– Định nghĩa [cô Oanh]: Văn bản hành chính thông dụng là văn bản được ban hành bởi các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhằm để truyền đạt thông tin, ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra để phục vụ tốt cho hoạt động quản lý.
– Định nghĩa [cô Uyên]: Văn bản hành chính thông dụng là văn bản được ban hành nhằm giải quyết những công việc cụ thể của cơ quan, tổ chức như: giao dịch công tác; trao đổi thông tin; phản ánh tình hình hoạt động; ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra đáp ứng yêu cầu quản lý có hiệu quả.
– Đặc điểm:
+ chủ thể ban hành: rất đa dạng [gồm Nhà nước, tổ chức chính trị, đảng, đoàn thanh niên, cá nhân [khi viết Đơn, Thư], tổ chức nước ngoài ==> tức là mọi chủ thể khi tham gia vào quan hệ PL đều có thể ban hành văn bản hành chính thông dụng
+ tên gọi: rất phong phú [Công văn, Tờ trình, Biên bản, Thông tri, Đơn, …]
+ hình thức:
- Do PL quy định: đối với cơ quan NN [xem Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính]
- Do Thể lệ đảng, Thể lệ Đoàn thanh niên, Thể lệ Mặt trận tổ quốc quy định
+ nội dung: chứa đựng thông tin về sự kiện [như Biên bản, Hợp đồng, …], truyền đạt thông tin trong quản lý [như Công văn, Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch, …]
+ không có tính bắt buộc thực hiện: [Chú ý: đặc điểm này còn gây tranh luận, ví dụ đối với Quy chế, Nội quy là có tính bắt buộc thực hiện]
2. Phân loại
– Văn bản hành chính dùng để thông tin, giao dịch: Công văn, Tờ trình, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Công điện, …
– Văn bản hành chính dùng để ngi nhận sự kiện: Biên bản, Giấy ủy nhiệm, Giấy chứng nhận, Giấy biên nhận, Hợp đồng, Phiếu gửi, …
– Văn bản hành chính dùng để trình bày dự kiến công việc trong tương lai: Tầm nhìn, Chiến lược, Đề án, Dự án, Chương trình, Kế hoạch, …
– Văn bản hành chính dùng để đặt ra quy tắc xử sự nội bộ: Điều lệ, Quy chế, Quy định, Nội quy, …
3. Vai trò
– Hỗ trợ cho hoạt động quản lý
II. Yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng
1. Yêu cầu về hình thức
– Tuân theo quy định của PL
– Tuân theo quy định của tổ chức chính trị – xã hội
2. Yêu cầu về nội dung
– Hợp pháp
– Hợp lý
3. Yêu cầu về ngôn ngữ
– Văn phong nghị luận: trang trọng, lịch sự, thuyết phục, phổ thông, thống nhất, chính xác
Vấn đề 2: Soạn thảo Biên bản
I. Khái niệm và yêu cầu
1. Khái niệm biên bản
– Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở, tiền đề để chủ thể có thẩm quyền ra những phán quyết về hành chính nhất định.
– Vai trò của Biên bản:
+ Ghi nhận sự kiện thực tế
+ Có giá trị là chứng cứ để xác định trách nhiệm của cá nhân, tổ chức…
2. Phân loại biên bản
– Có 2 loại:
+ Biên bản hội nghị: ghi lại toàn bộ diễn biễn xảy ra trong cuộc họp, hội nghị. VD biên bản họp lớp
+ Biên bản sự vụ / vụ việc: ghi lại sự vụ đã hoặc đang diễn ra. VD biên bản tai nạn giao thông, biên bản tai nạn lao động, Biên bản giao nhận hàng hóa, Biên bản kiểm kê, …
Chú ý: sự khác nhau là ở chủ thể tham dự
+ với Biên bản hội nghị: chủ thể soạn thảo / ban hành chứng kiến toàn bộ sự việc / sự kiện
+ với Biên bản sự vụ: chủ thể soạn thảo / ban hành không chứng kiến toàn bộ mà chỉ ghi lại [theo hiện trạng, theo lời kể của những người chứng kiến]
3. Yêu cầu của biên bản
– Yêu cầu về nội dung:
+ đảm bảo tính khách quan, đầy đủ, trung thực khi mô tả sự kiện
+ đảm bảo số liệu phải chính xác, cụ thể
+ nội dung biên bản phải trọng tâm, trọng điểm
+ bố cục nội dung phải logic
– Yêu cầu về hình thức:
+ đúng quy định theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV
+ điều kiện thông qua của Biên bản phải có tối thiểu 2 người ký xác nhận, không giới hạn số lượng tối đa
Chú ý: thứ tự ký từ phải sang trái: theo nguyên tắc “ai quan trọng hơn thì ở bên phải”
– Yêu cầu về ngôn ngữ:
+ sử dụng văn phong nghị luận để diễn đạt
+ đảm bảo tính chính xác, khách quan phù hợp sự kiện thực tế
+ diễn đạt rõ ràng, trôi chảy
II. Soạn thảo biên bản
1. Hình thức biên bản
– Biên bản không có số
Chú ý: nếu Biên bản có số thì đó là số seri [chỉ để quản lý, VD như Biên bản trong phạt vi phạm giao thông có số seri]
– Biên bản không cần đóng dấu, nếu có thì chỉ đóng dấu treo
– Không có tiêu thức về địa danh và thời gian. Tức là không có: ví dụ “Hà Nội, ngày … tháng … năm …”
– Chữ ký: người quan trọng hơn ở bên phải
VD:
Thư ký Chủ tọa
Người vi phạm Người lập biên bản
2. Nội dung biên bản
Dàn ý chung:
BIÊN BẢN VỤ VIỆC
-Thời gian, địa điểm tiến hành lập biên bản.
– Thành phần có mặt [tham gia]
– Diễn biến của sự kiện:
+ Mô tả quá trình xảy ra sự kiện
+ Người chứng kiến hoặc những tình tiết, dấu vết là chứng cứ
+ Lời khai của các bên liên quan
+ Hành vi ngăn chặn của bảo vệ…
– Số lượng biên bản được lập
– Thủ tục đọc công khai
– Thời gian kết thúc lập biên bản
BIÊN BẢN HỘI NGHỊ
– Thời gian, địa điểm họp
– Thành phần tham dự:
- Chủ tọa …..
- Thư ký….
- Đại biểu:
- Có măt…, vắng mặt …
– Diễn biến cuộc họp:
+ Chủ toạ giới thiệu chương trình, nội dung
+ Đoàn chủ tịch, thư ký [nếu là hội nghị, đại hội]
+ Đọc báo cáo
+ Phát biểu của các thành viên
+ Bầu BCH mới [nếu có]: kiểm phiếu, ra mắt BCH mới
+ Kết luận của chủ toạ
– Thủ tục đọc công khai
– Thời điểm kết thúc cuộc họp.
- Phần mở đầu
– Thời gian: chính xác nhất có thể, có thể đến giờ / phút
VD: “Vào hồi 9h15 ngày 01/05/2017”
– Địa điểm: cụ thể đến cá biệt nhất
VD: “Phòng 303 nhà B trường Đại học Luật Hà Nội, 87 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội”
VD: “Tại ngã tư đoạn đường Nguyễn Chí Thanh giao cắt Huỳnh Thúc Kháng và Pháp Đài Láng, trên địa bàn phường Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội” [với Biên bản vụ việc tai nạn giao thông]
– Thành phần:
+ với Biên bản vụ việc:
– Thành phần có mặt: Tôi, [họ tên], [cấp bậc, chức vụ], tiến hành lập Biên bản với anh/chị [họ tên], [thông tin cá nhân]
VD: Tôi, Nguyễn Văn A, Thượng úy, Đội phó Đội cảnh sát giao thông số 5 thành phố Hà Nội, tiến hành lập Biên bản với chị Cao Kim Oanh, sinh ngày 19/05/1980, thường trú tại Số nhà 5 đường Kim Mã, phường Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội
+ với Biên bản hội nghị:
– Thành phần tham dự:
- Chủ tọa ….. [VD: Ông Nguyễn Văn A – Giám đốc ]
- Thư ký…. [VD: Bà Cao Kim Oanh – Phòng Tổ chức cán bộ]
- Đại biểu: [chú ý thứ tự các đại biểu]
– Đại biểu 1
– Đại biểu 2
- Có mặt…, vắng mặt … [VD: Có mặt 12, vắng mặt Lê Thị B – Phó Chủ tịch Hội phụ nữ phường, Phạm Văn D – Phòng kế toán; chú ý: không ghi tên người có mặt, chỉ ghi tên người vắng mặt, nếu có quá nhiều người vắng mặt thì ghi Danh sách kèm theo ]
- Nội dung chính
– Biên bản hội nghị: diễn biến cuộc họp
– Biên bản sự vụ:
- Phần kết thúc
– Biên bản hội nghị: có thể có biểu quyết thông qua biên bản, chỉ có 1 bản
– Biên bản sự vụ: có thể lập thành nhiều bản
———————
Ngày 16/04/2017
Giảng viên: cô Lê Thị Ngọc Mai [TS]
Vấn đề 3: Soạn thảo Công văn, Tờ trình
I. Soạn thảo công văn
1. Khái niệm công văn
– Công văn là loại văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức; giữa cơ quan tổ chức với cá nhân có liên quan, nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành có hiệu quả
2. Phân loại
– Theo tiêu chí chủ thể:
+ công văn do cấp trên ban hành
+ công văn do cấp dưới ban hành
+ công văn do các cơ quan ngang cấp ban hành
– Theo tiêu chí mục đích sử dụng:
+ công văn chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở: cấp trên ban hành, giống với Chỉ thị
Câu hỏi: khi vào thì dùng Chỉ thị, và khi vào thì dung Công văn chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở ?
Trả lời: Chỉ thị là VBPL, còn Công văn là VBHC thông dụng ==> việc ban hành Chỉ thị hay Công văn phụ thuộc vào thẩm quyền của cơ quan ban hành [là được quyền ban hành Công văn hay ban hành Chỉ thị]. Nếu 1 chủ thể có quyền ban hành cả Chỉ thị lẫn Công văn, thì căn cứ vào phạm vi để phân biệt, theo đó ban hành Công văn khi cần chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở trong nội bộ cơ quan, đơn vị mình; còn Chỉ thị có phạm vi rộng hơn
+ công văn hướng dẫn, giải thích: cấp trên ban hành, giống với Thông tư
Câu hỏi: Khi nào thì ban hành Thông tư, khi nào thì ban hành Công văn để giải thích, hướng dẫn ?
