Xử lý hóa đơn ghi sai số tiền bằng chữ

1. Hóa đơn là gì? 

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán. 

Hóa đơn gồm có các loại như sau: Hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; tem, vé, thẻ, phiếu thu bảo hiểm;…..

Hóa đơn có các hình thức: Hóa đơn tự in; Hóa đơn đặt in; Hóa đơn điện tử.

Việc lập hóa đơn sẽ phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định.

>>>Xem thêm:

Các loại hóa đơn sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay

Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ

2. Xử lý hóa đơn ghi sai tổng số tiền thanh toán bằng số và bằng chữ

Hóa đơn ghi sai tổng số tiền thanh toán bằng số và bằng chữ sẽ được xử lý tương tự như cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng viết sai. 

Theo đó, căn cứ theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, xử lý hóa đơn trong trường hợp này như sau:

– Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua:

Người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

– Trường hợp lập hóa đơn đã giao cho người mua nhưng cả người bán và người mua chưa kê khai thuế:

Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai. Và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

– Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua và người bán và người mua kê khai thuế:

Người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến trong những năm gần đây. Người bán trước khi sử dụng hóa đơn điện tử phải đăng ký với cơ quan thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập theo quy định. Trong thực tế, có nhiều trường hợp hóa đơn điện tử được lập viết sai số tiền bằng chữ. Do đó cần công tác phát hiện, kịp thời xử lý để điều chỉnh, lập mới hóa đơn điện tử. Số tiền trên hóa đơn cũng phản ánh nghĩa vụ thuế, quyền lợi tương ứng của bên kinh doanh. Do đó, việc xử lý hóa đơn cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Căn cứ pháp lý:

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP Quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/7/2022.

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

Số tiền bằng chữ được phản ánh trong giá trị thực hiện hóa đơn. Có thể số tiền bằng số đang thể hiện đúng giá trị giao dịch, tuy nhiên về chất lượng chính xác của hóa đơn không được đảm bảo. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền bằng chữ trong các trường hợp như sau:

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/7/2022.

Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót.

Mục lục bài viết

1. Hóa đơn điện tử viết sai nhưng chưa gửi cho người mua:

Theo quy định tại khoản 1 của Điều 19 Nghị định này, chủ thể phát hiện là bên bán khi kiểm tra lại hóa đơn;

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán xử lý như sau:

Xem thêm: Các trường hợp bán hàng không cần lập hóa đơn

–> Dù là lỗi sai gì như: Sai địa chỉ, sai tên công ty, sai mã số thuế, sai tên hàng hóa,… và cả sai số tiền bằng chữ ghi trên hóa đơn điện tử. Như vậy, khi phát hiện số tiền bằng chữ không được phản ánh chính xác, phải thực hiện các bước sau:

Bước 1:

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Việc thông báo được tiến hành Thực hiện theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Và lập hóa đơn điện tử mới để gửi đến người mua. Việc thông báo giúp đảm bảo hiệu quả quản lý của cơ quan thuế về nội dung giá tiền. Đồng thời đó cũng là giá trị xác định nghĩa vụ thuế của bên bán.

Người bán ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Hóa đơn này được lập thay thế hóa đơn đã bị hủy. Phải đảm bảo khắc phục được các lỗi sai về số tiền ghi bằng chữ.

Bước 2:

Sau khi nhận được thông báo, Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Thể hiện sự tiếp nhận, xử lý đối với lỗi sai của hóa đơn cũ.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này. Thông báo này giúp bên bán xác định được nhu cầu đã được tiếp nhận và xử lý.

Xem thêm: Các đối tượng mua hoặc được cấp hoá đơn của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu. Để thực hiện các hoạt động quản lý, cũng như tài liệu liên quan đến công việc đã thực hiện.

2. Thuật ngữ tiếng Anh:

Hóa đơn điện tử viết sai số tiền bằng chữ tiếng Anh là E-invoices write the wrong amount in words.

3. Hóa đơn điện tử viết sai nhưng đã gửi cho người mua:

Theo quy định tại điểm b khoản 2 của Điều 19 Nghị định này. Tức là sau khi gửi hóa đơn cho người mua, người mua hoặc người bán mới phát hiện lỗi sai về số tiền ghi bằng chữ.

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về số tiền bằng chữ ghi trên hóa đơn thì đều cần xử lý theo quy định.

Áp dụng đối với Trường hợp sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

3.1. Cách thứ nhất: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót:

Bước 1. Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Cách này được lựa chọn xử lý trong Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót. Tức là các bên đã thỏa thuận trước về cách thức giải quyết nếu có sai sót xảy ra. Cho nên việc điều chỉnh lại hóa đơn, sửa thông tin đối với số tiền ghi bằng chữ được thực hiện trên hóa đơn điện tử đó.

Hóa đơn này không bị hủy để lập hóa đơn thay thế. Bên bán chỉ cần chỉnh sửa các thông tin cho đúng với giá tiền của giao dịch là được.

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Xem thêm: Những quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử

Dòng chữ này để xác định thông tin của hóa đơn được điều chỉnh. Nhằm đảm bảo cho mục đích đối chiếu, lưu trữ dữ liệu.

Trong các trường hợp:

+ Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh sau đó người bán gửi cho người mua.

+ Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh sau đó người bán gửi cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

3.2. Cách thứ hai: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót:

Tính chất thay thế được thực hiện sau khi hủy đi hóa đơn cũ có sai sót. Cần thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Được áp dụng cho tất cả các trường hợp trên thực tế có sai sót xảy ra đối với số tiền bằng chữ. Trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót và đã thực hiện giải quyết theo cách thứ nhất.

Theo cách này, các bên thỏa thuận bằng biên bản để ghi rõ sai sót trong hóa đơn: Đó là đối với số tiền bằng chữ được phản ánh sai. Sau khi đã có biên bản, người bán cần tiến hành tiếp bước 2.

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Từ đó mà việc thay thế được thực hiện.

Xem thêm: Gửi hóa đơn qua chuyển phát nhanh

Cũng thực hiện trong các trường hợp:

+ Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua.

+ Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này. Để đảm bảo thực hiện kịp thời việc xác nhận, tiếp nhận kết quả giải quyết của bên bán. Cũng như lưu trữ các hóa đơn cũ, hóa đơn được thay thế trong hoạt động quản lý của tổ chức.

Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

4. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót:

Theo quy định tại khoản 3 của Điều 19 Nghị định này.

Kể cả đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót. Trong trường hợp này, cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót.

Sau khi phát hiện có saui sót, cơ quan thuế phải thông báo bằng văn bản đối với người bán về sai sót. Trong trường hợp này, sai sót được thể hiện đối với số tiền bằng chữ ghi trên hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Khi công ty sáp nhập đang còn hàng tồn kho thì xuất hóa đơn như thế nào?

Thực hiện thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này. Thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB.

Bước 2. Trong thời hạn quy định, người bán thực hiện kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Việc giải quyết, trả lời thông báo phải được thực hiện trong khoảng thời gian cụ thể.

Sau đó thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về kết quả kiểm tra. Khi có kết quả kiểm tra, các bên thực hiện thủ tục giải quyết theo các trường hợp thực tế phát sinh. Có thể tiến hành điều chỉnh hoặc lập thay thế hóa đơn mới nếu thực sự xác nhận có sai sót.

Bước 3: Nếu cơ quan thuế không nhận được thông báo phản hồi từ người bán:

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Việc thông báo này thuộc về trách nhiệm, trình tự giải quyết của cơ quan thuế theo quy định pháp luật. Cũng như để chắc chắn người bán có thể nhận được thông báo, giải quyết vấn đề.

Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.