Hóa đơn chuyển đổi và bản thể hiện năm 2024
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là khái niệm mà nhiều người còn mơ hồ. Một số kế toán còn thắc mắc liệu bản thể hiện có giá trị pháp lý để ghi nhận chi phí hay không. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu qua bài viết này. Show
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử là XML. Tuy nhiên, định dạng này lại không thể đọc được bằng mắt thường mà được sử dụng để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin. Vì vậy, để tiện cho quá trình kiểm tra, tra cứu, các kế toán sẽ thường xuất hóa đơn điện tử ra dạng PDF hoặc in ra giấy. File PDF hoặc bản in giấy, có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem, chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Lưu ý: Trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Thông thường, doanh nghiệp sẽ lưu trữ hóa đơn điện tử cả ở dạng file XML (định dạng gốc, chuẩn) và file PDF UBot Invoice – Phần mềm xử lý hóa đơn tự động, có khả năng quét, trích xuất nội dung trên hóa đơn, đồng thời lưu trữ hóa đơn điện tử ở cả định dạng XML và PDF, giúp kế toán tra cứu dễ dàng, an toàn, bảo mật. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý không ?Theo quy định tại điều 7 nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC, Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử khi được chuyển đổi thành bản giấy thì chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (trừ hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế). Ngoài ra, như đã nói ở trên, định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử là XML, do đó bản thể hiện của hóa đơn điện tử với các định dạng khác như PDF, HTML… đều không có giá trị pháp lý. Các quy định cần lưu ý về bản thể hiện hóa đơn điện tửBản thể hiện phải có hóa đơn gốcMỗi bản thể hiện chỉ có giá trị khi đi kèm hóa đơn gốc. Như đã nói ở trên, nếu doanh nghiệp chỉ nhận được hóa đơn ở dạng PDF mà không có file hóa đơn XML đi kèm thì bản PDF này không có giá trị pháp lý. Chi phí này sẽ không được tính là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN. Vì vậy, kế toán cần lưu ý khi nhận hóa đơn đầu vào, luôn phải chú ý xem bên bán đã gửi đủ bản thể hiện và bản gốc XML của hóa đơn chưa. \>> Xem thêm: Xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu vào như thế nào Bản thể hiện phải hiển thị đầy đủ nội dung hóa đơnTheo khoản 5, Điều 12, nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch. Như vậy, trên hóa đơn điện tử có nội dung gì thì bản thể hiện phải có đầy đủ các nội dung đó. Ngoài ra, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi (theo khoản 2 điều 7 nghị định 123/2020/NĐ-CP) Bản thể hiện HĐĐT có cần đóng dấu ko?Hiện nay, một số doanh nghiệp được đối tác yêu cầu là phải in hóa đơn ra bản giấy, ký rồi gửi lại cho đối tác như hóa đơn giấy. Các doanh nghiệp còn thắc mắc trường hợp này có cần phải đóng dấu đỏ lên bản thể hiện hóa đơn hay không. Thực chất, như đã phân tích ở trên, định dạng duy nhất có giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử là định dạng XML. Do đó, việc chuyển đổi hóa đơn ra bản giấy không có giá trị kê khai, tính thuế, kể cả hóa đơn đó được đóng dấu đỏ và có đầy đủ chữ ký của hai bên. Vì vậy, nếu thủ tục này gây phiền hà, tốn kém cho DN (chẳng hạn như 2 đối tác ở xa, số lượng hóa đơn lớn…) thì kế toán có thể từ chối để tiết kiệm chi phí, công sức cho DN. Kết luận Trên đây là những hướng dẫn của UBot về vấn đề bản thể hiện của hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất tại nghị định 123/2020/NĐ-CP. Về mặt pháp lý, bản thể hiện HĐĐT tuy không có giá trị trong kê khai, hạch toán. Tuy nhiên trong quá trình làm việc, bản thể hiện giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu dễ dàng và tiện lợi hơn. Vì vậy, kế toán vẫn nên gửi/nhận và lưu trữ đầy đủ cả bản XML và bản PDF của hóa đơn. Mong rằng những hướng dẫn trên đây đã giúp kế toán hiểu rõ bản chất của các định dạng hóa đơn và áp dụng đúng trong thực tế. Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Nhưng nhiều Doanh nghiệp vẫn đang nhầm lẫn loại hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy. Tại bài viết dưới đây, hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp Doanh nghiệp hiểu rõ hơn về 2 loại hóa đơn này. 1.1 Định nghĩaHóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật được gọi là hóa đơn chuyển đổi. Tùy vào mục đích sử dụng khi người lập hóa đơn mà có thể chuyển đổi từ dạng hóa đơn điện tử trên sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. 1.2 Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đáp ứng điều kiện gì?Nếu kế toán muốn chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
1.3 Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy thì không có giá trị pháp lý, mà chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ. Cụ thể, theo khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.” 1.4 Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?Chính vì HĐĐT chuyển đổi không có giá trị về mặt pháp lý, nên các hóa đơn chuyển đổi không cần phải đóng dấu. 1.5 Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử hợp lệHóa đơn điện tử hợp pháp được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy sau khi đã ký điện tử bằng chữ ký số. Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo nội dung trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc. 1.6. Cách phân biệt hóa đơn chuyển đổiKý hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
2. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấyChuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định cụ thể tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, HĐĐT có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi với những yêu cầu sau: 2.1. Nguyên tắc chuyển đổiNgười bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này. 2.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấyHóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
2.3. Giá trị pháp lýHĐĐT chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ ĐT. 2.4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổiKý hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. 3. Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển ra giấy và hóa đơn giấy\>> Biết cách sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm 80% chi phí Trên đây là mẫu HĐĐT chuyển đổi ra giấy. Cũng là bản giấy, tuy nhiên loại HĐĐT chuyển đổi ra giấy này lại khác hoàn toàn Hóa đơn giấy thông thường, cụ thể như sau: – Mẫu: Số liên của hóa đơn điện tử được quy định là không có liên nên ở thông số số liên sẽ là số 0. VD: 01GTKT0/001 đối với hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9. – Ký hiệu (Số serial): Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E. VD: HĐĐT chuyển đổi ra giấy ký hiệu hiệu HM/17E còn đối với hóa đơn giấy đặt in thì Ký hiệu cuối cùng là P hoặc với hóa đơn tự in thì ký hiệu cuối cùng T. – Chữ ký: Với hóa đơn giấy thông thường Doanh nghiệp phải thực hiện ký bằng tay. Nhưng với HĐĐT ra giấy có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn ĐT sang hóa đơn giấy và có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy. – Hình thức: Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Trong khi Hóa đơn giấy thông thường lại được viết tay trên giấy đặt in. Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: Bài viết trên đây đã giúp Doanh nghiệp phân biệt được 2 loại hóa đơn: HĐĐT chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy. Để việc sử dụng HĐĐT thuận tiện và dễ dàng nhất, Doanh nghiệp lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice:
MISA meInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất và được đông đảo Doanh nghiệp sử dụng nhất Đồng hành cùng Cục Thuế, Chi Cục Thuế trong lộ trình dụng hóa đơn điện tử MISA – Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay hỗ trợ Doanh nghiệp như sau: |