Trả lời: Thông tư là VBQPPL, còn Công văn là VBHC thông dụng ==> việc ban hành Thông tư hay Công văn phụ thuộc vào thẩm quyền của cơ quan ban hành [là được quyền ban hành Thông tư hay ban hành Chỉ thị]. Nếu 1 chủ thể có quyền ban hành cả Thông tư lẫn Công văn, thì căn cứ vào nội dung để phân biệt, theo đó chỉ được ban hành Thông tư theo quy định của Luật ban hành VBPL 2015; ngoài ra đều ban hành Công văn
+ công văn thăm hỏi, cảm ơn: đối với đối tác
+ công văn hỏi, trả lời [phúc đáp]:
+ công văn trình, đề nghị: cấp dưới ban hành, giống với Tờ trình
Câu hỏi: Khi nào thì ban hành Tờ trình, khi nào thì ban hành Công văn trình ?
Trả lời: nói chung với các công việc đơn giản thì sẽ dùng Công văn, còn với các công việc phức tạp, cần giải trình nhiều thì sẽ dùng Tờ trình
+ công văn mời, trao đổi ý kiến, thông báo: giống với Giấy mời, Thông báo
Câu hỏi: Khi nào thì ban hành Công văn mời, khi nào thì ban hành Giấy mời ?
Trả lời: Công văn mời có tính chất trang trọng hơn Giấy mời
Câu hỏi: Khi nào thì ban hành Công văn thông báo, khi nào thì ban hành Thông báo ?
Trả lời: Với Thông báo thì đối tượng rất rộng, không xác định, thường là công khai cho mọi đối tượng. Còn với Công văn để thông báo là gửi đích danh đối tượng ==> hẹp hơn. Ngoài ra nội dung trong Công văn thông báo cũng thường “nhiều” hơn so với Thông báo
3. Yêu cầu khi soạn thảo công văn
- Yêu cầu về nội dung
– Đảm bảo tính hợp pháp:
+ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ thể ban hành: mặc dù gần như mọi chủ thể đều có quyền ban hành Công văn, nhưng nội dung trong CV phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ thể đó [VD không được vượt thẩm quyền]
+ phù hợp với văn bản PL liên quan
– Đảm bảo tính hợp lý:
+ thông thường mỗi công văn chứa đựng 1 chủ đề, giải quyết 1 công việc cụ thể: không lồng ghép nhiều công việc vào 1 CV
+ ngắn gọn, rõ ràng, ý tưởng sát chủ đề
+ bố cục logic, chặt chẽ
- Yêu cầu về hình thức
– Quy định trong Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày VBHC
– Một số điểm khác biệt của Công văn:
+ không ghi tên văn bản
+ trích yếu nội dung trình bày dưới phần số, ký hiệu
+ ký hiệu là chữ viết tắt tên cơ quan ban hành gạch nối tên đơn vị soạn công văn
VD: UBND-VP : công văn của Văn phòng thuộc UBND
UBND-PTNMT : công văn của Phòng Tài nguyên môi trường thuộc UBND
- Yêu cầu về ngôn ngữ
– Ngôn ngữ khách quan, phi cá nhân, tránh từ biểu cảm
– Lịch sự, nghiêm túc
– Thường sử dụng 1 số từ: Kính gửi, Kính trình, Đề nghị, Xem xét giải quyết, Quý Cơ quan, …
4. Cách thức soạn thảo công văn
- Soạn thảo phần mở đầu
– Mục đích:
+ trình bày cơ sở, lý do, mục đích ban hành công văn
+ giới thiệu về nội dung CV
+ nêu vấn đề trọng tâm của CV
– Nội dung: 2 cách viết phần mở đầu:
+ cách 1: mở đầu trình bày cơ sở pháp lý [CV ban hành để tổ chức thực hiện VBQPPL]
+ cách 2: mở đầu trình bày lý do, mục đích [CV ban hành xuất phát từ nhu cầu thực tiễn]
- Soạn thảo nội dung chính
– Nội dung chính của CV nói chung:
+ triển khai cụ thể công việc cần giải quyết
+ trình bày 1 cách hệ thống, có sắp xếp thứ tự các luận điểm
+ với nội dung phức tạp, có thể chia thành các mục, các điểm tương ứng với mỗi nhóm công việc, nhiệm vụ
– Nội dung chính của CV chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở:
+ chỉ ra công việc, nhiệm vụ cấp dưới cần triển khai
+ đề ra các biện pháp tổ chức thực hiện cụ thể phù hợp với chức năng của từng đơn vị cấp dưới
+ quy định về thời gian, yêu cầu hoàn thành công việc, nhiệm vụ, và báo cáo cấp trên
– Nội dung chính của CV đề nghị [CV hỏi]:
+ nêu rõ, cụ thể từng yêu cầu, đề nghị của cơ quan, đơn vị mình
+ trình bày cụ thể hoàn cảnh, lý do, mục đích của từng yêu cầu, đề nghị đó
+ có thể nêu thêm về phương án, đề xuất của đơn vị mình
– Nội dung chính của CV trả lời [CV phúc đáp]:
+ trình bày ý kiến của cơ quan, đơn vị theo hướng chấp thuận hoặc không chấp thuận yêu cầu, đề nghị được đưa ra
+ nêu được cơ sở, lý do của việc chấp thuận hay không chấp thuận
+ trường hợp chưa có đủ thông tin để trả lời thì hẹn sẽ trả lời sau
– Nội dung chính của CV giải thích, hướng dẫn:
+ giải thích, hướng dẫn làm rõ những quy định chưa rõ của VBPL
+ chỉ rõ cách thức triển khai thực hiện những quy định, đảm bảo tính hợp pháp, dễ hiểu và áp dụng thống nhất
