Đánh giá phạm vi các việc công chứng năm 2024

Luật Công chứng số 53/2014/QH 13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 20/6/2014 đã có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015.

Tính đến nay, các hoạt động quản lý nhà nước, tổ chức và hoạt động của các Phòng công chứng, các Văn phòng Công chứng và sự hành nghề của các công chứng viên Việt Nam đã qua tròn 9 tháng theo Luật Công chứng mới. Thời gian chưa nhiều để đánh giá tổng thể các mặt được và chưa được của hoạt động công chứng trên thực tiễn. Tuy nhiên, cũng từ trên thực tiễn đã bước đầu rút ra được một số điều suy nghĩ khi triển khai thi hành Luật Công chứng trên địa bàn tỉnh Phú Thọ nói riêng và trên phạm vi cả nước nói chung.

Theo quy định của Luật Công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên sẽ phải hoạt động và hành nghề trước những yêu cầu cao hơn, chặt chẽ hơn. Như vậy, với nhiệm vụ mới được đặt ra, khi hành nghề các Công chứng viên sẽ gặp những khó khăn, thuận lợi mới xuất phát từ những phạm vi công việc mới của tổ chức hành nghề công chứng. Với 03 nhiệm vụ mới: công chứng bản dịch, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được quy định rất rõ trong Luật Công chứng và Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành Luật Công chứng. Cụ thể: Công chứng viên công chứng bản dịch (Điều 61 LCC, Điều 21 Thông tư 06/2015/TT – BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng). Công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Điều 77 LCC và các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ – CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ “Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch”)

Trên địa bàn tỉnh Phú Thọ, khi Luật Công chứng chuẩn bị và bắt đầu có hiệu lực, Sở tư pháp đã ban hành khá nhiều văn bản để đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn, chỉ đạo để việc thi hành các điểm mới của Luật Công chứng được đồng bộ, thống nhất. Bên cạnh những thuận lợi, trong quá trình triển khai thi hành các quy định mới (ở đây chỉ đề cập những khó khăn của công chứng viên khi triển khai nhiệm vụ mới theo quy định của Luật Công chứng 2014) vẫn còn những bất cập, khó khăn cụ thể như:

1. Việc công chứng bản dịch:

Thời gian qua, nhu cầu về công chứng bản dịch vẫn diễn ra hàng ngày. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực (UBND cấp huyện) vẫn chứng thực chữ ký của người dịch trên bản dịch. Tuy nhiên việc xây dựng, tổ chức người dịch thành đội ngũ cộng tác viên cho một cơ quan có thẩm quyền chứng thực chưa có nhiều. Kể từ ngày 01/01/2015, căn cứ theo quy định tại Điều 61 Luật Công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng bản dịch và Điều 77 vê chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Đây là các việc mà trước đây các Phòng Công chứng đã thực hiện. Còn lại đối với các Văn phòng Công chứng thì đây là các công việc mới. Tuy vậy, các tổ chức hành nghề công chứng nói chung vẫn phải coi như có thêm nhiệm vụ, ngoài những công việc thường ngày là công chứng các hợp đồng giao dịch.

Mặc dù pháp luật đã quy định thẩm quyền công chứng nêu trên, song việc triển khai thực hiện công chứng, chứng thực bản sao của các tổ chức hành nghề công chứng còn chưa mạnh dạn, phí thu tùy tiện, thể hiện một tình trạng chắp vá, chưa ổn định.

Việc tổ chức để thực hiện công chứng bản dịch lại càng lúng túng. Nói về tiêu chuẩn người dịch: Tại Khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng năm 2014 quy định tiêu chuẩn người dịch “phải là người tốt nghiệp Đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó”. Tiếp đó, Thông tư 06/2015/TT - BTP của Bộ Tư pháp cũng tiếp tục khẳng định “Cộng tác viên phiên dịch...phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định tại khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng”. Quy định tiêu chuẩn người dịch phải có bằng “đại học” như trên, chỉ phù hợp với các thứ tiếng thông dụng như: tiếng Anh, Pháp, Nga, Hoa, Đức...còn các thứ tiếng không thông dụng rất khó tìm ra người hội đủ 02 điều kiện này.

Để có được một kết quả bản dịch, người yêu cầu công chứng sẽ phải trả chi phí tài chính gồm: phí công chứng và tiền thù lao công chứng (tiền trả cho người dịch). Hiện tại, để có được biểu phí thì phải do HĐND cấp tỉnh thông qua. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh không biết thu mức nào khi chưa có biểu phí thống nhất của tỉnh.

2. Về phạm vi công chứng bản dịch:

Tại Khoản 4 Điều 61 Luật Công chứng quy định các trường hợp không được nhận và công chứng bản dịch, gồm: Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả; giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt hoặc hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung; giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuật bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, theo khoản 5 Điều 32 Nghị định 23, ngoài việc quy định những loại giấy tờ, văn bản không được dịch tương tự như quy định tại khoản 4 Điều 61 LCC thì còn nêu thêm “Giấy tờ, văn bản, do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự...” cũng không được dịch.

Do có quy định khác nhau như trên nên có CCV cho rằng việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng việt không cần hợp pháp hóa lãnh sự. Vì quy định tại Điều 32 Nghị định 23 là “chứng thực chữ ký người dịch” (chỉ áp dụng trong trường hợp chứng thực) còn trong lĩnh vực công chứng, LCC không có quy định “hợp pháp hóa lãnh sự” trước khi dịch, nên không cần thiết đặt thêm thủ tục “hợp pháp hóa”. Ngược lại, các CCV khác, tuy cũng đồng ý với lập luận của quan điểm này (khoản 5 Điều 32 Nghị định 23 áp dụng trong lĩnh vực chứng thực), nhưng lại cho rằng, nguyên tắc chung, các giấy tờ, văn bản được lập, cấp từ nước ngoài muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định) và việc này đã đươc quy định tại Điều 26 Pháp lệnh lãnh sự và Điều 4 Nghị định số 111/2011/NĐ – CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Từ đó, những người này cho rằng, công chứng các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch.

3. Trách nhiệm của Công chứng viên đối với bản dịch:

Mẫu lời chứng bản dịch đã được ban hành kèm theo thông tư số 06/2015/TT- BTP, đó là quy định để Công chứng viên khi công chứng bản dịch sử dụng. Song bất cứ công chứng viên nào cũng đều rất lo về việc công chứng nội dung bản dịch là chính xác. Bởi trình độ để thông thạo một ngoại ngữ của đại đa số công chứng viên Việt Nam nói chung và Công chứng viên trên địa bàn tỉnh Phú Thọ nói riêng là chưa có. Mặc dù nghĩa vụ của người dịch là phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch nhưng công chứng viên lại chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản công chứng mà mình chứng.

Bộ tư pháp đã ban hành thông tư số 06/2015/TT – BTP ngày 15/06/2015 “Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng”, kèm theo đó là các Mẫu lời chứng, tuy nhiên trong quá trình hoạt động thì thấy Thông tư 06 không có mẫu lời chứng Giấy ủy quyền và thiếu một số mẫu lời chứng một số việc mà hiện nay các CCV đang thực hiện theo quy định của pháp luật như: mẫu lời chứng hủy bỏ di chúc; Mẫu lời chứng nhập tài sản riêng vào tài sản chung; mẫu lời chứng thỏa thuận phân chia tài sản vợ chồng; mẫu lời chứng thỏa thuận về tài sản vợ - chồng. Nội dung các lời chứng được ban hành kèm theo TT 06 chỉ ghi nhận “Các bên giao kết đã đọc ..... đồng....đã ký vào hợp đồng, giao dịch này trước mặt tôi” chứ chưa dự liệu những trường hợp ngân hàng , doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại TCHNCC.

Khoản 3 Điều 61 Luật Công chứng và Thông tư 06, khi quy định về nội dung lời chứng, mẫu lời chứng của CCV đối với bản dịch, bắt buộc phải có: “Nội dung bản dịch chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội”. Hay nói cách khác, luật pháp hiện hành, buộc trách nhiệm liên đới của CCV đối với bản dịch mà họ chứng nhận. Mục đích của quy định này nhằm góp phần nâng cao chất lượng bản dịch cho khách hàng bằng việc đề cao trách nhiệm CCV đối với dịch vụ bản dịch. Nhưng dù xét dưới khía cạnh nào, thì việc buộc một người phải chịu trách nhiệm về một nội dung mà họ đã làm hết trách nhiệm nhưng không thể biết (không có lỗi) thì e cũng chưa phải là hợp lý và thiếu lôgic.

4. Phí công chứng bản dịch:

Đến nay, tuy Luật Công chứng đã có hiệu lực trên 9 tháng nhưng vẫn chưa có quy định mức phí công chứng bản dịch, đồng thời hầu hết các địa phương, UBND cấp tỉnh cũng chưa ban hành mức trần thù lao và thù lao công chứng nói chung.

Khi thu phí công chứng bản dịch, bộ phận thu phí của các Tổ chức hành nghề công chứng cũng lúng túng trong việc xác định như thế nào là một “trường hợp”. Vì 01 trường hợp có khi được dịch 1-2 bản, nhưng lại có khi khách hàng yêu cầu 8-10 bản. Vậy, số bản khác nhau, chẳng lẽ thu cũng giống nhau? Về thù lao dịch, do địa phương chưa có quy định mức trần nên thực tế mỗi nơi thu theo một kiểu (ví dụ: cùng là bản dịch khai sinh sang tiếng Anh, nhưng có nơi thu 40.000 VNĐ có nơi thu 60.000 – 80.000 VNĐ).

