HƯỚNG DẪN VIÊN DU LỊCH CẦN NHỮNG KỸ NĂNG GÌ?
Hướng dẫn viên du lịch là một trong những ngành thu hút nhiều bạn trẻ bởi tính chất nghề nghiệp đi đây đi đó, khám phá thiên nhiên văn hóa nhiều vùng đất mới. Nhưng liệu có bao nhiêu người có đầy đủ yếu tố để trở thành một hướng dẫn viên du lịch xuất sắc. Hãy tìm hiểu qua bài viết dưới đây:
I. Hướng dẫn viên du lịch là gì?
Hướng dẫn viên du lịch là gì
Là người hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ du lịch, sử dụng ngôn ngữ để trình bày – giới thiệu và giải thích các thông tin chính xác nhất về những địa điểm – thiên nhiên một khu vực liên quan đến mục đích du lịch của du khách.
II. Vai trò của hướng dẫn viên du lịch
Trong doanh nghiệp lữ hành, nhân viên hướng dẫn viên du lịch là người đóng vai trò rất quan trọng quyết định đến cả quá trình vận hành của doanh nghiệp. Những vai trò và nhiệm vụ của một hướng dẫn viên du lịch là:
- Tạo mối quan hệ và tiếp xúc trực tiếp khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau.
- Là người đồng hành với du khách trong suốt cuộc hành trình khám phá điểm tham quan.
- Là người đứng ra thu xếp, giải quyết và xử lý mọi tình huống trong suốt hành trình du lịch
- Giữ vai trò giới thiệu, quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Hơn thế, họ còn là người đại diện để giới thiệu với du khách nước ngoài về những nét đẹp văn hóa, thiên nhiên của đất nước.
- Đặc biệt, hướng dẫn viên du lịch còn là người nắm bắt thị hiếu, nhu cầu của khách hàng cũng như ý kiến phản hồi để giúp doanh nghiệp lữ hành xây dựng các chiến lược kinh doanh tốt nhất.
III. Hướng dẫn viên du lịch cần những kỹ năng gì?
Một hướng dẫn viên du lịch xuất sắc cần có những kỹ năng sau:
3.1 Kỹ năng giao tiếp
Hướng dẫn viên du lịch cần kỹ năng giao tiếp
Là kỹ năng quang trọng nhất để tạo nên hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp. Bởi nếu không thể ăn nói trôi chảy thì khi tiếp xúc với du khách sẽ nói hay vấp, rụt rè dẫn tới thiếu tự tin.
Chính vì vậy, thường xuyên trau dồi kỹ năng giao tiếp sẽ là yếu tố trở thành hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp.
3.2 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ
Phi ngôn ngữ được coi là “con dao hai lưỡi” đối với hướng dẫn viên du lịch. Biết cách sử dụng thì hiệu quả mang lại rất cao, tăng tính chuyên nghiệp.
Hướng dẫn viên du lịch cần kỹ năng phi ngôn ngữTuy nhiên, nếu chỉ sử dụng hành động mơ hồ, gây hiểu sa ý cho du khách có thể đem lại hậu quả vô cùng nghiêm trọng.
Vì vậy, tự tin trong sử dụng và kiểm soát ngôn ngữ cơ thể [cử chỉ, nét mặt,…] một cách phù hợp [đúng lúc, đúng chỗ] sẽ tăng khả năng thành công cho chuyến đi.
3.3 Kỹ năng thuyết trình
Là một trong những kỹ năng mềm quan trong nhất của một hướng dẫn viên du lịch. Việc sắp xếp nội dung và sử dụng hình thức thuyết trình như thế nào cho hợp lý, nói gì trước, nói gì sau để tăng tính thuyết phục, tạo sự chú ý, lôi cuốn du khách trong suốt chuyến đi.
3.4 Kỹ năng ngoại ngữ
Doanh nghiệp bạn là chủ yếu du lịch inbound thì ngoại ngữ là kỹ năng không thể thiếu. Lựa chọn ngôn ngữ [ngoài tiếng mẹ đẻ] để tìm hiểu, học tập và sử dụng thành thạo sẽ là cơ sở khi làm hướng dẫn viên du lịch.
3.5 Kỹ năng xử lý tình huống
Đừng bao giờ nhìn một sự vật, hiện tượng bằng một chiều mà xem xét. Có nghĩa là hãy nhìn nhận một việc bằng cả hai mặt tốt và xấu để có được đánh giá khách quan.
Tương tự trongtour du lịch, hdvdl cũng cần tìm hiểu về những tình huống thường xuyên xảy ra để có những kỹ năng phản ứng nhanh giúp cho người hướng dẫn viên tránh được tình huống xấu ngoài mong đợi xảy ra.
3.6 Kỹ năng tổ chức – làm việc nhóm
Khi tổ chức tour du lịch sẽ đi theo tập thể và có sự tác động – hỗ trợ lẫn nhau trong công việc làm cho nó được nhất quán. Hướng dẫn viên du lịch phải biết cách tạo không khí vui vẻ, sôi nổi trong suốt chuyến đi.
Hướng dẫn viên du lịchcần tạo bầu không khí vui vẻĐặc biệt, khi đến địa điểm du lịch, hướng dẫn viên phải biết cách tổ chức, đan xen xác hoạt động trò chơi phù hợp với từng đối tượng khách hàng để khuấy động tình thần cho du khách.
3.7 Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
Hoạt động trong ngành dịch vụ, một hướng dẫn viên du lịch phải làm sao một lúc làm hài lòng hàng chục người. Luôn luôn trong tâm thế vui vẻ, nhiệt tình, thoải mái với du khách trong mọi tình huống dù đó là tình huống xấu đi chăng nữa.
Vì vậy, là một hướng dẫn viên du lịch dẫn đầu cho một hành trình, luôn phải giữ sự điềm tĩnh, tạo sự tin tưởng cho du khách.
3.8 Kỹ năng sử dụng phương tiện truyền thông
Là một kỹ năng bổ sung cần thiết giúp nâng cao hiệu quả công việc. Ngày nay, một hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp ngoài việc dẫn tour, ngoại ngữ giỏi,… thì cũng cần tự trạng bị những kỹ năng khác như: mạng xã hội, truyền hình, quay phim, chụp ảnh,… góp phần rất lớn trong sự thành công của chuyến đi.
Trên đây là những yếu tố, kỹ năng vàvai trò của hướng dẫn viên du lịch cần thiết.
[Nguồn sưu tầm bài viết://designwebtravel.com/huong-dan-vien-du-lich.html]
| Chia sẻ |
Cách xử lí tình huống khó hay xảy ra cho hướng dẫn viên trên mọi nẻo đường
Tình huống 1: Hướng dẫn viên đưa đoàn khách về khách sạn đã đặt theo đúng hợp đồng nhưng khách không chịu ở và yêu cầu đổi khách sạn với lý do khách đã trả tiền rất nhiều .Anh [chị ] xử lý tình huống này như thế nào?
Giải đáp: Bình tĩnh giải thích với khách về hợp đồng đã ký giữa hai công ty/ thuyết phục khách ở lại khách sạn bằng cách giới thiệu về các dịch vụ và những ưu điểm trong khách sạn. Báo về cty để có hướng giải quyết, nếu khách vẫn quyết tâm với yêu cầu đổi khách sạn.
Tình huống 2: Hướng dẫn viên đưa đoàn ra sân bay để về nước, nhưng đã bỏ quên không mang theo vé máy bay của khách.
Giải đáp: Gặp trường hợp này hướng dẫn viên phải bình tĩnh. Trước tiên, gọi điện thoại về công ty để nhờ người hỗ trợ [mang vé máy bay ra nếu còn kịp giờ].
Tiếp đó, phải làm việc trực tiếp với bộ phận hàng không tại sân bay để có hướng giải quyết. Cung cấp cho hàng không thông tin về chuyến bay, giờ bay, danh sách khách bay để đối chiếu tên khách trên máy tính của Hàng không, và chịu tiền phạt làm lại các vé máy bay tại quầy Hàng không.
