Để xác định nhu cầu đào tạo, cần phải tiến hành phân tích những khía cạnh nào?

Phân tích nhu cầu đào tạo cũng cho phép doanh nghiệp nhắm đúng người đúng việc, đảm bảo trải nghiệm học tập cá nhân hóa, mang lại nhiều lợi ích nhất cho nhân viên. Việc để tất cả mọi người cùng tham gia một buổi training chung là một quyết định sai lầm. Theo thời gian, người lao động có thể sẽ không muốn tham gia nữa – khi nhận thấy hoạt động này không có ý nghĩa gì với họ.

6. Lập thứ tự ưu tiên

Có rất nhiều kỹ năng cần thiết cho công việc – và thật khó để bạn xác định kỹ năng nào là quan trọng nhất. Do đó, ban quản lý và nhân sự cần tiến hành nghiên cứu để biết được nên tổ chức training theo trình tự thế nào.

Lấy ví dụ: Mỗi nhân viên trong bộ phận bán hàng (sales) cần cải thiện các kỹ năng khác nhau. Tuy nhiên, tất cả họ đều phải làm việc với khách hàng; do đó, tổ chức đào tạo quan hệ khách hàng và chiến lược bán hàng trước tiên là lựa chọn khôn ngoan – ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Khi nào cần phân tích nhu cầu đào tạo?

Hoạt động đánh giá nhu cầu đào tạo có thể được tiến hành bất cứ lúc nào – nhưng thường là vào các thời điểm sau khi tuyển dụng, trong quá trình đánh giá và quản trị hiệu suất, lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp, kế nhiệm (succession planning), hoặc khi xảy ra những thay đổi trong tổ chức có liên quan mật thiết đến công việc của nhân viên.

Việc tổ chức đánh giá theo định kỳ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thường xuyên cập nhật nhu cầu đào tạo, nắm bắt các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho nhân viên, cũng như đo lường hiệu quả của các chiến lược training từ trước.

Làm sao để đánh giá nhu cầu đào tạo?

Việc phân tích nhu cầu đào tạo được thực hiện ở các cấp độ cơ bản sau đây:

• Kiến thức.
• Kỹ năng.
• Năng lực.

Kiến thức

Đối với người lao động là sinh viên mới tốt nghiệp/ mới chuyển nghề, việc nghiên cứu kiến thức nền của họ là rất quan trọng.

Sự nhiệt tình và năng lượng là yếu tố quan trọng để nhân viên đi được chặng đường dài – tuy vậy, để thực sự thành công trong sự nghiệp, họ cần được trang bị những kiến thức để làm việc hiệu quả. Đó có thể là hiểu biết về các quy định tại công ty, văn hóa doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, quy trình hoặc phương pháp làm việc thích hợp nhất.

Kỹ năng

Dù là nhân viên trẻ tuổi mới gia nhập hay đã có kinh nghiệm hoặc có nền tảng kiến thức tốt, việc phân tích kỹ năng vẫn có ý nghĩa rất quan trọng.

Phân tích nhu cầu đào tạo không chỉ dựa trên kỹ năng chuyên môn cho công việc – mà còn cần bao phủ cả các kỹ năng mềm như: quan hệ khách hàng, làm việc nhóm, năng lực học hiểu và ứng dụng công nghệ mới, v.v…

Môi trường làm việc ngày này đòi hỏi người lao động phải biết suy nghĩ độc lập, có tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng ra quyết định cả khi chưa đủ thông tin. Chính vì vậy, việc học hỏi kỹ năng là vô cùng quan trọng với cá nhân người lao động cũng như toàn thể doanh nghiệp.

Sau đây là một số kỹ năng mà nhân viên thường cần được trau dồi:

nhu cầu đào tạo được xác định nhu thế nào

Năng lực

Nhân viên của bạn có khả năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian không? Họ có khả năng tự kiểm soát bản thân và đặt ra các mục tiêu SMART không?

Khi người lao động càng có tinh thần độc lập và tự chủ trong công việc, năng suất và tinh thần cống hiến của họ cũng sẽ từ đó mà được cải thiện. Việc đánh giá khả năng ra quyết định của nhân viên, tập trung nhiều hơn vào hành động sẽ giúp doanh nghiệp hưởng lợi từ chính đội ngũ dưới quyền.

Đọc thêm: 5 phương pháp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

6 phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo

Sau khi đã nắm rõ các cơ sở để phân tích nhu cầu đào tạo, bước tiếp theo cần làm là tìm hiểu cách thức tiến hành.

Có nhiều phương pháp xác định nhu cầu đào tạo khác nhau – mỗi lựa chọn sẽ có ưu nhược điểm riêng biệt, phù hợp với từng loại hình tổ chức cụ thể. Nhìn chung, doanh nghiệp có thể khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên theo một trong 6 hình thức sau:

• Bảng câu hỏi
• Quan sát
• Phỏng vấn
• Phân tích công việc
• Đánh giá
• Phân tích đối thủ cạnh tranh

1. Bảng câu hỏi

Mặc dù mức độ tin cậy của bảng khảo sát cá nhân không được đánh giá cao, ban quản lý và nhân sự vẫn có thể thu thập được những thông tin tham khảo hữu ích như: Nhân viên của bạn đánh giá về năng lực bản thân như thế nào? Họ muốn được đào tạo thêm về mảng gì?

bảng hỏi xác định nhu cầu đào tạo

2. Quan sát

Quan sát thường xuyên khi có thể cũng là một phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo hiệu quả. Điều quan trọng là phải thực hiện nhiều lần – một cách âm thầm, nhằm tránh gây ra sự khó chịu hay mất tự nhiên cho nhân viên.

