Hướng dẫn cách xây dựng hàng tồn kho cơ bản năm 2024
Một trong những tài sản quan trọng nhất chính là hàng tồn kho. Vì chúng chiếm giá trị rất lớn trong khối tài sản của bất cứ doanh nghiệp nào. Vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho hiệu đóng một vai trò quan trọng bậc nhất. Tác động mạnh tới chi phí của doanh nghiệp. Thực tế là xây dựng một quy trình làm việc để quản lý và vận hành kho hợp lý là một trong những phương pháp cắt giảm các chi phí không cần thiết, giúp các quy trình vận hành suôn sẻ hơn và thời gian luân chuyển hàng hóa cũng được rút ngắn đáng kể. Vậy làm cách nào để doanh nghiệp xây dựng nên một quy trình quản lý kho hiệu quả? Đây chính là giải pháp cho doanh nghiệp. Show
► Xem thêm: Phần mềm quản lý hàng tồn kho – Công cụ gỡ rối bài toán kho bãi chuyên nghiệp 1. Hàng tồn kho1.1 Hàng tồn kho là gì?Đây là một nguồn lực rất quan trọng của doanh nghiệp. Nó giữ vai trò lớn trong quá trình vận hành. Ngoài ra, nó còn duy trì các hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục và đều đặn theo những kế hoạch đã đề ra của doanh nghiệp. Còn theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 thì khái niệm hàng tồn kho được thể hiện như sau:
Vậy nói tóm lại, hàng tồn kho là tất cả các nguồn lực dự trữ của doanh nghiệp trong ngắn hạn, có mục đích đáp ứng những nhu cầu hiện tại và dự trù cho nhu cầu trong tương lai của doanh nghiệp. Do đó không khó để hiểu vì sao doanh nghiệp luôn tìm cách thiết lập một quy trình quản lý kho tốt! 1.2 Đặc điểm
1.3 Phân loạiGồm 3 loại chủ yếu:
1.4 Hàng tồn kho đóng vai trò gì trong doanh nghiệp?Ở các doanh nghiệp sản xuất, quy trình quản lý kho tốt là một cách để kết nối an toàn các giai đoạn trong chu kỳ sản xuất kinh doanh, bao gồm: dự trữ – sản xuất – tiêu thụ. Nó giúp bộ phận sản xuất và marketing có thể linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ như khi lựa chọn thời điểm mua về nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Bên cạnh đó, hàng tồn kho cũng là một cách thức tự bảo vệ lấy mình của doanh nghiệp trước những biến động khó ngờ, cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu thị trường. Còn đối với các doanh nghiệp thiêng về lĩnh vực thương mại, quản lý kho cũng có vai trò quan trọng không kém. Nó là trung gian giữa giai đoạn mua và bán hàng, để hoạt động kinh doanh không bị đứt đoạn. Doanh nghiệp sẽ có đầy đủ hàng hóa để cung ra thị trường, giúp đáp ứng nhanh chóng những nhu cầu của khách hàng, cho dù đó là những nhu cầu mang tính biến động nếu có một quy trình quản lý kho tốt. Nhờ đó mà tối thiểu hóa chi phí của khoản doanh thu bị mất đi do hàng hóa không đủ để cung ứng. 2. Quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp2.1 Quản lý kho hàng là gì?Quản lý kho hàng là kiểm soát việc lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, trữ, vận chuyển và phân phối hàng trong kho nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất – kinh doanh. Cụ thể hơn, quy trình quản lý kho bao gồm các công việc:
2.2 Mục tiêuMục tiêu của quy trình quản lý kho bao gồm:
► Xem thêm: 4 Cách sắp xếp kho hàng giúp tiết kiệm thời gian tối đa 3. Lý do phải có một quy trình quản lý kho?Như đã nói ở trên, quản lý kho hàng là một công việc rất quan trọng và không thể thiếu để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định. Một số lợi của việc có một quy trình quản lý kho hiệu quả là:
4. Quy trình quản lý kho chuẩnNhìn chung sẽ có các bước cơ bản sau:
4.1. Quy trình quản lý kho khi nhập
Bước 1: Thông báo trước về kế hoạch nhập kho Bước 2: Thực hiện kiểm tra, song song đối chiếu hàng hóa Bước 3: Làm phiếu nhập Bước 4: Hoàn thành việc nhập kho hàng
Bước 1: Gửi yêu cầu nhập kho nếu bộ phận có nhu cầu Bước 2: Người giám sát thực hiện kiểm tra hàng hóa và ký phiếu giao hàng Bước 3: Kế toán/người giám sát kho làm phiếu nhập kho và ký xác nhận Bước 4: Nhập kho và cập nhật thông tin vào phần mềm 4.2. Quy trình quản lý kho khi xuất
Bước 1: Gửi yêu cầu đến bộ phận kế toán Bước 2: Người giám sát kho kiểm tra xem hàng trong kho có đủ đáp ứng yêu cầu không Bước 3: Nếu đủ khả năng đáp ứng, sẽ lập phiếu xuất và hóa đơn Bước 4: Tiến hành xuất kho Bước 5: Cập nhật thông tin về tình hình mới của kho
Bước 1: Gửi yêu cầu đến kho Bước 2: Phê duyệt Bước 3: Kế toán kiểm tra số lượng hàng và in phiếu xuất nếu đủ yêu cầu về số lượng Bước 4: Người giám sát kho sẽ nhận phiếu xuất và ký nhận Bước 5: Cập nhật lại dữ liệu kho ► Xem thêm: 7 Bước xây dựng nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả cho chuỗi cửa hàng bán lẻ Tạm kếtNói tóm lại, việc sở hữu một quy trình quản lý kho hiệu quả là vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Phải đảm bảo thực hiện nó một cách chuyên nghiệp và minh bạch. Nhằm giúp doanh nghiệp tránh những sai sót đáng tiếc. Để quản lý kho tốt nhất, thì doanh nghiệp ngày nay đều lựa chọn các giải pháp phần mềm quản lý kho hàng. Trong đó, thì phân hệ quản lý kho hàng được thiết kế đủ các tính năng cần phải cho để quản lý hoạt động của kho tốt nhất. Bao gồm: nhập liệu, quản lý hàng hóa bằng mã vạch, barcode, imei/series, vị trí lưu kho, thời gian nhập và hạn dùng. Mọi thông tin này đều được thống nhất trên một hệ thống duy nhất, nhờ đó việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Phân hệ Quản lý kho của ASOFT hiện đang là một trong những giải pháp được quan tâm nhất bởi gần 3.000 doanh nghiệp trong suốt gần 2 thập kỷ qua. Không chỉ tích hợp đầy đủ tính năng, Phân hệ quản lý kho của ASOFT còn gây tiếng vang lớn khi có tính linh hoạt cực cao, dễ điều chỉnh, thích hợp với mọi mô hình doanh nghiệp. Thậm chí còn có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Để được tư vấn và Demo miễn phí về phần mềm quản trị doanh nghiệp. Đăng ký ngay hoặc Liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT theo hotline: 1900 6123 |