Phần hành nợ phải trả [Account Payable] là một phần hành khá phức tạp, đặc biệt sẽ có rất nhiều rủi ro trong doanh nghiệp chuyên về sản xuất và hệ thống kiểm soát nội bộ không tốt, đặc biệt khi kiểm soát các doanh nghiệp có nguồn tài trợ ngoài vốn chủ sở hữu.
1. Tổng quan chu trình mua hàng:
2. Trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán, chúng ta cần thu thập những tài liệu sau:
- Bảng cân đối kế toán, các số kế toán tổng hợp, chi tiết tài khoản phải trả;
- Các chứng từ, hóa đơn mua hàng, phiếu chi tiền, nhập kho, hóa đơn Giá trị gia tăng, hợp đồng mua bán;
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh, giấy đề nghị mua hàng, nhật ký mua hàng
3. Các rủi ro và sai sót thường gặp đối với phần hành nợ phải trả nhà cung cấp:
- Chưa có hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả [người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc người nhận thầu xây lắp chính, phụ]. Chưa thực hiện phân loại các khoản phải trả như phải trả cho bên thứ ba, phải trả tồn lâu ngày hoặc có vấn đề…
- Công nợ phải trả quá hạn thanh toán [hoặc lâu ngày chưa được giải quyết].
- Chưa thực hiện đối chiếu hoặc đối chiếu chưa đầy đủ công nợ với người bán tại thời điểm cuối năm.
- Số dư công nợ phải trả trên sổ kế toán chênh lệch với biên bản đối chiếu công nợ phải trả nhưng chưa được xử lý.
- Các khoản phải trả bị hạch toán sai trong kì.
- Theo dõi công nợ chưa phù hợp: theo dõi trên hai mã cho cùng một đối tượng, không tiến hành bù trừ đối với các khoản công nợ của cùng một đối tượng.
- Không theo dõi chi tiết công nợ theo nguyên tệ đối với công nợ phải trả có gốc ngoại tệ.
- Cuối kì , chưa đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Phân loại sai nội dung các khoản phải trả khác vào các khoản phải trả người bán, không phân loại khoản phải trả thương mại và phi thương mại, hạch toán không đúng nội dung kinh tế.
- Không có bảng phân tích tuổi nợ để có kế hoạch thanh toán, các khoản nợ quá hạn chưa được thanh toán.
- Chưa hạch toán tiền lãi phải trả cho người bán nếu mua trả chậm.
- Không hạch toán giảm công nợ phải trả trong trường hợp giảm giá hàng bán hay được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán.
- Hạch toán xuất nhập khẩu úy thác chưa đúng kì kế toán và theo dõi công nơi với đối tác nước ngoài chưa thích hợp.
- Quản lí và hạch toán công nợ phải trả chưa phù hợp và chặt chẽ. Những khoản công nợ phải trả không xác định được chủ nợ đã hạch toán tăng thu nhập khác, nhưng không đủ bằng chứng hợp lệ.
- Bù trừ số dư trả tiền trước cho người bán với số dư phải trả người bán không cùng đối tượng.
- Số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh không khớp nhau và không khớp với hóa đơn, chứng từ gốc hoặc không khớp với thư xác nhận của Kiểm toán viên.
- Ghi nhận khoản phải trả không trên cơ sở hóa đơn chứng từ hoặc hóa đưn chứng từ không hợp lệ.
- Các khoản phải trả với bên thứ ba không có chứng từ hợp lệ, không được ghi chép, phản ánh, trình bày hoặc phản ánh không hợp lí.
- Số liệu trên sổ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với tổng phát sinh Nợ trên tài khoản phải trả không khớp nhau, có chênh lệch lớn.
- Không hạch toán lãi chậm trả trên những khoản phải trả quá hạn thanh toán.
- Chưa tiến hành xửa lí các khoản phải trả người bán không có đối tượng vào thu nhập khác.
- Trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về, đơn vị phản ánh chưa đúng về mặt giá trị và chưa điều chỉnh hoặc điều chỉnh không đúng khi có hóa đơn về.
- Khoản giao dịch với số tiền lớn không kí hợp đồng mua hàng với người bán.