Lưu ý: Để việc đưa hoặc tiễn khách ra sân bay an toàn, trước khi xe xuất phát, hướng dẫn viên nên kiểm tra vé máy bay và nhắc nhở khách về các giấy tờ cần thiết khác để làm thủ tục sân bay [nhất là đối với khách nội địa ít đi máy bay]. Nên đến sớm trước khi máy bay cất cánh hai giờ để đủ có thời gian giải quyết các trục trặc trong thủ tục Hàng không.
Tình huống 3: Hướng dẫn viên đưa khách nước ngoài đến ăn chiều tại một nhà hàng ở trung tâm thành phố. Trên đường đoàn bị kẹt xe, khách đang đói mà nếu chờ thì không biết đến bao giờ đường mới thông.
Giải đáp: Đây là tình huống đã xảy ra thực tế của một công ty du lịch ở thành phố Hồ Chí Minh. Anh hướng dẫn viên vốn rất lanh lợi, đã giải quyết cho cả đoàn xuống đi bộ qua khỏi chỗ kẹt xe, sau đó thuê xích lô chở khách đến nhà hàng. Hướng dẫn viên là người cuối cùng lên xích lô, nhưng khi đến nhà hàng rồi, vẫn còn mấy người khách chưa đến do xích lô không biết nhà hàng ở đâu. Cuối cùng phải tung người ra đi tìm và mãi đến 11 giờ tối anh mới tập trung được đầy đủ khách. Những khách đi lạc đã bị một phen hoảng hốt. Trong trường hợp này, HDV nên trao đổi với tài xế để cùng xem xét khả năng kẹt xe có thể kéo dái bao lâu. Điện thoại cho nhà hàng biết khách tới trễ. Điện thoại về cty xin ý kiến giải quyết . Trong khi chờ đợi, trấn an khách về tình trạng kẹt xe ở một số nước đang phát triển để khách hiểu và thông cảm. Tránh trường hợp đi bộ trong hoàn cảnh kẹt xe, vì không an toàn cho tính mạng cũng như tái sản của khách.
Lưu ý: Với những trường hợp kẹt xe này, nếu chỉ ăn uống tham quan, mua sắm nghĩa là không cần phải đến đúng giờ, thì HDV không nên cho khách xuống xe. Nếu là trường hợp bất khả kháng, phải đến nơi đúng giờ thì xin ý kiến cty cho người hỗ trợ. Cấn chuẩn bị điện thoại liên lạc, địa chỉ điểm đến và những địa chỉ cần thiết khác cho từng khách trước khi xuống xe.
Tình huống 4: khi làm thủ tục check-in tại sân bay,khách phát hiện bỏ quên hành lý tại khách sạn.
Giải đáp: Trong trường hợp này, hướng dẫn nên điện thoại về khách sạn nhờ kiểm tra lại hành lý của khách. Nếu tìm ra hành lý và còn kịp giờ thì nhờ nhân viên khách sạn, hoặc nhân viên công ty du lịch, chuyển hành lý ra sân bay. Nếu đã trể giờ thì phải xin địa chỉ cụ thể của khách hoặc điểm khách sắp đến, để gởi hành lý đến sau. Đồng thời báo nhân viên khách sạn giữ hộ những hành lý này. Hướng dẫn viên cũng cần phải qui định rõ với khách về trách nhiệm thanh toán những chi phí phát sinh như chi phí vận chuyển hành lý ra sân bay, chi phí gởi hành lý cho khách
Tình huống 5: Anh [chị] đưa đoàn khách nước ngoài đến thăm chùa Thiên Mụ. Đò cập bến để đưa khách lên thăm chùa. Nhiều người bán hàng lưu niệm trên bến tranh nhau mời khách mua hàng. Khách ra hiệu không mua nữa vì đã mua dưới đò. Bằng vốn từ vựng nước ngoài đủ để khách hiểu, một người bán hàng vừa đón đã mời khách mua thêm vừa giải thích với khách rằng người lái đò bán giá cao hơn vì còn phải chi hoa hồng cho hướng dẫn viên. Đoàn khách nhìn hướng dẫn viên với ánh mắt nửa tin nửa ngờ, nửa giận giữ…Anh [chị] sẽ xử lý như thế nào nếu rơi vào tình huống trên?