– Nội dung chính của CV mời:
+ trình bày về những vấn đề cơ bản sẽ được triển khai trong cuộc họp, sự kiện [nội dung, chủ đề]
+ thông báo thời gian, địa điểm tổ chức
+ nêu đề nghị, yêu cầu cần thiết đối với người được mời tham dự [như chuẩn bị tài liệu, báo cáo, ý kiến cho cuộc họp, …]
+ các thông tin về việc xác nhận có tham dự được hay không, thông tin về tài chính, đi lại, ăn nghỉ khi tham dự
+ địa chỉ liên hệ
– Nội dung chính của CV thăm hỏi:
+ bày tỏ sự cảm thông sâu sắc trước những vấn đề khó khăn, những thiệt hại, mất mát của cơ quan, tổ chức
+ thể hiện sự hỗ trợ, động viên có thể về vật chất hoặc tinh thần đối với những đơn vị đó
– Nội dung chính của CV cảm ơn:
+ thể hiện sự cảm ơn chân thành khi nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, hỗ trợ từ phía các cơ quan, tổ chức, cá nhân
+ mong muốn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa 2 đơn vị
- Soạn thảo phần kết thúc
– Tổng kết, khái quát lại toàn bộ những vấn đề, nhấn mạnh những vấn đề trọng tâm của CV:
+ Công văn hướng dẫn: yêu cầu cấp dưới thực hiện thống nhất
+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc: yêu cầu triển khai công việc kịp thời, hiệu quả
+ Công văn đề nghị: mong muốn cấp trên tạo điều kiện giải quyết
+ Công văn thăm hỏi: mong muốn sớm trở lại hoạt động bình thường
+ Công văn cảm ơn: mong muốn tiếp tục nhận được sự quan tâm giúp đỡ
+ Công văn mời họp: mong muốn người được mời có mặt…
– Thể hiện sự mong muốn vấn đề đề cập trong CV sẽ sớm được giải quyết [CV chỉ đạo]
– Nêu rõ yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm triển khai và báo cáo kết quả lên cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định
– Thường kết thúc bằng: Xin trân trọng cảm ơn / Rất mong nhận được sự chấp thuận / Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý cơ quan
II. Soạn thảo Tờ trình
1. Khái niệm tờ trình
– Tờ trình là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để đề xuất và mong muốn cấp trên chấp thuận, phê duyệt vấn đề mới phát sinh trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
– Mục đích của tờ trình:
+ đề xuất những vấn đề phát sinh trong hoạt động quản lý như xây dựng cơ sở vật chất, mở rộng, thay đổi cơ cấu bộ máy, kiện toàn nhân sự
+ đề xuất những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều chủ thể khác nhau như: tiêu chuẩn, định mức, chế độ; các chủ trương, chính sách mới; các đề án, kế hoạch công tác, …
+ đề nghị thay đổi, bổ sung hay bãi bỏ 1 văn bản hay quy định nào đó trong văn bản không còn phù hợp
+ trình dự thảo VBQPPL
2. Phân loại tờ trình
– Tờ trình độc lập: nội dung đề xuất được thể hiện ngay trong tờ trình
– Tờ trình ban hành kèm theo văn bản đề xuất:
+ ban hành cùng với 1 văn bản khác
+ những đề xuất mới đã được trình bày trong đề án, kế hoạch, dự thảo văn bản, …
+ tờ trình làm rõ những vấn đề còn nhiều ý kiến khác nhau
3. Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình
– Nội dung đề xuất phải được trình bày rõ ràng, mạch lạc
– Phân tích được những điểm tích cực, tiêu cực của tình hình làm căn cứ mang tính thuyết phục cho việc đề xuất những vấn đề mới
– Phân tích khó khăn, thuận lợi có thể xảy ra trong việc thực hiện đề xuất mới
– Dự đoán, phân tích được những phản ánh có thể xảy ra xung quanh đề nghị mới đó và hướng xử lý
4. Các thức soạn thảo tờ trình
- Soạn thảo phần mở đầu
– Nêu sự cần thiết phải triển khai đề xuất mới, ban hành văn bản mới
– Đánh giá về tình hình thực tiễn, trong đó nhấn mạnh phần hạn chế để thấy sự cần thiết của vấn đề
- Soạn thảo phần nội dung chính
Trình bày cụ thể toàn bộ đề xuất và những vấn đề có liên quan:
– Những vấn đề cần triển khai để thực hiện đề xuất đó
– Những khó khăn, thuận lợi có thể xảy ra khi thực hiện
– Dự đoán những phản ứng có thể xảy ra xung quanh đề án
– Khẳng định tính khả thi của vấn đề đang đề xuất và đưa ra phương án tối ưu để thực hiện
– Những vấn đề còn ý kiến khác
- Soạn thảo phần kết thúc
– Khẳng định lại nội dung tờ trình
– Nhấn mạnh ý nghĩa và tác dụng của vấn đề đề xuất
– Đề nghị cấp trên xem xét phê duyệt
——————–
Ngày 23/04/2017
Giảng viên: cô Lê Thị Ngọc Mai [TS]
Thực hành
- Soạn thảo văn bản để Sở giao thông vận tải Hà Nội ghi lại diễn biến cuộc họp bàn về giải pháp giảm ùn tắc giao thông trên địa bàn thành phố Hà Nội.
