Số giấy tờ trong hóa đơn điện tử là gì năm 2024
Trước đây, khái niệm về “hóa đơn” mà thường biết đến là “tờ hóa đơn đỏ” hoặc “tờ hóa đơn bán hàng”. Tuy nhiên, dựa trên quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính tại Thông tư số 78, Nghị định số 123, bắt đầu kể từ tháng 07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh sẽ bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Show
Hóa đơn điện tử là gì? Đó là câu hỏi mà Tenten sẽ trả lời và cung cấp đầy đủ thông tin cần biết về hóa đơn điện tử: Định nghĩa, thông tư và nghị định, quy định sử dụng, lộ trình chuyển đổi của các hóa đơn điện tử, thời hạn cuối cùng hóa đơn giấy còn được sử dụng,… Hóa đơn điện tử K-Invoice Contents 1.Hóa đơn điện tử – Tổng quan1.1. Hóa đơn điện tử là gì? Theo Điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC được ban hành vào ngày 14 tháng 3 năm 2011, có các ý chính như sau: Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hoá đơn về bán hàng hoặc cung ứng các loại hình dịch vụ, chúng được tạo lập, khởi tạo, nhận, gửi, lưu trữ và được quản lý bằng các loại phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được tạo lập và được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức mà tổ chức đó đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá hay cung cấp các loại hình dịch vụ, HĐĐT được lưu trữ trên máy tính của các bên dựa trên quy định mà pháp luật ban hành về luật giao dịch điện tử. 1.2. Phân loại các hóa đơn điện tử mà hiện nay sử dụng Hóa đơn điện tử được phân loại thành 2 loại như dưới đây: *1. Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng (GTTT), hóa đơn xuất khẩu; hoá đơn khác gồm: vé, tem, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… *2. Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, các loại giấy chứng từ thu phí của dịch vụ ngân hàng… Nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử được lập theo các quy định quốc tế và pháp luật liên quan. Hóa đơn điện tử là gì? Vài lưu ý cho DN lần đầu sử dụng 1.3. Sự khác nhau giữa hoá đơn điện tử gốc và bản thể hiện của HĐĐT Khái niệm về hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của HĐĐT:
Dưới đây là bảng so sánh các điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và hóa đơn thể hiện ở dạng điện tử mà bạn có thể tham khảo: Các loại tiêu chí Về loại hóa đơn điện tử gốc Về bản thể hiện của HĐĐT Định dạng của loại dữ liệu XML HTML, PDF hoặc in giấy Ký hiệu riêng Không có Cần thêm dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” hoặc “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” Về mặt giá trị pháp lý Có giá trị pháp lý được sử dụng dựa vào đó để có căn cứ thực hiện: – Thực hiện các loại thanh toán và giao dịch – Thực hiện hạch toán, kiểm tra, thanh tra… giá trị về mặt pháp lý không đáp ứng được. Chỉ được sử dụng để lưu giữ để theo dõi, ghi sổ, không có hiệu lực để thực hiện các thanh toán và giao dịch. 2.Các quy định cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử2.1. Hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng kể từ ngày 01/07/2022 Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020, kể từ ngày 01/07/2022, sẽ bắt buộc áp dụng việc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Điều 59 của Nghị định này được sơ lược như sau: Nghị định này sẽ bắt đầu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2022, khuyến khích các cá nhân, cơ quan và tổ chức đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin đảm bảo áp dụng đúng theo quy định về hóa đơn, các loại chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01/07/2022. Điều này có nghĩa là từ ngày 01/07/2022 trở đi, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là bắt buộc trên toàn quốc. Ngoài ra, dựa theo Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định rằng các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đã thông báo phát hành các loại hoá đơn như: hóa đơn tự in hoặc đặt in, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã, và đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020, được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn này đến hết ngày 30/06/2022. 2.2. Các yếu tố chính về nguyên tắc sử dụng của hóa đơn điện tử Xác định số hóa đơn liên tục và theo trình tự thời gian: Mỗi số hóa đơn điện tử phải được xác định theo nguyên tắc liên tục và tuân theo trình tự thời gian. Điều này đảm bảo rằng mỗi hóa đơn điện tử chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử: Hóa đơn đã được lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc được thực hiện lưu trữ bằng phương tiện điện tử sẽ không được coi là hóa đơn điện tử. Để có giá trị pháp lý, hóa đơn điện tử phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
Điều này đảm bảo rằng hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý và có thể được sử dụng một cách tin cậy trong giao dịch kinh doanh. 2.3. các nội dung mà HĐĐT cần phải đáp ứng
Các yêu cầu này đảm bảo rằng hóa đơn điện tử chứa đầy đủ và chính xác thông tin cần thiết để thực hiện các giao dịch kinh doanh. 2.4. Các điều kiện mà tổ chức cần có để khởi tạo HĐĐT Dựa trên Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:
