5 bước để xây dựng quy trình đánh giá kết quả công việc [có file mẫu]
Bởi
Ai Nhi-
August 3, 2021Tumblr
Thực hiện đánh giá kết quả công việc giúp xác định hiệu quả làm việc của nhân viên. Đây là cơ sở cho các hoạt động phía sau nhằm tăng cường hiệu quả trong quá trình quản trị nhân sự. Dưới đây là gợi ý về 5 bước để có một quy trình đánh giá kết quả đạt hiệu quả tốt nhất!
Mục lục
- 1 1. Xác định đối tượng cần đánh giá
- 2 2. Xác định mục đích của kỳ đánh giá kết quả
- 3 3. Sử dụng hệ thống đánh giá thực hiện công việc
- 4 4. Lựa chọn phương pháp đánh giá
- 5 5. Tiến hành đánh giá kết quả công việc
- 6 Mẫu đánh giá kết quả công việc chuẩn nhất năm 2021
- 7 Kết luận
Khái niệm của đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá công việc thực hiện là đo lường kết quả công việc thực hiện so với chỉ tiêu đề ra.
Vai trò của đánh giá thực hiện công việc
– Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó, các doanh nghiệp mới có thể ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên.
– Giúp cho cán bộ nhân sự và các nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một nhân viên. Hầu hết mọi nhân viên đều mong muốn biết được các nhân xét, đánh giá của người chỉ huy, lãnh đạo về việc thực hiện công việc của mình. Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, cung cấp các thông tin này cho nhân viên.
– Giúp cho các cán bộ nhân sự và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên.
1. Đánh giá hiệu quả công việc là gì?
Đánh giá hiệu quả công việc là việc thực hiện đánh giá, rà soát để giúp nhà quản lý nhìn nhận, nắm bắt được thực tế quá trình hoàn thành công việc của nhân viên. Việc đánh giá sẽ dựa trên cơ sở nhân viên có hoàn thành đúng việc, đúng thời điểm và tạo ra được nhiều giá trị nhất so với mục tiêu đề ra hay không.
Thông thường, việc đánh giá hiệu quả công việc sẽ dựa trên công thức:
Hiệu quả = Kết quả đạt được / Mục tiêu.
Việc đánh giá công việc giúp doanh nghiệp, nhà quản lý đạt được nhiều lợi ích như:
- Nhận diện được thực tế quá trình làm việc của nhân viên hiện nay đang như thế nào?
- Kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc
- Có thêm căn cứ chính xác, khách quan để lập kế hoạch phát triển, kế hoạch kinh doanh cũng như phát triển nhân sự
- Có thể căn cứ để điều chỉnh kế hoạch, mục tiêu nếu cần thiết.
2. Các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc
Có nhiều phương pháp đánh giá công việc của nhân viên khác nhau. Dưới đây, bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu 6 phương pháp tiêu biểu, thường được áp dụng tại các doanh nghiệp hiện nay.
2.1. Phương pháp đánh giá hiệu quả bằng các chỉ số trọng yếu – KPIs
KPI [Key Performance Indicator] là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc dựa trên chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Các chỉ số này sẽ cần liên kết với mục tiêu chung, góp phần giúp nhân viên, các phòng ban, bộ phận cũng như toàn công ty thực hiện, đạt được mục tiêu chung
Trong thực tế quản trị doanh nghiệp, KPI thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho một tổ chức, chương trình, dự án, hành động và cho từng nhân viên…
Ưu điểm:
- KPI thường được thiết lập với các chỉ số cụ thể, định lượng nên kết quả đánh giá của KPI cũng rất rõ ràng.
- KPI giúp nhà quản lý theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trong một giai đoạn cụ thể.
- KPI còn giúp cung cấp cho nhà quản lý căn cứ để xác định các vấn đề cần cải thiện. Từ đó, kết quả đánh giá từ KPI có thể được sử dụng để xây dựng chiến lược phát triển, hướng hành động cho công ty.
Nhược điểm
- Trong việc triển khai đánh giá KPI, nhà quản lý vẫn có thể xây dựng các chỉ số đánh giá định tính nhưng dễ dẫn đến nhầm lẫn hay các đánh giá chủ quan.
- Nhược điểm thường được nhắc đến của KPI là có thể tạo ra áp lực, tâm lý cho nhân viên nếu KPI vượt quá nhiều so với khả năng, nguồn lực nhân viên có thể thực hiện.
Ví dụ
- KPI của nhân viên sáng tạo nội dung là viết tối thiểu 5 bài viết / tuần cho website công ty.
- KPI của nhân viên kinh doanh là ký được hợp đồng với tổng doanh thu tối thiểu 1 tỷ đồng / năm.
2.2. Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO
MBO [Management by Objectives] là phương pháp quản trị theo mục tiêu. Nhà quản lý cũng có thể sử dụng MBO để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Việc nhân viên hoàn thành hay không hoàn thành, hoàn thành mục tiêu ở mức nào sẽ giúp nhà quản lý đánh giá được hiệu quả công việc dễ dàng.
Việc triển khai quản trị, đánh giá bằng MBO tại các doanh nghiệp dựa trên tiền đề: nhân viên có xu hướng hoạt động tốt hơn khi họ được biết về những gì lãnh đạo mong đợi họ đạt được. Họ cũng sẽ đạt được hiệu quả công việc cao hơn khi liên kết và nhìn nhận được những đóng góp, nỗ lực của mình vào mục tiêu chung của công ty.
MBO đã được nhiều công ty hàng đầu trên thế giới áp dụng. Tại HP, MBO được đánh giá là một chính sách quan trọng, góp phần lớn vào thành công của công ty. MBO cũng được đánh giá cao và kiểm chứng sự thành công tại các công ty như: Xerox, DuPont, Intel…
Ưu điểm
- Đánh giá kết quả công việc: MBO giúp nhà quản lý đánh giá được hiệu quả công việc nhân viên chuẩn xác dựa trên kết quả các công việc hoàn thành. Từ đó, nhà quản lý có thể định hướng phát triển, lên phương án hành động cho công ty.
- Tối ưu hóa nguồn lực tổ chức: Kết quả đánh giá từ MBO có thể dùng làm căn cứ để định hướng cải tiến, tối ưu hóa quá trình làm việc của nhân viên, giúp nhà quản lý sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức. Mặt khác, vì để thực hiện hiệu quả mục tiêu đề ra, các công ty cũng sẽ phải sắp xếp lại tổ chức bộ máy vận hành của mình. Qua đó, MBO có thể giúp các doanh nghiệp dần tối ưu hóa được cơ cấu tổ chức phù hợp nhất.
- Cải thiện động lực, hiệu suất làm việc: MBO giúp nhân viên thêm động lực, trách nhiệm làm việc khi nhìn nhận rõ được những đóng góp của mình vào thành công chung của công ty và qua đó, hiệu suất công việc được cải thiện
- Môi trường làm việc minh bạch, cởi mở: Vì MBO giúp các thành viên cùng nhìn nhận được vai trò, sự đóng góp trong công việc của mình nên MBO cũng góp phần giúp kiến tạo một môi trường làm việc minh bạch hơn. Mặt khác với MBO, nhà quản lý và nhân viên sẽ phải thường xuyên trao đổi trong quá trình thực hiện mục tiêu nên môi trường làm việc cũng sẽ được cải thiện theo hướng cởi mở hơn.
- Giúp nhân viên phát triển năng lực: Mục tiêu mà MBO đề ra đòi hỏi nhân viên phải thường xuyên học hỏi, cải thiện kỹ năng, tích lũy kinh nghiệm bản thân. Do đó, về lâu dài, MBO cũng giúp doanh nghiệp của bạn liên tục tối ưu hóa nguồn nhân lực.
Nhược điểm
- MBO tương đối chậm chạp với quy trình đánh giá theo từng năm. Do đó, khả năng linh hoạt, dễ dàng thay đổi, tùy chỉnh đánh giá của phương pháp này khá thấp.
- Với MBO, yếu tố duy nhất mà nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng quan tâm là mục tiêu có hoàn thành hay không. Điều đó vô tình sẽ khiến công ty bị cuốn theo việc tập trung toàn bộ sự chú ý vào thực hiện mục tiêu mà quên đi những yếu tố khác như hoàn cảnh làm việc, các điều kiện biến đổi của thị trường…
- Nhân viên sẽ chỉ chú ý hoàn thành mục tiêu được đặt ra và dần sẽ bị hạn chế khả năng sáng tạo, ý kiến cá nhân.
