Thiệt ra chẳng có lỗi gì đâu. Đây là một sự cố tương thích phiên bản mà thôi. Hiện nay, bộ công cụ văn phòng Microsoft Office 2007 và 2010 đã phổ biến hơn nhiều, nhưng phần lớn máy tính – đặc biệt là số máy thế hệ cũ chạy Windows XP, vẫn còn cài đặt Office 2003. Lý do chủ yếu là người dùng đã quá quen với phiên bản cũ này, không muốn thay đổi, hoặc nhu cầu họ rất đơn giản – chỉ cần soạn văn bản bình thường.
Nguyên nhân của sự cố này là do Microsoft Office 2007 và 2010 sử dụng định dạng file mới có thêm chữ x ở cuối phần mở rộng của file [như docx, xlsx, pptx]. Định dạng Office mới này tất nhiên là tiên tiến hơn, hỗ trợ nhiều tính năng hơn, và đặc biệt là có dung lượng file nhỏ hơn. Nhưng điều bất tiện là các định dạng Office mới này không thể mở được ở các phiến bản Office từ 2003 trở về trước [trong khi các Office từ 2007 trở về sau này vẫn hỗ trợ các văn bản của các phiên bản trước].
Ngay từ sau khi phát hành Office 2007, Microsoft đã giúp khắc phục sự cố tương thích này bằng cách đưa ra một công cụ tương thích miễn phí Microsoft Office Compatibility Pack để bổ sung khả năng hỗ trợ các định dạng Office mới cho các phiên bản Office từ 2003 trở về trước. Ngặt một cái, không phải ai cũng quan tâm hay biết tới cái giải pháp này.
Vì thế, giải pháp khả thi nhất khi muốn các văn bản Office mà bạn soạn thảo có thể đọc được trên bất cứ máy tính nào, dù cũ hay mới, là bạn lưu file với định dạng cũ [Office 97/2003]. Cũng như với các phiên bản Office trước đó, các phiên bản Office 2007 trở đi đều cho phép bạn chọn định dạng file để lưu, trong đó có Office 97-2003 Document, gọi là chế độ tương thích Compatibility Mode.
Sau khi soạn thảo xong văn bản ở Office 2007/2010, thay vì chọn Save [nó sẽ tự động save theo định dạng mặc định là văn bản Office 2007/2010] trên thẻ File, bạn chọn mục Save As.
Trên màn hình Save As, bạn đặt tên file rồi click chuột lên nút mũi tên cuối hộp Save as type và chọn trong danh sách định dạng Word 97-2003 Document. [Lưu ý coi chừng nhầm với định dạng Word 97-2003 Template]. Ở đây tôi minh họa bằng Word 2010, với các công cụ Office khác, thao tác cũng tương tự.
Nhưng thao tác này chỉ thích hợp khi lâu lâu bạn mới lưu file theo định dạng cũ. Còn nếu phải thường xuyện dùng định dạng Office 97/2003, bạn nên thiết đặt cho định dạng cũ này trở thành định dạng mặc định [default] để chỉ cần nhấn nút Save bình thường là Office sẽ tự động lưu file với định dạng tương thích.
Để làm điều này, bạn click chuột lên thẻ File, chọn mục Options trên danh sách xổ xuống.
Trên màn hình Office Options [trong bài này ta dùng Word nên sẽ có Word Options], bạn click chọn mục Save. Ở cột bên phải, trên phần Save documents, bạn click lên nút mũi tên ở cuối hộp Save files in this format [lưu các file với định dạng này], và chọn trong danh sách định dạng Word 97-2003 Document. Nhấn nút OK để hoàn tất.
Kể từ nay, Office 2007 trở về sau sẽ tự động lưu các tài liệu với định dạng Office 97-2003 có thể mở được ở các máy tính cũ và mới.
Đối với những file Excel bạn có sử dụng Macro, sẽ không hiếm những lần bạn gặp vấn đề với việc đã tiến hành lưu file nhưng khi tắt file mở lên lại thì lại mất hoàn toàn dữ liệu. Vậy lí do là gì và làm thế nào để khắc phục được tình trạng không lưu được file Excel có chứa Macro? Hãy cùng đọc bài việc dưới đây để tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung bài viết
1. Những chú ý trước khi thực hiện lưu file có chứa Macro
Khi bạn làm việc với VBA, macro trong Excel, cần lưu ý các điều sau đây trước khi lưu file:
- Không phải toàn bộ dạng file nào của Excel cũng đều cho phép chứa macro trong đó.
- Dạng file mặc định của Excel 2007, 2010, 2013, 2016… sẽ là dạng file có chứa đuôi .xlsx dạng này không cho phép chứa macro
- Khi tiến hành lưu 1 file chứa Macro thì Excel sẽ xuất hiện thông báo cho bạn biết là có muốn đổi dạng file để chứa macro không
2. Thông báo khi lưu file chứa macro
Khi bạn thực hiện lưu file có chứa macro một cách bình thường [chế độ lưu dạng file mặc định trong Excel] thì bạn sẽ nhận được thông báo như bên dưới:
Thông báo này sẽ có ý nghĩa:
Việc lưu file này không cho phép lưu các nội dung trong VB Project [macro trong VBA]
Bấm Yes nếu như bạn đồng ý lưu file mà không kèm macro [tức là xóa hết macro sau khi bấm Yes]
Bấm No để hủy lệnh lưu file [tức là bạn chưa lưu và không bị mất macro]
Đa phần bạn sẽ không hiểu rõ thông báo này mà bấm Yes. Và chúng ta đã đồng ý việc xóa hết macro có trong file Excel đó.
Xem thêm: Hướng dẫn cách chuyển dữ liệu từ sheet này sang sheet khác
3. Phân biệt những dạng đuôi file của Excel
- Dạng không chứa Macro
Là dạng đuôi .xlsx [Excel Workbook – Excel Macro free workbook]
Đây là dạng đuôi mặc định khi lưu file trong phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2016…
- Dạng có chứa Macro
Dạng này bao gồm gồm:
- Đuôi .xls là dạng Excel 97-2003 Workbook, dành cho phiên bản Excel đời cũ [2003 trở xuống]. Dạng này sẽ cho phép chứa macro, tuy nhiên vẫn có nhiều điểm bất tiện: kích thước file lớn, không áp dụng cho tính năng của những phiên bản đời cao… Dạng này hiện nay ít khi được dùng vì đã lỗi thời
- Đuôi .xlsm, .xlsb là dạng Excel Macro-Enable Workbook. Dạng này sẽ cho phép chứa Macro, có hình dấu chấm than [màu đen nền vàng ở phiên bản 2010] để giúp phân biệt với dạng .xlsx
4. Thao tác chọn dạng file khi lưu
Khi tiến hành lưu file, bạn sẽ không lưu trực tiếp mà dùng phím F12 [phím tắt để mở chế độ Save as…]
Tại cửa sổ Save as, bạn sẽ chọn Save as type là loại file có chứa Macro
Hi vọng bài viết này sẽ giúp cho bạn khắc phục được tình trạng không lưu được file Excel có chứa Macro!