Xuống dòng - một công việc tưởng chừng như cực kì đơn giản và thường xuyên được sử dụng trong Word nhưng cũng có thể dễ dàng gây ra những lỗi khiến bạn không biết phải xử lý ra sao. Trong bài viết này Gitiho sẽ cùng bạn tìm hiểu nguyên nhân gây ra những lỗi xuống dòng này, và cách khắc phục những lỗi xuống dòng thường gặp trong Word nhanh và hiệu quả. Cùng theo dõi nhé!
Xem thêm: Cách xử lý các lỗi xuống dòng nhờ các khóa học Word cơ bản này
Cách xuống dòng tránh lỗi xuống dòng trong Word
Lỗi xuống dòng trong Word có thể đến từ chính cách xuống dòng đó! Có phải bạn đã từng nghĩ, xuống dòng chỉ có 1 cách duy nhất là nhấn phím Enter, áp dụng cho tất cả các trường hợp không? Không phải đâu nhé! Mỗi trường hợp sẽ có cách xuống dòng khác nhau để không bị xảy ra lỗi khi định dạng đó!
Xuống dòng khi nhập văn bản trong Word
Khi nhập văn bản trong Word chúng ta cần lưu ý những cách xuống dòng trong word:
- Nhấn phím Enter để xuống dòng khi muốn kết thúc một đoạn văn bản [Paragraph]
- Nhấn tổ hợp phím Shift+Enter để xuống dòng nhưng chưa kết thúc một đoạn văn bản. Ví dụ: Đoạn văn bản của bạn có 2 ý, và bạn muốn tách nó ra thành 2 dòng riêng biệt thì sẽ sử dụng tới tổ hợp phím Shift+Enter
- Nếu muốn các dòng có khoảng cách bằng 2 dòng bình thường [giãn dòng kép], thì bạn đừng nhấn phím Enter 2 lần để xuống 2 dòng nhé. Cách làm này làm cho file Word bị nặng hơn, và dễ dàng xảy ra lỗi khi định dạng văn bản. Để 2 dòng có khoảng cách bằng 2 dòng bình thường, bạn bôi đen 2 dòng đó, nhấp chuột phải, chọn Paragraph > Indents and Spacing. Điều chỉnh ở phần Line Spacing thành Double. Chọn OK để kết thúc thao tác.
Xuống dòng khi nhập văn bản trong bảng trong Word
Khi nhập văn bản trong bảng biểu, chúng ta không nên sử dụng phím Enter để xuống dòng mà nên sử dụng tổ hợp phím Shift+Enter nhé!
Cách khắc phục các lỗi xuống dòng thường gặp trong Word
Chữ bị tách khi xuống dòng trong word
Lỗi xuống dòng khiến khoảng cách giữa các chữ bị giãn ra nhiều thường xảy ra do bạn áp dụng căn lề đều 2 bên [Justify]. Khi căn lề đều, Word sẽ tự động giãn cách các chữ sao cho phù hợp với độ dài của dòng. Để khắc phục tình trạng này, chúng ta sẽ làm theo 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Nhấn phím Enter thay vì Shift+Enter
Cách 2: Bôi đen toàn bộ đoạn văn bản, nhấp chuột phải, chọn Paragraph > Indents and Spacing. Ở mục Spacing, điều chỉnh các thông số ở mục Before và After thành 0 hết.
Xem thêm: Cách tạo AutoText giúp soạn thảo văn bản nhanh trong Word
Lỗi bị tự động xuống dòng khi chưa hết dòng trong Word
Chắc hẳn các bạn đã gặp lỗi chữ khi xuống dòng phải không? Hãy cùng chunhs tôi tìm hiểu về cách sửa lỗi chữ bị xuống dòng trong word. Khi bạn đang nhập văn bản và chưa hết độ dài của dòng, nhưng Word đã tự động nhảy xuổng dòng mới thì đó chính là lỗi tự động chữ bị nhảy xuống dòng trong Word. Để khắc phục lỗi một phần chữ bị xuống dòng trong word, chúng ta thực hiện như sau:
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace thẻ Replace
Ở ô Find what, nhập ".^p" [. là kết thúc câu, p là xuống dòng]
Ở ô Replace with nhập ký tự tùy ý để thay cho ký tự xuống dòng [ví dụ "####"]
Nhấp chọn Replace All để thay đổi toàn bộ những phần bị tự động xuống dòng
Tiếp tục mở hộp thoại Find and Replace. Ở ô Find what, nhập "^p". Ở ô Replace with, nhấn phím cách [space] 1 lần để tạo khoảng cách, sau đó chọn Replace All.
Vào lại hộp thoại Find and Replace. Ở ô Find what nhập ký tự tùy ý vừa được thay ở bên trên ["####"]. Ở ô Replace with, nhập ".^p", sau đó chọn Replace All để xóa các hàng trống và sửa lỗi xuống trong Word.
Vậy là lỗi tự động xuống dòng đã được khắc phục rồi đó!
Xem thêm: Xuống dòng trong html
Lỗi cách dòng không đều trong Word
Lỗi khoảng cách giữa các dòng không đều nhau thường xảy ra khi bạn sao chép dữ liệu từ nhiều nguồn, với nhiều kiểu giãn cách dòng khác nhau, nên khi dán chung vào một file Word thì các định dạng giãn dòng sẽ bị khác nhau. Có 2 cách để khắc phục tình trạng này
Sử dụng hộp thoại Find and Replace
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace thẻ Replace
Ở mục Find what, nhập "^". Ở mục Replace with, nhập "^p".
Chọn Replace All để thay thế toàn bộ các khoảng cách dòng bị khác nhau
Tính năng sẽ tiến hành tìm kiếm lỗi trên Word và thông báo tới người dùng số lượng lỗi tìm kiếm được nhấn OK để tiến hành sửa lỗi đó.
Những điều bạn phải biết về: Các phím tắt trong Word, Excel, Power Point và Tips để tăng tốc độ làm việc
Tổng kết
Trên đây là những lỗi thường gặp khi xuống dòng trong Word cũng như cách khắc phục những lỗi này nhanh và hiệu quả. Mong rằng bạn đã áp dụng thành công được vào văn bản của mình, và sẽ không còn cảm thấy khó khăn khi gặp những lỗi này trong quá trình soạn thảo với Word nữa.
Làm sao để không bị ngắt trang trống Word?
Bước 1: Mở file Word có lỗi nhảy trang, chọn thẻ Home. Tại tab Paragraph, tiếp tục chọn biểu tượng mũi tên hướng xuống. Bước 2: Lúc này, người dùng chọn tab Line and Page Breaks. Bước 4: Bỏ dấu tích ở cả 4 ô trong phần Pagination, tiếp tục nhấn OK để hoàn thiện quá trình.
Tại sao chữ trống Word từ xuống dòng?
Lỗi này thực tế là do Word tự động giãn cách các chữ sao cho đảm bảo phù hợp với độ dài của dòng. Tương ứng, để khắc phục tình trạng này, bạn có thể áp dụng cách đơn giản đó là nhấn phím Enter để xuống dòng thay vì nhấn tổ hợp phím Shift+Enter.
P trống Word là gì?
^p” [ký tự này dấu chấm "." sẽ là dấu để kết thúc câu, còn "p" sẽ là ký hiệu để xuống dòng]. Replace with: Nhập các ký tự tùy ý. Ví dụ: #### [để thay thế cho các phần bị xuống dòng].
Để xuống đồng nhưng không tạo thêm một đoạn văn bản khác ta dùng phím gì?
Cụ thể, Shift + Enter là xuống dòng trong 1 đoạn văn trong khi Enter là ngắt đoạn và chuyển sang 1 đoạn văn mới. Ngoài ra, trên một số phiên bản Word, thao tác nhấn Enter trong một ô của bảng sẽ di chuyển con trỏ chuột sang ô liền kề bên dưới. Trong tình huống đó, bạn sẽ phải nhấn tổ hợp Shift + Enter để xuống dòng.