JD là gì? Các bước xây dựng JD ? Lợi ích của JD cho doanh nghiệp lẫn nhân viên?
JD là gì?
JD là từ viết tắt của Job Description – bản mô tả công việc; đưa ra các chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn, quyền hạn,… mà nhà tuyển dụng xây dựng dành cho ứng viên theo vị trí công việc hiện tại đang tuyển dụng ở doanh nghiệp. Thông thường, JD được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, giúp ứng viên hiểu ngay việc cần làm để so sánh với năng lực bản thân xem có phù hợp hay không.
Các bước xây dựng bản mô tả công việc [ job description – JD]
Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn.
Bước 1. Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?
– Công việc đó nhằm đạt được cái gì? [Nhiệm vụ]
– Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? [Trách nhiệm]
– Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? [Kiểm tra]
Bước 2. Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.
Bước 3. Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc. Bản mô tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc.
Bước 4. Phê chuẩn bản mô tả công việc: Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc. Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.
Những mục cần có ở một bản mô tả công việc đầy đủ
– Chức danh công việc
– Địa điểm làm việc
– Mục tiêu
– Nhiệm vụ
– Yêu cầu kinh nghiệm
– Mô tả công ty
– Lợi ích
– Mức lương
– Giờ làm việc
– Thông tin, giấy tờ cần thiết
Tham khảo ở bài viết: Bảng mô tả công việc chuẩn: Cần nội dung gì và tại sao?
Lợi ích của bản mô tả công việc [ job description – JD]
Khi đề cập đến bản mô tả công việc [job description – JD], mọi người thường cho rằng chức năng chính của nó là làm rõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào đó trong tổ chức, đáp ứng các mục tiêu nào đó trong công tác tuyển dụng nhân sự.
Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệ thống hóa các JD sẽ thấy JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức, và vai trò của JD không chỉ dừng lại ở đó mà nó còn có ý nghĩa trong việc quản trị tổ chức.
Đối với nhân viên:
– Có cái nhìn rõ nét nhất về công việc phải làm, vị trí và tầm quan trọng của nó.
– Nắm rõ yêu cầu của doanh nghiệp về kết quả công việc
– Biết mức đãi ngộ được hưởng tương ứng với kết quả công việc
– Có mục tiêu rõ ràng để phấn đấu, cố gắng đạt được
– Có cảm giác được đảm bảo hơn khi công việc được văn bản hóa trên giấy tờ
Đối với doanh nghiệp:
– Khẳng định tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp
– Hình dung rõ nét về nhân viên phù hợp với công việc đó
– Căn cứ đánh giá các ứng viên tham gia ứng tuyển
– Cơ sở giải quyết tranh chấp giữa các nhân viên
– Đánh giá kết quả công việc của nhân viên bằng các con số định lượng
– Hỗ trợ xây dựng hệ thống lương, thưởng cho phù hợp với công việc của nhân viên.
Xem thêm: Bảng mô tả công việc chuẩn: Cần nội dung gì và tại sao?
JD là từ viết tắt của Job Decription, có nghĩa là bản mô tả công việc, hay bản mô tả công việc bản tóm tắt các nội dung chi tiết về công việc cần tuyển dụng tại công ty chẳng hạn như vị trí công việc, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, yêu cầu công việc.
JD là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành tuyển dụng. Nếu trong quá trình tìm kiếm việc làm, JD là vấn đề được quan tâm hàng đầu để một ứng viên quyết định có ứng tuyển hay không. Vậy JD là gì, JD bao gồm những nội dung gì, JD có ý nghĩa như thế nào trong tuyển dụng. Để giải đáp các thắc mắc đó, mời quý bạn đọc theo dõi bài viết JD là gì? của Luật Hoàng Phi.
JD là từ viết tắt của Job Decription, có nghĩa là bản mô tả công việc, hay bản mô tả công việc bản tóm tắt các nội dung chi tiết về công việc cần tuyển dụng tại công ty chẳng hạn như vị trí công việc, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, yêu cầu công việc.
Để ứng viên có thể hình dung được công việc ứng tuyển, JD cần được viết đơn giản, ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu. Căn cứ vào JD, ứng viên có thể cân nhắc năng lực bản thân có phù hợp và đáp ứng được yêu cầu công việc hay không để ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng đó.
Để hiểu rõ hơn JD là gì, mời quý bạn đọc theo dõi phần tiếp theo của bài viết.
Nội dung cơ bản của JD
JD được xây dựng trên cơ sở yêu cầu công việc phù hợp với ngành nghề tuyển dụng. Do vậy cấu trúc của mối bản JD lại khác nhau. Tuy nhiên, thông thường JD bao gồm các nội dung sau:
– Thông tin đơn vị tuyển dụng
Đây là thông tin đặc biệt quan trọng. Nếu thông tin này được cung cấp đầy đủ, chính xác sẽ tạo sự tin tưởng cho các ứng viên. Bên cạnh đó, nó còn giúp người ứng tuyển có cơ sở để tìm hiểu các thông tin khác về doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động,…
– Thông tin về vị trí tuyển dụng
Vị trí tuyển dụng là nội dung được ứng viên quan tâm. Phần này sẽ cung cấp cho ứng viên các thông tin về vai trò của mình trong công ty nếu được tuyển dụng. Thông tin này giúp người ứng tuyển lựa chọn được công việc phù hợp với nguyên vọng và kế hoạch phát triển bản thân.
– Mô tả chi tiết công việc
Phần thông tin này giúp ứng viên hình dung rõ về công việc cần làm để sem xét năng lực của mình có phù hợp không. Xem xét kỹ thông tin này không chỉ giúp ứng viên tìm kiếm được công việc phù hợp mà còn tăng khá năng trúng tuyển của ứng viên.
– Quyền lợi
Phần này giới thiệu cho ứng viên các chính sách đãi ngộ như lương, phụ cấp, bảo hiểm, thưởng, chế độ nghỉ, du lịch hàng năm,…
– Thời gian ứng tuyển và hồ sơ ứng tuyển
Việc giới hạn thời gian ứng tuyển góp phần giúp cho nhà tuyển dụng nhận được số lượng hồ sơ ứng tuyển lớn trong thời gian ngắn, đáp ứng kịp thời nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Bên cạnh đó, JD cũng cần nêu rõ các loại giấy tờ mà ứng viên cần cung cấp. Từ hồ sơ ứng tuyển đầy đủ, nhà tuyển dụng dễ dàng có được các thông tin quan trọng để lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.
Ý nghĩa của JD
Thông qua bản mô tả công việc, ứng viên hiểu rõ về công việc, bao gồm vị trí công việc, yêu cầu công việc, chế độ đãi ngộ,… Đó là các thông tin quan trọng cho ứng viên quyết định ứng tuyển và lựa chọn được công việc phù hợp với năng lực và nguyện vọng.
Một bản JD chi tiết, khoa học không chỉ giúp cho quá trình tuyển dụng thuận lợi, nhanh chóng mà còn có ý nghĩa quan trọng trong quản trị nhân sự.
– JD giúp người quan trị xem xét việc sắp xếp các vị trí công việc có phù hợp và hiệu quả không. Trên cơ sở đó bố trí nhân sự giao cho hợp lý nhất.
– JD là một bản tổng quan thể hiện đầy đủ các nội dung liên quan đến vị trí công việc từ yêu cầu công việc đến chế độ đãi ngộ, lương, thưởng. Từ đó, tìm thấy các lỗ hổng trong quản trị nhân sự để thiết lập chính sách nhân sự hiệu quả.
Như vậy, JD có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác tuyển dụng. Để hoạt động quản trị nhân sự đạt được hiệu quả cao và nhanh chóng, người tuyển dụng cần hiểu rõ JD là gì và đảm bảo các nội dung quan trọng.
Nếu quý bạn đọc còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc muốn biết thêm thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ Tổng đài 1900 6557 của công ty Luật Hoàng Phi.