Quản lý hiệu quả công việc là gì
Show
Hiệu quả công việc của nhân viên là bài toán không dễ giải với nhà quản lý. Và thực tế, cũng không có một lời giải nào chung, phù hợp với mọi công ty, tổ chức. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu 6 nội dung quan trọng về hiệu quả công việc dưới đây. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp gợi mở thêm nhiều ý tưởng giúp gia tăng hiệu quả công việc cho công ty bạn. 1. Hiệu quả công việc là gì?Hiệu quả công việc là khả năng có thể thực hiện, hoàn thành đúng việc và tạo ra nhiều giá trị nhất so với mục tiêu đề ra ban đầu. Chỉ số đo lường hiệu quả được tính theo công thức:
Ví dụ như mục tiêu của bạn là thông điệp truyền thông của công ty trên mạng xã hội nhận được ít nhất 1000 lượt chia sẻ trên mạng xã hội sau 1 tuần đăng tải. Bạn có thể thực hiện công việc bằng nhiều cách khác nhau như: tạo clip viral, đầu tư tỉ mỉ nội dung thông tin, mời KOL Trường hợp kết quả đạt được so với mục tiêu được hoàn thành hoặc thậm chí là vượt mức mục tiêu đề ra có nghĩa là bạn đang có hiệu quả trong công việc tốt. Hiệu quả công việc thường dễ bị nhầm lẫn với các khái niệm khác như hiệu suất và năng suất công việc. Nếu hiệu quả công việc căn cứ theo kết quả đạt được so với mục tiêu thì:
Qua so sánh như trên, bạn có thể nhận thấy, muốn gia tăng được hiệu suất công việc, bạn có thể tuyển dụng nhân viên giỏi chuyên môn, có kinh nghiệm hơn. Muốn tăng được năng suất, bạn có thể nghĩ phương cách, tạo động lực để nhân viên làm việc chăm chỉ, tạo ra nhiều kết quả công việc, tối ưu nguồn lực, chi phí hơn. Còn muốn gia tăng hiệu quả trong công việc thì bạn cần hướng cho nhân viên của mình làm việc có mục tiêu, hành động sáng tạo và đạt được các kết quả then chốt. Phân biệt vai trò và ý nghĩa của hiệu quả và hiệu suất2. Tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả công việcNhân viên có hiệu quả công việc là nhân viên có khả năng hoàn thành đúng công việc được giao với kết quả đạt được tối ưu so với mục tiêu đề ra ban đầu. Hiệu quả công việc rất quan trọng với mọi doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích như:
Xem thêm: Ý nghĩa của hiệu quả công việc với sự thành công của doanh nghiệp Nâng cao hiệu quả làm việc giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng công việc tạo ra lợi thế cạnh tranh riêng3. Biểu hiện hiệu quả thấp/ cao trong công việcĐể đánh giá một nhân viên có hiệu quả công việc thấp hay cao, bạn có thể căn cứ theo một số biểu hiện dưới đây. 3.1. Nhân viên có hiệu quả công việc caoNhân viên có hiệu quả cao thường có các biểu hiện như:
3.2. Nhân viên có hiệu quả công việc thấpNhân viên có hiệu quả công việc thấp thường có các biểu hiện như:
4. Cách đánh giá hiệu quả trong công việcĐể đánh giá hiệu quả của nhân viên chính xác, khách quan, bạn nên lưu ý một số điểm dưới đây. 4.1. Kỹ năng đánh giá hiệu quả công việcĐánh giá hiệu quả công việc là công việc không hề dễ dàng và nhà quản lý cần có các kỹ năng, lưu ý như:
4.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả trong công việcCó 2 tiêu chí để giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Đó là mục tiêu và kết quả đạt được:
Khi đánh giá hiệu quả công việc, nhà quản lý có thể lấy mục tiêu là mẫu số còn kết quả đạt được là tử số để đo lường xem nhân viên có hoàn thành công việc, đạt được hiệu quả trong công việc hay không. Ví dụ như mục tiêu đề ra cho nhân viên của bạn là làm ra được tối thiểu 30 sản phẩm mỗi tháng. Trong thực tế, kết quả đạt được của nhân viên là 35 sản phẩm. Như vậy, ta có thể lấy 35 / 30 và có kết quả đánh giá nhân viên có hiệu quả làm việc vượt trội 1,16 lần so với mục tiêu công việc đề ra. 4.3. Phương pháp đánh giá hiệu quả công việcĐánh giá hiệu quả công việc chính xác sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ để tối ưu hóa nguồn lực. Bạn có thể tham khảo một số phương pháp đánh giá dưới đây: Phương pháp đánh giá hiệu quả bằng các chỉ số trọng yếu KPIs KPI (Key Performance Indicator) là một chỉ số đánh thực hiện công việc được sử dụng phổ biến, rộng rãi hiện nay tại nhiều doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng KPI để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên theo thời gian cụ thể, xác định. KPI có thể đem tới cho bạn nhiều ưu điểm như:
Tuy có nhiều ưu điểm nhưng KPI cũng tồn tại một số điểm hạn chế như:
Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO MBO (Management by Objectives) là phương pháp quản trị theo mục tiêu. Với MBO, công ty của bạn sẽ tiến hành quản trị thông qua việc xác định rõ ràng các mục tiêu được thiết lập trên sự thỏa thuận giữa nhân viên và nhà quản lý. MBO có thể giúp đem tới cho bạn nhiều lợi ích khi đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên như:
Vì phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO sẽ thực hiện định kỳ hàng năm do đó tính linh hoạt của phương pháp cũng bị hạn chế. Bạn sẽ chỉ có thể đánh giá hiệu quả công việc theo năm, cùng thời điểm với MBO. Phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC BSC (Balanced scorecard) hay còn gọi là thẻ điểm cân bằng. Đây là một hệ thống quản lý có thể giúp công ty của bạn xác định rõ được tầm nhìn, chiến lược và chuyển hóa thành hành động cụ thể. BSC xem xét một tổ chức từ 4 khía cạnh: học hỏi và phát triển; quy trình nội bộ; khách hàng và tài chính. Nhờ vậy, BSC có thể giúp đem lại cho bạn nhiều lợi ích khi đánh giá hiệu quả công việc nhân viên như:
BSC thường được thực hiện theo chu kỳ hàng năm và tập trung vào phong cách lãnh đạo từ trên xuống dưới. Do đó, khi bạn tiến hành đánh giá công việc dựa trên BSC cũng có thể sẽ gặp hạn chế ở tính linh hoạt hay làm giảm thiểu khả năng sáng tạo, chủ động của nhân viên. Phương pháp tự đánh giá Với phương pháp tự đánh giá, nhân viên của bạn sẽ được công ty cho phép tự trả lời, tự đánh giá về hiệu quả công việc của họ. Sau khi nhân viên tiến hành tự đánh giá, thông thường quản lý và nhân viên sẽ phải cùng ngồi lại thảo luận để chốt được kết quả đánh giá cụ thể, sát thực tế, thống nhất giữa 2 bên. Khi bạn tiến hành đánh giá hiệu quả công việc dựa trên phương pháp tự đánh giá, bạn có thể nhận được nhiều lợi ích như:
Tuy nhiên, vì phương pháp này cho phép nhân viên tự đánh giá nên nhân viên cũng thường có xu hướng nói giảm, nói tránh về các hạn chế, khuyết điểm của họ. Và nếu nhân viên có thành tích công việc, họ cũng sẽ có xu hướng nhấn mạnh, thậm chí là nói quá về thành tích. Do đó, kết quả đánh giá hiệu quả công việc dựa trên tự đánh giá có thể tương đối hạn chế tính chính xác, khách quan. Đánh giá 360 độ Áp dụng phương pháp đánh giá 360 độ, nhân viên của bạn sẽ được đánh giá hiệu quả công việc từ nhiều hướng khác nhau như từ quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, cấp dưới, các phòng ban và thậm chí là cả từ khách hàng, đối tác Phương pháp đánh giá 360 độ có thể giúp đem lại cho bạn nhiều lợi ích trong đánh giá hiệu quả công việc như:
Tuy nhiên, phương pháp này cũng tiềm ẩn một số nhược điểm như gặp hạn chế nếu năng lực, khả năng của người đưa ra đánh giá không đảm bảo; các mâu thuẫn nội bộ khiến việc đánh giá không còn khách quan, chính xác. Mặt khác, vì đánh giá đa chiều nên kết quả đánh giá thường khó tổng hợp, chuyển hóa thành dữ liệu, thông tin hữu ích dành cho nhà quản lý. Phương pháp đánh giá thang điểm cố định hành vi BARS BARS (Behaviorally Anchored Rating Scale) là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc căn cứ theo thang điểm cố định hành vi. Áp dụng phương pháp này, nhà quản lý sẽ lập bảng đánh giá các hành vi của nhân viên gắn với khung điểm để đánh giá. Hành vi của nhân viên tốt hay xấu sẽ được đánh giá điểm số tương ứng. BARS có thể đem tới cho bạn nhiều lợi ích trong đánh giá hiệu quả công việc như:
Vì có rất nhiều vị trí công việc trong công ty bạn, do đó nếu áp dụng BARS bạn sẽ phải đầu tư nhiều thời gian, nỗ lực để làm các bảng đánh giá hành vi cho từng vị trí công việc. Đây là nhược điểm của phương pháp này. Bạn đọc thêm về phương pháp và quy trình đánh giá hiệu quả công việc tại đây. 4.4. Quy trình đánh giá hiệu quả công việcQuy trình đánh giá hiệu quả công việc nhân viên có thể thực hiện theo 5 bước sau: Bước 1: Tạo bảng kế hoạch công việc cấp nhân viên Bản chất của hiệu quả công việc là kết quả đạt được / mục tiêu. Do đó ở bước đầu tiên, bạn cần tạo bảng kế hoạch công việc cấp nhân viên. Bảng kế hoạch chính là mục tiêu mà công ty kỳ vọng nhân viên sẽ nỗ lực đạt được. Bước 2: Xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên Đặc thù mỗi doanh nghiệp, mỗi tổ chức và ở mỗi giai đoạn phát triển khác nhau sẽ có tiêu chí đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của nhân viên khác nhau. Do đó bạn cần xây dựng tiêu chí đánh giá ngay từ đầu. Tiêu chí đề ra cần đảm bảo rõ ràng, khách quan, phù hợp để trong quá trình thực hiện tránh được những vướng mắc, nhầm lẫn. Bước 3: Đặt ra phương pháp đánh giá hiệu quả công việc cấp nhân viên Mỗi phương pháp đánh giá đều có những ưu và nhược điểm riêng. Bạn nên cân nhắc yếu tố đặc thù của doanh nghiệp mình để lựa chọn được phương pháp đánh giá phù hợp nhất. Sẽ không có phương pháp đánh giá tốt nhất cho mọi tổ chức mà thực tế, phương pháp phù hợp nhất mới là phương pháp tối ưu dành cho riêng doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có thể kết hợp các phương pháp đánh giá khác nhau để tận dụng được những ưu điểm của phương pháp. Ví dụ như bạn có thể để nhân viên tự đánh giá hiệu quả công việc của họ. Sau đó, quản lý và nhân viên sẽ cùng tiến hành thảo luận và đánh giá thông qua thang điểm cố định hành vi BARS để thống nhất 1 kết quả đánh giá chính xác, sát thực tế nhất. Bước 4: Tổ chức hoạt động đánh giá hiệu quả công việc cấp nhân viên Tiếp theo, khi đã xác định được phương pháp đánh giá phù hợp, bạn hãy tiến hành tổ chức hoạt động đánh giá. Khi tổ chức đánh giá, bạn nên lưu ý thực hiện truyền thông nội bộ trước, trong và sau khi đánh giá để nhân viên hiểu rõ, đầy đủ, chính xác về hoạt động đánh giá của công ty. Bước 5: Tổng hợp kết quả, định hướng phát triển Kết quả đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên cần được tổng hợp lại thành những thông tin hữu ích, thống nhất và tập trung để nhà quản lý, Ban lãnh đạo công ty có thể dễ dàng tiếp cận. Bạn có thể có rất nhiều dữ liệu khác nhau từ quá trình tổ chức đánh giá nhưng bạn sẽ bắt buộc cần chuyển hóa, tổng hợp các dữ liệu, kết quả đó thành thông tin hữu ích. Bởi chỉ khi dữ liệu được tổng hợp lại thành thông tin có giá trị định hướng thì bạn mới có căn cứ để hoạch định phương hướng phát triển, cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên. Khi đã có kết quả đánh giá hiệu quả công việc, bạn nên tiến hành khen thưởng, động viên kịp thời những nhân viên đạt hiệu quả công việc tốt. Điều đó sẽ giúp nhân viên có thêm động lực tiếp tục cải thiện hiệu quả công việc. 4.5. Mẫu bảng đánh giá hiệu quả công việcBạn có thể tham khảo một số mẫu bảng đánh giá hiệu quả công việc dưới đây. Mẫu bảng đánh giá Bộ phận Back Office (BO), Chăm sóc khách hàng Công ty:Đơn vị: Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Độc lập Tự do Hạnh phúc ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN Thời gian: Họ và tên:Chức danh công việc Đơn vị / Bộ phận:Nhóm chức danh: STT Nội dung Trọng số (%) Tần suất (ngày/ tuần/ tháng) Chỉ số đo lường Thực hiện (%) Thực hiện Kết quả(TS*TH) Thước đo KPI Hiện tại Chỉ tiêu 1 2 3 4 5 6 7 (8)=(7)/(6) =(8)x(2) A Đánh giá theo KPI (theo phòng ban) 70% I Số khách hàng 1 Số lượng cuộc gọi thực hiện hàng tháng 2 Số lượng hợp đồng chốt được hàng tháng 3 Tỷ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng II Giá trị hợp đồng trung bình III Mức độ hài lòngcủa khách hàng IV Thời gian trung bình trả lời khách hàng B Năng lực đóng góp, Y% 30% Tự đánh giá Quản lý đánh giá Quản lý đánh giá xTS I Kiến thức Hiểu về hoạt động kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh Công cụ tin học văn phòng, phần mềm CRM II Kỹ năng X Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng đàm phán và thuyết phục Kỹ năng xử lý tình huống và ra quyết định Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian Kỹ năng quản trị mối quan hệ III Hành vi X Bảo mật kinh doanh Thái độ đặt khách hàng là trung tâm TỔNG CỘNG:(X+Y) = (x1+x2) + (y1+y2+y3) 100 xxx (điểm tổng kết) Duyệt(Ký, ghi rõ họ tên) Ngày / tháng / năm Quản lý(Ký, ghi rõ họ tên) Ngày / tháng / năm Người lao động(Ký, ghi rõ họ tên) Ngày / tháng / năm Mẫu bảng đánh giá Bộ phận Kinh doanh Công ty:Đơn vị: Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Độc lập Tự do Hạnh phúc ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN Thời gian: Chức danh công việc Đơn vị / Bộ phận:Nhóm chức danh: STT Nội dung Trọng số (%) Tần suất (ngày/ tuần/ tháng) Chỉ số đo lường Thực hiện (%) Thực hiện Kết quả(TS*TH) Thước đo KPI Hiện tại Chỉ tiêu 1 2 3 4 5 6 7 (8)=(7)/(6) =(8)x(2) A Đánh giá theo KPI (theo phòng ban) 70% I Số khách hàng 1 Số lượng cuộc gọi thực hiện hàng tháng 2 Số lượng hợp đồng chốt được hàng tháng 3 Tỷ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng II Giá trị hợp đồng trung bình III Mức độ hài lòngcủa khách hàng IV Thời gian trung bình trả lời khách hàng B Năng lực đóng góp, Y% 30% Tự đánh giá Quản lý đánh giá Quản lý đánh giá xTS I Kiến thức Hiểu về hoạt động kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh Công cụ tin học văn phòng, phần mềm CRM II Kỹ năng X Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng đàm phán và thuyết phục Kỹ năng xử lý tình huống và ra quyết định Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian Kỹ năng quản trị mối quan hệ III Hành vi X Bảo mật kinh doanh Thái độ đặt khách hàng là trung tâm TỔNG CỘNG:(X+Y) = (x1+x2) + (y1+y2+y3) 100 xxx (điểm tổng kết) Duyệt(Ký, ghi rõ họ tên) Ngày / tháng / năm Quản lý(Ký, ghi rõ họ tên) Ngày / tháng / năm Người lao động(Ký, ghi rõ họ tên) Ngày / tháng / năm Xem thêm: Mẫu bảng đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên mới nhất 5. Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việcHiệu quả công việc của nhân viên có thể sẽ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau như:
Xem thêm: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà bạn cần khắc phục Xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng trong công việc là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp nhân viên làm việc hiệu quả6. Làm sao để nâng cao hiệu quả trong công việc?Sau khi tìm hiểu hiệu quả trong công việc là gì, tầm quan trọng, biểu hiện, cách đánh giá, các yếu tố ảnh hưởng thì vấn đề cốt lõi mà mọi nhà quản lý cần quan tâm là làm cách nào để cải thiện, nâng cao hiệu quả trong công việc của nhân viên. Bạn có thể tham khảo một số cách sau: 6.1. Cách cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên
Để có được kỹ năng cần thiết giúp việc đánh giá công việc hiệu quả và thúc đẩy hiệu suất của nhân viên đòi hỏi người quản lý cần nỗ lực học tập để nâng cao kỹ năng quản lý của mình. Để rút ngắn thời gian bạn hãy tham gia Khóa học Kỹ năng cho nhà Quản lý Phương pháp Quản lý hiệu suất liên tục của VNOKRs. 6.2. Thưởng hiệu quả công việc như thế nào để tăng hiệu quả làm việc của nhân viên?
6.3. Sử dụng mô hình quản trị phù hợp để nâng cao hiệu quả công việcÁp dụng mô hình quản trị phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đạt được nhiều lợi ích như:
Có nhiều phương pháp quản trị doanh nghiệp khác nhau. Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng. Bạn có thể tham khảo sử dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. OKRs là phương pháp quản trị có thể giúp nhân viên tập trung cao độ hoàn thành mục tiêu nhờ việc chỉ rõ và thống nhất với nhân viên về mục tiêu và các kết quả chính cần đạt được. Về tổng thê, OKRs có thể đem tới cho bức tranh doanh nghiệp của bạn 4 lợi ích cốt lõi:
Xem thêm: OKRs là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKRs * Nếu bạn đang quan tâm và có nhu cầu tìm hiểu, ứng dụng OKRs. Hãy liên hệ với chúng tôi, đội ngũ chuyên gia của VNOKRs sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức bài bản về OKRs theo đúng chuẩn quốc tế, mang đến cho các bạn những dịch vụ tốt nhất. VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ các bạn trong quá trình triển khai và áp dụng OKRs. CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital
|