Ví dụ
- MBO công ty: Trở thành công ty có thị phần nằm trong Top 3 doanh nghiệp hàng đầu của ngành thiết kế nội thất
- MBO phòng kinh doanh: Tăng tổng doanh số ký kết hợp đồng lên ít nhất 25% trong năm 2021
- MBO phòng nghiên cứu – phát triển sản phẩm: Ra mắt ít nhất 4 sản phẩm thiết kế nội thất mới trong năm 2021
- MBO phòng chăm sóc khách hàng: Đạt tỷ lệ ít nhất 95% khách hàng đánh giá hài lòng sau khi được tư vấn dịch vụ
- MBO phòng nhân sự: Đảm bảo 100% dự án triển khai thiết kế nội thất có nguồn nhân lực phù hợp, đáp ứng yêu cầu khách hàng
- MBO phòng tiếp thị: Đạt ít nhất 30% tổng doanh thu của công ty từ các nỗ lực tiếp thị
2.3. Phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC
BSC [Balanced scorecard] còn được gọi là phương pháp thẻ điểm cân bằng. Đây là một hệ thống quản lý, phương pháp giúp công ty của bạn xác định được tầm nhìn, chiến lược và chuyển chúng thành hành động cụ thể. BSC xem xét một tổ chức từ 4 khía cạnh như sau:
- Khía cạnh học hỏi và phát triển
- Khía cạnh quy trình nội bộ
- Khía cạnh khách hàng
- Khía cạnh tài chính
Từ những khía cạnh này, phương pháp thẻ điểm cân bằng sẽ giúp nhà quản lý xây dựng một hệ thống đo lường và thu thập các dữ liệu, phân tích các dữ liệu đó trong mối quan hệ giữa các khía cạnh với nhau.
Ưu điểm
- BSC giúp cung cấp đầy đủ các phản hồi về quá trình kinh doanh nội bộ và kết quả kinh doanh của nhà quản lý
- Doanh nghiệp có thêm căn cứ chính xác để xem xét tối ưu hóa, cải tiến hiệu quả công việc của nhân viên cũng như toàn công ty
- BSC giúp đánh giá kết quả tổng thể toàn công ty, tổ chức một cách hiệu quả
Nhược điểm
- Tần suất thực hiện BSC thường theo chu kỳ hàng năm nên tính linh hoạt, điều chỉnh khi cần thiết của tổ chức bị hạn chế
- BSC tập trung vào phong cách lãnh đạo từ trên xuống dưới nên sẽ hạn chế phần nào khả năng sáng tạo, chủ động của nhân viên
Ví dụ
Bạn có thể xem xét sự phát triển tổng thể của công ty trên 4 khía cạnh: học hỏi và phát triển; nội bộ; khách hàng; tài chính. Từ đó, bạn sẽ nhìn nhận được vấn đề cốt lõi công ty bạn đang cần giải quyết, cải thiện là gì. Khi đã có định hướng phát triển một cách cân bằng, hiệu quả công việc của công ty bạn sẽ được cải thiện đáng kể.
Ví dụ như về khía cạnh khách hàng, công ty bạn đang gặp phàn nàn trên thị trường về thời gian triển khai phần mềm quá lâu. Vậy bạn có thể xem xét nguyên nhân của phàn nàn từ phía khách hàng là do nhân sự không đủ kinh nghiệm; quy trình nội bộ quá phức tạp hay nguồn lực tài chính không đủ… Từ đó bạn sẽ có phương án để giải quyết, tháo gỡ dần vấn đề.
2.4. Phương pháp tự đánh giá
Phương pháp tự đánh giá là phương pháp mà trong đó nhà quản lý sẽ cho phép nhân viên tự trả lời, tự đánh giá về năng lực, kết quả, hiệu quả công việc của họ. Sau khi nhân viên tự đánh giá, quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau thảo luận để đưa ra kết quả đánh giá cụ thể, sát với thực tế nhất.
Ưu điểm
- Nhà quản lý có thể cảm nhận, xác định được nhân viên của mình đang nhận thức về năng lực, các điểm mạnh, điểm yếu của họ như thế nào
- Nhân viên có thể đóng góp ý kiến chủ động trong quá trình đánh giá
- Nhân viên tự đánh giá và thường sẽ nỗ lực khắc phục các điểm yếu, hạn chế họ đang mắc phải.
Nhược điểm
- Vì tự đánh giá nên nhân viên thường có xu hướng nói giảm, nói tránh về hạn chế của họ. Ngược lại, họ sẽ có xu hướng đánh giá cao, nhấn mạnh về năng lực và các kết quả đã đạt được.
