Hàm IF là hàm phổ biến và được sử dụng nhiều trong Excel để trả về kết quả theo điều kiện đặt ra. Trong bài viết này, Điện máy XANH sẽ giải thích và hướng dẫn cho bạn cách sử dụng hàm IF trong Excelnhé!
1Công thức Hàm IF trong Excel
Hàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện người dùng đặt ra hay không và trả về kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai.
Một vài ứng dụng thực tế của hàm IF:
- Nếu điểm trung bình của học sinh từ 5 - 6.5 xếp loại trung bình, từ 6.5 - 8 xếp loại khá, từ 8 trở lên xếp loại giỏi.
- Nếu chức vụ là nhân viên thì phụ cấp 300, chuyên viên thì phụ cấp 500, trưởng phòng thì phụ cấp 700.
- Nếu khách hàng mua số lượng từ 100 - 1000 thì giá là 500 đồng, từ 1000 - 10000 thì giá là 450 đồng, từ 10000 trở lên thì giá là 400 đồng.
Xem thêm:Hàm SUMIF
2Ví dụ hàm IF
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF, mời bạn cùng xem qua các bài tập đơn giản bên dưới nhé.
Bạn là giảng viên của một lớp học và bạn cần kiểm tra xem học sinh của mình có qua môn không với điều kiện như sau:
Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF[C2>=7,"Đạt","Không Đạt"]
Giải thích:
- C2>=7: Kiểm tra xem ô C2 [điểm số] có lớn hơn hoặc bằng 7 hay không
- "Đạt": Kết quả trả về khi ô C2 lớn hơn hoặc bằng 7
- "Không Đạt": Kết quả trả về khi ô C2 nhỏ hơn 7
Lưu ý: Khi kết quả trả về là dạng chữ, bạn cần thêm dấu ngoặc kép ["] như trong công thức ở trên.
Kết quả:
3Một số cách dùng hàm IF
Trong thực tế khi sử dụng hàm IF, chúng ta sẽ cần lồng nhiều hàm IF với nhau hoặc lồng hàm IF với các hàng khác.
Bạn có thể hiểu cách dùng hàm IF khác như sau:
- Nếu điều kiện IF đúng => Thực hiện hành động 1.
- Nếu điều kiện IF sai => Thực hiện hành động 2.
Lồng nhiều hàm IF
Trong trường hợp bạn có từ 2 điều kiện khác nhau trở lên, bạn nên lồng các hàm IF lại với nhau để tạo thành một công thức hoàn chỉnh.
Giả sử bạn là nhân viên tiền lương và phúc lợi của một công ty, và bạn cần phải tính toán phụ cấp tương ứng theo chức vụ như sau:
Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF[C2="Nhân viên",500000,IF[C2="Chuyên viên",700000,1000000]]
Giải thích:
- Công thức IF 1: Nếu C2 là Nhân viên, trả về kết quả 500000, không phải Nhân viên thì kiểm tra tiếp với IF 2
- Công thức IF 2: Nếu C2 là Chuyên viên, trả về kết quả 700000, không phải Chuyên viên thì trả về kết quả 1000000 [vì không phải Nhân viên, không phải Chuyên viên thì chỉ còn lại Trưởng phòng]
Kết quả:
Lồng hàm IF với hàm khác
Ngoài các hàm IF được lồng với nhau, chúng ta cũng lồng hàm IF với các công thức khác trong các trường hợp điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ bên dưới là một trường hợp phổ biến sử dụng hàm AND lồng với hàm IF.
Tại ô E2, ta dùng công thức:=IF[AND[C2>=5,D2>=5],"Đạt","Không Đạt"]
Giải thích:
- AND[C2>=5,D2>=5: Kiểm tra xem ô C2 và D2 xem mỗi ô có lớn hơn hoặc bằng 5 không
- "Đạt": Kết quả trả về khi cả ô C2 và D2 đều từ lớn hơn 5
- "Không Đạt": Kết quả trả về khi một trong hai nhỏ hơn 5
Kết quả:
Sử dụng hàm IF nhiều điều kiện
Trong trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, ta có thể dùng hàm IFS.
