File excell chiếm dung lượng lớn chỉnh nhuu thế nào năm 2024

VBA chẳng qua là bạn xui người ta, bạn "ép" người ta thôi. Hiện thời người ta chưa có nhu cầu làm 1 SheetForm để nhập liệu hay bố trí dữ liệu để in Phiếu lương v...v. Người ta hỏi gì thì giúp vấn đề đó thôi.

Hiện thời người ta chỉ có nhu cầu được hướng dẫn về cách Delete hàng nghìn cột và hàng triệu dòng (cái mà người ta đã biết, không cần phải ý thức cho họ nữa) sao cho không bị treo máy.

Máy tôi yếu (18 năm tuổi) và tôi không đủ kiên nhẫn để mở tập tin của bạn. Vì thế tôi không biết tập tin bị kẹt ở đâu. Tuy nhiên thay vì Delete dòng cột của sheet cứng đầu thì bạn luôn có thể thử cách khác: tạo sheet mới -> copy từ sheet cứng đầu một vùng dữ liệu vừa đủ sang sheet mới được tạo -> Delete sheet cứng đầu. Những thao tác kể trên bạn có thể làm bằng tay hoặc bằng code.

Tôi không nói là phải làm theo cách tôi nói ở trên vì có nhiều cách. Tôi không nói là cách kể trên là tốt nhất. Thậm chí tôi không nói là cách kể trên luôn dẫn tới thành công. Tôi chỉ khuyên bạn thử. Bạn thử không mất tiền thì cứ thử thôi.

Nếu bạn muốn làm bằng code thì code ở dưới. Trước tiên vài lưu ý.

1. Lưu ý: - tôi cho là vùng dữ liệu vừa đủ cần copy từ sheet cứng đầu sang sheet mới được tạo là A1:Z1000. Nếu Z1000 chưa đủ thì sửa Z1000 thành giá trị sao cho vùng cần copy là đủ. Dư một chút chả sao vì sau đó bạn luôn có thể Delete bằng tay.

- Các bước thực hiện: mở tập tin cứng đầu -> nhấn Alt + F11 -> trong VBE chọn project của mình (T11 FIX.xlsx) trong cửa sổ Project -> menu Insert -> chọn Module -> dán code tôi viết ở cuối vào Module1 -> nhấn F5 (hoặc menu Run -> chọn Run Sub / UserForm) -> đóng cửa sổ VBE -> lưu lại tập tin với tên khác (Save As) -> nếu được hỏi thì chọn Yes để không ghi Module1 cùng macro. Mục đích ghi với tên khác là để có cơ hội kiểm tra và "nơi" quay về khi gặp lỗi. Nếu sau vài lần mở và kiểm tra bạn thấy tập tin mới y như tập tin cũ, không bị thiếu bất cứ thứ gì, không bị lỗi thì bạn mới có thể delete tập tin cứng đầu và đổi tên tập tin mới thành tên của tập tin cứng đầu. Tuy nhiên tôi khuyên không nên delete tập tin cứng đầu mà chỉ đổi tên nó. Sau 1 năm, 2 năm( ) nếu tập tin mới hoạt động tốt thì mới delete tập tin cứng đầu.

Tóm lại nên giữ tập tin cứng đầu đủ lâu để nếu có trường hợp bất trắc thì luôn có tập tin gốc.

- Nếu tập tin cứng đầu có chứa link tới tập tin ngoài thì khi chạy code sẽ có một cửa sổ "Update Values" nhẩy ra để bạn chọn tập tin ngoài. Khi đó bạn không chọn tập tin ngoài nào cả mà chỉ nhấn Cancel để đóng cửa sổ.

Với những ai thường xuyên sử dụng phần mềm Excel để làm việc, một ngày kia bạn sẽ thấy file Excel bị nặng, trở nên chậm chạp và kì ạch khiến các thao tác trở nên "đơ", khó khăn trong quá trình xử lý dữ liệu.

