Hóa đơn điện tử và cả hóa đơn giấy đều rất quen thuộc đối với các doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử qua hóa đơn giấy, trường hợp này có cần phải tiến hành đóng dấu treo hay không?
Hóa đơn điện tử có cần chữ ký của người mua hàng và người bán hàng?
Định dạng của hóa đơn điện tử
Đối với định dạng của hóa đơn điện tử, nó sẽ được chia thành 2 phần như sau: Phần có chứa dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử; Phần có chứa dữ liệu chữ ký số.
Còn đối với những hóa đơn điện tử mà có chứa mã của cơ quan thuế. Trường hợp này cần phải có thêm thành phần chứa dữ liệu quan trọng. Những dữ liệu này đều có liên quan đến cơ quan thuế.
Quy định về nội dung của hóa đơn điện tử
Ở trong hóa đơn điện tử bắt buộc cần phải chứa những nội dung như sau:
- Thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán hàng
- Thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua hàng
- Những thông tin liên quan đến mặt hàng bán ra như đơn vị, giá thành, số lượng
- Tổng số tiền cần phải thanh toán cho người mua hàng
- Chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán hàng
- Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán hàng
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Những quy định về chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán và bên mua hàng
- Nếu như bên bán hàng thuộc đối tượng doanh nghiệp hoặc các tổ chức. Chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp và của tổ chức.
- Đối với trường hợp bên mua hàng là cơ sở kinh doanh. Bên mua hàng và bên bán hàng đã có thỏa thuận trước về việc người mua đáp ứng được những điều kiện về chữ ký số. Vậy người mua sẽ ký số và ký điện tử ở trên hóa đơn.
Nguyên tắc của hóa đơn điện tử trong Thông tư 32/2011/TT-BTC
Đối với nguyên tắc của hóa đơn điện tử được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC vào ngày 14/11/2011. Quy định cụ thể như sau:
Bên bán hàng sẽ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử qua hình thức hóa đơn giấy. Hành động này được sử dụng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của các mặt hàng hữu hình của doanh nghiệp. Những mặt hàng này đang ở trong quá trình lưu thông và nó chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất.
Đối với hóa đơn ĐT, nó sẽ được thực hiện chuyển qua hóa đơn giấy để chứng minh được nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. Tuy nhiên, bên phía bán hàng cần phải lưu ý đáp ứng được toàn bộ những quy định đã được nêu tại Khoản 2, 3, 4 trong Điều này. Và bên cạnh đó, trong hóa đơn cũng yêu cầu cần phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Cụ thể chữ ký của người bán và cả dấu của người bán hàng.
Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Để chuyển đổi từ HĐĐT qua hóa đơn giấy, cần phải đáp ứng được những điều kiện như sau:
- Phản ánh được trọn vẹn toàn bộ những nội dung của HĐĐT gốc
- Trong hóa đơn đảm bảo đã có ký hiệu riêng và xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
- Trên hóa đơn phải đảm bảo có chữ ký và cả họ tên của những người trước đó đã thực hiện chuyển hóa đơn ĐT qua hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không?
Hiện tại, không có bất kỳ văn bản pháp luật nào quy định việc đóng dấu cho hóa đơn điện tử khi in ra giấy. Ngoài ra, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ mang giá trị lưu giữ để ghi sổ và theo dõi, không có giá trị giao dịch hay thanh toán. Do đó, các hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần phải được đóng dấu bởi doanh nghiệp.
Cụ thể, theo khoản 1 và khoản 2 Điều 6 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp có quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hóa đơn điện tử phải sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu. Theo đó, việc in ra giấy chỉ được thực hiện khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của các cơ quan như cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra, theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Hóa đơn điện tử in giấy cần phải có dấu của người bán?
Đối với cả người mua hàng và người bán hàng, cả hai đối tượng đều có quyền chuyển đổi từ HĐĐT qua hóa đơn giấy. Điều này được thực hiện để phục vụ cho công việc lưu trữ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp theo đúng quy định.
Vậy nên trong trường hợp mà doanh nghiệp đã đáp ứng được toàn bộ những điều kiện về chuyển đổi HĐĐT qua hóa đơn giấy. Đáp ứng theo quy định tại khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Hệ thống HĐĐT có thể cho phép người dùng hoàn toàn kiểm soát chặt chẽ trong việc chuyển đổi hóa đơn điện tử qua hóa đơn giấy. Và bắt buộc HĐĐT khi chuyển đổi qua hóa đơn giấy cần phải có dấu của người bán hàng.
Khi nào cần đóng dấu treo?
Trên thực tế, dấu treo chủ yếu được sử dụng trong 02 trường hợp sau: - Khi ban hành văn bản: Thường được dùng để đóng dấu lên các phụ lục ban hành kèm theo văn bản chính hoặc các văn bản pháp luật; - Khi người ký văn bản không phải là người có thẩm quyền đóng dấu lên chữ ký của mình.
Ai là người chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Nguyên tắc chuyển đổi Phải có chữ ký của luật sư hoặc đại diện pháp luật kèm dấu của người bán. Người mua, người bán được phép chuyển đổi để phục vụ cho việc lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đáp ứng các quy định được nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12.
Hóa đơn chuyển đổi là như thế nào?
Hoá đơn chuyển đổi là hoá đơn được in từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng mà hoá đơn điện tử sẽ được chuyển đổi sang hoá đơn giấy đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
Kị treo là gì?
Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bản chính.