Kỹ năng báo cáo là gì
Kỹ năng báo cáo và liên lạc
Khi mới bước chân vào công ty, nhất là làm việc trong môi trường công ty Nhật thì thường được nói nhiều về việc báo cáo và liên lạc. Trước đây mình đã tham gia vào một khóa học ngắn đào tạo nền tảng ban đầu về kiểm thử phần mềm tại dự án đào tạo TesterToday. Ngoài các kiến thức lý thuyết và thực hành về kiểm thử, mình cũng được học một số kiến thức hữu ích về kỹ năng mềm làm việc trong công ty. Trong đó có một bài rất hay về báo cáo và liên lạc, xin phép thầy cho em chia sẻ bài này lên mạng ạ. Nội dung bài giảng khá chung chung, nhưng mình sẽ thêm phần giải thích để cho các bạn dễ hiểu hơn. Show
1. Báo cáo là gì?Báo cáo là bản mô tả tình trạng công việc: kết quả hoặc quá trình thực hiện của một cá nhân hay một nhóm, nhằm giúp đồng nghiệp, cấp trên hiểu được thực sự mình đã làm được điều gì, điều gì đã xảy ra. 1.1 Tại sao cần có báo cáo?
1.2 Những yếu tố cơ bản của báo cáoTheo như mình biết thì báo cáo được viết theo kỹ thuật đặt câu hỏi: 5W2H: Why, What, When, Where, Who, How, How much hoặc có thể rút ngắn thành 3W1H: Why, What, When, How Ví dụ: Trong 1 tuần làm 1 trang web thương mại điện tử thì có ok hay không? Why:
Từ đó bạn sẽ xác định được mục tiêu giúp bạn chú trọng đến trọng tâm và giúp cho công việc hiệu quả hơn. What:
Thì bạn chắc chắn sẽ thực hiện tốt công việc được giao. When:
When thường phụ thuộc mức độ khẩn cấp và quan trọng của công việc. Where:
Who:
How:
How much:
Tóm lại: Công cụ 5W2H thoạt nhìn rất đơn giản nhưng lại tỏ ra rất hiệu quả nếu chúng ta sử dụng nó đúng đắn, khéo léo và thông minh. 1.3 Một số chú ý
=> Việc lầm tưởng giữa Sự thật và Cảm xúc là nguyên nhân tạo ra báo cáo sai. Báo cáo không chỉ báo cáo việc tốt mà có cả sai lầm. Chúng ta không chỉ mãi ở tư thế người nghe mà hãy tự mình báo cáo khi cần thiết. Vì vậy, ta cần học cách báo cáo, liên lạc một cách thông mịn kịp thời và không gây khó chịu cho người khác. 1.4 Các cách báo cáoCó 2 cách báo cáo: nói và viết
Khi viết báo cáo cần lưu ý:
1.5 Các loại báo cáo trong sản xuất phần mềm
1.6 Bản báo cáo quan trọng nhất
2. Liên lạc là gì?Liên lạc là hành động thông báo những thông tin có nghĩa mà mình biết được cho những thành viên liên quan. Mọi người cùng truyền đạt cho nhau những thông tin cần thiết, chẳng hạn như lịch trình, dự định bây giờ là làm gì? ... 2.1 Tại sao phải liên lạcThông tin có thể hữu ích cho người được nghe, cũng hữu ích cho bản thân nếu thông báo cho người khác, sẽ làm mình hiểu rõ vấn đề hơn. Thông tin liên lạc là máu huyết lưu thông trong cơ thể tổ chức. Các cá nhân, bộ phận trong tổ chức phản ứng một cách hợp lý với cùng một thông tin được đưa đi thông suốt sẽ tạo ra hoạt động nhịp nhàng của cả tổ chức. 2.2 Hãy tập thói quen liên lạc trong tổ chứcHãy tưởng tượng chúng ta đều nằm trong một tổ chức. Các thành viên của tổ chức đều có chung một mục đích:
Hãy liên lạc với những người trong tổ chức, trong team, group của bạn những thông tin mà bạn nghĩ là có liên quan đến các bạn. 2.3 Những yếu tố cơ bản4W1H: What, When, Where, Who, How 2.4. Các chú ý trong liên lạc
=> Việc lầm tưởng giữa Sự thật và Cảm xúc là nguyên nhân tạo ra liên lạc sai. 2.5 Các liên lạc trong sản xuất phần mềm
Ví dụ về liên lạc Trong dự án X, lập trình viên A nhận thấy testcase của nhóm test không ăn nhập gì với yêu cầu của khách hàng, nhưng nghĩ rằng nó không phải việc của mình nên im lặng. => Kết quả là việc phát hiện sự việc không ăn nhập này bị chậm trễ làm lãng phí thời gian của các tester vì phải test theo một testcase vô nghĩa trong một khoảng thời gian dài. 2.6 Cách thức liên lạcTùy vào đối tượng, nội dung, mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng để ta sử dụng phương thức liên lạc phù hợp để có thể truyền đạt nội dung chính xác nhất và có thể hiểu được. Một số tiêu chí khi lựa chọn cách thức liên lạc:
Kết luậnTóm lại nội dung trên giúp các bạn có cái nhìn tổng quan nhất về báo cáo, liên lạc trao đổi khi làm việc với người Nhật. Ý thức chia sẻ nhóm càng mạnh, mục đích của nhóm càng rõ ràng, công việc sẽ hiệu quả hơn. Các bạn hãy ghi nhớ để tránh mắc phải những lỗi đáng tiếc khi trao đổi trong công ty hoặc trao đổi với khách hàng nha. Tài liệu tham khảo: giáo trình giảng dạy TesterToday http://testertoday.edu.vn/ http://tuhoconline.net/cach-bao-cao-lien-lac-trao-doi-trong-cong-ty-nhat.html |