– Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí, truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lí, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác.
– Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử dụng như thế nào trong thực tế quản lí hành chính nhà nước
– Dưới dạng văn bản, tông tin thường gồm ba loại:
+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết
+ Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày
+ Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược
2. Chức năng quản lí
– Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả công việc [trong cơ quan quản lí hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các hoạt động quản lí, thí dụ: thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ, thông báo…]
– Để đảm bảo chức năng quản lí, văn bản phải đảm bảo được khả năng thực thi của cơ quan nhận được [tính hiệu quả, khả thi của văn bản]
– Từ giác độ chức năng quản lí, văn bản quản lí hành chính nhà nước gồm 2 loại:
+ Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lí: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan. Thí dụ: Nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập, điều lệ…
+ Văn bản giúp cho cơ quan quản lí hành chính nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo…
3. Chức năng pháp lí
– Là cơ sở pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí hành chính nhà nước [văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính]
– Thể hiện trên hai phương diện:
+ Chứa đựng các quy phạm pháp luật
+ Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể
Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí còn thể hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí hành chính nhà nước, giữa hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí.
– Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bản quản lí hành chính nhà nước là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lí hành chính nhà nước, khi xây dựng và ban hành phải cẩn thận, chuẩn mực.
– Các văn bản thể hiện tính chất pháp lí không giống nhau, có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lí thông thường, có những loại mang tính chất cưỡng chế thực hiện.
4. Các chức năng khác
– Chức năng văn hóa – xã hội: văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo thiên nhiên [tư liệu để tìm hiểu lịch sử, hình mẫu học tập…]
– Chức năng thống kê: là đặc trưng của loại văn bản quản lí hành chính nhà nước sử dụng vào mục đích thống kê quá trình diễn biến công việc [thống kê cán bộ, tiền lương, tài sản…] Giúp theo dõi hoạt động có tính hệ thống, quá trình. Do vậy, cần phải đảm bảo thông tin số liệu chính xác, đầy đủ, khoa học…
Trong bộ Tài chính có các loại văn bản sau được sử dụng
+ Văn bản quy phạm pháp quy dưới luật [văn bản lập quy]: Thông tư, Quyết định, Chỉ thị
+ Văn bản hành chính thông thường: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Đề án, Phương án, Kế hoạch, Chương trình, các loại giấy [giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm…], các loại phiếu [phiếu theo dõi xử lí văn bản, phiếu gửi…]
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật là hai phạm trù khái niệm khác nhau, tuy nhiên quá trình triển khai thực hiện, nhiều người vẫn còn lúng túng trong việc phân biệt được hai loại hình văn bản này, bài viết dưới đây sẽ giúp xác định rõ hơn về này:
- Về khái niệm, Điều 2 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định của pháp luật. Đối với văn bản áp dụng pháp luật là văn bản chứa đựng các quy tắc xử sự cá biệt, do cơ quan, cá nhân có thẩm quyền ban hành, được áp dụng một lần trong đời sống và bảo đảm thực hiện bằng sự cưỡng chế Nhà nước.
- Về các yếu tố cấu thành: Đối với văn bản quy phạm pháp là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật này ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện. Còn văn bản áp dụng pháp luật yếu tố cấu thành văn bản gồm: là quy tắc xử sự đặc biệt, áp dụng một lần đối với một tổ chức cá nhân là đối tượng tác động của văn bản và mang tính cưỡng chế nhà nước.
Về đối tượng áp dụng: Đối tượng áp dụng của văn bản quy phạm pháp luật rộng và không xác định cụ thể là đối tượng nào, gồm các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến văn bản, ví dụ: Nghị quyết số 81/2017/NQ-HĐND tỉnh quy định một số chính sách phát triển du lịch Hà Tĩnh đến năm 2025 và những năm tiếp theo thì đối tượng áp dụng bao gồmCác tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân trong và ngoài tỉnh, ngoài nước có đăng ký hoạt động kinh doanh du lịch trên địa bàn tỉnh,các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc thực hiện chính sách phát triển du lịch theo Quy định này.Đối với văn bản áp dụng pháp luật thì đối tượng áp dụng chỉ có hiệu lực đối với một hoặc một số đối tượng được xác định cụ thể trong văn bản,ví dụ: Quyết định nâng lương đối với Ông Nguyễn Văn A thì đối tượng áp dụng là Ông Nguyễn Văn A và các cơ quan, tổ chức, cá nhân cá nhân có liên quan.
Về căn cứ để ban hành: Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì căn cứ ban hành là toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn như Hiến pháp, Luật và các văn bản hướng dẫn thi hành. Đối với văn bản áp dụng pháp luật thì căn cứ ban hành thường dựa vào văn bản quy phạm pháp luật và cả văn bản áp dụng pháp luật của chủ thể có thẩm quyền.
- Về hình thức, chủ thể và trình tự ban hành: Hình thức và chủ thể được quy định rõ trong Điều 4 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, gồm 15 hình thức ban hành tương ứng với các chủ thể có thẩm quyền ban hành đối với loại văn bản quy phạm pháp luật đó, đồng thời từ chương III đến chương XIII Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật cũng quy định rõ, chi tiết về trình tự thủ tục việc ban hành văn bản QPPL, còn đối với văn bản áp dụng pháp luật thì hiện chưa được quy định trong Luật.
Trên đây là trao đổi một số vấn đề liên quan đến sự khác biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật, quá trình xây dựng văn bản, cán bộ làm công tác này cần nắm rõ để tham mưu thực hiện đảm bảo chính xác, hiệu quả./.