4. Các thủ tục đối với kiểm toán nợ phải trả nhà cung cấp:
- Kiểm tra thanh toán sau ngày khóa sổ
Chọn một số nghiệp vụ thanh toán công nợ Phải trả người bán bằng tiền mặt hay chuyển khoản sau ngày khóa sổ kế toán từ sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của kỳ tiếp theo, thực hiện:
– Kiểm tra các phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng, và các chứng từ bổ trợ khác.
– Xác định xem các khoản thanh toán đại diện cho một khoản công nợ tại ngày kết thúc năm tài chính có được phản ánh trên bảng tổng hợp số dư phải trả hay không
Lưu ý: Kiểm tra các khoản tiền thanh toán chứ không phải kiểm tra các khoản thanh toán công nợ.
- Tìm ra những khoản nợ chưa được ghi nhận
Vì thời điểm kiểm toán là thời điểm vừa mới đóng sổ kế toán nên có thể có những hóa đơn về muộn mà kế toán vẫn chưa kịp ghi nhận lên sổ hoặc có những hóa đơn chưa về mà quên không trích trước chi phí. Khi đó cần xem có chi phí nào phát sinh thường xuyên mà đến tháng 12 doanh nghiệp chưa ghi nhận lên sổ, rà soát phần ngày tháng và diễn giải để lọc ra những khoản mục như trên. Sau đó phỏng vấn kế toán xem hóa đơn đã về và được ghi nhận chưa.
- Gửi thư xác nhận
– Lựa chọn một số nhà cung cấp chính có thể có số dư công nợ phải trả tại ngày cuối năm [Các nhà cung cấp này có thể được xác định qua phỏng vấn hay xem xét các chứng từ thanh toán công nợ từ những năm trước]
– Thu thập các Biên bản đối chiếu công nợ hay các hoá đơn mua hàng đối với các nhà cung cấp được lựa chọn trên.
– Nếu không có Biên bản đối chiếu công nợ, lập thư xác nhận công nợ và gửi dưới sự kiểm soát của kiểm toán viên [Photo trước khi gửi và lưu hồ sơ để chứng minh thủ tục gửi thư xác nhận đã được thực hiện]
– Gửi lần 2 đối với các thư đã gửi nhưng không nhận được [nếu cần thiết]
- Kiểm tra tính ghi nhận đúng kỳ
– Lấy Sổ cái [General Ledger] của doanh nghiệp trước và sau ngày 31 tháng 12 rồi phỏng vấn kế toán và các cán bộ nhân viên liên quan xem doanh nghiệp mất bao lâu để thực hiện một quy trình từ khi doanh nghiệp giao hàng cho đến lúc nhận được chứng từ và ghi nhận lên sổ.
– Rủi ro có thể mắc phải là doanh nghiệp giao hàng năm trước nhưng đến mãi năm sau mới ghi nhận. Hoặc có thể doanh nghiệp nhận được chứng từ và ghi vào sổ rồi nhưng hàng chưa về. Những mục cần kiểm tra là ngày tháng trên biên bản bàn giao và ngày tháng trên sổ kế toán. Nếu thấy hai ngày đó ở hai kỳ kế toán khác nhau thì chắc chắn doanh nghiệp mắc lỗi ghi nhận sai kỳ.
- Kiểm tra việc trình bày và công bố đối với các khoản phải trả
– Tách biệt nợ ngắn hạn và nợ dài hạn, nếu khoản nào đến hạn trong năm sau thì phải trình bày sang nợ ngắn hạn
– Các khoản vay từ các bên liên quan cần được công bố’ trên báo cáo tài chính
– Các khoản vay có thế chấp cần được công bố
– Kiểm tra tính trình bày của các khoản công nợ với bên liên quan
- Đánh giá lại số dư có gốc ngoại tệ
Khi một doanh nghiệp có nhiều các giao dịch mua hàng ngoại tệ thì không thể tránh khỏi thủ tục này. Phần này đánh giá tương tự phần tiền nên cũng không phức tạp. Kiểm toán cần lấy số dư bằng USD của các khoản phải trả sau đó nhân với tỷ giá bán rồi so sánh với số kế toán xem có chênh lệch và sai sót trọng yếu không.
5. Câu hỏi thực tế áp dụng:
Trong thủ tục kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp, có thủ tục gửi thư xác nhận đối với nhà cung cấp. Thủ tục này được thực hiện nhằm mục đích gì. Và nếu không nhận được thư xác nhận của các nhà cung cấp thì kiểm toán viên cần thực hiện những thủ tục thay thế nào?