\==> Biên bản hội nghị
- Soạn thảo văn bản để đội quản lý thị trường huyện A ghi lại vụ việc phát hiện của hàng B kinh doanh pháo nổ với số lượng lớn
\==> Biên bản vụ việc
- Soạn thảo văn bản để Sở văn hóa, thể thao và du lịch tỉnh A đôn đốc nhắc nhở cấp dưới thực hiện nghiêm túc quy chế văn hóa công sở
\==> Công văn đôn đốc, nhắc nhở
- Soạn thảo văn bản để Phòng kinh doanh trình lãnh đạo Công ty dược phẩm B kế hoạch quảng cáo thực phẩm chức năng ăn kiêng
\==> Tờ trình
———————-
Ngày 07/05/2017
Giảng viên: cô Đoàn Thị Tố Uyên [TS]
Vấn đề 4: Soạn thảo Báo cáo
1. Khái niệm và các loại báo cáo
- Khái niệm
– Khái niệm: Báo cáo là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để phản ánh tình hình và trình bày kết quả thực hiện công việc đáp ứng yêu cầu quản lý 1 cách có hiệu quả nhất.
Câu hỏi: Phân biệt Báo cáo với Biên bản ?
Trả lời: Biên bản dùng để ghi nhận sự việc đã hoặc đang xảy ra, còn Báo cáo dùng để phản ánh tình hình. Với Biên bản thì sự khách quan, trung thực trong ghi nhận sự vụ là quan trọng nhất, còn với Báo cáo thì vì là “phản ánh” nên luôn phụ thuộc vào trình độ, năng lực, và tâm tư của người viết báo cáo.
Do đó để nắm được vụ việc thì Báo cáo chỉ là 1 kênh thông tin, tuy nhiên đây là kênh thông tin chính thức mà cấp dưới dùng để báo cáo lên cấp trên.
- Các loại báo cáo
– Dựa vào khoảng thời gian cần phản ánh:
+ báo cáo tuần
+ báo cáo tháng
+ báo cáo quý
+ báo cáo 6 tháng đầu năm / cuối năm
+ báo cáo năm
+ báo cáo giữa nhiệm kỳ
+ báo cáo nhiệm kỳ
– Dựa vào nội dung thông tin được phản ánh:
+ báo cáo tổng hợp: VD báo cáo tình hình hoạt động
+ báo cáo chuyên đề: chuyên sâu về 1 lĩnh vực, VD báo cáo về tài chính, báo cáo về công tác tiếp dân
– Dựa vào tính định kỳ:
+ báo cáo định kỳ
+ báo cáo đột xuất
– Dựa vào mức độ hoàn thành công việc cần phản ánh:
+ báo cáo tổng kết: về công việc đã hoàn thành
+ báo cáo sơ kết: về công việc đang thực hiện
* Trong thực tế, 1 báo cáo thường rơi vào nhiều hơn 1 phân loại trên đây. Có 3 loại báo cáo thông dụng nhất là Báo cáo tổng hợp, Báo cáo chuyên đề, Báo cáo đột xuất
2. Kỹ năng soạn thảo báo cáo
– Chú ý: không phải Báo cáo nào cũng có Số, Ký hiệu, căn cứ vào chủ thể ban hành:
+ nếu người ký báo cáo là đơn vị có tư cách pháp nhân thì báo cáo đó sẽ có Số, Ký hiệu. VD như Cục, Sở
+ nếu người ký báo cáo là đơn vị không có tư cách pháp nhân [tức là cấp tham mưu] thì báo cáo đó không có Số, Ký hiệu. VD như Vụ, Ban, Phòng
- Báo cáo chuyên đề
– Tiêu đề: Về …
VD: Về công tác tiếp dân 06 tháng đầu năm
– Có thể có Kính gửi hoặc không:
+ nếu lãnh đạo yêu cầu báo cáo thì sẽ có Kính gửi
+ nếu là báo cáo định kỳ thì không cần có Kính gửi, hoặc người / bộ phận yêu cầu báo cáo là ngang cấp thì cũng không cần Kính gửi. VD Phòng thanh tra đề nghị phòng kế toán cung cấp thông tin về tài chính nội bộ thì không cần có Kính gửi
– Thường có câu dẫn:
“Sau thời gian thực hiện … , UBND huyện báo cáo về tình hình thực hiện công tác … như sau:”
“Thực hiện công tác số … , UBND huyện báo cáo về kết quả thực hiện công tác … như sau:”
– Nội dung chính: thường có các phần:
- Tình hình chung / Khái quát chung / Đặc điểm tình hình / Nhận định chung
- Những thuận lợi:
+ Nêu những thuận lợi về khách quan: điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế xã hội
