Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đều thực hiện mẫu bảng chấm công hằng ngày trên các file excel với các mục đích giúp theo dõi ngày công đi làm của từng nhân viên. Bảng chấm công ngày sẽ được căn cứ để tính lương cho người lao động một cách công bằng và minh bạch nhất có thể. Ngoài ra, đây cũng là tài liệu để đánh giá mức độ chuyên cần của mỗi nhân viên và thường áp dụng để thực hiện chính sách tăng lương, thưởng khích lệ hay phê bình nhân viên.
Hiện nay, tại các công ty, bảng chấm công Excel được sử dụng khá thường xuyên trong hoạt động chấm công. Các mẫu bảng chấm công được phân loại là cụ thể, khoa học và dễ sử dụng. Với bảng chấm công này, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng theo dõi số ngày làm việc của nhân viên trong công ty và đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, công bằng cho mọi nhân viên.
Các nội dung chính được trình bày trong bảng chấm công hàng ngày nói chung bao gồm: Thông tin về thời gian, số thứ tự, họ và tên người lao động, số ngày trong tháng, tổng số nhân viên, số ngày nghỉ của nhân viên.
Việc thực hiện các lịch trình sẽ do bộ phận nhân sự của doanh nghiệp, công ty thực hiện. Đây sẽ là căn cứ để tính lương cho nhân viên vào cuối mỗi tháng. Vì vậy, yêu cầu về độ chính xác và đầy đủ mỗi ngày là vô cùng cần thiết.
Các mẫu bảng chấm công phổ biến hiện nay
Bảng chấm công theo giờ
Khối lượng công việc mà người lao động làm được sẽ được tính giờ theo các ký hiệu quy định trong ca làm việc và các nhà quản lý sẽ ghi số giờ làm việc theo ký hiệu tương ứng. Hình thức chấm công theo giờ khá linh hoạt có thể áp dụng cho những công ty doanh nghiệp có nhiều nhân viên làm việc bán thời gian. Thì khối lượng công việc sẽ được tính theo giờ, đồng thời chia nhỏ ra thành nhiều ca khác nhau.
Bảng chấm công theo ngày
Nhân viên sẽ chấm giờ một lần trước khi bắt đầu làm việc và một lần sau khi kết thúc ca làm việc trong ngày. Một ngày làm việc được tính bằng ký hiệu được liệt kê ở trên trong bảng chấm công. Nếu trong ngày người lao động thực hiện 2 nhiệm vụ với thời gian khác nhau thì tính thời gian theo ký hiệu của nhiệm vụ mất nhiều thời gian nhất hoặc thực hiện trước.
Thông thường, các tổ chức thực hiện hình thức chấm công này là các doanh nghiệp có lượng nhân viên làm trong giờ hành chính nhiều. Căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày, người phụ trách sẽ tổng hợp và tính ra bảng chấm công hàng tháng.
Bảng chấm công theo tuần
Đối với bảng chấm công này rất thích hợp cho những nhà quản lý quan trọng báo cáo hàng tuần. Mỗi tháng thường có 4 lịch hàng tuần để cấp quản lý tính lương cho nhân viên. Phương pháp xác định thời gian này rất hiếm và chỉ phù hợp với những công ty cần báo cáo tiến độ một cách thường xuyên.
*** Bạn đang tìm: Máy chấm công giá rẻ nhất tại TPHCM
Bước 1: Hàng ngày, trưởng phòng, ban, bộ phận hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để thực hiện việc chấm công theo bảng chấm công cho từng người trong ngày, đồng thời đăng ký vào các các ngày trong tháng theo các ký hiệu quy định trong tài liệu.
Bước 2: Phương pháp chấm công sẽ tùy theo điều kiện sản xuất kinh doanh của từng đơn vị để thực hiện các phương pháp thời điểm đầy đủ và hiệu quả. Do đó, người lao động làm việc trong đơn vị hoặc làm việc khác như học tập, giảng bài, ra khỏi chế độ, sử dụng ký hiệu tương ứng với thời gian của ngày đó
Bước 3: Bảng chấm công thể hiện rõ số ngày trong tháng [tối thiểu 28 ngày và tối đa 31 ngày tùy tháng]. Tương ứng với các ngày là các thứ trong tuần đó. Việc tạo ra các bảng thời gian chi tiết sẽ giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc theo dõi và đánh giá nhân viên của mình.
Bước 4: Người lao động khi được làm việc trong đơn vị có thời gian hợp đồng lao động, nội quy, quy chế của các cơ quan tổ chức thì được tính là một người lao động và đánh dấu x vào ngày đó.
Bước 5: Tổng kết tính toán mỗi tháng:
- Tổng số công việc đã làm trong tháng của nhân viên đó.
- Tổng kết số ngày người lao động nghỉ phép trong tháng đó.
- Tổng số ngày nghỉ trong tháng theo quy định của Nhà nước [kể cả ngày nghỉ chính thức, nghỉ bù].
- Tổng kết số ngày mà người lao động xin nghỉ trong tháng.
- Tổng số ngày người lao động được nghỉ trong tháng [du lịch, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghĩa vụ công việc, nghỉ không hưởng
Bước 6: Cuối tháng, người chấm công hoặc người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng với các giấy tờ liên quan [Giấy xin nghỉ và giấy xin nghỉ không lương] cho phòng kế toán để bạn kiểm tra và so sánh.
Bảng chấm công là một loại văn bản được sử dụng tính lương cho công nhân viên. Chính vì vậy cách ghi bảng chấm công hàng ngày vô cùng quan trọng bởi nó giúp các nhà quản lý theo dõi một ngày làm việc của nhân viên. Qua đó có thể áp dụng tính lương, thưởng phạt khích lệ nhân viên để giúp họ làm việc được tốt hơn.