Các thủ tục cần làm khi mất hóa đơn gtgt

thể xảy đến với người phụ trách kế toán doanh nghiệp và việc làm mất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những rủi ro dễ gặp phải nhất. Việc mất cháy, hỏng hóa đơn là điều mà không kế toán nào mong muốn xảy ra. Vậy đối với các trường hợp mất hóa đơn kế toán phải làm sao? Xử lý như thế nào cho hợp lý? Bài viết hôm nay Nhân Hòa sẽ chỉ ra những thông tin cần biết để xử lý mất hóa đơn nếu chẳng may mất hóa đơn điện tử. Mời bạn cùng theo dõi ngay sau đây.

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng hay còn được biết đến với cái tên phổ biến là “hóa đơn đỏ” thực chất là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hành động này thường được nhắc đến bằng cụm từ “xuất hóa đơn”. Hóa đơn GTGT do Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn thực hiện, áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

- Hóa đơn được thể hiện qua các hình thức:

+ Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

+ Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành

+ Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

2. Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng phải có thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có), danh mục hàng hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế GTGT, thuế suất GTGT và giá trị thuế GTGT.

Điều làm hóa đơn GTGT quan trọng nằm ở chỗ đây là hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý. Nó tách riêng giá trị thực của hàng hóa và phần giá trị tăng thêm, là căn cứ để khấu trừ thuế.

3. Mức phạt khi mất hóa đơn GTGT

- Đối với hóa đơn đầu ra

+ Nếu như công ty làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ thì sẽ bị phạt mất hóa đơn cho việc này chỉ là cảnh cáo

+ Còn đối với trường hợp sau sẽ bị phạt từ 4-8 triệu đồng. Làm hỏng, làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hóa đơn. Hoặc hóa đơn chưa lập (liên giao cho khách) nhưng khách chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ. Hay hóa đơn lập theo bảng kê bán lẻ dịch vụ, hàng hóa. Trừ những trường hợp như cháy, mất, hỏng do hỏa hoạn, thiên tai hay do những sự kiện bất khả kháng thì doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền

+ Với trường hợp hóa đơn bị cháy, mất, hỏng đã lập (liên giao cho khách) thì người mua và người bán lập biên bản sự việc. Đối với người bán đã kê khai, có hợp đồng, nộp thuế, chứng từ việc mua bán dịch vụ hàng hóa. Kèm theo đó là một tình tiết giảm nhẹ ở mức tối thiểu khung phạt. Còn nếu có 2 tình tiết giảm nhẹ thì chỉ bị xử phạt cảnh cáo

+ Với trường hợp trong thời gian lưu trữ mà hóa đơn bị cháy, mất, hỏng trừ liên giao cho khách (tức là liên 1 và liên 3 bị mất) sẽ xử phạt theo pháp luật (có thể bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng). Khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt, nếu hóa đơn bị mất tìm lại được thì người bán không bị phạt tiền.

+ Với trường hợp mà các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ, bị cháy, mất, hỏng nếu người bán đã lập hóa đơn khác thay thế thì chỉ bị phạt cảnh cáo.

+ Nếu trong cùng một thời điểm mà cá nhân hay tổ chức thông báo cho cơ quan thuế rằng họ làm mất nhiều số hóa đơn. Nhưng cơ quan thuế lại có đủ căn cứ để xác định cá nhân, tổ chức này gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo thì sẽ bị xử phạt theo từng lần làm mất hóa đơn.

+ Đối với trường hợp hóa đơn bị cháy, mất, hỏng có liên quan đến bên thứ 3 do người bán thuê thì sẽ bị xử phạt theo quy định tại điểm này.

Mức phạt khi bị mất hóa đơn GTGT

- Đối với hóa đơn đầu vào

Theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP, Chính Phủ quy định phạt tiền từ 4-8 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.

+ Xử phạt này sẽ ngoại trừ trường hóa đơn đầu vào liên 2 bị mất, cháy, hỏng do thiên tai bất ngờ, bất khả kháng.

+ Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc, nếu có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt còn nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

+ Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đầu vào liên 2 đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.

+ Xử phạt mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Thông thường, bên thứ 3 sẽ là bên phải chịu trách nhiệm và nhận xử phạt khi có vấn đề mất hóa đơn hay cháy hỏng hóa đơn liên 2 xảy ra. Mức xử phạt cũng giống như khi xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn liên 2 từ 4-8 triệu.

4. Xử lý như thế nào với hóa đơn bị mất

Căn cứ theo Điều 41, 42 Luật kế toán số 88/2015/QH13 năm 2015 ngày 20 tháng 11 năm 2015 quy định:

“Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

- Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

- Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

1. Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

2. Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

3. Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

- Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.

Điều 42. Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

- Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

- Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

- Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.”

Xử lý như thế nào với hóa đơn bị mất?

Căn cứ theo Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC thì:

Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

- Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Vậy, khi làm mất chứng từ kế toán, kế toán cần thực hiện các công việc sau:

- Lập biên bản về việc mất tài liệu (Theo mẫu PL01 ban hành kèm theo thông tư 96/2010/TT-BTC.)

- In lại và xin lại các chứng từ đã mất (nếu có thể: Phiếu thu,chi; Chứng từ ngân hàng…)

- Đối với các chứng từ không thể xin lại: cần sao chụp lại các chứng từ đó và in ra kẹp cùng chứng từ kế toán khác.

- Đối với các chứng từ đã mất liên quan tới việc hình thành tài sản: cần lập biên bản kiểm kê tài sản để lập lại chứng từ đã bị mất.

- Lập biên bản mất hóa đơn kèm theo báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014-TT/BTC34 hay BC21/AC có thể nộp qua mạng).

- Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

5. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử