Ap và ar phải thu phải trả là gì năm 2024
|
Bên cạnh các chỉ số về doanh thu, chi phí và lợi nhuận, hiểu rõ về công nợ và quản lý chúng hiệu quả cũng đóng vai trò quan trọng để duy trì ổn định tài chính của doanh nghiệp. Show
Bài viết này sẽ đi sâu vào định nghĩa công nợ và các khái niệm có liên quan, phân loại công nợ, quy trình từng bước xử lý công nợ phải thu và phải trả, cũng như các chiến lược quản lý công nợ hữu ích. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, nhân sự thuộc bộ phận kế toán, hoặc đơn giản là một người quan tâm đến vấn đề tài chính doanh nghiệp, bài viết này là dành cho bạn. 1. Định nghĩa và phân loại công nợ1.1. Công nợ là gì?Công nợ là khoản tiền phát sinh khi một cá nhân hoặc tổ chức thực hiện các giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ với một cá nhân hoặc tổ chức khác, nhưng không thanh toán hoặc thanh toán chưa đủ tại thời điểm đó. Thay vào đó, khoản tiền này sẽ được chuyển sang kỳ thanh toán sau, tạo thành một khoản nợ. Thông thường, công nợ đề cập đến các khoản nợ ngắn hạn, tức là những khoản nợ dự định trả lý tưởng nhất là trong năm. Còn các khoản nợ dài hạn – chẳng hạn như các khoản thế chấp và các khoản vay khác phải mất hơn 12 tháng để trả hết – thường được chia thành các khoản nợ riêng biệt và không được tính vào công nợ. Trong môi trường kinh doanh, khái niệm công nợ thường biểu thị cho cả hai khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả hoặc đang chờ thu từ một bên khác. Quản lý công nợ là một khía cạnh quan trọng trong quản trị tài chính doanh nghiệp, để đảm bảo rằng các khoản nợ được thanh toán đúng hạn và doanh nghiệp không gặp vấn đề tài chính và dòng tiền do công nợ tích tụ quá mức. 1.2. Phân loại công nợCông nợ phải thu: Là số tiền mà doanh nghiệp có quyền thu từ các đơn vị nội bộ, từ đối tác hoặc khách hàng. Các khoản nợ phải thu thường xuất phát từ việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và chưa được thanh toán ngay lập tức. Một số khoản công nợ phải thu:
Công nợ phải trả: Là số tiền mà doanh nghiệp cần trả cho người lao động, các đơn vị nội bộ, hoặc các nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh, bao gồm các khoản nợ cung ứng hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản cho mục đích khác. Một số khoản công nợ phải trả:
1.3. Công nợ tiếng Anh là gì?Trong tiếng Anh, thuật ngữ “debt” thường được dùng chung để chỉ công nợ. Tuy nhiên, khi muốn chỉ rõ một loại công nợ cụ thể thì cần sử dụng đến các thuật ngữ khác: “payables” là công nợ phải trả và “receivables” là công nợ phải thu. Tương ứng, kế toán doanh nghiệp sẽ theo dõi công nợ phải trả trên tài khoản phải trả – Account Payable (AP) và công nợ phải thu trên tài khoản phải thu – Account Receivable (AR). 1.4. Một số thuật ngữ có liên quan tới công nợKiểm tra công nợ (Auditing account): Là hoạt động kiểm tra lại công nợ phải thu và công nợ phải trả trong công việc hàng ngày. Đối chiếu công nợ (Debt comparison): Là hoạt động so sánh công nợ phải thu và phải trả trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp với số liệu có trên hợp đồng hoặc trong giao dịch thực tế. Báo cáo công nợ (Debt report): Là hoạt động lập báo cáo để theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả nhằm lên kế hoạch kiểm soát và quản lý tối ưu hơn. Thu hồi công nợ (Collecting debt): Là hoạt động đòi lại số tiền mà khách hàng hoặc đối tác kinh doanh đang nợ doanh nghiệp, xảy ra khi họ không thanh toán hoặc chậm thanh toán so với thời hạn đã thỏa thuận. Cấn trừ công nợ (Clearing debt): Là hoạt động diễn ra giữa hai hoặc nhiều đơn vị kinh doanh khi họ mua bán hoặc cung cấp dịch vụ lẫn nhau; khi đó giao dịch thanh toán được thực hiện bằng cách cấn trừ vào công nợ giữa các bên. Một số thuật ngữ khác và tên tiếng Anh tương ứng:
2. Vai trò của công nợ đối với doanh nghiệpCông nợ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, được thể hiện qua một số khía cạnh nổi bật. Trước tiên, doanh nghiệp có thể sử dụng công nợ để tăng cường dòng tiền và linh hoạt duy trì hoạt động kinh doanh. Lấy ví dụ, doanh nghiệp nhận được hàng hóa từ nhà cung cấp và có thời hạn thanh toán là trong vòng 40 ngày. Thay vì thanh toán ngay lập tức, doanh nghiệp quyết định giữ lại tiền mặt trong quỹ tài chính trong khoảng thời gian 40 ngày này, và sử dụng khoản tiền đó một cách thông minh:
Đối với công nợ phải thu từ khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể chuyển đổi chúng thành tiền mặt thông qua một số công cụ tài chính đặc thù như bảo đảm vay, bán công nợ hoặc chứng chỉ tiền mặt,… Bên cạnh đó, công nợ cũng có khả năng hỗ trợ chiến lược mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp. Các điều khoản thanh toán linh hoạt luôn rất có ích trong việc thu hút khách hàng mới và giữ chân các khách hàng cũ. Lấy ví dụ, việc cho phép khách hàng trả tiền chậm sau 30 ngày sau mua có thể giúp họ giảm bớt đáng kể gánh nặng tài chính; và giữa 2 nhà cung cấp có cùng sản phẩm và giá tiền, khách hàng sẽ có xu hướng lựa chọn việc “được trả tiền chậm” này hơn. 3. Quy trình xử lý công nợ trong doanh nghiệp3.1. Quy trình xử lý công nợ phải trảLưu ý rằng quy trình xử lý công nợ phải trả có thể thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào từng ngành nghề và doanh nghiệp cụ thể. Thông thường, quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau: Bước 1: Xác định công nợ phải trả
Bước 2: Xác định phương thức thanh toán
Bước 3: Xác định ưu tiên thanh toán
Bước 4: Chuẩn bị thông tin thanh toán
Bước 5: Thực hiện thanh toán
Bước 6: Theo dõi và cập nhật
Bước 7: Xử lý ngoại lệ hoặc vấn đề phát sinh
Bước 8: Đối chiếu và báo cáo
3.2. Quy trình xử lý công nợ phải thuTương tự như công nợ phải trả, doanh nghiệp cũng cần thực hiện nhiều bước theo thứ tự lần lượt để xử lý công nợ phải thu. Bước 1: Xác định công nợ phải thu
Bước 2: Kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của công nợ
Bước 3: Gửi thông báo thu tiền
Bước 4: Theo dõi việc thu tiền
Bước 5: Xử lý ngoại lệ và tranh chấp
Bước 6: Đối chiếu và báo cáo
4. Các chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả và cải thiện dòng tiền4.1. Các rủi ro thường gặp trong quy trình xử lý công nợRủi ro tín dụng Một trong những thách thức trong quy trình xử lý công nợ chính là rủi ro tín dụng, khi khách hàng không thực hiện thanh toán đúng hạn, gây thiệt hại cho tài chính doanh nghiệp. Nếu khách hàng phá sản hoặc gặp vấn đề nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể mất mát toàn bộ hoặc một phần lớn của số tiền công nợ. Việc đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng trước khi thiết lập quan hệ kinh doanh là quan trọng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống liên tục quản lý và đánh giá tín dụng khách hàng để theo dõi thay đổi trong tình hình tài chính và điều chỉnh chiến lược theo thời gian. Rủi ro hệ thống và công nghệ Một trong những rủi ro chính là sự cố và lỗi trong hệ thống, bao gồm cả lỗi từ phần mềm quản lý tài chính và các thiết bị kỹ thuật số. Điều này có thể dẫn đến việc mất mát dữ liệu hoặc gián đoạn trong quy trình xử lý công nợ. Nếu hệ thống không có cảnh báo tự động hoặc khả năng theo dõi đều đặn, doanh nghiệp có thể không nhận biết kịp thời về các vấn đề trong quy trình xử lý công nợ. Rủi ro pháp lý Nếu hợp đồng không được kiểm tra kỹ, đặc biệt là về điều kiện thanh toán, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tranh cãi và khó khăn trong quá trình xử lý công nợ. 4.2. Các chiến lược tối ưu công nợ phải trảCách 1: Thiết lập quy trình chọn lọc nhà cung cấp Một trong những bước đầu tiên để triển khai hệ thống thanh toán công nợ phải trả là thiết lập danh sách các nhà cung cấp ưu tiên. Điều này giúp hạn chế những trường hợp mua bán ngoài luồng và đảm bảo doanh nghiệp dễ nhận được những điều khoản thanh toán ưu đãi. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp:
Cách 2: Thiết lập quy trình quản lý thông tin của nhà cung cấp Sau khi bạn đã đàm phán các điều khoản với các nhà cung cấp, việc quan trọng là theo dõi và tuân thủ theo đúng các thông tin này. Hãy cẩn trọng với các lỗi thanh toán do sai lệch dữ liệu có thể dẫn đến việc nợ quá hạn, từ đó không thể tận dụng được các ưu đãi hiện có và thậm chí gây ra gián đoạn trong nguồn cung. Để tránh những hậu quả này:
Cách 3: Thiết lập quy trình rà soát hợp đồng nhà cung cấp Để ngăn chặn việc nhà cung cấp lập hóa đơn sai lệch thông tin hoặc thậm chí là gian lận – có thể dẫn đến thanh toán quá mức hoặc thanh toán trùng lặp, việc kiểm tra kỹ lưỡng các hợp đồng với nhà cung cấp là hết sức quan trọng. Doanh nghiệp nên:
Cách 4: Thiết lập quy trình mua hàng nội bộ Chắc hẳn doanh nghiệp bạn sẽ cần làm việc với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhà cung cấp. Vì vậy, việc theo dõi tất cả hóa đơn nhận được và khớp chúng với đơn đặt hàng tương ứng có thể là một thách thức. Doanh nghiệp cũng phải đối mặt với rủi ro chi tiêu quá mức hoặc phải làm việc với những nhà cung cấp phát sinh ngoài kiểm soát. Để ngăn chặn điều này, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình mua hàng nội bộ chặt chẽ. Dưới đây là một số việc cần làm:
Cách 5: Thiết lập quy trình xử lý hóa đơn Thiết lập và tối ưu quy trình xử lý hóa đơn là một cách khác để cải thiện tính thanh khoản. Dưới đây là một số mẹo hữu ích dành cho doanh nghiệp:
4.3. Các chiến lược tối ưu công nợ phải thuCách 1: Chọn lọc và đánh giá khách hàng Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các khách hàng đều uy tín và có khả năng thanh toán hóa đơn trước khi ký hợp đồng và cung cấp sản phẩm/ dịch vụ. Bạn cũng có thể yêu cầu khách hàng gửi các lịch sử chứng minh tín dụng của họ,điều này giúp doanh nghiệp tránh được đáng kể những rủi ro trường hợp khách hàng trả tiền chậm hoặc thậm chí là không trả tiền. Cách 2: Áp dụng chính sách khuyến khích thanh toán sớm và xử phạt thanh toán muộn Một chiến lược phổ biến là cung cấp cho khách hàng một khoản chiết khấu nhỏ (có thể 5%) nếu họ thanh toán đúng hoặc trước ngày đáo hạn. Trong trường hợp khách hàng thanh toán trễ, doanh nghiệp có thể áp dụng các khoản phí bồi thường hoặc lãi suất theo như hợp đồng đã thoả thuận. Trong mọi trường hợp, giao tiếp hiệu quả với khách hàng luôn là giải pháp hữu ích để thúc đẩy họ thanh toán đúng hạn. Hóa đơn cần bao gồm các thông tin chi tiết và thời hạn thanh toán một cách rõ ràng. Doanh nghiệp cần liên lạc thường xuyên để nhắc nhở kịp thời về các khoản thanh toán sắp đến hạn, cũng như giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng. Cách 3: Yêu cầu khách hàng đặt cọc Yêu cầu khách hàng đặt cọc – thanh toán ngay lập tức một phần trong tổng số tiền mua hàng – tuy không phải là một giải pháp hoàn hảo, nhưng có thể giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình thu hồi công nợ. Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu khách hàng thanh toán thêm lần thứ hai sau khi một khối lượng công việc nhất định được hoàn thành, và thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã hoàn thành trọn vẹn. Lưu ý rằng chính sách này nên được áp dụng đồng bộ cho tất cả các khách hàng. 4.4. Sử dụng công cụ tự động hóa – Chiến lược giúp quản lý công nợ hiệu quảNếu doanh nghiệp vẫn còn gặp sai sót về quản lý công nợ, đã đến lúc cần tìm cho mình 1 công cụ hỗ trợ đắc lực. Một số lợi ích rõ rệt của công nghệ trong quản lý công nợ doanh nghiệp: Tự động thông báo và nhắc nợ khách hàng: Việc tích hợp hệ thống quản lý khách hàng giúp theo dõi thông tin về khách hàng, hạn mức tín dụng và lịch sử thanh toán. Công cụ này cũng có khả năng tự động gửi thông báo và nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán sắp đến hạn. Hỗ trợ thanh toán tự động, chính xác: Các hệ thống thanh toán tự động sẽ cung cấp nhiều phương thức thanh toán khác nhau, làm giảm độ trễ trong quá trình. Điều này giúp tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng, đồng thời giảm rủi ro trong quá trình giao dịch. Quản lý thông tin công nợ chi tiết: Một bộ giải pháp quản trị tài chính có khả năng giải quyết đồng thời nhiều bài toán nhỏ lẻ liên quan tới quản lý công nợ của doanh nghiệp: tích hợp với thông tin nhà cung cấp/ khách hàng và từng hóa đơn tương ứng, quản lý lịch sử thanh toán, cảnh báo công nợ trễ hạn,… Tạo báo cáo dữ liệu công nợ tự động: Các báo cáo tự động được tạo ra từ phần mềm quản trị tài chính cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được bức tranh tài chính tổng quan, theo dõi hiệu suất của quy trình quản lý công nợ và xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. 5. Tạm kếtQuản lý công nợ một cách hiệu quả là chìa khóa quan trọng để đảm bảo sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Bằng các kiến thức căn bản và chiến lược thông minh trong phân loại công nợ và xử lý các loại công nợ khác nhau, hy vọng rằng doanh nghiệp bạn sẽ tối ưu được dòng tiền, đồng thời giữ được mối quan hệ tốt nhất với các khách hàng và nhà cung cấp. Account Payable và account receivable là gì?Thay vào đó, chúng ta có 2 từ sau: Receivable – Công nợ phải thu, theo dõi trên tài khoản phải thu (Account Receivable) Payable – Công nợ phải trả, theo dõi trên tài khoản phải trả (Account Payable) Báo cáo AR là gì?Các khoản phải thu, (accounts receivable, viết tắt là AR hoặc A/R) là các khiếu nại có hiệu lực pháp luật đối với khoản thanh toán do một doanh nghiệp nắm giữ đối với hàng hóa được cung cấp hoặc dịch vụ mà khách hàng đã đặt hàng nhưng chưa được thanh toán. Accounts receivable confirmation là gì?Xác nhận công nợ là một trong những thủ tục kiểm toán các khoản phải thu. Accounts receivable confirmation is one of the audit procedures of the accounts receivable. 2. Xác nhận công nợ là một kỹ thuật được sử dụng trong quá trình kiểm toán để xác minh hồ sơ của một công ty. Loan receivable là gì?Loan receivable (Khoản nợ gốc phải thu) $12,000. |
