Hướng dẫn chạy tiến độ excel tự động năm 2024
Show
Bảng tiến độ file Excel chi tiết, có hệ thống rõ ràng sẽ giúp người quản lý giám sát và hoàn thành dự án đúng tiến độ. Với sự chuyển đổi số trong quy trình quản lý, nhiều doanh nghiệp đã biết đến phần mềm quản lý dự án và áp dụng chúng vào thực tiễn vô cùng thành công. Cùng CoDX tìm hiểu rõ hơn về bảng tiến độ thi công và giải pháp giúp nhà quản lý cải thiện quy trình quản lý hiệu quả, nâng cao chất lượng dự án. Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện Bảng tiến độ thi công là văn bản hoặc sơ đồ thể hiện tiến trình thực hiện các hạng mục xây dựng trong một dự án thi công. Nó gồm có yêu cầu và thời gian cần thiết để thực hiện các hạng mục đó. Bản tiến độ thi công được xem là một vật bắt buộc phải có trong bất kỳ dự án xây dựng nào. Vì đây chính là căn cứ để người quản lý theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng công trình. Đặc biệt hơn hết, bảng tiến độ còn được ngầm hiểu là văn bản mang giá trị pháp lý giữa nhà thầu và chủ đầu tư, giữa nhà thầu chính và nhà thầu phụ. Một file excel tiến độ thi công cần cam kết có đầy đủ các nội dung sau:
2. Download mẫu bảng tiến độ thi công file excel chuyên nghiệp [Miễn phí]Excel là một ứng không còn xa lạ gì với nhân viên văn phòng cũng như người quản lý. Bạn có thể tạo bảng tiến độ thi công bằng phần mềm Excel để dễ dàng theo dõi và quản lý. Một bảng thi công Excel đầy đủ, chuyên nghiệp sẽ gồm 3 phần sau:
Bên cạnh sử dụng bảng thì doanh nghiệp cũng nên kết hợp sử dụng các bảng theo dõi công trình khác để tăng hiệu quả quản lý như: Kiểm tra tiến độ vật tư, Kiểm soát tiến độ thi công hàng ngày, Báo giá thi công xây dựng,…
DOWNLOAD BẢNG TIẾN ĐỘ THI CÔNG FILE EXCEL CHUẨN NHẤT TẠI ĐÂY \>>> Có thể bạn cần: Bảng giá 10 Phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp giá tốt nhất 2023 3. Hướng dẫn lập bảng tiến độ thi công bằng excel chuyên nghiệpMỗi quy trình quản lý dự án, công trình thường không giống nhau do đó việc lập bảng tiến độ cũng sẽ có vài điểm khác biệt. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả chúng nên được thực hiện theo quy trình 6 bước dưới đây: Bước 1: Lên list công việc cần thực hiệnViệc đầu tiên người quản lý cần làm khi lập bảng tiến độ thi công đó là xác định công việc cần thực hiện. Sau đó phân chia nhiệm vụ và công việc cụ thể phù hợp với từng giai đoạn. Nội dung trong bảng phải hợp lý và tương ứng với nhu cầu của dự án. Để tạo bảng hiệu quả bạn phải hiểu rõ mọi khía cạnh của dự án như: kế hoạch thi công, thông số kỹ thuật, ngân sách, nhân lực,… để có thể chuẩn bị nội dung theo dõi chuẩn xác nhất. Bước 2: Lên thứ tự ưu tiên công việcĐể có thể ước tính chính xác thời gian hoàn thành dự án bạn nên phân rã dự án thành các nhóm nhiệm vụ nhỏ và sắp xếp thứ tự triển khai theo mức độ quan trọng giảm dần. Nhà quản lý có thể kết hợp bảng tiến độ thi công với kiến trúc phân chia công việc (WBS) để hỗ trợ quá trình quản lý và kiểm soát dự án tốt hơn. Thiết lập thứ tự ưu tiên công việc là bước quan trọng khi lập file tiến độ thi côngBước 3: Xác định nguồn lực sử dụngMột dự án thực tế cần phải có những nguồn lực sau đây:
Người quản lý cần liệt kê và chuẩn bị các loại tài nguyên trên trước khi bắt đầu lập bảng tiến độ thi công. Bên cạnh đó, cũng cần nắm rõ và quản lý được số lượng tài nguyên cần thiết để cung cấp và phục vụ cho từng công việc cụ thể. Bước 4: Lên Deadline cho dự án thi côngSau khi đã sắp xếp và phân chia công việc, người quản lý cần xác định thời gian triển khai để đảm bảo dự án hoàn thành đúng như dự kiến. Cụ thể, với từng hạng mục công việc bạn cần tính toán thời gian bắt đầu cũng như thời gian kết thúc dựa vào thực tế. Các nhà quản lý nên xem xét tất cả các yếu tố, rủi ro có thể tác động đến tiến độ dự án như: Thời tiết, quy trình cấp vốn, chuẩn bị vật liệu, ngày lễ, nghỉ phép của nhân viên,…Để có thể xây dựng một timeline chi tiết nhất. Để sắp xếp thời gian cho các đầu việc trong dự án hợp lý bạn có thể tham khảo một số cách sau đây:
Bước 5: Lập bảng tiến độ thi công excelSau khi hoàn thành các bước sắp xếp, phân chia công việc và xác định các yếu tố cần có cho dự án, bạn hãy sắp xếp tất cả thành một bảng kế hoạch hoàn chỉnh. Bạn nên sắp xếp các yếu tố theo thứ tự công việc cần làm, thời gian thực hiện và kết thúc, nguồn tài nguyên cần sử dụng và tiến độ thực hiện theo bảng. \>>> Giải pháp thay thế: Phần mềm quản lý tiến độ dự án chuyên nghiệp GIÁ TỐT nhất thị trường 2023Tiến hành lập bảng tiến độ công việc bằng excel Bước 6: Theo dõi, đo lườngSau khi hoàn thiện bảng tiến độ thi công thì nhà thầu hoặc người giám sát sẽ dựa vào đó để thực thi kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, nhờ có bảng theo dõi tiến độ mà chủ đầu tư hay người quản lý dễ dàng kiểm tra và nắm bắt được tình hình thi công: Dự án đã thi công đến giai đoạn nào, dự án có thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, Nguồn nhân lực có thiếu hụt hay không,…D0 đó, trong quá trình triển khai dự án người quản lý cần thường xuyên cập nhật và kiểm tra tiến độ thực hiện từng hạng mục cụ thể để phát hiện ra sai sót ngay lập tức (nếu có). 4. Các phương pháp lập bảng tiến độ thi công hiệu quả khoa họcVới mong muốn hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc lập bảng tiến độ công việc bằng excel, CoDX sẽ giới thiệu đến bạn 4 phương pháp lập bảng tiến độ hữu dụng được các chuyên gia trong ngành khuyên dùng nhiều nhất. Căn cứ vào quy mô của dự án mà người quản lý có thể chọn cho mình phương pháp phù hợp để xây dựng được bảng thi công chuyên nghiệp và chính xác nhất. 4.1 Lập file tiến độ thi công dạng biểu đồ GanttBiểu đồ Gantt hay còn gọi là biểu đồ ngang là loại dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Thông thường, các nhà quản lý thường sử dụng sơ đồ Gannt để liệt kê chi tiết nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án và tương ứng với thời gian thực hiện để tiện theo dõi tiến độ công việc. Với cách bố trí thông tin đơn giản, rõ ràng, trực quan sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc được bình chọn là một công cụ hữu ích để lập kế hoạch dự án, lên thời gian biểu để thực hiện và quản lý dự án. Gantt Chart được cấu thành từ 2 trục riêng biệt:
4.2 Lập bảng tiến độ thi công với phương pháp đường dẫn Critical PathCritical Path thường được gọi là phương pháp đường dẫn quan trọng, đây là một kỹ thuật được người quản lý áp dụng vào việc tạo bảng tiến độ thi công và ước tính tổng thời lượng của dự án. Critical Path là phương phương pháp ước tính tổng thời gian hoàn thành dự án dựa trên các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc. Khi mà một nhiệm vụ chỉ được bắt đầu khi các nhiệm vụ có liên quan trước đó hoàn thành. Với phương pháp này, người quản lý có