3. Phỏng vấn/thu thập ý kiến

Tất cả mọi thành viên tổ chức – từ các cấp C-level cho đến nhân viên bảo vệ – đều có những quan điểm riêng về công ty. Bằng cách trò chuyện với họ (những người có thể đưa ra ý kiến liên quan, có giá trị), lãnh đạo doanh nghiệp sẽ biết được nhiều góc nhìn khách quan, mới mẻ, làm cơ sở lập kế hoạch đào tạo toàn diện.

4. Phân tích công việc

Phân tích công việc là bước tổng hợp tối quan trọng. Liệu những nhiệm vụ hiện tại có phản ánh kiến thức, kỹ năng và năng lực mong đợi cho nhân viên ở vị trí đó không? Sản phẩm được tạo ra có đảm bảo chất lượng không, hay đang cần được cải thiện?

5. Đánh giá

Nhiều người trong chúng ta có thể nghĩ rằng các bài thi/kiểm tra chỉ phù hợp với học sinh, sinh viên. Tuy nhiên, tổ chức thực hiện một bài trắc nghiệm ngắn trực tuyến cũng là cách để đánh giá nhanh hiểu biết của người lao động – làm cơ sở phân tích nhu cầu đào tạo.

6. Quan sát đối thủ cạnh tranh

Không chỉ là một phương pháp khảo sát nhu cầu đào tạo, phân tích đối thủ còn giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thị trường và vị thế hiện tại của công ty.

Đối thủ cạnh tranh lớn nhất đang làm như thế nào? Doanh số bán hàng của họ có cao hơn không? Xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng đối với họ có tốt hơn không? Nếu có, họ đã làm gì để đạt được thành tích như vậy?

Cần lưu ý, quan sát đối thủ không có nghĩa là phải thay đổi toàn bộ mô hình kinh doanh. Thay vào đó, việc bồi dưỡng cho nhân viên ở những lĩnh vực nhất định có thể giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Tham khảo mẫu phân tích nhu cầu đào tạo tại đây.

Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo

Bước 1: Phát triển hồ sơ công ty

Đầu tiên, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự cần hợp tác chặt chẽ để cùng phát triển hồ sơ công ty, bao gồm các cấp độ nhân sự hiện tại.

Đối với các vị trí trong công ty, cần xem xét những kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết cho từng vị trí – bao gồm cả trình độ học vấn và kinh nghiệm trong ngành nói chung.

Bước 2: Trả lời các câu hỏi quan trọng

Chiến lược training của doanh nghiệp cần được đánh giá ít nhất mỗi năm một lần – hoặc thậm chí ngay khi bắt đầu một chương trình đào tạo mới. Sẽ có nhiều vấn đề khác nhau trong suốt quá trình lên kế hoạch; tuy nhiên, đây là một số câu hỏi quan trọng nhất cần xem xét.

• Mục tiêu của công ty là gì?

Việc chọn chương trình đào tạo phù hợp với những mục tiêu phát triển lâu dài của công ty là rất quan trọng. Bộ phận phụ trách cần trò chuyện với ban lãnh đạo để có định hướng rõ ràng về định hướng chung. Ngoài ra, cần đảm bảo đội ngũ huấn luyện/chuyên gia cũng có tiếng nói trong ban lãnh đạo, hoặc ít nhất là họ sẽ được cập nhật thông tin khi mục tiêu này thay đổi.

Tương tự như trên, mục tiêu đào tạo cần được xác định dựa trên những gì doanh nghiệp thực sự cần.

• ROI (Return On Investment – tỷ lệ hoàn vốn đầu tư) hiện tại là bao nhiêu?

Đây luôn là một câu hỏi khó, nhưng lại không thể bỏ qua. Doanh nghiệp cần làm việc với phòng đào tạo để xác định, đâu là các chỉ số đánh giá mức độ thành công của các chương trình đào tạo – cũng như mức độ phù hợp giữa các chương trình với mục tiêu chung.

• Doanh nghiệp đã có đội ngũ chuyên viên đào tạo?

Sau khi đã xác định mục tiêu và phân tích nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp sẽ cần đến một đội ngũ chuyên trách quản lý công việc này. Thông thường, doanh nghiệp sẽ có 2 lựa chọn chính: sử dụng đội ngũ chuyên gia nội bộ, hoặc thuê một công ty training uy tín có nhiều năm kinh nghiệm.

Đọc thêm: Train the Trainer – 9 lợi ích của mô hình đào tạo giảng viên nội bộ

Bước 3: Đảm bảo tuân thủ quy định

Doanh nghiệp cần đảm bảo xem xét kỹ các quy định bắt buộc để luôn cập nhật các quy định mới nhất – bao gồm lịch trình đào tạo bắt buộc, quy tắc ứng xử chung…

Bước 4: Lên kế hoạch dài hạn

Bước tiếp theo cần làm là đánh giá mục tiêu dài hạn của tổ chức – thống nhất với mục tiêu của chiến lược đào tạo. Các phương pháp khảo sát nhu cầu đào tạo như phỏng vấn/bảng câu hỏi có thể được sử dụng để vạch ra hướng đi chi tiết.

Bước 5: Phân tích các tài liệu và phương pháp đào tạo hiện tại

Ý thức tầm quan trọng của công tác đào tạo cho nhân viên, nhiều doanh nghiệp đã cho xây dựng bộ tài liệu vaf phương pháp training nội bộ riêng biệt.

Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần xem xét giữa những gì mình đang có và kết quả thu được, những gì chưa hiệu quả và cần được cải thiện. Nếu cần thiết, hãy cân nhắc lựa chọn phương pháp thay thế.

Bước 6: Đánh giá các giải pháp đào tạo

Trên thang điểm từ 1 đến 3 (1 là cần thiết/bắt buộc, 2 là quan trọng và 3 là không quan trọng), doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá mức độ quan trọng/khả thi của một phương án đào tạo cụ thể. Các tiêu chí quan trọng cần xem xét có thể kể đến như:

Ví dụ, phân tích nhu cầu đào tạo cho thấy một nhóm nhân viên đang gặp vấn đề về hiệu suất. Sau khi được trang bị các kỹ năng cần thiết, họ đã đủ năng lực, đáp ứng các tiêu chuẩn/yêu cầu làm việc như mong đợi. Vậy có thể kết luận đó là giải pháp đào tạo phù hợp.

Tùy vào tình hình cụ thể, doanh nghiệp có thể sẵn sàng đầu tư một số tiền đáng kể cho một khóa đào tạo nhất định – nhưng lại bỏ qua những lựa chọn training khác dựa theo mức độ ưu tiên về tài chính. Công thức tính tổng chi phí đào tạo chung là:

Số lượng nhân viên cần được đào tạo x Chi phí khóa đào tạo = Tổng chi phí đào tạo

Tỷ suất hoàn vốn (ROI) là phép tính cho thấy giá trị của các khoản chi liên quan đến đào tạo và phát triển. Con số này cũng nói lên thời gian cần thiết để các hoạt động traning mang lại kết quả cho tổ chức.

Nếu các khóa đào tạo cho nhân viên có liên quan đến yêu cầu/quy định của cơ quan có thẩm quyền để duy trì chứng chỉ cho nhân viên hoặc giấy phép hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện từ trước.

Trong trường hợp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch training, doanh nghiệp có thể thuê ngoài một bên thứ ba để đảm bảo đúng kế hoạch, tránh ảnh hưởng đến công việc hiện tại của nhân viên.

• Duy trì tính cạnh tranh cho doanh nghiệp

Đôi khi một thiếu sót nhỏ trong sản phẩm/dịch vụ có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của công ty. Khi đó, phân tích nhu cầu đào tạo có thể giúp doanh nghiệp lên kế hoạch training cần thiết nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Khi doanh thu được cải thiện, lợi ích công ty nhận về sẽ lớn hơn rất nhiều so với chi phí bỏ ra cho đào tạo.

Bước 7: Lập đề xuất phương án đào tạo

Sau khi đánh giá tình hình công ty cũng như mục tiêu và phương pháp phù hợp, phòng nhân sự có thể lập hồ sơ đề xuất phương án đào tạo cho ban lãnh đạo. Trong đó, cần tập trung vào các nội dung chính sau:

• Phương pháp giảng dạy/truyền tải.
• Những vấn đề về mặt chuyên môn cần được cải thiện của nhân viên.
• Các xu hướng công nghệ hoặc những ngành công nghiệp mới.
• Cập nhật quy định mới.
• Cách thức cải thiện mức độ gắn kết của nhân viên đối với công ty.
• Thay đổi cần thiết để giảm chi phí và nguồn lực cho việc đào tạo.
• Theo dõi và đánh giá kết quả theo thời gian.
• Giải quyết những khó khăn trong đào tạo cho nhân viên.
• v…

Lời kết

Để chuẩn bị cho hành trình phát triển lâu dài, mỗi bước đi đầu tiên đều vô cùng quan trọng. Thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo tốt sẽ cung cấp nền tảng để duy trì hoạt động kinh doanh và phát triển văn hóa đào tạo lâu dài trong doanh nghiệp.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ giúp cấp lãnh đạo và nhân sự thành công hơn khi thiết kế chương trình training cho doanh nghiệp. Nếu bạn đọc quan tâm và muốn theo học chuyên sâu để trở thành trainer được chứng nhận, vui lòng tham khảo khóa đào tạo Certified Training Professional (CTP) của ITD – thiết kế theo chuẩn của ARTDO International, được các tổ chức quốc tế như Liên hiệp quốc (UN) tin chọn làm chuẩn đào tạo nội bộ.