- Kết quả tự đánh giá có tính chính xác, khách quan tương đối hạn chế
2.5. Đánh giá 360 độ
Với phương pháp đánh giá 360 độ, nhân viên của bạn sẽ được đánh giá từ nhiều hướng như từ quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, cấp dưới, các phòng ban, khách hàng, đối tác…
Ưu điểm
Mỗi thành viên công ty sẽ có góc nhìn riêng, đa dạng về nhân viên được đánh giá. Do đó, với phương pháp đánh giá 360 độ, nhà quản lý sẽ có được bản đánh giá đa chiều, từ nhiều góc độ về nhân viên.
Nhược điểm
Phương pháp này khá khó thực hiện do quá trình đánh giá có thể gặp những trở ngại như:
- Năng lực của người đánh giá bị hạn chế và khó đánh giá chính xác
- Mâu thuẫn nội bộ khiến việc đánh giá khó khách quan
- Kết quả dữ liệu đánh giá đa chiều nhưng khó tổng hợp để chuyển hóa thành thông tin đánh giá hữu ích dành cho nhà quản lý.
2.6. Phương pháp đánh giá thang điểm cố định hành vi – BARS
BARS [Behaviorally Anchored Rating Scale] là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc dựa trên thang điểm cố định hành vi. Khi áp dụng BARS, nhà quản lý sẽ thiết lập một bảng đánh giá các hành vi của nhân viên kèm theo các khung điểm để đánh giá. Mỗi hành vi của nhân viên sẽ được chấm điểm tương ứng với mức độ xử lý tốt hay xấu của họ.
Ưu điểm
- BARS dễ sử dụng, hạn chế được các rủi ro nhầm lẫn với việc đánh giá rõ ràng, định lượng theo điểm số từng hành vi
- Giúp nhà quản lý nắm bắt và hiểu rõ các hành vi nhân viên đang thực hiện. Từ đó, nhà quản lý có thể tìm được phương cách giúp cải thiện hành vi nhân viên.
- Mặt khác, phương pháp này đảm bảo sự công bằng vì mọi nhân viên cùng bộ phận đều được đánh giá với cùng tiêu chí hành vi như nhau
Nhược điểm
- Một công ty có rất nhiều vị trí công việc khác nhau. Nếu bạn áp dụng BARS vào đánh giá nhân viên sẽ mất rất nhiều thời gian, nỗ lực để thiết lập bảng đánh giá hành vi cho từng vị trí.
Ví dụ
Để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên sáng tạo nội dung, bạn có thiết lập BARS với các tiêu chí được đánh giá theo thang điểm từ 1 đến 5. Trong đó, 1 điểm là thấp nhất còn 5 điểm là cao nhất.
- Hoàn thành đúng hạn nội dung bài viết
- Đảm bảo tuân thủ các quy chuẩn hình thức bài viết
- Đảm bảo chất lượng bài viết
- Có nhiều ý tưởng sáng tạo trong phát triển nội dung
- Kết nối, giao tiếp, phối hợp với đồng nghiệp, quản lý trực tiếp nhanh chóng
2.7. Kết luận
Sẽ thật khó để lựa chọn được phương pháp đánh giá nào tốt nhất cho mọi doanh nghiệp, tổ chức. Lý do là vì mỗi doanh nghiệp, tổ chức là một “thực thể” sống động có sự vận hành rất đa dạng, thậm chí còn có tính cách, văn hóa, cách ứng xử riêng của mình. Do đó, bạn cần xuất phát từ đặc thù doanh nghiệp, đặc thù nhân viên cũng như nhu cầu đánh giá kết quả công việc của mình để lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp nhất.
Phương pháp đánh giá tốt nhất chính là phương pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình. Sự phù hợp thông thường chỉ có thể được kiểm chứng thông qua thực tế. Và, bạn thậm chí còn có thể suy nghĩ đến giải pháp kết hợp các phương pháp đánh giá khác nhau để có kết quả đánh giá chuẩn xác, khách quan, đa chiều nhất.
Ví dụ như phương pháp tự đánh giá kết hợp cùng hoạt động thảo luận giữa quản lý và nhân viên. Đồng thời, bạn còn có thể áp dụng đồng thời phương pháp đánh giá 360 độ để có những góc nhìn đánh giá đa dạng, khách quan, chuẩn xác hơn.
1. Phương pháp thang đo đồ họa [Rating Scales Method]
Phương pháp thang đo đồ họa còn gọi là Rating Scales Method. Với phương pháp này, nhà quản lý sẽ đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên theo một thang đo với các kết quả đánh giá bằng các con số từ thấp đến cao. Kết quả đánh giá sau đó sẽ được tổng hợp lại và giúp nhà quản lý có cái nhìn trực quan, rõ ràng về việc thực hiện công việc của nhân viên.
Ưu điểm của phương pháp:
- Kết quả đánh giá được định lượng thành các con số, chỉ số rõ ràng nên việc tổng hợp kết quả nhanh chóng, dễ dàng
- Đơn giản, dễ sử dụng vì bạn chỉ cần gắn các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc với các thang đo điểm từ thấp đến cao, ví dụ như 1 – 5 hoặc 1 – 10
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và nỗ lực vì bạn có thể áp dụng nhanh chóng phương pháp đánh giá này mà không cần phải chuẩn bị quá nhiều
Nhược điểm của phương pháp:
- Vì phương pháp này sẽ đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên theo thang điểm thường do quản lý trực tiếp chấm nên kết quả đánh giá dễ bị ảnh hưởng bởi thành kiến cá nhân. Quản lý có quan hệ, ấn tượng tốt về nhân viên thường sẽ có xu hướng chấm điểm cao hơn thực tế và ngược lại.
- Thực tế triển khai, phương pháp thang đo đồ họa thường chỉ đưa ra được các tiêu chí đánh giá khá chung chung. Phương pháp sẽ khó đáp ứng, phản ánh được những điểm đặc thù, riêng biệt ở các bộ phận, phòng ban.
Mẫu đánh giá:
| TT | Tiêu chí đánh giá | Thang điểm | Thang điểm | Nhân viên tự đánh giá | Quản lý đánh giá |
| 1 | Khối lượng hoàn thành công việc:
– Đánh giá tỷ lệ hoàn thành công việc so với yêu cầu đề ra |
≤ 30% | |||
| 31% – 60% | |||||
| 61% – 80% | |||||
| 81% – 89% | |||||
| 90 – 99% | |||||
| >100% | |||||
| 2 | Đề xuất sáng tạo cải tiến trong công việc:
– Đánh giá khả năng sáng tạo đề xuất cải tiến trong công việc. – Thể hiện được hiệu quả giá trị mang lại cho công ty như kiết kiệm được: mandays, chi phí [tiền] và có xác nhận của phòng Tư vấn hiệu suất và tổ trưởng tổ cơ chế. – Được phê duyệt và áp dụng trong công việc. |
Có 2 lần | 3 | ||
| Có 1 lần | 2 | ||||
| Không bao giờ | 1 | ||||
| 3 | Thái độ chăm chỉ chủ động:
– Tích cực, chăm chỉ, sẵn sàng hợp tác, chủ động trong công việc. – Sẵn sàng tuân thủ điều động công việc ngoài giờ, hoặc ngoài chức năng. |
Luôn luôn | 3 | ||
| Thỉnh thoảng [dưới 5 lần] | 2 | ||||
| Không bao giờ | 1 | ||||
| 4 | Kỹ năng làm việc nhóm:
– Biết lắng nghe, phối hợp nhịp nhàng với các thành viên, hạn chế mâu thuẫn nảy sinh. |
Thường xuyên | 3 | ||
| Thỉnh thoảng | 2 | ||||
| Không bao giờ | 1 | ||||
| 5 | Tham gia vào các hoạt động của công ty:
– Tham gia tích cực và đầy đủ trong các hoạt động phong trào của công ty khi có yêu cầu. |
Luôn luôn [tham dự tất cả các hoạt động] | 3 | ||
| Thỉnh thoảng [dưới 2 lần] | 2 | ||||
| Không bao giờ | 1 | ||||
| 6 | Tuân thủ Nội quy, quy định:
– Chấp hành nội quy, quy định của Công ty; kỷ luật lao động; quy trình làm việc; chế độ báo cáo với cấp trên v.v… |
Không vi phạm | 3 | ||
| Khiển trách bằng văn bản 01 lần trở lên hoặc trong chu kỳ đánh giá có 01 tháng vi phạm 04 lần đi muộn | 2 | ||||
| Khiển trách bằng văn bản 01 lần trở lên hoặc trong chu kỳ đánh giá có 01 tháng vi phạm 04 lần đi muộn | 1 | ||||
| Tổng điểm | 15 | ||||
| % đạt trên tổng điểm | 100% |
Cách tiến hành đánh giá:
Đầu tiên, bạn tiến hành thiết lập một bảng đánh giá mẫu với các tiêu chí đánh giá. Các tiêu chí đánh giá thường tập trung vào các yếu tố như:
- Khối lượng công việc
- Chất lượng công việc
- Hành vi, tác phong, thái độ… của nhân viên
Bạn có thể thiết lập nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau nhưng cần đảm bảo các tiêu chí đánh giá này liên quan, có ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc của nhân viên; liên quan đến định hướng phát triển, chiến lược hành động của công ty.
Sau đó, bạn có thể chuyển bản đánh giá để nhân viên tự đánh giá về việc thực hiện công việc của họ trước. Cuối cùng, nhà quản lý và nhân viên mới ngồi cùng nhau 1 – 1 để có thể trao đổi, thống nhất lại mức độ, kết quả đánh giá ở từng tiêu chí.
Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục CPM
Quản lý hiệu suất liên tục [Continuous Performance Management – CPM] là phương pháp đánh giá công việc dựa trên việc thiết lập mục tiêu ngắn hạn, kiểm tra tiến độ thường xuyên và phản hồi liên tục cho nhân viên.
Phản hồi liên tục cho nhân viên là một trong những đặc điểm của CPM
Khả năng ứng dụng phù hợp
CPM phù hợp với các công ty mong muốn:
- Hướng đến sự chủ động, cải tiến hiệu suất công việc của nhân viên trong hiện tại và tương lai
- Muốn thực hiện cuộc cách mạng trong quản trị hiệu suất với việc tách rời lương thưởng khỏi đánh giá công việc
Ưu điểm
CPM có thể đem tới cho công ty của bạn nhiều lợi ích vượt trội như:
- Tăng sự chủ động của nhân viên: Nhân viên có thể chủ động thiết lập mục tiêu cá nhân viên kết với mục tiêu của phòng ban và toàn công ty. Đồng thời những phản hồi liên tục của quản lý cũng sẽ giúp nhân viên liên tục tối ưu hóa và chủ động hơn với công việc. Thực tế, không nhân viên nào mong muốn liên tục nhận những phản hồi tiêu cực về chất lượng công việc nên họ sẽ chủ động hơn với công việc.
- Tăng cường sự tương tác giữa quản lý và nhân viên: Quán trình trao đổi, đối thoại 1 – 1 liên tục giữa quản lý và nhân viên sẽ giúp tương tác giữa 2 bên được cải thiện tích cực. Quản lý sẽ nắm rõ được nhân viên của mình đang làm việc như thế nào. Còn nhân viên cũng sẽ nhận được những phản hồi kịp thời, hữu ích từ quản lý để cải thiện công việc.
- Cung cấp dữ liệu kịp thời, tránh chệch hướng, rủi ro: Thay vì 3, 6 hay thậm chí là 12 tháng nhân viên mới được đánh giá, nhận phản hồi từ phía quản lý thì CPM giúp nhân viên nhận được dữ liệu kịp thời và tránh chệnh hướng, rủi ro khi thực hiện mục tiêu. Điều này đặc biệt quan trọng, nhất là khi có những biến động to lớn ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu, ví dụ như dịch bệnh bùng phát.
- Giúp nhân viên gắn bó hơn với công ty: Nhân viên được phản hồi, đánh giá liên tục và sẽ cải thiện được hiệu quả công việc. Từ đó, họ sẽ có cảm giác hài lòng, gắn bó với công việc hiện tại hơn. Mặt khác, với CPM, nhân viên sẽ được đánh giá đúng, khách quan và công bằng cho những nỗ lực công việc họ bỏ ra theo thời gian thực. Cảm giác được ghi nhận, được trở thành người chiến thắng các mục tiêu sẽ giúp nhân viên thăng hoa, làm việc đầy cảm xúc.
Nghiên cứu của Gallup chỉ ra rằng: nhân viên có buổi trao đổi với quản lý về các mục tiêu công việc trong 6 tháng qua sẽ gia tăng mức độ gắn bó với công ty hơn 2,8 lần so với thông thường. Còn những nhân viên nhận phản hồi từ quản lý hàng ngày sẽ gia tăng mức độ gắn bó với công ty hơn gấp 3 lần.
Tìm hiểu thêm: 10 kỹ năng phản hồi HIỆU QUẢ trong công việc
Nhược điểm
Theo cách đánh giá công việc truyền thống, nhân viên luôn kỳ vọng các đợt đánh giá công việc là những đợt được xét tăng lương, thưởng, phúc lợi vào hàng quý, 6 tháng hay hàng năm. CPM tách rời khỏi lương thưởng nên có thể khiến nhân viên cảm thấy hụt hẫng nếu công ty không có chính sách thưởng đi kèm.
Mẫu đánh giá
Cách tiến hành đánh giá
Để CPM đạt hiệu quả cao, triển khai đúng hướng ngay từ đầu, bạn có thể tham khảo cách tiến hành theo các bước như sau:
- Thiết lập mục tiêu: Khi thiết lập mục tiêu cho nhân viên, bạn cần đảm bảo mục tiêu rõ ràng, minh bạch, có tính thử thách nhưng không quá thách thức. Mục tiêu cần có sự cam kết thực hiện của nhân viên. Nếu mục tiêu quá rộng, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu thành từng giai đoạn và phản hồi liên tục cả tích cực và tiêu cực cho nhân viên.
- Check-in thường xuyên và xem đây là kỷ luật: Bạn hãy cùng nhân viên tiến hành các cuộc đối thoại, trao đổi thẳng thắn 1 – 1 để biết rõ tiến độ, chất lượng công việc và đưa ra phản hồi công việc kịp thời. Khi tiến hành check-in, bạn hãy xem những phản hồi của mình như những món quà giúp nhân viên có thể cải tiến công việc hiệu quả hơn. Bạn nên giữ thái độ bình tĩnh, trung hòa, không nên hồ hởi chúc mừng và ngược lại cũng không nên chỉ trích những sai lầm công việc của nhân viên.Công thức để bạn tiến hành check-in sẽ bao gồm các bước: kiểm tra quá khứ; xem xét hiện tại; hướng tới tương lai và kiểm tra mục tiêu mới.
- Phản hồi liên tục, 360 độ: Phản hồi liên tục và ghi nhận phản hồi từ nhiều hướng, 360 độ về chất lượng công việc của nhân viên sẽ góp phần giúp công ty của bạn xây dựng được môi trường làm việc minh bạch, hiệu suất cao.
Phản hồi ở đây không phải là khen chê gắn với cảm xúc của nhà quản lý mà phản hồi là đưa ra ý kiến để giúp nhân viên cải tiến công việc. Do đó, phản hồi thường nên mang sắc thái trung tính, bình hòa.
Khi phản hồi, bạn nên lưu ý phản hồi gắn liền với mục tiêu, phản hồi liên tục theo tần suất cố định, ví dụ như hàng tuần. Phản hồi cần cả góc độ tích cực và tiêu cực với sự thẳng thắn, công bằng để giúp nhân viên tiến bộ. Bạn cũng cần giúp nhân viên biết được kết quả công việc họ đang thực hiện là tốt hay chưa tốt, đã đúng quy trình, hướng đến mục tiêu công ty đề ra hay chưa.
Để việc phản hồi, ghi nhận ý kiến 360 độ đạt được hiệu quả, bạn nên lưu ý tiến hành đối thoại 1 – 1, ghi nhận ý kiến đảm bảo bảo mật thông tin. Nhân viên được góp ý riêng tư sẽ dễ dàng tiếp nhận, khắc phục các sai sót hơn là công bố công khai toàn công ty.
Những doanh nghiệp sử dụng phương pháp
Adobe đã tiến hành quản lý hiệu suất liên tục vào năm 2012. Thay vì quản lý, đánh giá nhân viên theo cách truyền thống, Adobe đã tiến hành check-in và phản hồi liên tục với nhân viên hàng tuần, hàng tháng. Việc chuyển hướng quản lý này đã giúp nhân viên của Adobe liên tục nhận được các phản hồi hữu ích giúp tối ưu hóa công việc, giúp việc thực hiện mục tiêu công việc đúng hướng, hiệu quả hơn.
Cargill là một nhà sản xuất, phân phối thực phẩm của Mỹ vào năm 2012 cũng đã tiến hành chuyển sang quản lý hiệu suất hàng ngày. Cargill khi đó đã loại bỏ các biểu mẫu đánh giá, xếp hạng công việc của nhân viên hàng năm. Thay vào đó, các quản lý của Cargill đã thường xuyên trò chuyện, phản hồi giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Kết quả: 70% nhân viên đánh giá những phản hồi theo cách quản lý hiệu suất liên tục đã giúp họ cải thiện hiệu suất công việc đáng kể.