Công thức:
=IFS[logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…]
Trong đó
- logical_test1: Biểu thức điều kiện 1.
- value_if_true1: Giá trị trả về nếu điều kiện 1 đúng.
- logical_test2: Biểu thức điều kiện 2.
- value_if_true2: Giá trị trả về nếu điều kiện 2 đúng.
Để giải thích hàm IFS, ta hãy cùng đến ví dụ::Cho một bảng danh sách mã sản phẩm với phần trăm khuyến mãi khác nhau, khi mua sản phẩm nhân viên sẽ quét mã sản phẩm và trả về số tiền khuyến mãi.
Ngoài việc sử dụng hàm VLOOKUP ra, ta còn có thể sử dụng hàm IFS như sau:
=IFS[A2="Xà Phòng",0.5, A2="Sữa tắm",0.4, A2="Bột giặt",0.8]
Trong đó:
- A2 là sản phẩm cần dò điều kiện.
- Xà Phòng, sữa tắm, bột giặt: là các loại sản phẩm cần dò
- 0.5, 0.4, 0.8: là tỉ lệ giảm giá sẽ trả về nếu thỏa điều kiện 1, 2, 3.
Hàm IF kết hợp AND
Để hiểu hơn về trường hợp này, ta có thể đi tới ví dụ sau:
Giả sử ta có điểm trung bình của một học sinh là 8.0, học sinh sẽ được xếp loại học sinh giỏi nếu điểm trung bình đạt 8.0 và hạnh kiểm Tốt
Vậy sử dụng hàm IF kết hợp and trong trường hợp này sẽ là:
=IF[AND[A2>=8, B2="Tốt"], "Học Sinh Giỏi", "Học Sinh Tiên Tiến"]
Trong đó:
- AND: So sánh cả 2 điều kiện IF [DTB >=8, Hạnh Kiểm là Tốt]
- "Học Sinh Giỏi": Kết quả trả về nếu thỏa 2 điều kiện
- "Học Sinh Tiên Tiến": Kết quả trả về nếu 1 trong hai điều kiện đó không thỏa.
4Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF
Mời bạn tham khảo một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF và cách khắc phục:
Kết quả hiển thị trong ô bằng 0 [không]
Lỗi này xảy ra một trong hai giá trị value_if_true hoặc value_if_false đang để trống.
Nếu mục đích của bạn là muốn giá trị trả về để trống thay vì 0, hãy thêm 2 dấu ngoặc kép [""], hoặc thêm giá trị cụ thể trả về.
Ví dụ: =IF[A1>5,"Đạt",""] hoặc=IF[A1>5,"Đạt","Không Đạt"]
Kết quả hiển thị trong ô là #NAME?
Lỗi này thường xảy ra khi công thức của bạn bị sai chính tả, như thay vì IF thì lại thành UF hoặc OF do các phím U, I, O này ở gần nhau.
Để khắc phục, bạn hãy kiểm tra lại chính tả của công thức và các dấu ngoặc đã đủ chưa [đặc biệt trong hàm IF lồng].
Mời bạn tham khảo một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Điện máy XANH
Trên đây là bài viết chia sẻ cho bạn cách dùng hàm IF trong Excel. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng hàm IF.
Hàm VLOOKUP là một hàm đặc biệt hữu ích trong Excel giúp bạn dò và trả về dữ liệu tương ứng. Điện máy XANH sẽ hướng dẫn chi tiết bạn cách sử dụng hàm VLOOKUP trong bài viết sau nhé.
1Hàm VLOOKUP là gì?
Hàm VLOOKUP được sử dụng khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng.
Trong thực tế, hàm VLOOKUP cực kỳ thông dụng khi tìm tên sản phẩm, đơn giá, số lượng,.. dựa trên mã vạch, mã sản phẩm,... hoặc tìm tên nhân viên, xếp loại nhân viên dựa trên các tiêu chí trên.
Ngược lại, khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng ngang và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc thì hãy sử dụng hàm HLOOKUP.
LOOKUP là Look Up nghĩa là tìm kiếm trong tiếng Anh. V là viết viết tắt của Vertical - hàng dọc và H là viết tắt của Horizontal - hàng ngang.
