Nội dung Text: 5 nguyên nhân khiến hoạt động teamwork kém hiệu quả
- 5 nguyên nhân khiến hoạt động teamwork kém hiệu quả
- Hầu hết các khó khăn hay tiêu cực trong teamwork đều xuất phát từ 5 nguyên nhân này, nhưng nguyên nhân lớn hơn cả là do lỗi trong quá trình xây dựng đội. Đây chỉ là bản tóm tắt 5 rối loạn chức năng trong teamwork [ The five Dysfunctions of a team ] 1. Thiếu tin cậy * Tin cậy :Tin cậy là sự tin tưởng giữa các thành viên, không có sự đề phòng, luôn tin rằng ý định của đồng đội là tốt và có thể thoải mái chia sẻ điểm yếu và những vấn đề riêng tư. * Biểu hiện :Biểu hiện của sự thiếu tin cậy là: - Làm một mình, miễn cưỡng yêu cầu hỗ trợ, giúp đỡ - Thiếu sự khai thác, học hỏi, chia sẻ - Sợ chê khi thất bại - Lãng phí thời gian để gây dựng ấn tượng cá nhân - Ngại những công việc và hoạt động tập thể - Thiếu xung đột, ngại tranh cãi, tâm lý đề phòng - Khi tranh luận không tập trung vào vấn đề chính - Giành nhiều thời gian giải quyết các mối quan hệ với các thành viên khác trong
- đội do luôn nghi ngờ và đề phòng * Nguyên nhân : - Từ phía cá nhân: + Mục đích cá nhân chưa gắn với mục đích tập thể + Sợ bộc lộ yếu điểm, sợ mất hình ảnh và các mối quan hệ - Môi trường Team: + Thiếu lắng nghe, chia sẻ + Biến cố trước đó: Thất bại hoặc scandal gây tâm lý hoang mang, lo lắng + Sự phá hoại: cố tình gây chia rẽ, nói xấu… * Giải pháp - Chia sẻ thông tin - Hướng đến kết quả 2. Không quan tâm đến kết quả công việc * Biểu hiện - Làm việc không có kết quả
- - Trì trệ, thường xuyên thất bại - Hướng đến mục tiêu cá nhân - Những người hướng đến mục đích chung lần lượt ra đi * Nguyên nhân + Mục đích tầm nhìn không rõ ràng + Tính cá nhân quá cao + Các thành viên lẩn tránh trách nhiệm * Giải pháp - Chỉ rõ lợi ích cá nhân trong lợi ích tập thể - Phần thưởng xứng đáng - Đưa ra kết quả rộng rãi và cụ thể 3. Lẩn tránh trách nhiệm [cố tình và vô tình] * Biểu hiện - Tránh việc khó
- - Luôn cho rằng đó không phải là việc của mình - Không làm hết mình, tư tưởng làm lấy được, làm cho xong - Khuyến khích người khác làm những cái bình thường - Thói quen đổ lỗi - Bỏ lỡ những hạn chót: Không hoàn thành công việc đúng kỳ hạn đã đặt ra hoặc đã cam kết, thường xuyên gia hạn thời gian. - Dồn việc cho lãnh đạo * Nguyên nhân - Sợ thất bại, sợ mất quan hệ, sợ mất hình ảnh bản thân. - Tiêu chuẩn của đội xói mòn, các cá nhân rời rạc, nhiệt huyết giảm, tinh thần đi xuống - Sự mơ hồ trong vai trò, nhiệm vụ của thành viên trong đội - Thiếu tính cam kết - Thiếu sự tin tưởng, sợ sai - Trách nhiệm cá nhân chưa gắn liền với trách nhiêm tập thể - Quản lý chưa tốt, phân công công việc không rõ ràng * Giải pháp
- - Công khai mục tiêu, tiêu chuNn của đội và của từng công việc cụ thể - Lãnh đạo giao quyền, trao quyền cho các thành viên, làm rõ và công khai quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc được giao [hoặc nhận], đồng thời rà soát, giám sát, thúc ép hoàn thành công việc đúng thời hạn. 4. Thiếu trách nhiệm * Biểu hiện - Không nhận việc đồng thời phân tích lý do một cách thái quá - Trì hoãn kéo dài và không cần thiết - Đối với mỗi công việc, phải thảo luận và quyết định nhiều lần - Hay đàm tiếu - Đánh giá cao phân tích nghiên cứu hơn là thực hiện - Đưa ra khó khăn mà không có giải pháp - Hay bàn lùi - Thường không chú ý và làm người khác mất tập trung * Nguyên nhân
- - Thiếu tự tin, sợ thất bại nên không dám làm, tìm cách trốn tránh ngay khi có thể. - Sợ ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân, không thấy quyền lợi cá nhân trong công việc tập thể - Thiếu tích cực trong phân tích thông tin - Nghi ngờ và thiếu tin tưởng vào tập thể - Mong muốn đồng thuận - ..... * Giải pháp - Lắng nghe và xem xét các ý kiến từ mọi góc độ - Lãnh đạo lên tiếng khi bế tắc - Truyền đạt cặn kẽ, chi tiết tất cả các vấn đề và ý kiến liên quan - Phân tích tình huống ngẫu nhiên, xấu nhất, bàn luận và đưa ra giải pháp - Liệu pháp đối diện nguy cơ thấp - Không có thời hạn chọn - Đưa ra các yếu tố tích cực 5. Sợ xung đột
- * Biểu hiện - Thiếu tranh cãi - Xuất hiện thông tin ngoài luồng và công kích cá nhân - Bỏ qua những vấn đề cần được tranh luận - Mất thời gian cho sự giả tạo để tránh mâu thuẫn xung đột - Các cuộc họp nhàm chán, chủ yếu là ý kiến một chiều, tâm lý bầy đàn, hưởng ứng theo số đông, luôn ủng hộ ý kiến lãnh đạo. - Các thành viên ít đóng góp ý kiến * Nguyên nhân - Thiếu tin tưởng lẫn nhau và tin tưởng vào đội - Không chia sẻ và đồng thời không hiểu nhau - Tâm lý cầu an, sợ công kích - Sợ mất quyền lợi, mất hình ảnh, sợ bị tẩy chay * Giải pháp
- - Chủ động sẻ chia và cởi mở với các thành viên trong đội. - Gây dựng niềm tin - Lãnh đạo không áp đặt - Tạo không khí cởi mở, thân thiện, an toàn. - Chủ động tạo xung đột, khích lệ xung đột và kiểm soát, giải quyết xung đột.
Để làm việc nhóm thực sự hiệu quả thì mỗi cá nhân trong nhóm phải thường xuyên trau dồi các kỹ năng làm việc và có trách nhiệm với công việc mà mình được phân công. Chỉ cần một sai lầm nhỏ của một cá nhân sẽ có thể ảnh hưởng đến kết quả nỗ lực của cả một tập thể.
Chính vì vậy để bạn không trở thành lý do dẫn đến sự thất bại trong làm việc nhóm, cùng Acabiz điểm qua những sai lầm cơ bản các cá nhân thường mắc phải ngay trong bài viết dưới đây.
Cá nhân coi mình là trung tâm của nhóm
Không thể phủ nhận rằng mỗi người hoạt động trong nhóm đều đặt ra mục tiêu riêng phục vụ lợi ích cá nhân. Tuy nhiên, nếu như làm việc nhóm mà chỉ quan tâm và định hướng làm những công việc có lợi nhất cho bản thân thì đó chính là sai lầm bạn không được mắc phải.
Bạn phải nhớ rằng, mục đích và lợi ích cá nhân luôn song hành với lợi ích chung của cả một tập thể. Nếu như lợi ích nhóm bị ảnh hưởng thì việc thực hiện lợi ích cá nhân cũng sẽ chẳng có kết quả tốt. Và điều quan trọng nhất là hiệu quả làm việc nhóm mới là mục đích then chốt được đánh giá trong môi trường làm việc chung.
Giải pháp cho việc bạn cho mình là trung tâm của nhóm đó là thay đổi cách suy nghĩ xem mình mong muốn gì và nhóm của bạn thực sự cần gì để định hướng lại công việc riêng phù hợp với nhóm. Nếu như trong nhóm của bạn có “kẻ ích kỷ” thì có thể góp ý thẳng thắn với họ, giúp họ nhìn ra vấn đề một cách rõ ràng, hoặc nếu như không thể thay đổi thì cá nhân đó cần bị loại ra khỏi nhóm để tránh ảnh hưởng đến kết quả của cả nhóm.
>> Nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả trong doanh nghiệp
>> “Mách nước” 4 cách động viên nhân viên mỗi ngày
Sự bị động và phụ thuộc trong công việc
Sự bị động và phụ thuộc trong công việc của một vài cá nhân là nguyên nhân dẫn đến sự thất bại trong làm việc nhóm. Những cá nhân này không thể hiện là một người nhiệt tình trong nhóm, chỉ hoàn thành các công việc được giao mà không có những ý tưởng, đóng góp gì liên quan đến công việc của cả nhóm. Làm việc nhóm mà không có nhiệt huyết, sự đam mê và quyết tâm làm việc hiệu quả thì có nghĩa rằng cá nhân đó không có sự tin tưởng vào thành công của toàn đội. Nếu bạn là người thờ ơ trong làm việc nhóm hãy cố gắng thay đổi mình, tập trung hơn vào công việc và tự tìm kiếm niềm đam mê để thực hiện công việc tốt hơn.
Cá nhân không tham gia cuộc tranh luận của nhóm
Trong làm việc nhóm không thể không có những cuộc tranh luận liên quan đến công việc, thậm chí là sẽ có xảy ra những tranh cãi bất đồng nhưng điều này có thể sẽ đem lại nhiều ý tưởng mới sáng tạo phục vụ cho hiệu quả của công việc. Tuy nhiên sẽ có những thành viên lảng tránh việc tham gia cuộc tranh luận khi làm việc nhóm, họ luôn tỏ ra đống tình trước ý kiến của những thành viên khác và nghĩ rằng điều này chẳng ảnh hưởng gì đến kết quả công việc chung. Nếu như cá nhân nào cũng có thái độ làm việc như vậy thì hoạt động nhóm sẽ không đi tới kết quả nào cả, hãy chủ động đưa ra những nhận xét cả tích cực và tiêu cực, có sự phản bác ý kiến lẫn nhau để cuộc thảo luận trở nên sôi nổi hơn, có thể phát triển các ý tưởng mới xuất sắc hơn cả.
Tính bảo thủ
Tính bảo thủ có thể xuất hiện ở một vài cá nhân trong làm việc nhóm. Những người này muốn bảo vệ quan điểm, ý kiến của mình theo hướng tiêu cực và không chịu lắng nghe những góp ý của người khác để thay đổi sao cho phù hợp với công việc. Sai lầm này sẽ dẫn tới hệ quả ảnh hưởng trực tiếp đến cá nhân ấy, chỉ khiến họ dậm chân tại chỗ và không thể cải thiện vấn đề của chính họ.
Để giải quyết sai lầm này, mỗi người trong nhóm cần biết lắng nghe và tôn trọng góp ý của mọi người. Không ngại thay đổi quan điểm và linh hoạt giải quyết vấn đề sẽ giúp cho bạn hoàn thiện bản thân mình hơn, từ đó có những điều chỉnh phù hợp góp phần vào kết quả làm việc chung của cả nhóm.
Đặt sự tin tưởng quá nhiều vào sự tự giác của mỗi cá nhân
Một đội nhóm hoạt động hiệu quả liên quan trực tiếp tới trách nhiệm và sự tự giác của mỗi cá nhân. Tuy nhiên không thể chắc chắn rằng cá nhân nào cũng có tinh thần tự giác hoặc không có thời gian hoàn thành công việc cụ thể sẽ làm ảnh hưởng đến tinh thần làm việc chung cũng như tiến độ công việc không được đảm bảo.
Thiết lập deadline cụ thể cho từng đầu mục công việc đi cùng với các quy tắc thưởng, phạt rõ ràng cho cá nhân hoàn thành công việc hoặc chậm deadline, đi muộn,…sẽ giúp cho việc nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong công việc nhóm.
Trên đãy là nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm mà các cá nhân rất hay mắc phải. Acabiz hy vọng rằng bài viết sẽ giúp cho từng thành viên tránh mắc những sai lầm tương tự và thường xuyên nâng cao kỹ năng làm việc nhóm hơn nữa để giúp cho nhóm của bạn sẽ có những kết quả công việc thực sự ấn tượng.