Chức năng hoạch định quản trị học

Câu hỏi: Tại sao nói hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong quá trình quản trị?

Lời giải

Hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng quản lý, bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai của tổ chức. Trong hầu hết các trường hợp, chức năng hoạch định chi phối các tất cả các chức năng khác của hệ thống quản lý. Các chức năng khác phải dựa vào hoạch định để hoạt động.

Vậy để hiểu rõ hơn về vai trò, chức năng của hoạch định, Toploigiai xin mời các bạn tham khảo tài liệu dưới đây

Hoạch định là gì và những đặc điểm của hoạch định

Hoạch định là gì?…Về phương diện khoa học, kế hoạch được xem là một chương trình hành động cụ thể, còn hoạch định là quá trình tổ chức soạn thảo và thực hiện các kế hoạch cụ thể đã được đề ra.

Định nghĩa hoạch định là gì?

Hoạch địnhlà một tiến trình trong đó nhà quản trị cần định hướng, xác định hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai; trong quá trình hoạch định nhà quản trị cần phải xác định mục tiêu, hoạch ra những hành động nhằm đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Để dễ hiểu hơn thì hoạch định chính sự ra quyết định doanh nghiệp, tổ chức nên làm gì, làm như thế nào, … dựa trên nền tảng mục đích, sứ mệnh chung của cả doanh nghiệp.

Vai trò của hoạch định

• Hoạch định giúp doanh nghiệp định hướng được hướng đi để có những chiến lược, kế hoạch phù hợp trong tương lai.
• Hoạch định giúp đề ra được mục tiêu, phương pháp, cách thức cho các hoạt động của tổ chức.
• Là công cụ thiết yếu trong việc phối hợp, thống nhất sự nỗ lực của các thành viên trong tổ chức, từ đó tạo sự gắn kết thống nhất trong doanh nghiêp.
• Giúp làm giảm được rủi ro trong các hoạt động kinh doanh và tính bất ổn định trong các hoạt động khác của doanh nghiệp.
• Hoạch định đảm bảo được sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp trong môi trường luôn thay đổi và hạn chế sự chồng chéo và các hoạt động lãng phí công việc.
• Hoạch định giúp thiết lập nên những tiêu chuẩn hỗ trợ cho công tác kiểm tra kết quả sau quá trình quản trị.

Những lợi ích và những hạn chế của hoạch định

Lợi ích

– Giúp các nhà quản trị:Phát hiện các cơ hội mới. Lường trước và né tránh những bất trắc trong tương lai. Vạch ra các hành động hữu hiệu. Nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động của tổ chức. Cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh. Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi.

1. Sự phối hợp tốt hơn:

+ Nền tảng cho sự phối hợp các hoạt động
+ Định rõ trách nhiệm của từng bộ phận cũng như trong phối hợp các hoạt động
+ Định hướng nỗ lực của các thành viên và bộ phận theo 1 hướng
+ Hiệu quả phối hợp nhóm

2. Tập trung suy nghĩ về tương lai:

+ Luôn cân nhắc các nguồn lực cần thiết
+ Các cơ hội và rủi ro tiềm tàng
+ Gợi mở và sàng lọc để vượt qua những trở ngại ngắn hạn
+ Chuẩn bị cho tổ chức vận hành hiệu quả hơn trong tương lai

3. Kích thích sự tham gia:

+ Thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả các thành viên
+ Tạo lập được 1 nền tảng chuyên môn và kiến thức rộng hơn trong việc lập kế hoạch
+ Nhân viên nỗ lực hơn trong việc thực hiện kế hoạch

4. Hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn

+ Nền tảng tiêu chuẩn rõ ràng chođánh giá
+ Nhân viên biết rõ phải làm gì
+ Tổ chức có thể nhận rõ khoảng cách giữa mục tiêu và thực hiện

Những hạn chế của hoạch định

– Không lường hết được diễn biến bất lợi. Khi tình huống xấu xảy ra có thể làm đảo lộn kế hoạch.

– Gò bó trong việc thực hiện, đôi khi không linh hoạt, làm hạn chế sự sáng tạo.