+ Nêu những thuận lợi về chủ quan: thường có câu “Trong thời gian qua, nhờ có sự chỉ đạo, quan tâm sâu sắc của lãnh đạo …, sự quản lý sát sao của lãnh đạo …, có nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu …, có sự phối hợp đồng thời, hiệu quả giữa các đơn vị …, có đủ nguồn lực tài chính và trang thiết bị hiện đại …”
- Những khó khăn:
+ Nêu những khó khăn về khách quan: khó khăn vì điều kiện tự nhiên và điều kiện xã hội, VD thiên tai [thường xuyên xảy ra lũ lụt, hạn hán], dịch bệnh, nhận thức của người dân chưa cao
+ Nêu khó khăn về chủ quan: [chú ý: không được đề cập đến lãnh đạo trong phần này]
- sự vướng mắc của PL trong lĩnh vực đó [như sự mâu thuẫn của PL, chồng chéo của các văn bản];
- thiếu lực lượng [nhân lực mỏng], hoặc trình độ chuyên môn chưa đáp ứng yêu cầu, vẫn còn một bộ phận thiếu tinh thần trách nhiệm,
- sự phối hợp giữa các đơn vị chưa đồng bộ và chưa kịp thời,
- khó khăn về nguồn kinh phí, các trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu,
- công tác thanh kiểm tra, giám sát còn mang tính hình thức, chưa được thực hiện thường xuyên
- đã phát hiện vi phạm nhưng chưa xử lý quyết liệt
II. Kết quả thực hiện nhiệm vụ
- Những thành tựu đạt được:
+ Thành tựu về mặt số lượng công việc: tổng số các nhiệm vụ đã hoàn thành, nêu rõ tên của các nhiệm vụ, trong đó bao nhiêu nhiệm vụ đã hoàn thành trước tiến độ, bao nhiêu nhiệm vụ đã hoàn thành đúng tiến độ
+ Thành tựu về mặt chất lượng công việc: tùy theo từng lĩnh vực cụ thể. VD bao nhiêu % sinh viên tốt nghiệp tìm được việc làm; tỷ lệ tái nghèo là bao nhiêu
Chú ý không sử dụng những thuật ngữ chung chung như “cơ bản”, “bước đầu”, “nhìn chung”, … mà tất cả các thông tin trên phải có sự minh chứng bằng số liệu, con người cụ thể để đảm bảo tính thuyêt phục và xác thực trong thông tin
- Những hạn chế:
+ Số lượng những nhiệm vụ chưa hoàn thành, kể tên những việc chưa hoàn thành, có những việc không thể thực hiện được trong thực tế [dù có trong kế hoạch, nguyên nhân có thể do thiếu kinh phí, do thiếu con người, do thiếu đối tác đủ năng lực …], có những việc đã thực hiện nhưng bị chậm tiến độ [nêu rõ lý do vì sao chậm]
+ Hạn chế về hiệu quả công việc:
- hiệu quả công việc chưa cao, đã thực hiện nhưng không mang lại hiệu quả;
- dù hoàn thành đúng hoặc trước tiến độ nhưng hiệu quả không như mong đợi
- có hiệu quả nhưng không đáng kể, không như kỳ vọng
III. Các biện pháp / Đề xuất kiến nghị
- Các biện pháp phát huy những kết quả đã đạt được
- Những biện pháp để khắc phục các hạn chế, tồn tại: có bao nhiêu những hạn chế, khó khăn đã nêu trong phần I thì sẽ có bấy nhiêu giải pháp đề xuất
+ nhóm giải pháp về nguồn nhân lực: tăng cường lực lượng [tuyển dụng, điều chuyển]; đào tạo nâng cao chuyên môn ; thắt chặt kỷ luật và giáo giục ý thức trong công việc
+ nhóm giải pháp về kinh phí: xã hội hóa
+ nhóm giải pháp về trang thiết bị: đầu tư đổi mới công nghệ
+ nhóm giải pháp về phối hợp: lãnh đạo chỉ đạo, đôn đốc các đơn vị
+ nhóm biện pháp thanh, kiểm tra và xử lý khen thưởng: thanh tra, kiểm tra thường xuyên, xử lý các vi phạm, khen thưởng khuyến khích kịp thời
Kết thúc:
“Trên đây là nội dung về báo cáo về tình hình … gửi đến phòng / ban … để tổng hợp.”
“Trên đây là nội dung về báo cáo về tình hình … rất mong nhận được ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để công việc của đơn vị hoàn thành tốt hơn nữa. Kính trình lãnh đạo./.”
