Để to chức tốt các chuyến công tác nhà quản trị hành chính văn phòng cần phải làm gì

Quản trị hành chính văn phòng là gì? Những công việc của nhân viên quản trị hành chính văn phòng phải làm là gì?... Để giúp các bạn hiểu rõ về công việc này, bài viết dưới đây Lê Ánh HR chia sẻ chi tiết về khái niệm, chức năng, công việc phải làm và những tiêu chuẩn của một nhân viên hành chính văn phòng. 

1. Quản trị Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.

2. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

• Hoạch định công việc hành chính
• Tổ chức công việc hành chính văn phòng
• Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
• Kiểm soát công việc hành chính
• Dịch vụ hành chính văn phòng

3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính

 Nhà quản trị hành chính cần có đủ các tiêu chuẩn sau:

• Có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
• Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
• Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
• Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
• Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
• Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
• Phong cách lịch sự
• Kiểm soát cảm xúc
• Sáng tạo
• Tự tin
• Có óc phán đoán
• Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

4. Các chức năng vụ của cấp quản trị hành chính

Có thể chia quản trị hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc như sau:

a. Cấp nhân viên: 

• Nhân viên lễ tân [Receptionist]: đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
• Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

Xem chi tiết: Lễ tân văn phòng là gì?

b. Cấp thư ký:

• Trợ lý riêng [Personal Assistant]: hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
• Thư ký tổng quát [Genaral Secretary]: thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

Xem chi tiết: Thư ký là gì? Những công việc của nhân viên thư ký phải làm trong thực tế

c. Cấp quản trị

• Nhân viên hành chính văn phòng [Administrative Officer]

Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.

• Trưởng phòng/giám đốc hành chính [Administrative Manager/ Office Manager]

Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.

Nhân viên hành chính văn phòng

1. Công việc của nhân viên hành chính văn phòng:

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

• Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. [Mời các bạn tham khảo Bài 1.1.Lễ tân văn phòng là gì.docx]
• Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
• Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
• Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
• Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
• Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
• Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty

2. Tiêu chuẩn của nhân viên hành chính văn phòng

Về tố chất: Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình.

• Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác,
• có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.
• có sức khỏe để làm tốt vì công việc của nhân viên hành chính tuy khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động

Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như

• Kỹ năng quản lý thời gian,
• Kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp,
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo,
• Kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn

Về kinh nghiệm:

Nhân viên hành cần có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau để giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng, nhà tuyển dụng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… luôn được đánh giá cao.

Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.

Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.

Ngoài ra để hiểu về quản trị hành chính văn phòng một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp

Lê Ánh HR chúc các bạn thành công!

[Last Updated On: 04/11/2021]

Tổ chức là quá trình nghiên cứu thiết lập một cơ cấu hợp lí các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp lý sẽ gây ra những hậu quả đáng tiếc:

• Mối quan hệ giữa các cá nhân và giữa các hoạt động bên trong cơ sở không được tốt đẹp, có thể dẫn đến tranh chấp quyền hành.
• Các cá nhân làm việc rời rạc, làm việc cho riêng mình chứ không phải làm việc như là những thành viên của một tập thể.
• Một vài người đã phải làm việc quá sức mình trong khi số khác lại nhàn rỗi
• Phí tổn tăng cao, lợi nhuận giảm sút, dịch vụ khách hàng nghèo nàn thấy rõ
• Tinh thần của nhân viên suy sụp, tài năng không được sử dụng đúng đắn.

Các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòng

Nguyên tắc 1: Nguyên tắc về mục tiêu: Tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động mỗi nhóm có một tiêu, xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu của tổ chức.

• Mục tiêu của hành chính: phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả. Hành chính văn phòng có chức năng tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác.
• Mục tiêu của nhóm phục vụ phải đặt dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính.
• Chức năng và nhiệm vụ phải được quy định rõ trước khi cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó.

Nguyên tắc 2: Nguyên tắc liên quan đến cá nhân: nên để cho cá nhân tham gia thảo luận về các vấn đề quản trị liên quan đến công việc của cá nhân đó. Cần phải xem xét những cá nhân cá biệt giữa các cá nhân với nhau để phân việc một cách một cách phù hợp. Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ có ý thức được tại sao phải làm công việc đó, tại sao phải tuân theo một số chính sách, một số quy định nào đó.

Nguyên tắc 3: Cân bằng quyền hạn và trách nhiệm

• Quyền hạn phải được phân chia và chỉ thị một cách phù hợp.
• Quyền hạn phải được giao cụ thể rõ ràng và người được giao quyền phải hiểu rõ.
• Quyền hạn phải ngang bằng với trách nhiệm.
• Trách nhiệm phải quy định rõ trước khi phân công công việc. Khi phân công công việc phải chú ý đến chuyên môn hóa. Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần ghép lại một nhóm.