thể tính toán thời gian, nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, trách tình trạng trì hoãn công việc. Ước tính tổng thời gian hoàn thành dự án với Critical Path4.3 Lập tiến độ thi công với phương pháp đường cân bằng LOBĐường cân bằng LOB là phương pháp dùng để kiểm tra quy trình, tiến độ dự án có tính lặp lại. Ví dụ như dự án xây dựng nhà cao tầng, chung cư vì thời gian triển khai công việc xây dựng ở mỗi tầng là như nhau. Phương pháp này thể hiện được quá trình, trạng thái, bối cảnh, thời gian qua từng giai đoạn dự án. Khi sử dụng LOB, người quản lý có thể nhận được một số lợi ích như:
4.4 Phương pháp lập tiến độ thi công ước lượng đánh giá PERTPERT là sơ đồ hiển thị tất cả các nhiệm vụ đã được lên kế hoạch thời gian thực hiện trong dự án. Với sơ đồ PERT, người quản lý có thể phân tích thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ, từ đó có thể ước tính tổng thời gian cho dự án. Ở phương pháp này, bạn sẽ tích hợp và đánh giá dự án dựa trên 3 mốc tiến độ để hoàn thành dự án:
5. Thực trạng nhiều quản lý gặp phải khi lập bảng tiến độ file excelKhông thể phủ nhận mức độ phổ biến và những hiệu quả mà Excel mang lại trong bảng tiến độ thi công. Tuy nhiên, sẽ rất khó khăn để những người quản lý theo dõi kịp thời và bao quát toàn độ tiến độ dự án, đặc biệt là nhân công làm việc tại công trường. Việc lập bảng tiến độ bằng Excel còn có một số hạn chế như:
Với những điểm bất tiện khi lập bảng tiến độ thi công bằng Excel thì phần mềm hỗ trợ là một giải pháp thay thế phù hợp cho các doanh nghiệp thi công dự án quy mô lớn và quản lý một lúc nhiều nhân lực. Việc áp dụng phần mềm báo cáo công việc hay quản lý công việc sẽ giúp bạn loại bỏ các tác vụ thủ công trong khâu điều hành và giảm rủi ro chậm tiến độ thi công đáng kể. Nhiều quản lý gặp khó khăn khi lập bảng tiến độ bằng Excel6. Giải pháp lập, theo dõi, đo lường tiến độ thi công tốt nhấtViệc lập bảng tiến độ thi công vô cùng cần thiết vì nó giúp người quản lý giám sát tiến độ công việc và phân bổ thời gian công việc sao cho hợp lý về mặt nhân sự, ngân sách,…Cùng CoDX điểm qua một số lợi ích từ việc lập tiến độ thi công:
Sau khi xem xét và đánh giá những thực trạng và rủi ro người quản lý gặp phải khi phải lập bảng tiến độ thi công bằng Excel, CoDX đã cho ra mắt phần mềm CoDX Task. Phần mềm giao việc và quản lý tiến độ CoDX Task sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình công việc xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp: Phân chia công việc, theo dõi tiến độ dự án, nhắc nhở công việc, đánh giá báo cáo đơn giản gấp 10 lần quy trình truyền thống. Giao diện bảng tiến độ thi công trên phần mềm CoDX TaskVinh hạnh được đồng hành cùng +100 doanh nghiệp gia tăng năng suất làm việc, CoDX tự tin là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn quản lý dự án hiệu quả, chuyên nghiệp nhất. Một số tính năng của phần mềm mà chúng tôi tâm đắc giới thiệu đến bạn:
THÔNG TIN LIÊN HỆ: Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
Trên đây là tất cả những chia sẻ của CoDX về cách xây dựng bảng tiến độ thi công cũng như làm rõ được những lợi ích mà việc lập bảng mang lại. Hi vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp có thể mang lại giá trị hữu ích cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc để lên kế hoạch và quản trị công việc của mình thì hãy liên hệ ngay với CoDX. |