Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

07:56 05/01/22

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy vì tính tiện lợi và nhanh chóng của nó. Bên cạnh đó, nhằm lưu trữ hoặc chứng minh xuất xứ của hàng hóa cần được chuyển đổi sáng hóa đơn giấy. Vậy việc chuyển đổi đó cần thực hiện như thế nào?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

1. Các trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trường hợp 1, Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một [01] lần. Trường hợp này phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Trường hợp 2, Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015.

2. Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn [ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”]; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang

Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức:

- Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn;

- Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

Theo đó, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên thì phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu [do hệ thống máy tính cấp tự động]; cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y" [trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó].” Hướng dẫn tại Công văn số 2806/TCT-CS năm 2018.

Quý thành viên tham khảo thêm tại các bài viết sau:

- 04 lỗi cần tránh khi khởi tạo hóa đơn điện tử;

- Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử?;

- Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện hóa đơn điện tử.

Căn cứ pháp lý:

- Thông tư 32/2011/TT-BTC;

- Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Quý thành viên hãy theo dõi chúng tôi để nhận thêm nhiều tin tức:  

11,806

Đăng ký nhận bản tin

Nhận thông báo cập nhật về thuế; kế toán, kiểm toán; bảo hiểm; doanh nghiệp