Nguyên tắc 4: Ủy quyền

Quyền hạn và trách nhiệm có thể ủy thác cho người khác nhưng ủy thác phải báo cáo với cấp trên

Nguyên tắc 5: Thông tin phản hồi

• Mỗi nhân viên chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất.
• Hình thức khoảng cách và vi phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng.
• Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt.

Nguyên tắc 6: Tầm hạn kiểm soát: số nhân viên trực thuộc có thể báo cáo trực tiếp cho 1 cấp trên phải được hạn chế lại.

Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức

• Sơ đồ tổ chức là kim chỉ nam hướng dẫn dẫn điều hành tổ chức.
• Tổ chức phải linh hoạt, phải uyển chuyển.

Các phương thức tổ chức công việc hành chính

a. Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn

Toàn bộ công việc hành chính sẽ được tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ phận chuyên môn đảm nhận [phòng hành chính]. Phương thức này được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn cao.

Ưu điểm: Để kiểm soát chặt chẽ công việc , nguyên tắc và quy trình hành chính

• Xử lý, cung cấp thông tin nhanh
• Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí

Nhược điểm: quá tải công việc, chuyên môn hóa, công việc thiếu quan tâm đến tầm quan trọng từng công việc và trì trệ do chuyển giao công việc. Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành chính doanh nghiệp.

b. Tổ chức công việc hành chính phân tán

Toàn bộ công việc hành chính sẽ bị phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo mức độ phát sinh công việc hành chính. Được sử dụng cho các doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi về địa bàn hoạt động. Những doanh nghiệp tổ chức “phi cơ cấu”.

Ưu điểm:

• Tạo tính linh hoạt và thích ứng.
• Giảm bớt áp lực công việc, các công việc sẽ chủ động cho công việc của mình.

Nhược điểm:

• Khó kiểm soát công việc, công việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp dễ vi phạm nguyên tắc và thủ tục hành chính.
• Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bị.

c. Tổ chức công việc hành chính kết hợp

Là sự kết hợp giữa tổ chức hành chính tập trung và phân tán theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập trung và phân quyền các bộ phận tự giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn.

Ưu điểm: có thể thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lí. Các chuyên viên này sẽ tham mưu cố vấn cho các nhà quản trị hành chính văn phòng về các hoạt động hành chính văn phòng, về các công việc hành chính văn phòng ở từng bộ phận chuyên môn.

Nhược điểm: nếu không khéo léo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng [lấn quyền các nhà quản trị chuyên môn].

Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng

Trong bối cảnh công việc HCVP, nhìn chung chúng ta có thể chia ra làm ba loại cấp bậc HCVP: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký và cấp bậc quản trị.

Việc phân loại chức vụ, chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:

• Tính phức tạp của công việc
• Mức trách nhiệm đối với công việc của mình
• Mức độ giám sát theo yêu cầu
• Mức độ giao tiếp theo yêu cầu
• Mức độ trách nhiệm đối với công việc của người khác.

Bảng sau đây cho ta thấy bối cảnh chức vụ hành chính văn phòng một cách tổng quát

a. Cấp bậc nhân viên văn phòng

Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng không cần nhiều kinh nghiệm trong công tác. Họ là nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát. Họ thực hiện các công việc thường lệ hằng ngày và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được đề ra. Họ cũng là các nhân viên xử lý thông tin mức thấp và các nhân viên ghi tốc ký nhưng đôi khi họ cũng được cấp trên giao cho nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn.

b. Cấp bậc thư ký

Thư ký là người giúp việc cho các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau. Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn và có đầu óc sáng tạo. Bởi vì trách nhiệm của một thư ký phức tạp hơn nhân viên hành chính văn phòng, do đó họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn.

Sau đây là danh sách tóm tắt các nhiệm vụ của một thư ký. Số lượng và loại hoạt động mà họ phải hoàn thành tùy theo họ là thư ký tổng hợp [Multifunctional secrectaries] hoặc thư ký chuyên ngành [Specialista].

c. Cấp bậc quản trị

Nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng là người điều khiển, giám sát công việc của người khác, đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong văn phòng.

Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những tiêu chuẩn sau:

Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

• Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
• Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
• Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
• Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
• Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
• Phong cách lịch sự
• Kiểm soát cảm xúc
• Có óc sáng kiến
• Tự tin
• Có óc phán đoán
• Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới