Chứng từ thanh toán quốc tế gồm gì

Chứng từ thanh toán quốc tế là gì? Xin chào Ban biên tập, tôi là Nguyễn Thanh Hùng, hiện tôi đang sinh sống và làm việc tại Nam Định, có thắc mắc tôi muốn nhờ Ban biên tập giải đáp và cung cấp thông tin giúp, cụ thể là chứng từ thanh toán quốc tế là gì? Tôi có thể tìm hiểu vẫn đề này tại văn bản pháp luật nào? Mong sớm nhận được phản hồi từ Ban biên tập, chân thành cảm ơn!

(0978******)

• (ảnh minh họa)

Theo quy định tại quy định về dịch chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán, cách viết chữ số trên chứng từ kế toán và lưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, có quy định về định nghĩa chứng từ thanh toán quốc tế, cụ thể như sau:

Chứng từ thanh toán quốc tế là chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán được sử dụng trong hoạt động thanh toán mà trong đó có ít nhất một bên liên quan là tổ chức hoặc cá nhân có tài khoản thanh toán ở ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Bên cạnh đó, Ban biên tập xin cung cấp cho bạn thêm về định nghĩa chứng từ điện tử như sau:

Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử; được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ các loại thẻ thanh toán; được bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền và lưu trữ.

Trên đây là nội dung câu trả lời về chứng từ thanh toán quốc tế. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Thông tư 38/2013/TT-NHNN.

Bộ chứng từ thanh toán đầy đủ là yếu tố cực kỳ quan trọng trong hoạt động logistics. Tất cả giấy tờ này được gọi chung là chứng từ hoạt động ngoại thương.

Chứng từ thanh toán được hiểu các loại giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, dùng làm căn cứ để thực hiện việc thanh toán.

Bộ chứng từ thanh toán được đề cập ở đây dùng trong thanh toán quốc tế của hoạt động xuất nhập khẩu.

Bộ chứng từ thanh toán đầy đủ gồm những gì?

Bộ chứng từ thanh toán quốc tế cần những gì phụ thuộc vào việc thanh toán trước hay sau khi giao hàng.

Ngoài ra nó còn phụ thuộc vào các phương thức thanh toán quốc tế.

Bộ chứng từ thanh toán quốc tế

Bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế là một trong những bước cực kỳ quan trọng trong nghiệp vụ ngoại thương của các công ty có liên quan đến dịch vụ logistics.

Dù hình thức thanh toán là L/C hay T/T (hai loại hình thức thanh toán phổ biến nhất), thì đều cần bộ chứng từ thanh toán đầy đủ nhất.

Những hoạt động ngoại thương có liên quan đến nghiệp vụ hàng hóa bắt buộc phải có những giấy tờ này.

Bộ chứng từ thanh toán đầy đủ

Bộ chứng từ thanh toán LC gồm những gì ?

Như đã nói ở trên thì hình thức thanh toán L/C cũng có bao gồm tất cả những giấy tờ đề cập dưới đây.

Bộ chứng từ thanh toán quốc tế đầy đủ nhất bao gồm:

Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại

Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice hay gọi tắt là Invoice tiếng việt gọi là hóa đơn thương mại.

Invoice là chứng từ thương mại do người bán phát hành dùng trong việc thanh toán giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu nhằm yêu cầu người nhập khẩu (người mua) thanh toán đúng số tiền thể hiện trên hóa đơn thương mại.

Hóa đơn thương mại thường ghi rõ hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị đơn hàng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán.

Commercial Invoice – hóa đơn thương mại

Các loại hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Proforma Invoice – Hóa đơn chiếu lệ

Proforma Invoice hay tiếng Việt gọi là hóa đơn chiếu lệ thường được viết tắt PI là chứng từ có hình thức của hóa đơn thương mại (invoice) nhưng không dùng để thanh toán.

PI có thể hiểu nôm na là bản nháp của invoice thể hiện cho nhà nhập khẩu những thông tin cơ bản về lô hàng, mẫu mã, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng….

Khi Proforma Invoice được phát hành thì bên mua và bên bán vẫn có thể tiếp tục đàm phán thêm nội dung.

Do đó PI có thể thay đổi nội dung nhiều lần trong quá trình trao đổi thông tin giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu.

Proforma Invoice còn được dùng để người bán làm thủ tục xuất nhập khẩu khai báo hải quan, xin giấy phép xuất khẩu.

Proforma Invoice (PI) là chứng từ không dùng để yêu cầu người mua thanh toán.

Provisional Invoice – Hóa đơn tạm tính

Provisional Invoice tiếng Việt gọi là hóa đơn tạm tính dùng trong việc thanh toán sơ bộ bước đầu giữa người bán và người mua.

Provisional Invoice thường được dùng khi người mua và người bán thống nhất thanh toán theo hình thức giao hàng trước, chốt giá sau, hàng được giao nhiều đợt.

Hóa đơn tạm tính chỉ mới là tạm thu một khoản tiền hàng, việc thanh toán cuối cùng còn phụ thuộc vào số lượng hàng được giao tới cho người mua.

Provisional Invoice thường được dùng trong các trường hợp:

• Hợp đồng quy định thanh toán dựa vào số lượng/chất lượng hàng hóa khi giao đến nơi.
• Giá trị hàng hóa được tính tại thời điểm sau khi hàng được giao.
• Lô hàng lớn theo năm, được giao thành nhiều đợt, mỗi đợt số lượng không giống nhau.

Final Invoice – Hóa đơn chính thức

Final Invoice tiếng Việt gọi là hóa đơn chính thức sử dụng trong trường hợp có sử dụng Provisional Invoice – hóa đơn tạm tính.

Final Invoice được dùng cho đợt thanh toán cuối cùng của người mua với người bán.

Nhà xuất khẩu bắt buộc phải xuất hóa đơn chính thức.

Detailed Invoice – Hóa đơn chi tiết

Detailed Invoice tiếng Việt gọi là hóa đơn chi tiết thể hiện chi tiết từng loại hàng hóa được giao.

Detailed Invoice thường được dùng trong các lô hàng đa dạng mặt hàng, chủng loại trong đó.

Hóa đơn chi tiết thể hiện cụ thể giá cả từng mặt hàng.

Neutral Invoice – Hóa đơn trung lập

Neutral Invoice tiếng Việt gọi là hóa đơn trung lập là chứng từ hóa đơn không phải do người bán thực tế ký phát.

Hóa đơn trung lập thường xuất hiện trong trường hợp mua bán thông qua trung gian.

Hàng hóa tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn nên có sự tồn tại của Neutral Invoice.

Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự

Consular Invoice tiếng Việt gọi là hóa đơn lãnh sự là hóa đơn có xác nhận của lãnh sự tại nước xuất khẩu để tính thuế hàng hóa nhập khẩu.

Consular Invoice nhằm mục đích kiểm soát giá cả hàng hóa ở nơi xuất, có thể thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

Những thông tin trên Invoice – hóa đơn thương mại

• Ngày, tháng lập hóa đơn
• Tên, địa chỉ người mua, người bán
• Mô tả hàng hóa: Tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh, bao bì..v.v…
• Ngày gửi hàng
• Tên tàu
• Ngày rời cảng
• Ngày dự kiến đến
• Cảng đi, Cảng đến
• Điều kiện giao hàng
• Điều kiện thanh toán

Bill of Lading (B/L) – Vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển là gì?

Vận đơn đường biển – Bill of Lading (viết tắt là B/L) là chứng từ rất thường thấy trong công việc của các hãng tàu, công ty forwarder, logistics…

Tìm hiểu thêm: Freight forwarder là gì ?

B/L – vận đơn đường biển là chứng từ do người vận chuyển, thường là đại lý hãng tàu hoặc đại diện được ủy quyền (thuyền trưởng, người vận chuyển) ký phát cho người gửi hàng nhằm xác định việc nhận hàng để vận chuyển.

Đây là một trong những chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ thanh toán đầy đủ.

Bill of Lading (B/L) được dùng trong vận tải biển, phân biệt với vận đơn hàng không (Airway Bill).

Vận đơn đường biển

Chức năng của vận đơn đường biển

Bill of Lading là biên lai hàng hóa do thuyền trưởng hoặc người được ủy quyền ký phát, xác nhận đã nhận hàng của người gửi hàng để vận chuyển.

B/L là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa thể hiện trên đó, cho phép người giữ B/L gốc được phép nhận hàng.

Vận đơn đường biển là một phần không thể thiếu trong bộ chứng từ người bán gửi cho người mua hoặc ngân hàng thanh toán để thanh toán tiền hàng.

Vận đơn làm căn cứ để khai hải quan, làm các thủ tục xuất khẩu – nhập khẩu hàng hóa.

Ngoài ra, vì tính chất xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hóa nên vận đơn đường biển có thể được cầm cố, mua bán.

Các loại vận đơn đường biển B/L

Người ta phân ra các loại vận đơn đường biển khác nhau để phù hợp với nhu cầu thực tế.

Phân loại theo người nhận hàng

Đây là cách phân loại phổ biến nhất

Có 3 loại vận đơn theo cách phân loại này:

Straight bill of lading – Vận đơn đích danh

Đây là loại vận đơn đường biển ghi rõ thông tin chi tiết của người được phép nhận hàng.

Thông tin bắt buộc là họ tên, địa chỉ chính xác, chỉ người này mới được quyền nhận hàng (tất nhiên phải xuất trình được vận đơn hợp lệ)

Ngoài ra, vận đơn cũng còn thể hiện số điện thoai, email, số fax….để đảm bảo tính chính xác người nhận.

Order Bill of Lading – Vận đơn theo lệnh

Đây là loại vận đơn đường biển được sử dụng nhiều nhất trong thương mại quốc tế.

Loại vận đơn này yêu cầu người hoặc dịch vụ vận tải giao hàng theo lệnh của người gửi hàng hoặc người của người có tên trên vận đơn đó.

Bearer Bill of Lading – Vận đơn vô danh

Thoạt nghe cứ nghĩ rằng đây là loại vận đơn không có ai nhận =)) nhưng nó cũng tương tự như vậy.

Đây cũng là dạng vận đơn đường biển theo lệnh nhưng không ghi rõ theo lệnh của ai (vô danh).

Cho phép người vận chuyển giao hàng cho bất kỳ người nào xuất trình được vận đơn hợp lệ.

Theo cách hiểu khác thì Vận Đơn Theo Lệnh (Order Bill of Lading) sẽ chuyển thành Vận Đơn Vô Danh (Bearer Bill of Lading) bằng cách ký vào mặt sau (ký hậu) và không ghi rõ giao hàng theo lệnh của ai (blank indorsement).

Phân loại theo tình trạng vận đơn

Được chia làm hai loại:

Vận đơn hoàn hảo – Clean Bill of Lading

Hay còn có cách gọi khác là vận đơn sạch.

Là loại vận đơn không có ghi chú về lỗi của hàng hóa được giao.

Vận đơn không hoàn hảo – Unclean Bill of Lading

Cách gọi khác là vận đơn bẩn.

Ngược lại với Clean Bill of Lading là vận đơn không hảo, ghi chú về khiếm khuyết của hàng hóa.

Ví dụ: hàng hóa có dấu hiệu bị ẩm, mốc hoặc bao bì rách….

Phân loại theo đơn vị/cá nhân cấp vận đơn đường biển

Master Bill of Lading (MBL) – Vận đơn chủ

Những người làm hay gọi tắt là Mas Bill.

MBL là vận đơn do các hãng tàu phát hành.

Người gửi hàng và nhận hàng không nhất thiết phải là chủ hàng, có thể là đại lý hoặc công ty giao nhận vận tải.

House Bill of Lading (HBL) – Vận đơn nhà

Hay được gọi tắt là House Bill.

HBL là vận đơn do công ty giao nhận phát hành.

Vận đơn này thường thấy người gửi và người nhận cũng là chủ hàng luôn.

Phân loại vận đơn theo tình trạng nhận hàng

Shipped on Board Bill of Lading – Vận đơn đã xếp hàng lên tàu

Dịch ra tiếng Việt đã có thể hiểu ngay đây là vận đơn được cấp phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu để vận chuyển.

Received for Shipment Bill of Lading – Vận đơn nhận hàng để xếp

Phân biệt với Vận Đơn Đã Xếp Hàng Lên Tàu ở chỗ vận đơn này KHÔNG CÓ tên tàu và ngày xếp hàng lên tàu.

Đây là loại vận đơn đường biển chỉ được cấp khi hàng hóa được dỡ xuống tàu.

Phân loại theo việc xuất trình vận đơn

Original Bill of Lading – Vận đơn gốc

Người nhận hàng muốn nhận hàng phải xuất trình được vận đơn này mới lấy được D/O (lệnh giao hàng).

Telex Release Bill of Lading – Vận đơn giao bằng điện

Vận đơn này thì người nhận hàng không cần xuất hóa đơn gốc.

Surrendered Bill of Lading – Vận đơn đã xuất trình

Tương tự Vận Đơn Giao Bằng Điện, người nhận hàng chỉ cần thanh toán các khoản phí ở tại nơi cảng dỡ hàng xuống là có thể lấy được lệnh giao hàng (D/O) mà không cần Vận Đơn Gốc.

Vận đơn này thường đã được xuất trình cho hãng tàu tại cảng xếp hàng.

Các loại vận đơn đường biển khác

Swich Bill of Lading

Đây là vận đơn liên quan ba bên.

Thường được sử dụng khi có bên trung gian giữa người mua và người bán.

Seaway Bill

Đây là vận đơn không có chức năng chứng từ sở hữu hàng hóa.

Có thể hiểu đơn thuần là Phiếu Gửi Hàng.

Combined Bill of Lading – Vận đơn liên hợp

Đây là loại vận đơn thường được dùng trong vận tải đa phương thức.

Hàng hóa được vận chuyển bằng từ 2 loại phương tiện vận chuyển trở lên và thường là sẽ có 1 chặng đường sử dụng tàu biển.

Loại vận đơn tương tự như vận đơn này còn có Multimodal B/L hoặc Intermodal B/L.

Mẫu vận đơn đường biển

Nội dung mặt trước vận đơn đường biển

• Agent – Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển.
• Shipper, Consigner – Tên và địa chỉ của người gửi hàng.
• Consignee – Tên và địa chỉ của người nhận hàng :

Nếu là vận đơn đích danh (Straight bill of lading): Ghi rõ tên người nhận hàng.

Nếu là vận đơn theo lệnh (Order Bill of Lading): Ghi “to order of consignee”, hoặc “to order of consigner”, hoặc “to order of name’s bank”.

• Notify Address – Tên và địa chỉ của người được thông báo khi hàng về.
• Vessel – Tên tàu chở hàng.
• Port of Loading – Cảng xếp hàng.
• Port of Discharge – Cảng bốc dỡ hàng.
• Port of Destination – Tên cảng cuối cùng.
• Measurement – Khối lượng.
• Bag mark and number – Ký mã hiệu của bao bì đóng gói.
• Description of goods of kind package – Mô tả hàng hóa và cách đóng gói hàng hóa.
• Gross weight – Trọng lượng gộp.
• Net weight – Trọng lượng tịnh.
• Number of bags – Số bao.
• Place and date of issue – Nơi phát hành vận đơn.
• Number of original – Số lượng bản gốc.
• Signature – Người lập vận đơn ký tên.

Dưới đây là mẫu vận đơn đường biển của hãng tàu MSC.

Mặt trước vận đơn đường biển

Nội dung mặt sau vận đơn đường biển

Mặt sau của vận đơn thường là những điều khoản của hãng vận chuyển in sẵn và không thay đổi.

Những nội dung này phải phù hợp với quy định của công ước, tập quán quốc tế về vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

Mặt sau vận đơn đường biển

Packing List (PL) – Phiếu đóng gói hàng hóa

Packing List là gì?

Packing List (PL) là một phần quan trọng trong chứng từ xuất nhập khẩu, liệt kê chi tiết những loại hàng được đóng gói.

Dịch sát nghĩa sang tiếng Việt thì packing là đóng gói, list là danh sách. Có thể hiểu PL là bảng kê chi tiết hàng hóa được đóng gói.

Chức năng của Packing List?

Nhìn vào Packing List các bạn sẽ biết được tên tiếng Anh mỗi loại hàng hóa, số lượng, kích thước, cân nặng của mỗi kiện.

Packing List đặt biệt hữu ích với các dịch vụ vận tải vì khi nhìn vào đó sẽ lên phương án vận chuyển kỹ càng đầy đủ như:

• Cần chuẩn bị kho bãi như thế nào để phù hợp với kích thước container 20FT 40FT
• Chuẩn bị lực lượng công nhân hoặc dùng xe chuyên dụng như xe nâng, xe cẩu…
• Cần phương tiện vận tải gì? Xe tải thùng hoặc xe đầu kéo container hoặc xe đầu kéo mooc lùn nếu là hàng hóa siêu trường siêu trọng.
• Trong quá trình làm thủ tục hải quan., nếu có hàng nào bị kiểm hóa thì sẽ dễ dàng quản lý, kiểm soát, tránh thất lạc.

Mẫu Packing List

Packing List sẽ có những nội dung chính như sau:

• Số, ngày lập hóa đơn (thường người ta hay dùng số Invoice chứ không dùng số Packing List)
• Tên, địa chỉ người bán, người mua
• Cảng xếp, dỡ hàng hóa
• Tên tàu, số chuyến
• Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích.

Mẫu packing list

Certificate of Origin – Chứng nhận xuất xứ

Certificate of Origin thường được viết tắt và hay gọi là C/O dịch ra tiếng Việt có nghĩa là giấy Chứng Nhận Xuất Xứ, nguồn gốc hàng hóa do phòng thương mại của nước xuất khẩu cấp.

Đối với phương diện người xuất khẩu thì C/O không cần thiết lắm và thường thì bên nhập khẩu yêu cầu mới làm.

Người nhập khẩu (người mua hàng) ở nước ngoài cần chứng từ này để có thể hưởng những ưu đãi về thuế nhập khẩu tùy loại mặt hàng và tùy vào mỗi nước khác nhau.

Giấy chứng nhận xuất xứ giúp cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát các vấn đề chống phá giá, hỗ trợ giá, thống kê thương mại…

Certificate of Quality – Chứng nhận chất lượng

Certificate of Quality thường được viết tắt C/Q là giấy xác nhận chất lượng hàng hóa đạt tiêu chuẩn của nhà sản xuất, do một cơ quan giám định độc lập kiểm nghiệm.

Ở Việt Nam có cơ quan như: Vinacontrol, SGS, FCC, ICT….

Bảo hiểm hàng hóa

Đa phần hàng hóa trong quá trình vận chuyển đều được mua bảo hiểm để đề phòng khi có rủi ro xảy ra.

Bảo hiểm hàng hóa có thể do bên mua hoặc bên bán trả phí, tùy vào thỏa thuận giữa hai bên.

Sanitary Certificate – Giấy chứng nhận vệ sinh

Sanitary Certificate là giấy chứng nhận được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền nhầm xác nhận thiết bị hoặc hàng hóa đã được kiểm tra và đạt yêu cầu vệ sinh.

Phytosanitary Certificate – Chứng nhận kiểm dịch thực vật

Phytosanitary Certificate là giấy chứng nhận do cơ quản bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp, xác nhận chất lượng của thực phẩm hoặc sản phẩm từ thực vật đạt yêu cầu tiêu chuẩn.

Phytosanitary Certificate thể hiện hàng hóa thực vật được coi là phù hợp với những quy định kiểm dịch thực vật hiện hành của nước nhập khẩu nhằm tránh việc lây lan dịch bệnh.

Certificate of Veterinary – Chứng nhận kiểm dịch động vật

Certificate of Veterinary là giấy chứng nhận do Cục Thú Y Việt Nam cấp cho người bán hàng sản phẩn là động vật để chứng nhận hàng hóa không có vi khuẩn gây dịch bệnh.

Ngoài ra thì Certificate of Veterinary cũng thể hiện việc đã tiêm chủng nếu là động vật sống.

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan thể hiện chi tiết hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục về giấy tờ liên quan đến hàng hóa đó trong việc xuất/nhập khẩu.

Trên đây là các giấy tờ cần thiết trong bộ chứng từ thanh toán đầy đủ nhất dùng trong việc thương mại quốc tế.