Giải đáp: Nguyên tắc: Bình tĩnh khi tình huống xảy ra. Vấn đề được đặt ra với chính hướng dẫn : Hướng dẫn viên có nhận hoa hồng không. Nếu có một con sâu làm rầu nồi canh và bản thân hướng dẫn viên không hề nhận hoa hồng, hướng dẫn viên vẫn rất cần bình tĩnh và ôn tồn giải thích cho khách hiểu và nghiêm túc. Lịch yêu cầu người bán hàng đính chính sự việc.
Tình huống 6: Anh [chị] được cơ quan phân công hướng dẫn một đoàn khách đi trekking một tuần lễ ở Tây Nguyên. Cùng lúc một đơn vị bạn mời anh [chị] phụ trách một chương trình tham quan Thành phố Hồ Chí Minh và các vùng lân cận trong thời gian 7 ngày với công tác phí 20 USD/ngày. Anh [chị] quyết định như thế nào?
Giải đáp: Trên thực tế, hướng dẫn viên sẽ rơi vào tình trạng khó xử : một bên là trách nhiệm với cơ quan, một bên là vật chất cụ thể.Tuy nhiên không thể vì quyền lợi vật chất của cá nhân mà chối từ công tác của cơ quan giao.
Tình huống 7: Thực tế cho thấy có những hướng dẫn viên rất thành công khi hướng dẫn một đoàn khách quốc tế nhưng lại rất lúng túng khi hướng dẫn một đoàn khách Việt Nam. Anh [chị] cho biết nguyên nhân và hướng khắc phục sự kiện trên.
Giải đáp: Nguyên nhân và hướng khắc phục: Tâm lý, nhu cầu, kinh nghiệm du lịch…. của khách quốc tế và khách Việt Nam có những điểm khác nhau do ảnh hưởng của nền văn hóa, phong tục tập quán . Vì vậy, hướng dẫn viên cần tìm hiểu kỹ tâm lý, nhu cầu của đoàn. Khi học và sử dụng ngoại ngữ, hướng dẫn viên phải tập tư duy bằng ngoại ngữ. Cấu trúc câu, việc sử dụng từ, cách phát âm…ảnh hưởng đến kỹ năng diễn đạt của hướng dẫn viên: Khi thuyết minh tiếng Việt, hướng dẫn viên cũng cần chú ý đến việc sử dụng từ, cách làm câu theo ngữ pháp và văn phong Vịêt Nam để có thể nói trôi chảy và trình bày vấn đề với tư duy tiếng Việt.
Đối với khách quốc tế, một số vấn đề có thể được giới thiệu một cách khái quát. Nhưng đối với khách Việt Nam, các nội dung cần phải sâu sắc, phong phú và chính xác. Hướng dẫn viên phải trau dồi kiến thức ở nhiều lĩnh vực. Đoàn khách Việt Nam thường có yêu cầu sinh hoạt tập thể, hoạt náo. Hướng dẫn viên cần luyện kỹ năng hoạt náo [tổ chức những trò chơi, lửa trại…]. Điều chỉnh tâm lý cho rằng phục vụ đoàn khách Việt Nam khó lại chẳng có tiền thưởng. Trong khi hướng dẫn đoàn khách quốc tế không phức tạp bằng mà lại có tiền thưởng hậu hỉ. Hướng dẫn viên cần xác định đúng đắn một trong những vai trò hướng dẫn viên: Vai trò người phục vụ.
Tình huống 8: Đoàn khách cho rằng công ty của các anh [chị] đã giới thiệu nhiều chùa đẹp của ba miền trong chương trình tham quan nhưng chùa nào cũng giống chùa nào. Hướng dẫn viên sẽ làm gì để nội dung tham quan các chùa không bị đơn điệu làm khách nhàm chán?
Giải đáp: Hướng dẫn viên cần chú ý đến những điểm sau ở mỗi ngôi chùa để chuẩn bị bày thuyết minh: Lịch sử hình thành của chùa.Những hoạt động tôn giáo, xã hội, văn hóa của ngôi chùa.Những chuyện tích của ngôi chùa: Cho ví dụ [chùa Thiên Mụ, Từ Hiếu, chùa Thầy,…]. Ngoài ra, có thể bổ sung trong bày thuyết minh các nội dung về kiến trúc, hoạ tiết trang trí,…trong chùa.
Tình huống 9: Theo anh [chị ], kỹ năng hoạt náo có cần thiết cho hướng dẫn viên khi hướng dẫn đoàn khách quốc tế không? Giải thích và chứng minh.
Giải đáp: Hoạt náo là một trong số những yếu tố tạo nên không khí sinh động cho chuyến du lịch của khách. Vì vậy, những câu chuyện cười, những trò chơi, câu đố,…rất cần thiết để chuyến tham quan thêm hấp dẫn du khách.
Tình huống 10: Có ý kiến cho rằng để thành công trong công tác hướng dẫn một đoàn khách Việt Nam hướng dẫn viên cần có hoạt náo tốt. Cho biết rằng ý kiến của anh [chị].
Giải đáp: Cần xác định rõ ràng kỹ năng hoạt náo không phải là yếu tố duy nhất làm nên sự thành công của hướng dẫn.Trong tình hình khách Việt Nam đi du lịch ngày càng nhiều, hướng dẫn viên cần chú trọng đến kỹ thuật hoạt náo để đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi. Nhu cầu vui chơi, tham gia các trò chơi tập thể,…của du khách Việt Nam là có.Hướng dẫn viên phải mạnh dạng, phải rèn luyện kỹ năng hoạt náo: học các trò chơi, bài hát, câu đố,..Kỹ năng hoạt náo không chỉ là việc tổ chức các sinh hoạt, trò chơi tập thể mà còn được thể hiện qua khả năng kể chuyện, dẫn dắt câu chuyện, phát hiện những nhân tố tích cực trong đoàn khách để phối hợp tạo những nội dung sinh hoạt hấp dẫn đoàn khách.
Tình huống 11: Sáng chủ nhật, anh [chị] tiễn đoàn 20 khách rời Thành Phố Hồ Chí Minh đi Nha Trang – chuyến bay VN 334 khởi hành lúc 6h20. Anh [chị] đã hẹn lái xe tại khách sạn lúc 4h45 để đưa khách ra sân bay lúc 5h. Đúng giờ hẹn, đoàn khách đã sẳn sàng nhưng xe vẫn chưa thấy đến. Anh [chị] xử lý tình huống này như thế nào?
Giải đáp: Báo ngay cho bộ phận phụ trách xe của cơ quan để điều động xe khác.
Tình huống xấu nhất: chia nhỏ đoàn ra đề có thể ra sân bay bằng taxi, hành lý đưa lên taxi tải.
Rút kinh nghiệm: hẹn xe trước giờ hẹn với khách ít nhất 30 phút để kịp xoay sở nếu không thấy xe.
Tình huống 12: Anh [chị] hãy chứng minh công tác hướng dẫn cũng là công tác tiếp thị và hướng dẫn viên cũng là nhân viên marketing.
Giải đáp: Marketing lữ hành nhằm mục đích thoả mãn những nhu cầu chính đáng của du khách. Hướng dẫn viên là một trong những người cung ứng dịch vụ để thoả mãn các nhu cầu chính đáng của du khách. Hướng dẫn viên làm tốt công tác hướng dẫn sẽ góp phần giữ vững và nâng cao uy tín của công ty. Công tác tiếp thị của nhân viên marketing chỉ đạt kết quả cao nếu chất lượng các dịch vụ cung ứng tốt như đã quảng cáo.
