Có bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót không là thắc mắc của không ít kế toán. Cùng xem ngay câu trả lời tại bài viết dưới đây.
Có bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót?
Không bắt buộc lập biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử có sai sót trừ khi 02 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì lập biên bản ghi rõ sai sót, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
[…]
- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1] Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
b2] Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế] hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế].
[…]
Như vậy, chỉ trong trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì mới cần lập biện bản ghi rõ sai sót của hóa đơn đã lập sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót đó.
Tuy nhiên, thực tế, kế toán thường sẽ lập biên bản điều chỉnh/thay thế nếu phát hiện sai sót sau khi người bán và người mua đã kê khai thuế.
Hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản hủy không?
Khi hủy hóa đơn điện tử không cần lập biên bản hủy hóa đơn nhưng thực tế, dù không bắt buộc kế toán vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn.
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có thể được hủy trong các trường hợp dưới đây:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót nhưng chưa gửi người mua
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán gửi mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót, sau đó hủy hóa đơn và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Theo đó, khi hủy hóa đơn điện tử không cần lập biên bản hủy hóa đơn. Tuy nhiên, thực tế, dù không bắt buộc nhưng kế toán vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên.
"3. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng [nếu có]. Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này".
Điều 27 quy định tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế:
"1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế], doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
2. Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
- Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục];
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
3. Tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuế
- Cơ quan thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in".
Các mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
Căn cứ Điều 27 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:
"Điều 27. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
- Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này.
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
- Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
- Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
- Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
đ] Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại Điểm b Khoản 2, Điểm b, c, d Khoản 3 Điều này".
Căn cứ quy định trên, Cục Thuế TP. Hà Nội trả lời nguyên tắc như sau:
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn diện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng [nếu có] theo quy định tại Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Trình tự, thủ tục, hồ sơ tiêu hủy hóa đơn thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 2 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Hành vi vi phạm về hủy, tiêu hủy hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
Hủy hóa đơn điện tử có ảnh hưởng gì không?
Hủy hóa đơn điện tử là gì? Hủy hóa đơn được giải thích tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo đó, hủy hóa đơn là việc làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Như vậy, có thể hiểu hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng.
Bán hàng không xuất hóa đơn bị phạt báo nhiêu?
Ngoài ra, theo Khoản 5 Điều 24 Nghị định này thì người bán sẽ bị phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng, đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho người mua.
Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn?
Khi xảy ra sai sót về thông tin hoặc khi chấm dứt cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn điện tử. Dù không bắt buộc nhưng doanh nghiệp vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên.
Thời hạn hủy hóa đơn là báo lâu?
- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế], doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười [10] ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.