Mẫu thư thông báo không trúng tuyển bằng tiếng Anh
Từ chối là một phần không thể thiếu trong quá trình phỏng vấn, song làm sao để có thể viết một mẫu thư trả lời ứng viên tinh tế? Là một nhà tuyển dụng, chắc hẳn đây là vấn đề bạn quan tâm tìm hiểu. Hãy cùng 1Office tham khảo những mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế qua bài viết sau nhé! Show
I. Mẫu thư từ chối ứng viên là gì?Thư từ chối ứng viên được nhà tuyển dụng gửi cho những ứng viên không được chọn vào giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Cùng với thư chúc mừng đi tiếp, thư từ chối ứng viên là một phần không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng. Nếu bạn cảm thấy ứng viên không phù hợp với vị trí công việc mà doanh nghiệp bạn đang cần tuyển, bạn nên thẳng thắn với họ. Điều đó thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp bạn với ứng viên. Bất kỳ một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Khi bạn thể hiện sự trân trọng với ứng viên thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp, bạn có thể để lại ấn tượng tốt cho họ. Dù có bận “trăm công nghìn việc”, nhà tuyển dụng cũng không nên quên gửi thư từ chối ứng viên bởi:
II. Làm thế nào để viết mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo mà chuyên nghiệp?Để tránh làm tổn thương ứng viên, bạn hãy ghi nhớ nguyên tắc 3 KHÔNG:
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng trong mỗi email từ chối ứng viên, bạn đã có lời giải thích được vì sao phải từ chối. Điều này thể hiện được sự tôn trọng của công ty bạn dành cho khoảng thời gian và sự quan tâm của ứng viên. Ví dụ: Tại thời điểm hiện tại, ứng viên đủ kỹ năng cần thiết nhưng thiếu kinh nghiệm, họ có thể cân nhắc việc ứng tuyển đợt sau. Nếu họ ứng tuyển muộn hay thích hợp làm việc ở vị trí khác, bạn có thể liên lạc lại với họ khi có đợt tuyển mới. Đọc thêm: Mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn cho nhà tuyển dụng III. Mẫu thư trả lời ứng viên gồm những phần nào?1. Thông tin cá nhân của ứng viênKhi viết thư từ chối cho ứng viên, hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Điều này thể hiện rằng bạn thực sự dành thời gian để xem xét, đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. 2. Lời cảm ơnHãy luôn luôn cảm ơn ứng viên vì sự quan tâm của họ đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp đăng tuyển; vì đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn. Cảm ơn không chỉ là lịch sự, nó còn thể hiện rằng bạn trân trọng thời gian và sự cố gắng của ứng viên. Hành động nhỏ này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn tích cực hơn về việc bị từ chối và tăng khả năng tái ứng tuyển, hoặc giới thiệu người quen làm việc cho công ty bạn. Đọc thêm: Tổng hợp 4 mẫu thư trả lời nhận việc tăng 10 lần tỷ lệ ứng viên đi làm 3. Đóng góp phản hồiĐiều quan trọng là bạn cần giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng những lý do tại sao ứng viên không được chọn vào vòng tiếp theo. Ứng viên thường đánh giá cao những phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Hãy đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết vì sao bạn quyết định từ chối họ. Điều này cũng có thể giúp họ phát triển bản thân cho những cơ hội việc làm trong tương lai. 4. Mời ứng tuyển lại (tùy chọn)Nếu bạn thấy rằng ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hoặc phù hợp với một vị trí việc làm khác, hãy cho họ biết bạn hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội. Điều này thể hiện bạn đánh giá cao ứng viên và thể hiện sự tôn trọng mà doanh nghiệp bạn dành cho họ. IV. Các mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp1. Mẫu 1: Với ứng viên không vượt qua vòng hồ sơBạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn vào vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu họ không nhận được phản hồi, họ sẽ không biết liệu bạn có nhận được hồ sơ của họ hay liệu họ có đang được cân nhắc cho một cuộc phỏng vấn. Họ không biết liệu họ đã bị từ chối hay quy trình tuyển dụng của bạn kéo dài hơn bình thường. Đa số ứng viên thường không đủ can đảm liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả vòng hồ sơ, họ sợ rằng điều này có thể ảnh hưởng không tốt tới cơ hội được chọn. Do vậy, một lá thư từ chối ngắn gọn và lịch sự là cần thiết. Ví dụ thư từ chối khi ứng viên đã gửi hồ sơ:Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty] Chúng tôi vô cùng trân trọng sự chuẩn bị cũng như thời gian bạn đã dành để ứng tuyển vào [Tên_công_ty]. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai. Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp. Trân trọng,[Tên] [Chữ ký]
2. Mẫu 2: Với ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấnMột quy trình tuyển dụng có thể bao gồm nhiều hơn một vòng phỏng vấn. Những ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên xứng đáng nhận được một lá thư từ chối mang nhiều tính cá nhân hơn. Hãy đảm bảo rằng bạn không đồng thời gửi cho họ thêm một thông báo không trúng tuyển. Tất cả những cố gắng thể hiện sự trân trọng, cảm ơn hay cổ vũ của bạn sẽ không được ghi nhận. Ví dụ mẫu thư từ chối ứng viên đã phỏng vấn:Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty] [Tên] [Chữ kí] 3. Mẫu 3: Với ứng viên có tiềm năng song chưa phù hợp với hiện tạiTrong quá trình phỏng vấn và làm bài đánh giá, các ứng viên có thể ít nhiều cảm nhận được họ có khả năng được chọn hay không. Do vậy, với ứng viên có năng lực, họ có thể bị thất vọng khi nhận được tin xấu. Cùng với thư từ chối, bạn có thể gọi điện thoại để đưa ra phản hồi và cảm ơn. Bạn cũng nên khuyến khích ứng viên giữ liên lạc trong trường hợp những cơ hội việc làm phù hợp xuất hiện trong tương lai. Ví dụ:Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty] [Tên] [Chữ kí] 4. Mẫu 4: Mẫu thư từ chối ứng viên bằng Tiếng AnhEmail Subject Line: Your application to [Company_name] [Your name] [Your email signature] Trên đây là những gợi ý về những mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế và chuyên nghiệp. Dù có bận “trăm công nghìn việc” nhưng đừng quên soạn và gửi chúng nhé, ứng viên tuy có đau lòng nhưng vẫn sẽ thoải mái và tự tin với những cơ hội sau. Đọc thêm: EVP là gì? Tại sao EVP là chìa khóa xây dựng thương hiệu tuyển dụng? V. Phần mềm tuyển dụng nhân sự hiệu quả và tiết kiệmTuyển dụng là bước quan trọng giúp xây dựng bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp, chính vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng thật tốt. Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác. Phần mềm HRM – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Tuyển dụng; số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu. Với 1Office, HR có thể tạo đề xuất tuyển dụng trực tuyến. Thông báo ngay lập tức được gửi cho ban lãnh đạo xét duyệt trên phần mềm. Nhờ đó, rút ngắn tối đa thời gian chờ. Việc chăm sóc, phân loại, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên khi tham gia tuyển dụng cũng được thực hiện chi tiết và có quy trình rõ ràng, minh bạch. Tình trạng thất lạc hồ sơ ứng viên cũng chấm dứt vì hồ sơ sẽ được đẩy tự động từ các trang tuyển dụng vào hệ thống. Đặc biệt, ứng dụng AI bóc tách dữ liệu hỗ trợ đánh giá ứng viên dễ dàng. Chỉ với một cú click chuột là người dùng sẽ có một bảng báo cáo tự động để đo lường chi phí cũng như hiệu suất làm việc của từng chuyên viên một. Điều này giúp cho các nhà quản trị nắm bắt rõ ràng tình hình nhân sự, sau đó đưa ra cái nhìn tổng thể về biến động nguồn nhân lực để có thể giải quyết kịp thời. Hệ thống của 1Office có thể kết nối với hơn 90% các máy chấm công trên thị trường. Dữ liệu sẽ được đẩy trực tiếp vào hệ thống, xua tan nỗi lo đường truyền trục trặc hay máy chấm công hỏng. Hơn nữa, 1Office còn cho phép tùy biến các chính sách chấm công tiền lương dưới dạng hàm Excel, tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp, chấm dứt tình trạng tính lương thủ công cho các HR. Với 1Office, quy trình tuyển dụng sẽ trở nên dễ dàng Ngoài ra, khi sử dụng 1Office, người dùng sẽ được hỗ trợ trả lương trực tiếp trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và công sức. HR sẽ không phải lo lắng vì thất lạc đơn từ hay hồ sơ nữa vì mọi thông tin nhân sự được số hóa, lưu trữ và bảo mật tập trung trên phần mềm 1Office. Cùng với đó, hệ thống sẽ tự động tổng hợp đơn từ và kết nối với các phân hệ khác như KPI, doanh số,…để dễ dàng tính toán bảng lương và giảm thiểu tỷ lệ sai sót. Hơn nữa, tính năng bảo mật dữ liệu cũng được nâng cao giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin ra bên ngoài tránh tình trạng kẻ xấu trục lợi gây ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp. Bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm 1Office. Chỉ với những thao tác đơn giản và không quá khó để hiểu, cấp trên và nhân viên có thể tương tác với nhau, thoải mái thảo luận, chia sẻ mọi điều qua mạng nội bộ, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. 1Office hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin về cách viết tham khảo để hỗ trợ cho công việc của mình. Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại 1office.vn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng! Liên hệ với chúng tôi: Hotline: 083 483 8888 Website: https://1office.vn/ Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/ Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA |