Iv hành vi nhóm để xây dựng sự gắn kết nhóm

Thành thục kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả vừa đơn giản lại vừa khó khăn. Đã bao giờ bạn tự hỏi làm thế nào một số nhóm hoạt động rất hiệu quả trong khi những nhóm khác đã phải đối mặt với rất nhiều vấn đề? Những tiêu đề dưới đây mô tả những đặc điểm cần có trong một nhóm làm việc hiệu quả. Làm việc nhóm thành công là nền tảng tạo ra một nhóm hoạt động tốt.

I.Có mục tiêu chung

Các thành viên trong nhóm rõ ràng là sẽ có những ý kiến khác nhau, dẫn đến những tình huống xung đột. Để đạt được mục tiêu chung, cần có trọng tâm rõ ràng. Vì vậy, điều quan trọng là cần nhận thức được những mục tiêu của cả tổ chức thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân và cùng nhau làm việc để cùng nhau đạt được mục tiêu chung. Cả nhóm cần hiểu rõ mục tiêu và cam kết phấn đấu vì mục tiêu đó. Có định hướng và thống nhất rõ ràng về sứ mệnh và mục đích là điều rất quan trọng để làm việc nhóm một cách hiệu quả. Nếu cả nhóm đều có kỳ vọng rõ ràng về công việc, mục tiêu, trách nhiệm và kết quả, hoạt động nhóm sẽ trở nên suôn sẻ hơn.

II.Giao tiếp hiệu quả

Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất. Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác đồng nghiệp của họ.

III.Lãnh đạo vững mạnh

Tốc độ của người lãnh đạo là tốc độ của cả nhóm. Một người trưởng nhóm làm việc có hiệu quả là người có thể làm tấm gương gương mẫu cho cả nhóm. Một trưởng nhóm giỏi là người có thể đặt tầm quan trọng của mục tiêu nhóm trên mục tiêu cá nhân và có thể đưa ra định hướng, đảm bảo các thành viên trong nhóm giữ vững sự tập trung vào việc đạt được mục tiêu đó. Người lãnh đạo tham gia vào việc lãnh đạo trong các cuộc họp, phân công nhiệm vụ, ghi nhận những quyết định và cam kết, đánh giá tiến độ, đảm bảo trách nhiệm của các thành viên trong nhóm và đưa ra định hướng cho toàn nhóm.

IV.Phân công hiệu quả

Phân công trách nhiệm cũng quan trọng như đảm bảo hoàn thành mọi việc. Vì vậy cần phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm.

V.Đảm bảo phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm

Đây là một trong những điều tiên quyết giúp quá trình làm việc nhóm trở nên công bằng và thuận lợi. Cố gắng tránh tình trạng chồng chéo thẩm quyền. Ví dụ nếu như có nguy cơ là hai thành viên trong nhóm sẽ phải cạnh tranh để kiểm soát trong một khoảng công việc nhất định, hãy cố gắng phân chia khu vực đó thành hai phần riêng biệt và phân công quyền kiểm soát từng khu vực cho từng thành viên dựa trên điểm mạnh và khuynh hướng cá nhân của từng người.

VI.Quản lý xung đột

Một trong những điều của kỹ năng làm việc nhóm cần có là phải giải quyết xung đột trong nhóm. Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn. Không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm. Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột. Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung.

VII.Sự tin tưởng

Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trường làm việc theo nhóm, sự tin tưởng là yếu tố rất quan trọng. Không nên tiết lộ những bí mật cá nhân, chi tiết dự án mới hoặc bất kỳ ý tưởng phát kiến mới trừ khi đó là vì lợi ích của tổ chức. Môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau.

VIII.Tôn trọng

Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần hiểu và tôn trọng những thành viên khác. Tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo hoạt động suông sẻ và nâng cao năng suất.

IX.Đề cao vai trò cá nhân

Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt với những kinh nghiệm, quan điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp không thể thay thế. Mục đích thành lập nhóm chính là để tận dụng lợi thế của sự khác biệt đó.

X.Gắn kết

Gắn kết nhóm trở thành một đơn vị thống nhất, nhóm cần làm việc dựa trên nền tảng chung. Cả tổ chức cần có những sáng kiến và tổ chức các buổi đóng góp xây dựng ý kiến, và các buổi họp, buổi giao lưu hằng tháng để tăng cường kết nối trong nhóm. Tại sao các công ty thường làm việc nhóm khi tiếp cận các dự án, phát triển sản phẩm và mục tiêu? Trên thực tế, trong nhóm càng đưa ra những quan điểm khác biệt, khả năng thành công của các dự án càng cao hơn.

XI.Tránh tiêu cực

Tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý. Không nên tham gia vào những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc không lành mạnh. Khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác nhau. Không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác.

XII.Gương mẫu

Mỗi thành viên trong nhóm, thông qua công việc của mình, nên cho thấy những chỉ dẫn hoặc ví dụ để người khác làm theo. Có thể thực hiện điều đó bằng cách đạt được mục tiêu, đề xuất ý tưởng mới về các chính sách hoặc thủ tục khi tham gia các hoạt động.

XIII.Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác của các thành viên trong nhóm

Kiểm tra là một trong những mắt xích quan trọng để đảm bảo tiến độ thực hiện nhiệm vụ của nhóm. Cả nhóm cần thảo luận công khai về những chỉ tiêu trong nhóm và những vấn đề gây cản trở tốc độ phát triển hoặc thảo luận về tác động đến những nỗ lực, khả năng và chiến lược của nhóm.

Mỗi người chúng ta đều có năng lực và tính cách riêng biệt nên sẽ có những ảnh hưởng khác nhau lên nhóm. Học sinh, sinh viên cần trang bị kỹ năng làm việc nhóm để vừa phát triển bản thân, vừa góp phần vào sự thành công của nhóm.

1. Tìm hiểu về cách phát triển kỹ năng làm việc nhóm

Con người là một sinh vật xã hội, điều đó có nghĩa là chúng ta không thể sống và làm việc một mình. Ngay từ khi sinh ra, chúng ta đã gắn mình với một nhóm cơ bản nhất: Gia đình. Khi lớn lên, chúng ta lại là thành viên của những nhóm bạn học tập, nhóm đồng nghiệp…

Gia đình là nhóm cơ bản nhất của mỗi người

Bản thân chúng ta với năng lực và tính cách riêng biệt nên sẽ có những ảnh hưởng khác nhau lên nhóm, song song đó cũng chịu những tác động của bạn bè cả về điều tốt lẫn xấu: “Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng”. Nhờ các hoạt động trong nhóm, chúng ta vừa phát triển những kỹ năng cá nhân, thu nạp những kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời góp phần vào các hoạt động đem lại những giá trị về vật chất và tinh thần cho tập thể, cộng đồng.

2. Nhóm là gì? Thế nào là làm việc nhóm?

Không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý, nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Vì thế, các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau và với trưởng nhóm, đồng thời cũng cần có sự phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.

Một nhóm có thể hình thành theo nhiều cách khác nhau: nhóm bạn học tập hình thành do sự chỉ định của thầy cô, nhóm sở thích hình thành do sự rủ rê nhau, nhóm làm việc trong một cơ quan do sự tuyển dụng theo nhu cầu của đơn vị đó... Vậy nên, có những nhóm hình thành và gắn kết rất lâu nhưng cũng có những nhóm chỉ hoạt động cùng nhau trong một thời điểm nhất định. Hơn hết là tất cả đều phải xây dựng trên tinh thần đồng đội, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Ngoài ra, chúng ta phải tạo môi trường hoạt động mà các thành viên trong nhóm cảm thấy tự tin, thoải mái để cùng làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt mục tiêu đã đặt ra. Điều quan trọng là phải giúp cho các thành viên tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể được đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự tưởng thưởng xứng đáng, không có sự nhập nhằng ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người.

Một nhóm có thể có sự gắn kết rất lâu hoặc chỉ hoạt động trong một thời gian ngắn

Xem thêm: 5 tính cách thường gặp khi làm việc nhóm

3. Hình thành và phát triển nhóm

Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra cho nhóm cũng như số lượng, năng lực của mỗi thành viên mà các nhóm được hình thành và phát triển theo nhiều hình thức và thời gian hoạt động khác nhau. Nhưng nhìn chung đều trải qua 4 bước cơ bản:

• Bước 1 - Tạo dựng: Khi được mời gọi hay đưa vào nhóm, các thành viên còn rụt rè, chưa bộc lộ nhu cầu, năng lực cá nhân và điều không thể thiếu là sẽ thử khả năng lãnh đạo của trưởng nhóm. Thường không có nhóm nào có được sự tiến bộ trong giai đoạn này.
• Bước 2 - Công phá: Đây có lẽ là giai đoạn khó nhất. Các thành viên thường thiếu kiên nhẫn khi cảm thấy công việc thiếu phát triển nhưng vẫn chưa có kinh nghiệm làm việc như một nhóm thật sự. Họ có thể sẽ tranh cãi về công việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước đây chưa bao giờ nghĩ tới và sẽ cảm thấy không thoải mái. Tất cả “sức mạnh” của họ dành để chĩa vào các thành viên khác thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung.
• Bước 3 - Ổn định: Ở giai đoạn này, các thành viên quen dần và điều hòa những khác biệt. Sự xung đột về tính cách và ý kiến giảm dần, tính hợp tác tăng lên. Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể.
• Bước 4 - Hoàn thiện: Các thành viên đã hiểu và thích nghi với điểm mạnh, yếu của từng người, biết được vai trò của họ là gì. Mọi người cởi mở và tin tưởng nhau hơn, nhiều ý kiến hay được nêu ra thảo luận vì họ không còn e ngại như lúc đầu. Họ linh hoạt sử dụng quyết định của mình như một công cụ để hiện thực hóa ý tưởng, ưu tiên những nhiệm vụ cần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc. Rất nhiều việc được hoàn thiện và sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm là rất cao.