đ. Khó khăn trong việc chứng thực bản sao từ bản chính:

Việc xác định bản sao và bản chính: Theo quy định tại Nghị định số 23 thì “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại. Còn “bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung bản chính. Trên thực tế, khi thực hiện gặp nhiều lúng túng: Trường hợp sao Sổ hộ khẩu và hộ chiếu (là việc gặp thường xuyên), đa phần họ chỉ yêu cầu chứng thực bản sao 01 trang hộ khẩu (thường là trang đầu và trang họ cần, trong khi Sổ hộ khẩu có nhiều trang) 01 trang hộ chiếu (thường là trang 3 và 4, nơi có hình của họ và cơ quan có thẩm quyền cấp hộ chiếu, trong khi hộ chiếu có mười mấy trang). Vậy có công chứng bản sao trong trường hợp trên được không? Hiện nay, thực tế chúng tôi biết có nhiều phường, xã, công chứng vẫn chứng bản sao nhưng nhiều phường xã công chứng không chứng vì cho rằng bản sao này không “đầy đủ, chính xác” so với bản chính.

Một số giấy tờ, bằng cấp do nước ngoài cấp, có đóng dấu nổi, dấu chìm, nhưng khi photocopy rất nhiều trường hợp không hiện lên các dấu này: Vậy khi chứng thực bản sao, nên chăng có hướng dẫn, phải ghi chú có dấu nổi/dấu chìm trong bản sao, để đảm bảo “có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính” quy định tại Nghị định 23.

Từ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thi hành Luật Công chứng năm 2014 nói chung và việc thực hiện các nhiệm vụ mới của Công chứng viên nói riêng, để việc triển khai thống nhất quy định của Luật Công chứng về việc công chứng bản dịch, bản sao và chứng thực chữ ký tại các tổ chức hành nghề công chứng trên phạm vi cả nước, xin đề xuất:

- Đồng thời với việc ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn thi hành Luật Công chứng như trong thời gian qua, Bộ Tư pháp cần tổ chức, chỉ đạo việc tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho công chứng viên, tập trung vào các kỹ năng công chứng nhất là đối với các loại việc mới, chỉ đạo đẩy mạnh tiến độ thành lập Hội Công chứng viên ở các địa phương và thành lập Tổ chức xã hội nghề nghiệp công chứng viên toàn quốc.

- Về thù lao và phí công chứng: Đề nghị Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ Tài chính sớm hoàn thiện để ban hành Thông tư liên tịch (sửa đổi hoặc thay thế Thông tư 08 và Thông tư 92) quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí công chứng, chứng thực.

- Về một số vấn đề liên quan đến nghiệp vụ công chứng. Đối với tiêu chuẩn phiên dịch: Đề nghị Bộ Tư pháp hướng dẫn về tiêu chuấn phiên dịch viên theo hướng mở hơn: “Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch”, còn đối với ngôn ngữ thông dụng, nếu dịch chuyên sâu, chuyên ngành. Cũng không nên yêu cầu phải có bằng cử nhân, đại học mà chỉ nên yêu cầu thông thạo ngôn ngữ đó.

- Đề nghị Bộ Tư pháp nghiên cứu để ban hành bổ sung các biểu mẫu còn thiếu và sửa đổi, thay thế một số nội dung, thuật ngữ trong các lời chứng

Cần tuyên truyền sâu rộng trong các cơ quan, trên các phương tiện thông tin đại chún về sự khác nhau giữa văn bản công chứng và văn bản chứng thực, kể cả trách nhiệm pháp lý, trình tự, thủ tục, phí, thù lao... giữa công chứng và chứng thực để người dân hiểu sâu hơn và có sự lựa chọn khi thực hiện yêu cầu của mình.

Trên đây là một số khó khăn, vướng mắc liên quan đến việc thực hiện các công việc “nhiệm vụ mới” của công chứng viên khi triển khai trên địa bàn tỉnh Phú Thọ./.

Giấy tờ công chứng có giá trị trong bao lâu?

Công chứng có thời hạn bao lâu? Hiện nay Luật không quy định cụ thể về thời hạn của văn bản công chứng.

Lập vi bằng và công chứng khác nhau như thế nào?

- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch. Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật; là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

Công chứng có ý nghĩa gì?

Công chứng là quá trình xác nhận và chứng thực tính chính xác, tính hợp pháp của thông tin, văn bản, hoặc sự kiện. Thông qua việc công chứng, các bên tham gia có thể đảm bảo tính minh bạch, uy tín, và sự đáng tin cậy trong các giao dịch, hợp đồng, và văn bản pháp lý.

Công chứng viên có thẩm quyền gì?

Công việc chính của họ là tiếp nhận yêu cầu và chứng thực tính xác thực, hợp pháp của các loại văn bản, giấy tờ,… Ví dụ như là chứng thực hợp đồng, giao dịch, bản sao hộ khẩu, bản sao căn cước công dân, sơ yếu lý lịch, bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt…