Cách gửi email cho phòng Đào tạo

Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp

Rất dễ dàng để bạn có thể tạo được một tài khoản email mới miễn phí trên Gmail, Outlook,… Hãy tạo một tài khoản phù hợp với công việc theo công thức: [họ tên của bạn]@email.com. Không nên sử dụng các email không chuyên nghiệp như: , ,...

Địa chỉ gửi mail phải thật chuyên nghiệp vì nó là một trong những thông tin nhà tuyển dụng nhìn thấy đầu tiên. Do đó, không nên bỏ qua điều này nếu không muốn đánh mất cơ hội thực tập.

Tạo chữ ký mail

Khi đã có địa chỉ email ưng ý, hãy thiết lập chữ ký email bao gồm thông tin liên hệ của bạn và thêm nó vào tất cả các email bạn gửi. Chữ ký của bạn nên bao gồm họ tên, địa chỉ nơi ở, địa chỉ email, số điện thoại, trang mạng xã hội [nếu có].

Điều này vừa góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp vừa để nhà tuyển dụng có thêm thông tin để liên hệ với bạn trong trường hợp có vấn đề phát sinh.

2/ Cách viết email xin thực tập đúng chuẩn

Một email xin thực tập đúng chuẩn sẽ cần chú trọng những vấn đề sau:

Trình bày rõ ràng mục đích trong tiêu đề mail

Tiêu đề mail là một phần rất quan trọng. Đây chính là yêu tố để nhà tuyển dụng quyết định có mở mail hay không, việc để tên không phù hợp dễ khiến mail của bạn bị họ bỏ qua. Dòng tiêu đề email nên bao gồm tên của bạn và vị trí bạn đang ứng tuyển đồng thời bày tỏ rằng đó là một email ứng tuyển công việc.

Lời chào trang trọng

Hãy gửi đến nhà tuyển dụng lời chào trang trọng và chuyên nghiệp. Nếu bạn gửi email cho một nhà tuyển dụng bạn chưa bao giờ gặp mặt, cách tốt nhất là viết một lời chào thật lịch sự: Kính gửi Phòng tuyển dụng công ty [tên công ty] hoặc Kính gửi Anh/Chị [Họ tên] - trưởng phòng tuyển dụng,...

Phần mở đầu

Sau khi gửi lời chào, bạn cần giới thiệu qua về bản thân gồm tên, tuổi, trường học, ngành học. Tiếp đến trình bày ngắn gọn các nội dung: Qua kênh thông tin nào biết về công ty? Thời gian bạn có thể đến thực tập? Mục tiêu và mong muốn khi thực tập?

Nội dung chính cần đề cập trong mail

Trong phần này, bạn cần ghi rõ những vấn đề sau:

- Năng lực và kinh nghiệm của bản thân: Hãy chia sẻ về những nghiên cứu khoa học, các bài luận đã làm tại trường đại học và những kỹ năng cần cho vị trí thực tập mà bạn đã có như: làm việc nhóm, thuyết trình,… tùy thuộc vào vị trí.

- Các thành tích trong học tập và hoạt động ngoại khóa: Bạn hãy liệt kê những thành tích mà mình đạt được trong quá trình học tập như: học bổng, thành tích nghiên cứu khoa học, chứng chỉ tiếng anh, tin học,…

Lời chào kết thúc

Tương tự như lời chào mở đầu, câu kết thúc email cũng phải trang trọng và chuyên nghiệp. Không nên kết thúc email với những từ như “Chúc những điều tốt nhất đến với anh/chị”, hay “Chúc anh/chị một ngày tốt lành”. “Trân trọng” là lời kết tốt nhất cho một email chuyên nghiệp.

Mẫu email xin thực tập thông minh giúp nắm chắc cơ hội [Ảnh minh họa]

3/ Mẫu email xin thực tập thông minh giúp bạn nắm chắc cơ hội

Mẫu 1

Tiêu đề email: [tên của bạn]_[vị trí thực tập]_[tên công ty]

Kính gửi: Công ty [tên công ty định ứng tuyển],

Tôi hiện là sinh viên năm [...] của Đại học [tên trường] và tôi rất mong muốn có được cơ hội thực tập tại Quý công ty. Chuyên ngành chính của tôi là [tên chuyên ngành] và mục tiêu của tôi [nêu mục tiêu nghề nghiệp]. Sau khi tìm hiểu, tôi nhận thấy Quý công ty là nơi phù hợp để tôi có thể học hỏi từ những người giỏi nhất trong ngành.

Tôi đã đính kèm một thư xin việc, CV và bảng điểm vào email để Qúy công ty có thể xem xét thêm. Tôi hi vọng rằng Quý công ty sẽ dành một chút thời gian để xem qua.

Rất mong nhận được câu trả lời từ Quý công ty.

Xin chân thành cảm ơn.

Trân trọng,

[tên của bạn]

Mẫu 2:

Tiêu đề: Ứng tuyển thực tập [vị trí thực tập]_[tên của bạn]

Kính gửi: Phòng tuyển dụng công ty [tên công ty].

Tên tôi là [tên của bạn], sinh viên năm [...] chuyên ngành [tên chuyên ngành] tại Đại học [tên trường]. Tôi rất quan tâm đến công việc [vị trí thực tập] và mong muốn được làm việc tại vị trí này trong tương lai. Do đó, khi được biết công ty đang tuyển thực tập sinh [vị trí thực tập] trong thời gian [...] tháng, tôi quyết định gửi mail để ứng tuyển.

Tôi tin rằng với các kiến thức tích luỹ được trong quá trình đào tạo tại trường và tinh thần ham học hỏi, sẵn sàng thử thách, tôi có thể đáp ứng được các yêu cầu mà công ty đặt ra. Tôi hi vọng sẽ có cơ hội thảo luận chi tiết hơn về cơ hội thực tập này. Thông tin chi tiết về trình độ và một số kinh nghiệm làm việc, tôi xin phép được trình bày trong CV đính kèm.

Trân trọng,

[tên của bạn]

Với những thông tin chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đọc có được những mẫu email xin thực tập chuyên nghiệp và thu hút nhà tuyển dụng. Nếu có vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ 1900 6192 để được hỗ trợ.

>> Top 12 mẫu Đơn xin việc 'hút hồn' nhà tuyển dụng

Viết thư cho giảng viên đòi hỏi bạn phải suy nghĩ nhiều hơn so với gửi mail hay nhắn tin nhanh với bạn bè. Việc học của bạn chính là nền tảng cho sự nghiệp sau này, vì thế bạn nên tương tác với các kênh giao tiếp theo một cách chuyên nghiệp, trong đó bao gồm việc viết email. Khi gửi thư điện thử cho người hướng dẫn, bạn luôn phải sử dụng tài khoản email sinh viên của mình và mở đầu lá thư bằng lời chào lịch sự. Bạn cần tương tác với họ tương tự như khi viết một lá thư công việc trang trọng. Đảm bảo tính ngắn gọn và chú ý đến ngữ pháp!

1. 1

   Kiểm tra giáo trình về câu hỏi. Thường thì thắc mắc của bạn đã được giải đáp trong tài liệu mà giảng viên cung cấp vào đầu khóa học. Việc hỏi lại một vấn đề có sẵn sẽ khiến họ xem bạn là một sinh viên không nghiêm túc, và thầy/cô sẽ bực mình vì bạn làm mất thời gian của họ.[1] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

   • Giáo trình có thể bao gồm thông tin về bài tập của khóa học, hạn chót nộp bài, chính sách của lớp học và cấu trúc bài làm.
   • Nếu giảng viên chỉ cung cấp cho bạn một loạt các sách đọc thì bạn có thể gửi mail về thắc mắc nào đó chưa được giải đáp trong giáo trình.

2. 2

   Sử dụng tài khoản học tập của bạn. Các giảng viên thường nhận được rất nhiều email mỗi ngày. Bằng cách sử dụng tài khoản của nhà trường, lá thư của bạn sẽ ít đi vào hộp thư rác. Ngoài ra, địa chỉ emal mà trường cung cấp trông chuyên nghiệp hơn. Giảng viên sẽ biết được ai là người thực sự gửi email vì tài khoản sinh viên thường dựa trên tên của bạn.[2] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

3. 3

   Viết dòng tiêu đề thu hút sự chú ý. Dòng tiêu đề sẽ gợi ý cho giảng viên về nội dung chính của email trước lúc họ đọc thư. Điều này rất hữu dụng vì thầy/cô sẽ dành ra thời gian thích hợp để xử lý nó. Chủ đề của email cũng phải rõ ràng và đúng trọng tâm.[3] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

   • Chẳng hạn, bạn có thể viết là "Câu hỏi về bài tập hiện tại" hay "Luận văn tốt nghiệp".

4. 4

   Mở đầu bằng việc chào hỏi và sử dụng chức danh cùng với họ và/hoặc tên của giảng viên đó. Dĩ nhiên chúng ta đều muốn lao ngay vào vấn đề của mình. Tuy nhiên, khi viết thư cho một giáo viên, bạn cần xem đó là một lá thư trang trọng. Hãy bắt đầu bằng "Kính gửi Tiến sĩ Trần Văn Dũng," theo sau là một dấu phẩy. Nhớ sử dụng cả họ của người đó nếu như cả hai không mấy thân quen.[4] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

   • Nếu bạn không chắc về học vị/học hàm của giảng viên, bạn có thể gọi họ là "Thầy Trần Văn Dũng."
   • Bạn có thể sử dụng cách chào hỏi thân mật hơn một chút, chẳng hạn như "Kính gửi thầy Dũng," nếu bạn và vị giảng viên đã có những tương tác mang tính cá nhân.

1. 1

   Nhắc giảng viên nhớ bạn là ai. Các thầy/cô có rất nhiều học trò để theo dõi, vì thế họ sẽ cần bạn tự giới thiệu trước. Hãy cho biết tên, lớp mà bạn học với giảng viên đó, bao gồm cả tiết học cụ thể, ví dụ như "Toán Kinh Tế tiết 2".[5] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

2. 2

   Tránh lạc đề. Giảng viên là những người bận rộn, vì thế bạn đừng nói lan man. Hãy đi thẳng vào vấn đề, bỏ qua các chi tiết không liên quan và trình bày càng ngắn gọn càng tốt.[6] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

   • Chẳng hạn, nếu bạn thắc mắc về một bài tập, hãy nói ngay: "Em có một câu hỏi về bài tập mà thầy cho chúng em vào thứ ba vừa rồi. Thầy muốn chúng em làm theo nhóm hay cá nhân?"

3. 3

   Viết thành những câu hoàn chỉnh. Thư điện tử không phải là một bài viết Facebook hay tin nhắn gửi cho bạn bè. Nghĩa là khi viết thư cho giảng viên, bạn cần sử dụng những câu hoàn chỉnh, bất kỳ điều gì khác hơn sẽ trông thiếu tính chuyên nghiệp.[7] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

   • Chẳng hạn bạn đừng viết, "Buổi học tuyệt vời thầy ơi... xuất sắc!"
   • Thay vì thế, hãy viết, "Thầy đã mang đến cho chúng em một bài giảng vô cùng dễ hiểu vào buổi học trước."

4. 4

   Tập trung vào giọng điệu. Khi bạn liên hệ với giáo viên vào lần đầu, hãy giữ giọng điệu và ngôn ngữ thật chuyên nghiệp. Nghĩa là bạn không được thêm biểu tượng cảm xúc! Nếu cả hai bắt đầu phát triển quan hệ thư từ, bạn sẽ thấy rằng mình có thể thoải mái hơn một chút khi các học kỳ trôi qua. Điều này đặc biệt đúng nếu giảng viên chủ động tỏ ra thân mật hơn [chẳng hạn như gửi cho bạn một biểu tượng cảm xúc trong email].

5. 5

   Thể hiện yêu cầu một cách lịch sự. Nhiều sinh viên cứ đòi hỏi điều này điều nọ với giảng viên của họ. Bạn sẽ chẳng thể đi đến đâu nếu làm vậy. Thay vì thế, hãy đưa ra vấn đề của bạn như một lời thỉnh cầu mà giáo viên có thể chấp nhận hoặc không.[8] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

   • Ví dụ, bạn mong muốn giảng viên gia hạn thêm thời gian cho bài luận văn. Đừng nói rằng, "Bà của em vừa mất. Hãy cho em thêm thời gian để nộp bài luận." Nói thế này sẽ hay hơn, "Em vừa trải qua một tuần khó khăn vì sự ra đi của bà. Thầy/cô có thể cho em thêm thời gian để làm bài luận không?"

6. 6

   Sử dụng dấu chấm câu thích hợp. Đối với email gửi cho bạn bè, bạn có thể bỏ qua việc chia đoạn và các dấu phẩy. Tuy nhiên, khi viết mail cho giáo viên, bạn cần đặt dấu câu ở những vị trí cần có.[9] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

7. 7

   Viết rõ ràng các từ. Trong khi ngôn ngữ nhắn tin ngập tràn khắp internet thì email chuyên nghiệp là nơi mà bạn phải tránh sử dụng chúng. Nghĩa là bạn không được dùng "thui" để thay thế cho "thôi," hay "j" thay cho "gì", vân vân. Hãy sử dụng ngôn ngữ thuần Việt.[10] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

   • Đừng quên kiểm tra chính tả tự động trước khi gửi email.

8. 8

   Viết hoa một cách hợp lý. Các chữ đầu câu và danh từ thích hợp phải được viết hoa. Không nhầm lẫn sang văn nói và nhớ viết hoa một cách có chọn lọc. Luôn viết hoa những từ cần phải được viết hoa.

1. 1

   Chỉ ra hành động mà bạn muốn giáo viên thực hiện. Đảm bảo rằng bạn nói chính xác những gì mà bạn muốn ở giảng viên vào cuối hoặc gần cuối email. Nếu cần gặp họ, hãy hỏi về điều đó.[11] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

2. 2

   Đọc lại toàn bộ thư nhằm kiểm tra ngữ pháp. Rà soát lại email để chắc rằng bạn không bỏ sót lỗi ngữ pháp. Thường thì bạn sẽ bắt gặp một hoặc hai lỗi cần sửa.[12] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

3. 3

   Nhìn lại email dưới quan điểm của giảng viên. Hãy nghĩ về nội dung lá thư để chắc rằng bạn không đòi hỏi khắt khe điều gì. Bên cạnh đó, đảm bảo rằng email của bạn thực sự súc tích. Hẳn là bạn không muốn chia sẻ quá nhiều về đời sống cá nhân của mình vì điều đó không chuyên nghiệp.[13] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

4. 4

   Kết thúc email bằng một lời chào. Bạn đã mở đầu một cách trang trọng nên bạn cũng cần kết thư lịch sự như thế. Sử dụng những câu như "Trân trọng" hay "Chân thành cảm ơn," theo sau là một dấu phẩy cùng với tên đầy đủ của bạn.[14] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

5. 5

   Kiểm tra email sau một tuần. Sau khi gửi email, bạn không nên làm phiền thầy/cô về câu trả lời. Tuy nhiên, nếu bạn không thấy hồi âm gì trong vòng một tuần, bạn có thể gửi lại một email khác vì có thể thư của bạn đã bị lẫn lộn ngẫu nhiên ở đâu đó.[15] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

6. 6

   Xác nhận thư trả lời. Một khi thầy/cô hồi âm, bạn cần xác nhận rằng mình đã nhận được thư trả lời. Một câu "Em cảm ơn thầy!" là đủ. Nếu cần thiết, bạn có thể viết một email dài hơn bằng cách sử dụng cấu trúc tương tự để giữ tính chuyên nghiệp. Nếu như vấn đề hay thắc mắc của bạn vẫn chưa được giải quyết thỏa đáng qua email, hãy xin thầy sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp.

   • Ví dụ, bạn có thể nói, "Cảm ơn vì đã giải đáp thắc mắc cho em. Hẹn gặp lại thầy/cô trên lớp."
   • Nếu muốn gặp trực tiếp giảng viên, bạn có thể viết, "Em cám ơn những chia sẻ của thầy/cô về vấn đề này. Nhưng nếu thầy/cô có thời gian, em có thể đến gặp mặt và trao đổi chi tiết hơn, được không?"

• Bạn nên tìm đến một người bạn học trước nếu như mục đích của email là hỏi về những gì bạn đã bỏ lỡ trong lúc lơ đễnh.

Cùng viết bởi:

Chuyên viên tư vấn học đường

Bài viết này đã được cùng viết bởi Ashley Pritchard, MA. Ashley Pritchard là chuyên viên tư vấn học đường của Trường Phổ Thông Delaware Valley Regional tại Frenchtown, New Jersey. Ashley có hơn 3 năm làm việc cho trường phổ thông, đại học và có kinh nghiệm tư vấn nghề nghiệp. Cô có bằng MA về tư vấn trong trường học với chuyên ngành về Sức khỏe Tâm thần do Đại học Caldwell cấp và được Đại học California chứng nhận là Chuyên gia Giáo dục Độc lập. Bài viết này đã được xem 174.405 lần.

Chuyên mục: Máy tính và Điện tử

Trang này đã được đọc 174.405 lần.