Xem thêm: Những nguyên tắc giúp bạn cải thiện kỹ năng làm việc nhóm

4. Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

Mỗi thành viên đều phải biết kỹ năng làm việc nhóm để gắn kết và áp dụng tốt các kỹ năng này để đạt được những hiệu quả nhất định. Có hai kỹ năng làm việc nhóm cần phải có:

4.1. Kỹ năng tổ chức các hoạt động cho nhóm

Để có thể tổ chức một hoạt động đem lại kết quả tốt nhất, theo quan điểm của người xưa phải dựa vào 3 yếu tố: thiên thời [đúng thời cơ], địa lợi [địa điểm thích hợp] và nhân hòa [mọi người đồng lòng, hòa thuận]. Còn hiện nay, chúng ta có thể dựa vào nguyên lý 5W + 1H như sau:

• What - Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì
• Where - Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra
• When - Khi nào thì bắt đầu tiến hành
• Who - Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này
• Why - Tại sao phải tiến hành hoạt động này
• How - Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào

Kỹ năng làm việc nhóm áp dụng nguyên tắc 5W + 1H

4.2. Kỹ năng giao tiếp

Để thực hiện được các hoạt động chung thì mỗi thành viên cần có một số kỹ năng làm việc nhóm sau:

• Lắng nghe: Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên. Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng ý kiến của người nói dù ý kiến đó hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân.

Lắng nghe là một trong những kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất

• Chất vấn: Kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện. Thực tế thì đây là một kỹ năng khó, đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm. Chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ, sử dụng lời lẽ mềm mại và tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu hay chê bai dẫn đến tranh luận vô ích. Điều quan trọng là trong nhóm cần có sự cởi mở để khuyến khích mọi người tiếp nhận những ý kiến trái với quan điểm của mình mà không tự ái.
• Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra, đồng thời biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Khi thuyết phục phải dựa vào những ý kiến chung để củng cố hay làm cho nó hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân. Đặc biệt là không dựa vào vị trí hay tài năng của mình để buộc người nghe phải chấp nhận.
• Tôn trọng ý kiến của người khác, thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Khi các thành viên thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm.
• Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm sẽ có người mạnh lĩnh vực này, người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Đôi khi, vấn đề mà nhóm đang giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi kỹ năng khác nhau. Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.
• Chia sẻ: Người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Khi mỗi thành viên đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.
• Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Nghĩa là cả nhóm cần hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. “Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!”.

5. Khó khăn trong tổ chức hoạt động nhóm

Tổ chức công việc hay hoạt động cho nhóm là một kỹ năng cần thiết mà ngay từ khi còn là học sinh, sinh viên, mỗi chúng ta đều cần phải học hỏi để vừa giúp cho sự phát triển của bản thân, vừa góp phần vào sự phát triển chung cho tập thể mà chúng ta đang hoạt động trong đó.

Tổ chức hoạt động nhóm là điều không dễ dàng, có nhiều yếu tố khách quan và chủ quan có thể đưa đến sự thất bại, thậm chí là tan rã nhóm. 4 yếu tố gây nhiều trở ngại nhất là:

5.1. Quá nể nang các mối quan hệ

Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí của các thành viên để không đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến những kết quả tốt nhất.

5.2. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Có người chọn thái độ thụ động, “ngồi mát ăn bát vàng”, ai làm gì cũng gật nhưng bản thân không làm gì cả, hoặc chờ người ta làm trước rồi nương theo, hay động viên bằng miệng. Đây chính là thái độ có hại nhất cho các hoạt động của nhóm. Còn có người thì thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn tỏ ra đồng ý khi ai đó đưa ra ý kiến trong khi mình thực sự không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc mạnh ai nấy làm.

5.3. Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Do thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Ngược lại, nếu phải đứng ra làm thì lại sẵn sàng có đủ lý do để biện minh cho những hạn chế của mình và khi gặp thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm cho người khác hoặc từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình.

5.4. Không chú ý đến công việc của nhóm

Đây là yếu tố quan trọng gây ra sự chia rẽ trong nhóm. Khi bàn bạc với nhau, một số thành viên cho rằng đề tài quá chán hoặc ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra. Thế là thay vì phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề thì lại nói chuyện riêng cho đến khi sắp hết thời gian thì đùn đẩy nhau phát biểu. Kết quả là họ không hiểu sẽ làm gì, hoặc sẽ thực hiện với sự bất mãn, không đem lại hiệu quả cao cho nhóm.

Khuynh hướng trái ngược là một số thành viên cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong phạm vi những người mà họ cho là tài giỏi, hoặc luôn xem ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chấp nhận ý kiến của bất kỳ ai khác.

6. Kết luận

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là tổng hợp của nhiều kỹ năng sống quan trọng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng chia sẻ... Vì thế, muốn làm việc nhóm thành công, mỗi cá nhân trong nhóm cần chú trọng phát triển bản thân và tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung. Mình vì mọi người thì mọi người sẽ vì mình. Đó là yếu tố đem lại thành công cho cuộc sống của mỗi người chúng ta.

Kênh Tuyển Sinh tổng hợp

 

TAGS: cách phát triển nhóm phát triển kỹ năng nhóm kỹ năng làm việc nhóm học kỹ năng mềm ky nang giao tiep kỹ năng mềm