2Công thức hàm VLOOKUP
Nếu bạn copy công thức cho các ô dữ liệu khác, bạn cần sử dụng dấu $ để cố định Table_array đề giới hạn dò tìm bằng cách thêm trực tiếp trước khai báo [VD: $H$6:$J$13], cột hoặc sử dụng nút F4 sau khi chọn bảng.
Xem thêm: Hàm SUMIF
3Ví dụ hàm VLOOKUP
Ví dụ 1: Tính phụ cấp theo chức vụ
Do tình hình Covid-19, công ty quyết định phụ cấp cho nhân viên theo chức vụ tương ứng như bảng 2 [B16:C21]. Lúc này, dựa vào danh sách nhân viên cùng với chức vụ có sẵn ở bảng 1, ta sẽ xác định mức phụ cấp tương ứng.
Cách thực hiện là bạn sẽ dò tìm giá trị của chức vụ của nhân viên tại bảng 1, sau đó dò tìm tại cột 1 trong bảng 2 từ trên xuống dưới. Khi bạn tìm thấy giá trị, bạn sẽ lấy giá trị tương ứng tại cột 2 của bảng 2 để điền vào bảng 1.
Với một danh sách nhân viên vài trăm, một ngàn người thì bạn không thể làm thủ công như vậy. Đó chính là cách hàm VLOOKUP phát huy tác dụng.
Tại ô E4, bạn điền công thức: =VLOOKUP[D4,$B$16:$C$21,2,0]
- Dấu $ được sử dụng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang các ô khác.
- 2 là số thứ tự của cột dữ liệu.
- Range_lookup = 0 [FALSE] để dò tìm chính xác.
Sau đó, bạn chỉ cần copy công thức cho các ô khác hoặc sử dụng Flash Fill và bạn đã hoàn thành việc tính phụ cấp theo chức vụ nhanh chóng.
Ví dụ 2: Xếp loại học sinh theo điểm số
Sau kỳ kiểm tra, ta có kết quả bài thi tương ứng với học sinh như bảng 1. Ta cần xếp loại theo điểm số dựa trên bảng 2 [B11:C15].
Tại ô E4, bạn điền công thức: =VLOOKUP[D4,$B$11:$C$15,2,1]
- Dấu $ được sử dụng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang các ô khác.
- 2 là số thứ tự của cột dữ liệu.
- Range_lookup = 1 [TRUE] để dò tìm điểm số có giá trị gần nhất.
Excel sẽ lấy điểm số ở cột D4 và dò trong bảng 2. Khi thấy giá trị gần nhất của D4 trong bảng [ở đây là 8.5], Excel sẽ trả về kết quả tương ứng ở cột 2 là Giỏi.
Sau đó, bạn chỉ cần copy công thức cho các ô khác hoặc sử dụng Flash Fill và bạn đã hoàn thành việc xếp loại học sinh theo điểm số nhanh chóng.
4Các lỗi thường gặp khi dùng hàm VLOOKUP
Lỗi #N/A
Một ràng buộc của hàm VLOOKUP là nó chỉ có thể tìm các giá trị trên cột ngoài cùng bên trái trong Table_array, nếu không sẽ xuất hiện lỗi #N/A. Lúc này bạn hãy cân nhắc sử dụng hàm INDEX kết hợp hàm MATCH.
Như ví dụ bên dưới, Table_array là A2:C10, nên hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm trong cột A. Để sửa trường hợp này, bạn đổi Table_array thành B2:C10, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm trong cột B.
Ngoài ra, nếu không tìm thấy kết quả khớp chính xác sẽ trả về hàm sẽ trả về lỗi #N/A do dữ liệu không có trong Table_array. Lúc này bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để đổi #N/A thành giá trị khác.
Như ví dụ bên dưới, "Rau muống" không có trong bảng dò tìm nên hàm VLOOKUP sẽ không tìm thấy.
Nếu bạn chắc chắn rằng dữ liệu có trong Table_array của mình và hàm VLOOKUP không tìm được được, hãy kiểm tra lại rằng các ô dữ liệu được tham chiếu không có khoảng trắng ẩn hoặc ký tự không in. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các ô dữ liệu tuân theo đúng định dạng.