- Báo cáo tổng hợp
– Tiêu đề: BÁO CÁO TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM 2016
– Chú ý: Không có Kính gửi
– Nội dung chính:
Phần I: Đánh giá chung / Nhận định chung / Khái quát chung / Khái quát tình hình
- Những thuận lợi / Những thời cơ [đối với bên Đảng]
- Những thuận lợi về mặt khách quan
+ Trong nước
+ Quốc tế
- Những điều kiện về mặt chủ quan
II. Những khó khăn / Những thách thức
Phần II: Kết quả thực hiện
- Những thành tựu đạt được
- Về công tác … / Về lĩnh vực … / Về tình hình …
+ Những thành tựu về số lượng
+ Những thành tựu về hiệu quả / chất lượng công việc
- Về công tác … / Về lĩnh vực … / Về tình hình …
+ Những thành tựu về số lượng
+ Những thành tựu về hiệu quả / chất lượng công việc
Chú ý: sắp xếp các lĩnh vực theo thứ tự: chức năng chính của đơn vị lên trước, sau đó đến các lĩnh vực khác. Các chức năng đoàn thể [đảng, công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ] thì nên gộp chung, không nên tách nhỏ
II. Những hạn chế
- Hạn chế về công tác … / Về lĩnh vực … / Về tình hình …
+ Số lượng những nhiệm vụ chưa hoàn thành …
+ Hạn chế về hiệu quả công việc …
- Hạn chế về công tác … / Về lĩnh vực … / Về tình hình …
+ Số lượng những nhiệm vụ chưa hoàn thành …
+ Hạn chế về hiệu quả công việc …
Lưu ý: thứ tự các hạn chế trong từng lĩnh vực nên sắp xếp theo đúng thứ tự như phần Thành tựu của các lĩnh vực nêu trên. Nếu không có nhiều thông tin về hạn chế thì người tổng hợp không cần chia thành từng mục nhỏ và sử dụng phương pháp liệt kê
Chú ý: rất hạn chế dùng các dấu Gạch đầu dòng, mà nên “chữ hóa”. Có thể chuyển thành Thứ nhất là, Thứ hai là …, với ý nhỏ hơn thì dùng “Một là”, “Hai là”, …
Phần III: Phương hướng và giải pháp
- Phương hướng
Trả lời câu hỏi mong muốn đạt được gì trong thời gian tới
Thực chất được thể hiện trong các chỉ tiêu phấn đấu, VD trở thành doanh nghiệp trong top 10 …, nên sắp xếp theo thứ tự trình bày các chỉ tiêu chung trước, tiếp theo đến các chỉ tiêu trong từng lĩnh vực;
Công thức chung là: “Phấn đấu đạt được điều gì … đến năm …”. Ví dụ “Phấn đấu đến năm 2020 doanh thu đạt 1 tỷ USD”
II. Các giải pháp / Các nhiệm vụ
Thông thường có các nhóm giải pháp sau:
- Nhóm giải pháp về hoàn thiện thể chế
- Nhóm giải pháp về phương pháp quản lý, điều hành có hiệu quả
- Nhóm giải pháp về điều kiện bảo đảm thực hiện:
+ về con người
+ về kinh phí
+ các phương tiện, trang thiết bị
- Sự phối hợp giữa các đơn vị, giải pháp về bộ máy
- Nhóm giải pháp về thanh tra, kiểm tra, giám sát thực hiện
- Nhóm biện pháp xử lý, khen thưởng nhân viên
Tùy theo thời điểm và nội dung quản lý của cơ quan, các giải pháp trên đây được sắp xếp theo tiêu chí:
- giải pháp quan trọng hơn xếp trước, ít quan trọng hơn xếp sau,
- giải pháp trước mắt trình bày trước, lâu dài xếp sau,
- riêng giải pháp về thanh tra, kiểm tra, xử lý và khen thưởng nên xếp cuối cùng
Kết thúc:
“Trên đây là nội dung báo cáo tổng kết công tác … Rất mong nhận được ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để báo cáo hoàn thiện hơn. Xin kính trình Lãnh đạo xem xét.” [nếu gửi bằng con đường Công văn]
“Trên đây là báo cáo tổng kết công tác … Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý vị đại biểu để báo cáo hoàn thiện hơn. Xin kính trình toàn thể hội nghị / Xin kính trình toàn thể đại hội / Xin kính trình toàn thể Quý vị đại biểu”. [nếu đọc trước đại hội]
- Báo cáo đột xuất
– Tiêu đề: BÁO CÁO về việc …
– Luôn có Kính gửi
– Thường có câu dẫn: Ngày .. tháng … năm … tại … đã xảy ra vụ việc … Báo cáo về vụ việc như sau:
– Nội dung chính:
- Diễn biến vụ việc
Nêu thời gian, địa điểm xảy ra sự việc.