– Đôi khi kết quả đạt được đúng hoạch định nhưng không phản ánh đúng tiềm năng vốn có của doanh nghiệp. [Vd: Sản lượng đạt được có thể cao hơn nhiều so với mực thực tế của hoạch định].

– Tính bảo thủ của người làm hoạch định: Đây là vấn đề tế nhị, các nhà quản trị thường cố gắng bảo vệ các hoạch định của mình mà không dũng cảm nhận ra sự vô lý ở một số điểm.

– Không chỉ rõ được các điểm bất cập trong hoạch định. [Vd: Cơ sở vật chất lạc hậu, tay nghề lao động thấp,…].

– Thông tin để hoạch định quá cũ, hay không chính xác.

Phân loại hoạch định và các bước trong quy trình hoạch định chiến lược

Hoạch địnhđược xem là chức năng quản trị tiên quyết vì nó định hướng cho các chức năng quản trị còn lại. Trong tổ chức, hoạch định được phân chia thành 2 loại: Hoạch định chiến thuật và hoạch định chiến lược.

Các bước trong quy trình hoạch định chiến lược

• Bước 1: Xây dựng sứ mệnh và đề ra các mục tiêu
• Việc vạch ra sứ mệnh và mục tiêu là bước đầu tiên cho mọi công tác quản trị, bởi nó sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề sau: công ty kinh doanh ngành gì trên những lĩnh vực nào? công ty sẽ cam kết những điều gì? Kết quả công ty cần đạt được là gì?,…
• Bước 2: Phân tích môi trường vi mô và vĩ mô
• Các hoạt động của doanh nghiệp không chỉ bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong công ty mà còn phải chịu sự tác động của môi trường bên ngoài. Vì vậy là một nhà quản trị bạn cần phải xác định được các cơ hội, mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh hoạt động của doanh nghiệp. Để xác định được cơ hội và đe dọa bạn có thể dựa trên mô hình 5 tác lực cạnh tranh của Michael Porter: đối thủ cạnh tranh trực tiếp, đối thủ cạnh tranh tiềm năng, khách hàng, nhà cung cấp, các sản phẩm và dịch vụ thay thế.
• Bên cạnh việc xác định về môi trường bên ngoài bạn cũng cần phải quan tâm các yếu tố bên trong nội bộ doanh nghiệp để xác định điểm mạnh điểm yếu dựa trên đó làm nền tảng xây dựng chiến lược cho công ty. Đó cũng là điều tất yếu để bạn có thể định vị cho thương hiệu và tạo sự khác biệt cho sản phẩm của doanh nghiệp bạn so với các đối thủ khác trên thị trường.
• Bước 3: Xây dựng và thiết kế chiến lược
• Dựa các bước trên đã phân tích bạn sẽ lựa chọn cho doanh nghiệp chiến lược phù hợp nhất để phát triển các hoạt động của công ty, ví dụ như một số chiến lược sau: Chiến lược thâm nhập thị trường, chiến lược phát triển thị trường, chiến lược phát triển sản phẩm,…
• Bước 4: Chuẩn bị kế hoạch cho các chiến lược
• Kế hoạch cho các chiến lược cần được cụ thể, khả thi và có thể đo lường được và phải đảm bảo được các nội dung sau: mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp, sản phẩm dịch vụ của công ty, phương thức tiếp cận các đối tượng mục tiêu, sử dụng các chiến thuật phù hợp với năng lực đội ngũ nhân viên,…
• Bước 5: Kiểm tra và đánh giá kết quả
• Đây là bước để các nhà quản lý có thể giám sát biết được công tác hoạch định cũng như kết quả thực hiện của các chiến lược có thật sự hiệu quả để điều chỉnh, đề xuất biện pháp đưa ra hướng đi tốt nhất cho các hoạt động kinh doanh, marketing và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
• Bước 6: Tiếp tục việc hoạch định
• Vì hoạch định là một tiến trình liên tục không ngừng nghỉ của doanh nghiệp nên hoạch định cần được thực hiện một cách thường xuyên để luôn đưa ra được những định hướng dự báo tương laisự phát triển của doanh nghiệp.

Phân biệt hoạch định chiến lược và hoạch định chiến thuật