Lỗi #REF!
Nếu Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array, bạn sẽ nhận được giá trị lỗi #REF!. Lúc này, bạn hãy kiểm tra lại công thức để đảm bảo Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn số cột trong Table_array.
Như ví dụ bên dưới, Col_index_num là 3, trong khi Table_array là B2:C10 chỉ có 2 cột.
Lỗi #VALUE!
Nếu Col_index_num nhỏ hơn 1 trong công thức, bạn sẽ nhận giá trị lỗi #VALUE!.
Trong Table_array, cột 1 là cột tìm kiếm, cột 2 là cột đầu tiên ở bên phải của cột tìm kiếm, v.v... Vì vậy khi xuất hiện lỗi này, hãy kiểm tra lại giá trị Col_index_number trong công thức.
Như ví dụ bên dưới, Col_index_num bằng 0 dẫn đến việc xuất hiện lỗi #VALUE!.
Lỗi #NAME?
Lỗi #NAME? xuất hiện khi Lookup_value thiếu dấu ngoặc kép ["]. Để tìm kiếm giá trị định dạng văn bản [Text], bạn dùng dấu ngoặc kép để Excel có thể hiểu công thức.
Như ví dụ bên dưới, Cải xoăn không bỏ vào dấu ngoặc kép ["] sẽ làm xuất hiện lỗi #NAME?. Bạn sửa lỗi bằng cách thay Cải xoăn thành "Cải xoăn".
5Một số lưu ý khi dùng hàm VLOOKUP
Sử dụng tham chiếu tuyệt đối
Trong quá trình copy công thức, hãy biến Table_array hoặc Lookup_value thành tham chiếu tuyệt đối bằng cách đặt dấu đô la [$] trước các cột và hàng để công thức không bị thay đổi.
Như ví dụ dưới, ta có công thức tại ô C13 là =VLOOKUP[B13,$B$2:$C$10,2,0]. Khi copy công thức cho ô C4 Table_array sẽ giữ nguyên.
Nếu không chuyển đổi thành tham chiếu tuyệt đối, Lookup_value hoặc Table_array sẽ bị thay đổi, làm kết quả tìm kiếm bị sai lệch.
Như ví dụ dưới, ta có công thức tại ô C13 là =VLOOKUP[B13,B2:C10,2,0]. Khi copy công thức cho ô C4 Table_array sẽ biến thành =VLOOKUP[B14,B3:C11,2,0].
Không lưu trữ giá trị số dưới dạng văn bản
Nếu trong Table_array, dữ liệu số đang để dưới dạng văn bản và Lookup_value lại là dạng số thì hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A.
Như ví dụ dưới, ta có dữ liệu tại ô A2:A5 đang ở dạng văn bản nhưng Lookup_value tại ô A8 đang ở dạng số.
Trong trường hợp này, hãy chuyển định dạng ô A2:A5 thành dạng số và hàm sẽ trả về kết quả bình thường.
Bảng dò tìm chứa những giá trị bị trùng
Nếu bảng biểu của bạn chứa nhiều giá trị trùng nhau, hàm VLOOKUP sẽ trả về kết quả đầu tiên mà nó tìm thấy từ trên xuống dưới.
Như ở ví dụ dưới, trong bảng ta có 2 giá trị ứng với Táo là 97 và 23. Hàm VLOOKUP sẽ trả về kết quả 97 vì đó là giá trị đầu tiên nó tìm thấy
Giải pháp 1: Nếu bạn muốn loại bỏ giá trị trùng lặp, bạn bôi đen bảng dò tìm và chọn Data > Remove Duplicates
Giải pháp 2: Sử dụng Pivot Table để lọc ra danh sách kết quả
Mời bạn tham khảo một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Điện máy XANH
Trên đây là bài viết chia sẻ cho bạn cách dùng hàm VLOOKUP trong Excel. Mong rằng những thông tin này đã giúp ích cho bạn trong việc hiểu và sử dụng hàm VLOOKUP cho công việc của mình.