong phương pháp này.

Người quản lý cần tham gia tích cực vào việc xác minh việc thực hiện các hành động khắc phục. Điều đó có nghĩa là họ cần phải hiện diện ở hiện trường và trong các đánh giá thường xuyên về các chỉ số hiệu suất chính [KPI] để đo lường hiệu quả.

Hãy thực hiện các bước từ D4 đến D6 cho đến khi bạn có thể xác minh rằng các hành động khắc phục của mình đã giải quyết được toàn bộ sự cố.

D7: Thực hiện các Hành động Phòng ngừa

Nhiều công ty vội vàng đóng hồ sơ về các hành động sửa chữa. Nhưng thay đổi thực sự chỉ xảy ra khi bạn áp dụng các bài học kinh nghiệm vào các lĩnh vực khác để ngăn ngừa các vấn đề trong tương lai.

Ví dụ: nếu bạn sửa chữa một thiết bị, nhưng vấn đề tương tự có thể xảy ra trên một số máy khác, thì hành động khắc phục sẽ không bền vững.

Ở bước này, bạn sẽ muốn xem xét các hành động như:

• Cập nhật các câu hỏi đánh giá quy trình dựa trên các hành động khắc phục để giảm rủi ro trong các quy trình khác.
• Xác minh định kỳ hành động khắc phục vẫn được áp dụng
• Giới thiệu poka-yoke hoặc thiết bị chống lỗi cho các quy trình có rủi ro cao.
• Thực hiện kiểm tra thỏ đỏ để xem thiết bị poka-yoke mất bao lâu để phát hiện sản phẩm bị lỗi.

D8: Ghi nhận

Sau tất cả những công việc đó, đừng quên ghi nhận nhóm giải quyết vấn đề. Cho dù đó là phần thưởng tài chính, sự kiện đặc biệt hay chỉ đơn giản là đề cập đến nhóm trong cuộc họp hoặc bản tin. Bước này rất quan trọng để xây dựng văn hóa chất lượng.

Bởi vì cốt lõi của văn hóa chất lượng là sự tham gia của mọi người. Và sự tưởng thưởng hoặc ghi nhận là yếu tố cần thiết để họ có them động lực.

Cần tư vấn 5s, Kaizen, đào tạo về chất lượng, tư vấn cải tiến sản xuất mời gọi

Tel 0919 099777 Email:

Vui lòng rê chuột vào hình bên trên để xem toàn bộ slideshow. Tài liệu bao gồm 100 slides.

Mọi người đã hiểu về vấn đề?

Phuong-phap-giai-quyet-van-de-8D-problem-solving-IMT

Trong công việc và đời sống thường nhật, con người chúng ta liên tục đối mặt và giải quyết rất nhiều vấn đề khác nhau. Vấn đề gần như xuất hiện trong mọi ngóc ngách trên thế giới này, từ đầu ngõ đi vào xó bếp, đâu đâu cũng có người [hoặc chính bản thân chúng ta] than vãn hoặc đang đau đầu với các vấn đề đang gặp phải. Có lẽ ai trong chúng ta cũng dễ dàng liệt kê nếu được yêu cầu cho ví dụ về vấn đề, chẳng hạn như:  khát nước nhưng nước vừa hết chưa kịp mua mới [hoặc chưa kịp nấu/hoặc vừa nấu xong đang nóng chưa uống được], điện thoại hết pin nhưng quên mang theo dây sạc [hoặc dây sạc hư/mất chưa kịp mua], hoặc vấn đề to lớn hơn như doanh thu công ty sụt giảm so với năm trước, biến đổi khí hậu toàn cầu……cùng vô vàn vấn đề khác.

Có thể thấy, đa số chúng ta đều nhận dạng được vấn đề là gì. Nhưng liệu mọi người đã hiểu đúng, hiểu đủ về định nghĩa và bản chất của vấn đề?

Vậy rốt cuộc, vấn đề là gì?

Vấn đề hiểu một cách đơn giản chính là một câu hỏi cần trả lời, là một thứ cần phải giải quyết, hoặc đang trong quá trình giải quyết. Phức tạp hơn một chút thì vấn đề là khoảng cách/chênh lệch/sai biệt giữa mong muốn/kỳ vọng/ý chí/nhu cầu của con người so với thực tế/thực tại/hiện thực.

Mọi thứ trên thế giới xoay quanh con người, các vấn đề trên thế giới cũng xoay quanh con người. Có thể nói, không có con người thì không có vấn đề. Về mặt sinh học, con người là sinh vật duy nhất được ban tặng [hoặc có thể là bị nguyền rủa] khả năng cảm nhận được sự không hài lòng, và khát vọng để liên tục làm cho mọi thứ tốt hơn. Chính điều này là nguồn gốc cho các vấn đề.

Các bước thực hiện phương pháp 8D trong giải quyết vấn đề

Các phương pháp thực hiện của phương pháp giải quyết vấn đề 8D được tóm lược như dưới đây [bạn đọc có thể tìm hiểu chi tiết tại slide 100 trang bên dưới]:

Bước 1 – Nhận diện vấn đề: Người giải quyết vấn đề cần định nghĩa được vấn đề, kết hợp nhận diện các vấn đề liên quan. Sau đó phân tích và diễn dịch thông tin để làm gọn vấn đề cần giải quyết, cuối cùng phải viết ra được phát biểu về vấn đề.

Vấn đề được phát biểu phải dựa trên dữ liệu, không thể võ đoán hay hàm chứa nguyên nhân, giải pháp, và không quá chung chung.

Bước 2 – Lập đội giải quyết vấn đề. Đội giải quyết gồm các thành viên là người có liên quan đến vấn đề, có kiến thức xử lý, và các quyền hạn, trách nhiệm. Lý tưởng nhất là từ 4 – 6 người, và không nên có quá 8 thành viên. Mỗi thành viên cần được phân công vai trò và trách nhiệm cụ thể, rõ ràng.

Bước 3 – Xác định và thực hiện thao tác ngăn ngừa tức thời: Phải nhận diện được và chọn lựa hành động ngăn ngừa tức thì, mục đích để tránh việc vấn đề tiếp tục ảnh hưởng khi chúng ta đang phân tích nguyên nhân cốt lõi và đề ra biện pháp chi tiếp hơn. Việc thực hiện việc xử lý tức thời một cách khoa học, cần lập kế hoạch, và thực hiện nhanh chóng. Sau khi thực hiện cần kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của vấn đề.

Bước 4 – Nhận diện các nguyên nhân gốc rễ và đưa ra các hành động giải quyết khả dĩ. Tại bước này, đội giải quyết vấn đề cần sử dụng các phương pháp/kỹ thuật/công cụ phân tích để nhận diện các nguyên nhân khả dĩ, phân tích các nguyên nhân đã nêu, và lựa chọn nguyên nhân gốc rễ.

Từ nguyên nhân gốc được xác định, tiếp tục đánh giá các hành động khả thi. Cùng với đề ra bộ tiêu chí để có thể lựa chọn được giải pháp hành động tốt nhất, hiệu quả nhất.

Bước 5 – Chọn và kiểm định giải pháp: Căn cứ và bộ tiêu chí để lựa chọn giải pháp hành động. Cần lên kế hoạch triển khai một cách khoa học và cụ thể.

Bước 6 – Thực hiện và xác nhận giải pháp: Triển khai hành động đã lên kế hoạch và mô tả chi tiết ở Bước 5. Có đánh giá sau khi thực hiện.

Bước 7 – Phòng chống tái xuất hiện: Sau khi giải quyết vấn đề cần tiêu chuẩn hóa lại các thay đổi, có thể bằng cách điều chỉnh tài liệu, hoặc cập nhật các tài liệu có liên quan. Phổ biến cho các phòng ban để hạn chế vấn đề tái diễn trong tương lai. Nếu cần thiết, phải truyền thông sự thay đổi cho những người ở bên ngoài tổ chức.

Bước 8 – Tưởng thưởng đội thực hiện: Sau khi giải quyết vấn đề thành công, cần ghi nhận và tưởng thưởng cho những người có đóng góp suốt quá trình.