Bước 1: Thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc
Bước đầu tiên trong quy trình đánh giá công việc tại bộ phận nhân viên là thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc. Bộ tiêu chuẩn này sẽ được sử dụng để làm cơ sở đánh giá hiệu suất thực tế của nhân viên. So sánh kết quả thực tế của nhân viên với bộ tiêu chuẩn, nhà quản lý sẽ biết rõ nhân viên đang đạt hiệu suất công việc như thế nào, có đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức hay không.
Tìm hiểu thêm: 7 tiêu chí đánh giá công việc của nhân viên
Để thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc phù hợp, bạn cần đảm bảo các yêu cầu như:
- Rõ ràng: Tiêu chí đánh giá cần rõ ràng, hạn chế tối đa nguy cơ gây nhầm lẫn khi triển khai đánh giá.
- Dễ hiểu: Mọi bộ phận, phòng ban, cả quản lý và nhân viên đều có thể nhanh chóng hiểu về tiêu chí đánh giá.
- Đo lường được: Kết quả đánh giá sẽ được tổng hợp để lãnh đạo đưa ra quyết định nhân sự, do đó tiêu chí đánh giá cần có thể đo lường, định lượng và dễ dàng tổng hợp được.
- Có khả năng kiểm chứng: Tiêu chí cần đảm bảo khả năng kiểm chứng để đánh giá công việc nhân viên một cách khách quan, chuẩn xác nhất.
- Công bằng: Tiêu chí đánh giá của các nhân viên cùng một vị trí, một bộ phận cần giống nhau. Tiêu chí đánh giá cần đảm bảo công bằng để tránh các xung đột, vướng mắc từ phía nhân viên trong quá trình triển khai đánh giá.
- Có thể đạt được: Tiêu chí đánh giá nhân viên nên trong khoảng nhân viên có thể đạt được, phù hợp thực tế nguồn lực của công ty và nhân viên. Ví dụ với chất lượng sản phẩm, nguồn lực hiện tại của công ty thì nhân viên kinh doanh có thể đạt được doanh thu hợp đồng ký mới trong khoảng 10 tỷ đồng / năm. Nếu bạn đặt ra tiêu chí nhân viên cần đạt mức 50 tỷ đồng / năm là bất khả thi và không phù hợp thực tế.
Bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc được thiết lập chuẩn xác, phù hợp sẽ giúp nhà quản lý khởi đầu quy trình đánh giá công việc thuận lợi
Bạn có thể tham khảo tiêu chuẩn đánh giá công việc ở một số bộ phận tại Vinamilk dưới đây:
| TT | Bộ phận | Tiêu chuẩn đánh giá công việc |
| 1 | Sản xuất |
|
| 2 | Marketing |
|
| 3 | Nhân sự |
|
| 4 | Quản lý bán hàng |
|
| 5 | Tài chính Kế toán |
|
I. Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc là gì?
Đánh giá hiệu quả công việc là một quá trình được thực hiện hằng tháng/ năm nhằm đánh giá năng suất và chất lượng công việc thông qua quá trình thu thập, phân tích, đánh giá các thông tin liên quan đến tình hình thực hiện công việc của một cá nhân, phòng ban, hệ thống.
Dựa trên những phương pháp đánh giá hiệu quả công việc, các nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về hiệu quả làm việc của nhân viên/ phòng ban/ hệ thống. Từ đó, những kế hoạch, mục tiêu phù hợp trong tương lai sẽ được đưa ra.
II. Tại sao cần đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên
Nhiều doanh nghiệp đã phải gánh hậu quả nghiêm trọng vì thiếu đi kinh nghiệm trong việc xây dựng và duy trì hệ thống đánh giá nhân lực một cách khoa học và rõ ràng. Do đó, đánh giá hiệu quả làm việc đóng một vai trò quan trọng. Khi doanh nghiệp, nhà quản lý đánh giá đúng năng lực nhân viên thì việc phân bổ nhân sự sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nhờ đó, khả năng của nhân viên có thể phát huy một cách tốt nhất. Thêm vào đó, nhân viên được đánh giá đúng cũng sẽ hài lòng vì bản thân được công nhận, có thêm động lực để làm việc.
Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên có ảnh hưởng trực tiếp tới việc duy trì và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Vì vậy, hệ thống này cần xây dựng một cách chặt chẽ và cần phải phù hợp với mô hình, quy mô cũng như văn hóa của doanh nghiệp.