Mô tả quá trình xảy ra vụ việc đó
Mô tả kết quả vụ việc
Nêu nguyên nhân dẫn tới vụ việc [nếu chưa có thông tin chính thức thì nêu phán đoán nguyên nhân]
- Tình tình thiệt hại [từ vụ việc]
Nêu thiệt hại về con người, tài sản [nếu là vụ việc về thiên tai, dịch bệnh, …]
Nêu khó khăn, vướng mắc trong công việc [nếu là vụ việc về khúc mắc trong vấn đề chuyên môn]
- Các biện pháp ngăn chặn
Nêu tất cả các công việc đã thực hiện để ngăn chặn hậu quả, ứng phó giải quyết hậu quả
- Những đề xuất
Các phương án đề xuất với lãnh đạo
Kết thúc:
“Trên đây là tình hình vụ việc … Rất mong Lãnh đạo có ý kiến để kịp thời giải quyết vụ việc”
– Chú ý: vì đây là báo cáo đột xuất nên cần trình bày ngắn gọn, đi luôn vào vấn đề để lãnh đạo có thể nắm được ngay
* Lưu ý chung khi trình bày báo cáo:
+ ngôn ngữ trong báo cáo phải đảm bảo tính trung thực, khách quan và cụ thể
+ phải sử dụng văn phong nghị luận và hành chính để trình bày
+ người viết thường xuyên sử dụng các liên từ để chuyển ý và tạo sự kết nối, hạn chế việc liệt kê
+ nên sử dụng kỹ thuật nhấn thông tin trọng tâm:
- ưu tiên thứ tự sắp xếp theo kết cấu,
- sử dụng những từ “điển hình là”
Vấn đề 5: Soạn thảo Kế hoạch, Công tác và Đề án
1. Soạn thảo kế hoạch
– Người lập kế hoạch phải trả lời đủ các câu hỏi sau:
+ gọi tên được việc gì
+ cơ quan, đơn vị nào chủ trì thực hiện
+ cơ quan đơn vị nào phối hợp thực hiện
+ tiến độ thời gian
+ kinh phí thực hiện
+ kết quả đem lại là gì
– Tiêu đề:
KẾ HOẠCH …
– Nội dung chính:
- Mục đích / Mục tiêu yêu cầu
- Mục tiêu / Mục đích
– Phấn đấu đến năm … sẽ đạt được …
– Mong muốn …
- Yêu cầu
– Bảo đảm / Tuân thủ …
– Bảo đảm / Tuân thủ …
II. Nội dung
- Nhiệm vụ …
– Cơ quan, đơn vị chủ trì
– Cơ quan, đơn vị phối hợp
– Thời gian thực hiện: từ .. đến …
– Dự kiến kinh phí
– Kết quả [nếu có]
- Nhiệm vụ …
– Cơ quan, đơn vị chủ trì
– Cơ quan, đơn vị phối hợp
– Thời gian thực hiện: từ .. đến …
– Dự kiến kinh phí
– Kết quả [nếu có]
III. Tổ chức thực hiện
– Trách nhiệm công khai kế hoạch
– Hướng dẫn
– Theo dõi, đôn đốc thực hiện: thường là Văn phòng
– Kiểm tra, giám sát thực hiện
– Tổng kết và đánh giá việc thực hiện
– Giao cho bộ phận Tài chính phải cung cấp đầy đủ kinh phí
– Soạn thảo 1 Quyết định để lãnh đạo phê duyệt kế hoạch
——————–
Ngày 14/05/2017
Giảng viên: cô Lê Thị Ngọc Mai [TS]
Thực hành
- Soạn thảo văn bản để cơ quan NN có thẩm quyền phản ánh tình hình cơn bão số 1 vừa xảy ra trên địa bàn tỉnh A
- Soạn thảo văn bản để báo cáo cấp trên về việc cháy chợ trung tâm tại thị xã A tỉnh B
——————–
Ngày 21/05/2017
Giảng viên: cô Lê Thị Ngọc Mai [TS]
Vấn đề 5: Soạn thảo Nội quy, Quy chế
1. Khái niệm
– Nội quy là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để đặt ra quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ của đối tượng nhằm bảo đảm trật tự kỷ cương trong cơ quan, tổ chức, đơn vị
– Quy chế là văn bản hành chính thông dụng nhằm đặt ra quyền và nghĩa vụ của đối tượng trong 1 lĩnh vực nhất định, cơ cấu tổ chức và hoạt động của cơ quan, nhằm phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó
– Đặc điểm của nội quy và quy chế:
+ được ban hành kèm theo văn bản khác: thường là văn bản pháp luật [Quyết định, Nghị quyết]
+ có phạm vi tác động trong nội bộ cơ quan, tổ chức
+ có nhiều điểm tương đồng với VBQPPL
2. Mục đích sử dụng
– Nội quy: xác lập trật tự kỷ cương trong nội bộ cơ quan, đơn vị, giúp hanjc hế tiêu cực và tạo thái độ chủ động tích cực trong hành vi
– Quy chế: đặt ra các quy định về những vấn đề liên quan đến quyền, nghĩa vụ của phần lớn nhân lực làm việc trong cơ quan, đơn vị. Ngoài ra còn quy định về cơ cấu tổ chức, chế độ làm việc của cơ quan, đơn vị
3. Yêu cầu khi soạn thảo nội quy quy chế
– Về nội dung: phải hợp pháp, tức là phải đảm bảo:
+ nội quy, quy chế phải phù hợp với PL hiện hành
+ nội quy, quy chế phải phù hợp với nội quy, quy chế do cấp trên ban hành
– Trong quá trình soạn thảo nội quy, quy chế cần đảm bảo quy chế dân chủ vì nội quy, quy chế tác động đến mọi người lao động trong cơ quan, đơn vị
– Về kỹ thuật soạn thảo: diễn đạt phải chính xác, rõ ràng, ngôn ngữ phổ thông, thống nhất và dễ hiểu
4. Cách thức soạn thảo nội quy, quy chế
- Về hình thức
– Chú ý một số điểm của nội quy, quy chế khác biệt so với VBPL khác:
+ không có phần số và ký hiệu: vì đây là văn bản kèm theo 1 VBPL khác
+ không có nơi nhận
+ phải có phần chỉ dẫn văn bản pháp luật tuyên bố ban hành nội quy, quy chế: đặt ngay dưới phần trích yếu nội dung