Phương pháp kê khai thường xuyên phương pháp kế toán hàng tồn kho, ghi lại việc bán hoặc mua hàng tồn kho thường xuyên liên tục, bằng phần mềm hệ thống quản lí tài sản doanh nghiệp. Một sô hạch toán phương pháp kê khai thường xuyên như: TK52, Tk55, TK632, TK621, Tk133, TK154,…
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tự, hàng hóa đã xuất.
Vậy để rõ hơn về hai phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ xem chúng giống và khác nhau như thế nào? Hãy cùng Kế toán Đại Tín tìm hiểu rõ về hai phương pháp này nhé!
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm.
Do đó có thể thấy, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho, là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho. Nếu biết quản trị hàng tồn kho nếu được thực hiện đúng cách, có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.
Phương pháp kê khai thường xuyên là gì?
Phương pháp kê khai thường xuyên [Perpetual Inventory] là phương pháp kế toán hàng tồn kho, ghi lại việc bán hoặc mua hàng tồn kho thường xuyên liên tục, bằng phần mềm hệ thống quản lí tài sản doanh nghiệp.
Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho cung cấp một cái nhìn chi tiết về những thay đổi trong hàng tồn kho với báo cáo ngay lập tức về số lượng hàng tồn kho trong kho, và phản ánh chính xác mức độ hàng hóa trong tay.
Trong hệ thống kê khai này, một công ty không lưu giữ hồ sơ tồn kho chi tiết của sản phẩm, thay vào đó, thì ghi lại việc mua hàng như một khoản ghi nợ vào cơ sở dữ liệu hàng tồn kho.
Kết quả là, giá vốn hàng bán bao gồm các yếu tố như chi phí nhân công và vật liệu trực tiếp và chi phí chung của nhà máy.
Phương pháp kê khai thường xuyên được phân biệt với phương pháp kiểm kê định kì – là phương pháp mà một công ty duy trì hồ sơ về hàng tồn kho của mình bằng cách đếm thủ công theo một lịch trình.
Hạch toán phương pháp kê khai thường xuyên
Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
– TK 152- nguyên liệu, nguyên vật liệu: theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng giảm qua kho doanh nghiệp.
– TK 151- Hàng mua đi đường: dùng theo dõi giá trị NVL mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua nhưng chưa về nhập kho.
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 113, 112, 111, 331…
Trình tự hạch toán: kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên.
* Phương pháp kế toán nhập, xuất NVL
+ Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu
– Khi mua nguyên vật liệu, nguyên vật liệu về có chứng từ kèm theo:
Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK 111,112.331…
– Nguyên vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo: vẫn làm thủ tục nhập kho nguyên vật liệu về hiện vật nhưng chưa ghi sổ kế toán ngay mà đợi đến cuối tháng nếu hóa đơn về thì ghi sổ giống trường hợp trên. Nếu cuối tháng chứng từ vẫn chưa về thì ghi sổ theo tỷ giá tạm tính. Sang tháng sau nếu chứng từ về, so sánh giá thực tế với giá tạm tính để ghi sổ.
– Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng. Nếu trong tháng hàng về nhập kho, kế toán ghi sổ giống trường hợp cả hàng và hoá đơn cùng về. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 151
Nợ TK 133
Có TK 111,112,331
Sang đầu tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 151
– Trường hợp DN mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 111,112,331
Có TK 515
– Trường hợp hàng thừa hoặc thiếu so với hoá đơn:
+ Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn:
Nếu nhập kho toàn bộ [kể cả hàng thừa]
Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có Tk 111, 112, 331
Có TK 338[1]
Khi xử lý giá trị hàng thừa
Nợ TK 338[1]
Có Tk 642
Có TK 711
Có TK 331
Có TK 152
+ Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn:
Nợ TK 152
Nợ TK 138[1]
Nợ TK 133
Có TK 331,111,112
Khi xử lý giá trị hàng thừa:
Nợ TK 642
Nợ TK 1388,334
Nợ TK 415,821,411
Có TK 1381
Phương pháp này được sử dụng phổ biến vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Tại bất kì thời điểm nào cũng có thể xác định được lượng nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu. Tuy nhiên phương pháp này không nên áp dụng đối với những doanh nghiệp có giá trị đơn vị hàng tồn kho nhỏ, thường xuyên xuất dùng, xuất bán.
Hãy để Kế toán Đại Tín thực hiện kế toán thuế, báo cáo thuế thay bạn với dịch vụ kế toán trọn gói và uy tín của chúng tôi. Bạn sẽ không cần phải lo lắng về các phương pháp xử lí hàng tồn kho nữa.
Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị giá vật tự, hàng hóa đã xuất
Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Tổng giá vật tư mua vào trong kỳ – Trị giá vật tư tồn cuối kỳ
Hạch toán của phương pháp kiểm kê định kỳ
| Đầu kỳ, kết chuyển giá trị vật tự tồn đầu kỳ | Nợ TK 611
Có TK 152 Có TK 151 |
| Trong kỳ, phản ánh giá trị vật tư tăng | Nợ TK 611
Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 … Có TK 411, 128, 222 Có TK 711 |
| Được chiết khấu thương mai giảm giá | Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 133 Có TK 611 |
| Được hưởng chiết khấu thanh toán | Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 515 |
| Xác định được giá trị tồn cuối kỳ và kết chuyển | Nợ TK 151, 152
Có TK 611 |
| Sau khi có đủ các hạch toán trên, tính ra được giá trị vật việt liệu dùng trong kỳ | Nợ TK 621, 627, 641, 642
Nợ TK 128, 222 Có TK 611 |
So sánh hai phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ
| Kê Khai Thường Xuyên | Kiểm Kê Định Kỳ | |
| Nội dung | -Theo dõi thường xuyên
-Phản ánh được tình hình nhập/xuất/tồn của hàng -Gía trị hàng hóa có thể tính bất kỳ thời điểm |
-Không theo dõi, phản ánh thường xuyên
-Gía trị hàng cuối kỳ mới tính được |
| Uư điểm | -Xác định, đánh giá về số lượng và giá trị vào từng thời điểm
-Nắm bắt, quản lý hàng tồn liên tục, điều chỉnh kịp thời tình hình hoạt động trong sản xuất của doanh nghiệp -Giam tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý [giữa thủ kho và kế toán |
-Giarm khối lượng ghi chép cho người làm công tác kế toán |
| Nhược điểm | -Tăng khối lượng ghi chép hằng ngày | -Dồn vào cuối kỳ
-Kiểm tra không thường xuyên được tình hình nhập/xuất/tồn của hàng hóa -Khó phát hiện sai sót khi kiêm kê hàng thực tế không trùng với sổ kế toán |
Dựa vào những thông tin chi tiết và ưu, nhược điểm của mỗi phương pháp hạch toán tồn kho, Kế toán Đại Tín giúp các Doanh nghiệp có thể phân tích sự ảnh hưởng của mỗi phương pháp đến tổ chức công tác kế toán của Doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn phương pháp hạch toán thích hợp, mang lại hiệu quả trong công việc.
Cuối cùng, phương pháp kê khai thường xuyên có những điểm hay và sẽ phát huy tốt nếu dùng đúng trường hợp. Chúc bạn thành công!
> Công tác phí và quy định về công tác phí
> Chứng từ kế toán là gì và các loại chứng từ kế toán
> Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính theo thông tư 200 chuẩn nhất
Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho là gì? Đặc điểm của phương pháp? Ví dụ?
Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động được thực hiện ổn định trong doanh nghiệp. Trong đó, kiểm kê thường xuyên là một phương pháp được nhiều doan nghiệp lựa chọn. Trên thực tế, phương pháp này có một số ưu, nhược điểm nhất định. Hàng tồn kho chiếm một số lượng lớn trong công ty. Là phần chưa được thu lại giá trị sản xuất và tạo ra thặng dư. Do đó, hoạt động kiểm kê giúp doanh nghiệp đưa phương hướng hoạt động phù hợp.
Luật sư tư vấn pháp luật miễn phí qua điện thoại 24/7: 1900.6568
Căn cứ pháp lý:
– Luật kế toán năm 2015.
– Chuẩn mực kế toán Việt Nam – VAS 02 hàng tồn kho.
1. Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho là gì?
1.1. Khái niệm:
Phương pháp kiểm kê thường xuyên trong tiếng Anh là Perpetual Inventory.
Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho là một phương pháp kế toán hàng tồn kho được sử dụng trong kế toán doanh nghiệp. Mục đích kiểm kê nhằm ghi lại việc bán hoặc mua hàng tồn kho với tân suất thường xuyên liên tục. Kiểm kê được sử dụng bằng phần mềm hệ thống quản lí tài sản doanh nghiệp. Phương pháp kiểm kê thường xuyên sẽ thiết lập một hệ thống kiểm soát sự thay đổi về mức tồn kho khi hàng tồn kho giảm và chi phí bán hàng tăng.
Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp này giúp theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống các thông tin về hàng hóa. Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho. Giá trị hàng xuất có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ phụ thuộc vào nhu cầu thống kê của doanh nghiệp. Hoặc ngay khi có yêu cầu báo cáo từ ban lãnh đạo. Do vậy các hoạt động kiểm kê được diễn ra không theo kế hoạch cụ thể được đặt ra từ trước. Công việc kế toán yêu cầu thường xuyên thu thập báo cáo về hàng nhập, hàng xuất và các hóa đơn liên quan.
1.2. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ kế toán được xác định bằng công thức:
Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.
Các thay đổi về giá trị hàng tồn kho được cập nhật liên tục trong kỳ kế toán. Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho cung cấp chi tiết những thay đổi trong hàng tồn kho. Với tính chất được thực hiện là các báo cáo ngay lập tức về số lượng hàng tồn trong kho. Và cũng phản ánh chính xác mức độ hàng hóa trong doanh nghiệp. Các biến động được kế toán viên ghi nhận liên tục khi có những thay đổi diễn ra.
Trong hoạt động kế toán, xác định các đại lượng xuất và nhập kho giúp kế toán được lượng thực tế còn lại cuối kỳ kế toán. Các giá trị này phản ánh mức độ hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp một cách thường xuyên. Các điều chỉnh cũng từ đó mà kịp thời và hiệu quả hơn.
Xem thêm: Phân biệt giữa chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển
Áp dụng đối với các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu. Ví dụ như các doanh nghiệp xây lắp hoặc các doanh nghiệp công nghiệp. Những doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng, thiết bị có giá trị cao như máy móc, hàng chất lượng và kỹ thuật cao. Do giá tri của các doanh nghiệp này liên tục thay đổi, nên cần nắm bắt tình hình tài chính ở mọi thời điểm. Đặc biệt là sau mỗi giao dịch được thực hiện.
Chứng từ sử dụng là tài liệu cho kiểm kê bao gồm:
– Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
– Biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho.
1.3. Các ưu điểm, nhược điểm của phương pháp kiểm kê thường xuyên:
Phương pháp này có nhiều ưu điểm đối với hoạt động của các doanh nghiệp lớn. Nhờ vào tính thường xuyên mà có thể xác định như sau:
Ưu điểm
– Có thể xác định được giá trị hàng tồn kho vào bất cứ thời điểm nào. Bởi vì thông tin sẽ được cập nhật một cách liên tục, thường xuyên. Các thông tin được cập nhật liên tục nên hạn chế được tối đa các sai sót trong quản lý và kê khai hàng tồn kho.
– Báo cáo hàng tồn kho được truy cập trực tuyến và liên tục cập nhật trong hệ thống cơ sở dữ liệu của công ty. Việc theo dõi, quản lý, đánh giá hoạt động nhanh chóng, hiệu quả. Giúp doanh nghiệp nắm được tình hình hiện tại và có những bước đi đúng đắn.
– Phục vụ cho các doanh nghiệp luôn quan tâm đến sự biến động của giá trị hàng hóa. Trong hoạt động phải thường xuyên đếm và kiểm kê hàng tồn kho. Bao gồm các doanh nghiệp bán các mặt hàng giá trị lớn, chẳng hạn như đại lí xe hơi và cửa hàng trang sức,… Đặt ra hệ thống kiểm kê thường xuyên, chuyên nghiệp là nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp.
Xem thêm: Điều kiện, nội dung, quy trình áp dụng mua sắm thường xuyên trong đấu thầu
Nhược điểm
Vì chất thường xuyên của hoạt động nên phải ghi chép thông tin liên tục. Các phiếu xuất và nhập kho phải được thống kê đầy đủ. Hoạt động phải tiến hành nhanh chóng nhằm phục vụ công tác cung cấp thông tin mới nhất. Điều nay có thể tạo nên áp lực cho kế toán viên. Áp lực khi tính chất công việc diễn ra liên tục, làm việc với cường độ nhanh chóng.
2. Đặc điểm của phương pháp:
– Phương pháp kê khai thường xuyên có tính linh hoạt cao.
Giúp bộ phận kho và các bộ phận liên quan có thể kiểm soát, đánh giá về số lượng và giá trị hàng tồn kho trong mọi thời điểm, và trong cả trường hợp đột xuất. Tính linh hoạt được xác định bởi sự nhanh chóng đưa ra các hoạt động phù hợp. Luôn thay đổi để tìm các hướng hoạt động phù hợp, điều chỉnh kịp thời.
Việc theo dõi chặt chẽ sẽ giúp điều chỉnh, đưa ra các kế hoạch chiến lược mới nhanh chóng, hiệu quả và kịp thời với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt phù hợp trong các doanh nghiệp sử dụng vốn xoay vòng. Các giá trị cuối kỳ giúp doanh nghiệp xác định được giá trị tạo ra, Từ đó có hoạt động sử dụng vốn hiệu quả trong tương lai.
Giảm thiểu các sai sót trong quá trình ghi chép và quản lý. Công tác lưu trữ không gặp trở ngại do các giấy tờ liên quan được đem ra xem xét, đánh giá ngay sau khi hoạt động xuất, nhập kho diễn ra.
– Phương pháp kê khai này phù hợp với các đơn vị có giá trị hàng tồn kho lớn.
Sử dụng thường xuyên như nguyên vật liệu, vật tư; máy móc, thiết bị hàng kỹ thuật công nghệ chất lượng cao,… Hoạt động của doanh nghiệp tạo ra các giá trị lớn trong khoảng thời gian ngắn. Hoặc khi doanh nghiệp vừa thực hiện được giao dịch có giá trị lớn. Khi đó, giá trị chênh lệch tạo ra cuối kỳ so với đầu kỳ khiến doanh nghiệp quan tâm.
Hoạt động được thực hiện bằng các công cụ hỗ trợ phân tích, đánh giá. Thông qua các số liệu được cung cấp, Các phân tích, đánh giá được hình thành với các căn cứ xác định. Từ đó giúp doanh nghiệp so sánh giữa các kỳ kế toán với nhau. Ngoại trừ các trường hợp cần điều chỉnh số lượng hàng tồn kho do mất mát, vỡ hoặc trộm cắp phải cần đến kiểm kê của kế toán viên.
– Phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho mang đến những vượt trội nhất định so với phương pháp kiểm kê định kì.
Bởi phương pháp kiểm kê thường xuyên theo dõi ngay lập tức mức bán hàng và hàng tồn kho cho các mặt hàng riêng lẻ. Giúp đảm bảo hàng tồn kho luôn có sẵn để bán. Các hoạt động được thực hiện thường xuyên giúp phản ánh những giai đoạn gần nhất của doanh nghiệp. Do đó mà các điều chỉnh cũng kịp thời và hiệu quả hơn.
Xem thêm: Thời gian nâng bậc lương thường xuyên của công chức, viên chức và người lao động
3. Ví dụ:
Giá vốn hàng bán là một tài khoản trong bản báo cáo thu nhập cơ bản. Thể hiện giá trị hàng xuất kho trong kỳ. Với một công ty sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên sẽ biết được chính xác giá vốn hàng bán nhanh chóng, kịp thời.
Tình huống
Giả sử một công ty thực hiện hoạt động kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho trong thời gian hai tuần hoạt động đầu quý 1. Trong thời gian này, công ty có các thực hiện liên quan đến nhập các lô hàng mới vào kho. Đồng thời cũng có hoạt động xuất các lô hàng ra khỏi kho.
– Giá trị hàng tồn kho đầu kì [chính là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trước] là 500.000 USD.
– Trong quá trình hoạt động, công ty nhiều lần thực hiện các hoạt động nhập kho trong kỳ. Tới cuối kỳ, thông qua các phiếu nhập kho xác định được công ty đã mua 250.000 USD giá trị hàng. Đây được xác định là tổng giá trị hàng nhập kho trong kỳ.
– Với các đợt xuất kho trong kỳ, thông qua phiếu xuất kho và các báo cáo xác định được công ty đã xuất 300.000 USD giá trị hàng. Đây được xem là tổng trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.
Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ cũng chính là giá trị hàng tồn kho đầu kì cho quý tiếp theo.
Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.
Như vậy dựa trên công thức đưa ra, có thể xác định được giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là:
$500.000 + $250.000 – $300.000 = $450.000
Giá trị này phản ánh lượng hàng tồn kho cuối kỳ đã giảm. Tức là doanh nghiệp có lượng bán ra nhiều, từ đó mà thực hiện các chiến lược kinh doanh phù hợp.
Xem thêm: Thẩm quyền thẩm định dự toán mua sắm thường xuyên
Giá trị thu được cũng chính là giá trị hàng tồn kho đầu kỳ cho các kỳ kế toán tiếp theo. Như vậy các kỳ kế toán luôn có liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau. Nếu kỳ trước hoạt động hiệu quả sẽ giúp kỳ sau có được lượng giá trị ban đầu lớn. Nhờ đó mà các hoạt động tạo lợi nhuận được diễn ra với tính đa dạng và quy mô hơn.
Như vậy thông qua kiểm kê, doanh nghiệp hoàn toàn xác định được giá trị chung cho các hoạt động được thực hiện trong kỳ. Với tính chất của hoạt động kiểm kê thường xuyên, các giá trị này luôn phản ánh tình hình tài chính kịp thời nhất.