Điều kiện này đảm bảo rằng tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử có đủ năng lực và hệ thống kỹ thuật để thực hiện các hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử là gì? Vài lưu ý cho DN lần đầu sử dụng 3.Hướng dẫn về cách sử dụng hóa đơn điện tửĐể sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần hoàn thiện các bước sau: Bước 1: Hóa đơn điện tử – Đăng ký Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, tổ chức cần hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. Điều này bao gồm việc: – Áp dụng hóa đơn điện tử thông qua quyết định. – Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử. – Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu quy định và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Bước 2: Hóa đơn điện tử – Khởi tạo Người bán hàng hóa hoặc dịch vụ thực hiện việc lập hóa đơn điện tử thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử hoặc đơn vị trung gian cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử. Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua Người bán hàng có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc thông qua đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Bước 4: Xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót Trong trường hợp xảy ra sai sót với hóa đơn điện tử, có các trường hợp và biện pháp xử lý như sau: Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót và đã gửi cho người mua nhưng chưa có giao hàng hóa hoặc dịch vụ: – Hủy hóa đơn chỉ được thực hiện nếu hai bên đã đồng ý và xác nhận. – Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ cho việc thực hiện tra cứu phát sinh sau này. Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập và đã gửi hóa đơn, giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho người mua và sau đó phát hiện sai sót: – Người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận với chữ ký điện tử của cả hai bên để ghi rõ thông tin sai sót. – Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh để chỉnh sửa sai sót, ví dụ như điều chỉnh số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất VAT, v.v. – Người bán và người mua cần thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Các bước này cung cấp hướng dẫn cơ bản để sử dụng hóa đơn điện tử, đảm bảo tính tuân thủ chính xác các quy định pháp lý có liên quan. Tuy nhiên, việc áp dụng cụ thể và chi tiết có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể và quy định của địa phương. 4.Thực hiện việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấyCăn cứ vào quy định tại Điều số 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thực hiện theo các quy định sau đây:
Tóm lại, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ được thực hiện trong các trường hợp cần thiết và hóa đơn giấy sau chuyển đổi được sử dụng chủ yếu để lưu trữ và ghi sổ, không có hiệu lực pháp lý để thực hiện thanh toán và giao dịch, trừ trường hợp đặc biệt hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử là gì? Vài lưu ý cho DN lần đầu sử dụng 10 câu hỏi thường gặp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử5.1. Thế nào là HĐĐT có mã xác thực? Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cung cấp mã xác thực hóa đơn của bên phía Tổng cục Thuế. Theo cơ quan thuế, có hai loại hóa đơn điện tử được lưu hành đồng thời:
Doanh nghiệp cần tìm hiểu về hóa đơn điện tử có mã xác thực, bao gồm đối tượng áp dụng và các điều kiện để sử dụng loại hóa đơn này. Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải thực hiện việc ký điện tử trên hóa đơn sau khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Điểm đặc biệt là doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này. 5.2. HĐĐT có khái niệm liên hay không? Không có khái niệm liên trong HĐĐT. Các bên liên quan như bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế sử dụng chung một bản hóa đơn điện tử để khai thác thông tin. 5.3. Những hình thức mà khách hàng có thể nhận HĐĐT?
5.4. Người mua có phải luôn luôn bắt buộc phải thực hiện ký số vào HĐĐT hay không? – Đối với khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng HĐĐT.để kê khai thuế, do đó không cần thiết phải ký điện tử vào HĐĐT nhận được. – Đối với khách hàng là doanh nghiệp, nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, các loại hình dịch vụ giữa người bán và người mua như phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh toán, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu thu, thì trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (dựa trên công văn số 2402/BTC-TCT ban hành vào ngày 23/02/2016). – Đối với hóa đơn mua hàng là viễn thông, điện, nước, thì khi đó khách hàng là người mua không nhất thiết phải ký và nếu là người bán thì không nhất thiết phải đóng dấu. Hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ và có tính pháp lý, được cơ quan thuế chấp nhận. – Ngoài ra, còn có một số trường hợp đặc biệt khi bên bán tổ chức xin phép được cơ quan thuế chấp nhận cho phép bên mua của mình không cần thực hiện ký số vào hóa đơn. 5.5. Người mua cần phải thực hiện việc kê khai Thuế như thế nào khi nhận được HĐĐT? Sau khi nhận được Hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ bên bán, người mua có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, người mua cũng có thể yêu cầu bên bán cung cấp HĐĐT đã được chuyển đổi thành hóa đơn giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ trong việc thực hiện việc quyết toán thuế hoặc các loại giấy tờ vận chuyển hàng trên đường. 5.6. Trong trường hợp Hóa đơn đã được phát hành và gửi tới cho người mua, nhưng hàng chưa giao đi hoặc cung ứng dịch vụ, và người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót, các bên phải tiến hành xử lý như thế nào?
5.7. Trong trường hợp Hóa đơn đã được phát hành và gửi đi cho người mua, hàng đã giao hoặc cung ứng dịch vụ, và người bán và người mua đã kê khai thuế, nhưng sau đó phát hiện sai sót, các bên phải tiến hành xử lý như thế nào?
5.8. Đối với hóa đơn điện tử, khi hàng hóa lưu thông trên đường và cần chứng minh nguồn gốc, các bên sẽ giải trình như sau với lực lượng chức năng như thế nào? Người bán hàng sẽ chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông. Hóa đơn giấy chuyển đổi phải đáp ứng các điều kiện sau:
5.9. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần được thực hiện như thế nào? Việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành theo quy định tại Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người mua, người bán hàng, hay cung cấp dịch vụ sử dụng Hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính sẽ lưu trữ Hóa đơn điện tử theo thời hạn được quy định bởi Luật Kế toán. Nếu Hóa đơn điện tử được tạo lập từ hệ thống thuộc một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử, thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ theo thời hạn được nêu trên. Người bán, người mua là tổ chức trung gian hay đơn vị kế toán cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu Hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ USB, đĩa CD/DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu Hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử đã lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu phải thoả mãn các điều kiện sau:
\>> Dựa trên quy định do cơ quan thuế đề ra, Hóa đơn được khởi tạo sau đó cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật cho Kế toán, thường kéo dài 10 năm. Việc lưu trữ Hóa đơn điện tử giúp người bán, người mua và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử có thể tham chiếu và sử dụng lại nội dung của Hóa đơn điện tử một cách dễ dàng khi cần thiết. Đối với Hóa đơn tự in hoặc đặt in, có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do hóa đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Trong khi đó, Hóa đơn điện tử giúp đảm bảo tính an toàn và không dễ bị cháy, hỏng dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp được chứng nhận uy tín, về tài chính kế toán có kinh nghiệm lâu năm, và có hệ thống bảo mật an toàn nhất để đảm bảo việc lưu trữ Hóa đơn điện tử một cách đáng tin cậy và bảo vệ thông tin khách hàng. 5.10. Thực hiện việc tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp và hợp lệ Trang web Tracuuhoadon.gdt.gov.vn là nơi để tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp. Trang web này được sử dụng trong hai trường hợp sau đây: Trường hợp 1: Kiểm tra và tra cứu hóa đơn điện tử GTGT để xem liệu chúng đã được phép sử dụng chưa. Tra cứu này được thực hiện sau hai ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn điện tử. Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán và kê khai hóa đơn kế toán của doanh nghiệp, cần xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn bằng cách tra cứu thông tin trên trang web. Thông tin trên trang web Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được thu thập từ các báo cáo và thông báo của các đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai (Nhà nước và cơ quan thuế) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hóa đơn điện tử là gì? Vài lưu ý cho DN lần đầu sử dụng 6.Các Tiêu chí để thực hiện việc lựa chọn đơn vị cung cấp về giải pháp hóa đơn điện tửTiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC là:
Để chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, khách hàng nên quan tâm đến các tiêu chí khác như chi phí hợp lý, chế độ hỗ trợ khách hàng, giao diện phần mềm dễ sử dụng và tích hợp với các phần mềm khác như kế toán và bán hàng. Lời kết Trên đây là toàn bộ nội dung về hóa đơn điện tử, bao gồm định nghĩa hóa đơn điện tử là gì, quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng thông tin này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và quy định liên quan đến hóa đơn điện tử. Mẫu số 01GTKT3 001 là gì?Ví dụ: Ký hiệu: 01GTKT3/001 được hiểu là: 01 là loại hóa đơn giá trị gia tăng; GTKT: là Hóa đơn giá trị gia tăng khấu trừ; 3 là hóa đơn này có 3 liên; 001: đây là mẫu thứ nhất của hóa đơn GTGT có 3 liên.nullHóa đơn là gì? Phân loại và các hình thức của hóa đơn hiện cóamis.misa.vn › hoa-donnull 01GTKT0 001 nghĩa là gì?Ví dụ: Mẫu số hóa đơn điện tử là 01GTKT0/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng và không có liên. (Theo quy đinh, hóa đơn điện tử không có liên). Lưu ý: Đối với tem, vé, thẻ: bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng.nullQuy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tửwww.viettelsolutions.com.vn › 2021/07 › quy-dinh-ve-mau-so-hoa-don-va...null Hóa đơn GTGT có bao nhiêu số?Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.10 thg 1, 2024nullSố hóa đơn là gì? Có phải là thông tin bắt buộc khi lập hóa đơn?thuvienphapluat.vn › hoi-dap-phap-luatnull Trên hóa đơn có gì?Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ.. Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, số tiền bằng chữ.. |