Tình huống 13: Theo chương trình, đoàn nghỉ tại Nha Trang nhiều ngày để du khách tắm biển. Một nữ du khách trong đoàn luôn yêu cầu nam hướng dẫn viên dạy cho cô bơi [hoặc ngược lại một nam du khách luôn đề nghị nữ hướng dẫn viên dạy bơi cho anh ta]. Anh [chị] trả lời thế nào với khách?
Giải đáp: Nguyên tắc : không làm phật lòng khách, nhưng chỉ thoả mãn những nhu cầu nào chính đáng của khách.
Thực tế: Hướng dẫn viên tìm hiểu vì sao nữ du khách lại có yêu cầu này.Hướng dẫn viên nói chuyện thẳng thắn chân tình với khách, giúp khách hòa nhập với tập thể. Giúp khách tập bơi với sự chứng kiến của mọi người/ hướng dẫn viên giữ sự nghiêm túc, chuẩn mực, cởi mở, hoà đồng.
Tình huống 14: Đoàn đang thực hiện chương trình tham quan tại Daklak. Buổi sáng ngày rời Daklak đi Pleiku, lái xe của đoàn bị bệnh bất ngờ rồi chuyển qua sốt cao. Anh [chị] xử lý tình huống đột xuất và khẩn cấp này như thế nào?
Giải đáp: Báo khách sạn gọi ngay y, bác sĩ khám và điều trị cho lái xe [hoặc đưa vào bệnh viện – nếu có ý kiến của y, bác sĩ – nếu thấy tình trạng nguy kịch].Báo cho công ty để có hướng giúp đỡ lái xe. Liên hệ địa phương xin, thuê xe khác để đưa đoàn đi Pleiku theo chương trình.Trước khi rời địa phương, cùng với khách sạn niêm phong xe, gởi chìa khoá xe cho khách sạn, chờ lái xe bình phục hoặc người của công ty ra thay đưa xe về. Không quên gởi gắm lái xe cho khách sạn nhờ lưu ý chăm sóc trong khi chờ người của công ty ra. Động viên lái xe bị bệnh. Thông báo sự thay đổi về xe và lái xe để khách thông cảm và có thể chia xẻ với lái xe bị bệnh
Tình huống 15: Đoàn khách tổ chức uống rượu trên xe, nhóm đánh bài , nhóm ca hát rồi la hét và sau cùng lớn tiếng dẫn đến xô sát trên xe. Cho biết hướng giải quyết của anh [chị].
Giải đáp: Dựa vào trưởng đoàn, những người có trách nhiệm của đoàn để can thiệp, dàn xếp cuộc xô xát. Rút kinh nghiệm trong những lần sau.
Tình huống 16: Một tâm lý đang hình thành và len lỏi trong đội ngũ HDV: ngại hướng dẫn những đoàn khách Việt Nam. Theo anh [chị] vì đâu có hiện tượng trên và hướng khắc phục.
Giải đáp: Giải thích hiện tượng Dư luận trong HDV cho rằng phục vụ khách Việt Nam không có tiền thưởng khi tiễn đoàn. Công tác phí nội thấp.Khách Việt Nam đòi hỏi cao, đòi hỏi HDV phải phục vụ nhiều hơn. Khách là người Việt Nam nhiều hoặc ít đã biết về Việt Nam nên HDV không thể thuyết minh qua loa.
Hướng khắc phục: HDV phải xác định vai trò của người phục vụ, người cung ứng dịch vụ cho khách. Khách quốc tịch nào cũng là khách hàng và nếu có thể phục vụ tốt đoàn khách quốc tế thì HDV càng phải phục vụ khách Việt Nam tốt hơn. HDV cần rèn luyện kỹ năng diễn đạt bằng ngôn ngữ mẹ đẻ, các kỹ năng hoạt náo, …HDV phải trau dồi và nắm chắn các kiến thức để đảm bảo tính chính xác, khoa học của thông tin. Nội dung thuyết minh phải sâu sắc hấp dẫn.
Hotline tư vấn học cao đẳng/ văn bằng 2/ liên thông ngành Tiếng Anh: 0944 055 166