Bản chất của 8D

Mục đích của quy trình 8D là giải quyết vấn đề và phòng ngừa vấn đề tái xuất hiện. Phương pháp này tập trung vào việc thu thập đúng dữ kiện, cần nhiều người cùng tham gia, và cung cấp các công cụ, kỹ thuật, phương pháp trong các bước nhận diện vấn đề, xác định nguyên nhân gốc rễ, ra quyết định, phòng ngừa, và đánh giá.

Khi áp dụng phương pháp 8D, người sử dụng cần hiểu đúng và đầy đủ mục đích, cũng như bản chất các bước làm để đạt được kết quả hiệu quả nhất khi giải quyết vấn đề.

Các công cụ/kỹ thuật sử dụng trong phương pháp 8D

Công cụ/kỹ thuật có thể được ứng dụng trong quá trình ra quyết định bằng phương pháp 8D gồm:

• Ma trận ưu tiên công việc [phương pháp phản ứng]
• 5W1H [what – when – who – which – why – how]
• Giản đồ xương cá Ishikawa
• Phân tích Pareto
• Histogram
• Kỹ thuật Brainstorming
• 6M [manpower, measurement, milieu – evironment, methos, materials, machine]
• 5 Whys
• Đánh giá và soát xét FMEA
• …….cùng nhiều công cụ khác

[để tìm hiểu chi tiết, mời bạn đọc tìm hiểu thêm chi tiết tại slide 100 trang bên dưới]

Các cạm bẫy thường gặp khi giải quyết vấn đề

Khi giải quyết vấn đề, dù muốn hay không bạn cũng có thể vướng vào các bẫy được diễn tả bằng lời như sau: sự phi lý, mô hồ, câu trả lời đúng, làm theo luật, “thực tế chút đi”, làm lỗi là tệ hại, không đủ kiến thức, “đừng khùng quá”…

Người giải quyết vấn đề phải thật tỉnh táo và chuẩn bị cho mình một tư duy thật linh hoạt và cởi mở để luôn nhận diện được những cạm bẫy, tìm ra được hướng đi phù hợp và giải pháp hiệu quả nhất.

Nên chuẩn bị và duy trì tâm lý như thế nào khi xử lý vấn đề

Để giải quyết vấn đề, tìm ra được các giải pháp hiệu quả, mỗi chúng ta cần có tư duy, thái độ và tâm lý đúng đắn từ đầu. Có thể bắt đầu từ những suy nghĩ mới mẻ dưới đây:

• Vấn đề không phải lúc nào cũng là vấn đề, đôi khi đó là cơ hội để chúng ta phát triển
• Không có vấn đề nào là không thể giải quyết.
• Không có biến và điều chỉnh dữ liệu khớp với giải pháp
• Làm việc một cách thông minh thay vì cực nhọc.
• Trong rất nhiều yếu tố ảnh hưởng, chỉ nhận diện và xem xét các yếu tố chính.
• Giải quyết trước vấn đề đơn giản, nhanh chóng thay vì chăm chăm vào vấn đề chính.
• Suốt quá trình giải quyết vấn đề sẽ gặp những điều mới, hãy vẽ/viết lên giấy. Nếu không thể hiện lên giấy, bạn có thể sẽ quên chúng.
• Chúng ta không thể làm mọi thứ, đừng quá gắng sức. Hãy làm đúng thứ phải làm.
• “Tôi không biết”. Thừa nhận mình không biết có lợi hơn là cố tỏ ra mình biết. Chấp nhận sự thật phũ phàng và quyết tâm cao độ
• Hãy chấp nhận rủi ro.

Trên đây là một số thông tin và hướng dẫn tổng quát về phương pháp giải quyết vấn đề 8D. Mong rằng sẽ mang lại những giá trị hữu ích cho bạn đọc. Chúc mọi người áp dụng thành công phương pháp trong lần giải quyết vấn đề kế tiếp.

Tại IMT, các khóa học đào tạo phát triển doanh nghiệp của chúng tôi liên tục được cập nhật, và hiệu chỉnh cho phù hợp và hiệu quả nhất. Xem thêm về chúng tôi tại đây.

Thực hiện bởiQuốc Thông, IMT

Tham khảo chuyên gia Lưu Nhật Huy