Chúng ta tự hỏi không biết lỗi do máy tính hay mình đã ấn nhầm vào tính năng gì? Làm thế nào để giải quyết vấn đề đó. Hãy cùng Gitiho đánh bay các câu hỏi trên qua bài học Excel này nhé.

XEM NHANH BÀI VIẾT

File Excel bị nặng do lỗi định dạng không kiểm soát

Trong file Excel có rất nhiều định dạng được cho phép ứng dụng (như Text, Date, Number,...) và việc sử dụng một cách bừa bãi các kiểu định dạng trên là một trong những nguyên nhân khiến file Excel bị nặng. Dưới đây là một số lỗi định dạng thường gặp phải như:

Loại bỏ các đường kẻ phân chia ô trong file Excel bằng việc tô màu nền trắng

Nguyên nhân: Khi bạn muốn file Excel (trang tính) của mình trở nên trắng tinh như một trang Word, bạn đã loại bỏ những đường phân chia ô trong một Sheet (đường Gridlines) bằng cách tô màu nền là màu trắng. Đặc biệt, thao tác bạn mắc phải có thể như sau:

1. Chọn tất cả các ô tính trong trang bằng đoạn giao nhau giữa tên cột và tên dòng (như hình dưới)

2. Chọn Theme Colors (mục Font) trên thanh Ribbon của tab Home

Bạn hãy luôn ghi nhớ rằng cách làm này hoàn toàn LÀ SAI, và gây nên lỗi nghiêm trọng là làm file Excel bị nặng.

Cách khắc phục: Cách làm đúng và đơn giải hơn rất nhiều chính là, bạn thực hiện tắt việc hiển thị đường Gridlines trong thẻ View như hình sau:

Xem thêm: Công thức Conditional Formatting trong Excel để tô màu ngày chủ nhật

Lỗi thiết lập bộ lọc Auto Filter trong file Excel không kiểm soát

Nguyên nhân: Việc sử dụng tính năng lọc tự động Auto Filter của Excel cũng là một trong những nguyên nhân khiến file Excel bị nặng. Khi cần sử dụng tính năng này, bạn không chọn vùng dữ liệu cần lọc mà bấm ngay vào nút Filter trong thẻ Data nên tính năng lọc này được áp dụng sang cả những vùng nằm ngoài bảng dữ liệu cần lọc

Cách khắc phục: Chọn vùng (range) dữ liệu cần sử dụng tính năng lọc trước, sau đó mới bấm chọn Auto Filter.

Lỗi thiết lập Data Validation, Conditional Formatting trong file Excel không có giới hạn

Nguyên nhân: Nếu bạn phải sử dụng thường xuyên các tính năng như Data Validation hay Conditional Formatting mà không kiểm soát thì chắc chắn sẽ làm file Excel bị nặng. Bởi mỗi một ô được sử dụng các tính năng đó giống như một ô chứa công thức, hàm trong Excel, chúng cũng tiêu tốn bộ nhớ, tài nguyên của phần mềm cho việc chạy công thức và tính toán các điều kiện liên quan.

Cách khắc phục: Luôn cần ghi nhớ và tuân thủ nguyên tắc - Thiết lập có giới hạn, làm việc tới đâu thiết lập luôn tới đó. Hoặc xác định 1 mốc giới hạn từ trước và chỉ thiết lập tạm thời tới đó.

Ví dụ: Bạn cần thiết lập tính năng Data Validation cho cột "Tên mặt hàng", thay vì bấm cả cột B và tạo tính năng cho cả cột thì bạn nên chọn giới hạn từ dòng 2 đến 1000 trước (với dự kiến bảng bao gồm 1000 dòng). Sau đó nếu dữ liệu vượt quá giới hạn thì bạn mới bắt đầu thiết lập mở rộng hơn. Khi đó, dung lương file Excel sẽ được kiểm soát tốt hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo các quy tắc Xác thực dữ liệu (Data validation) tùy chỉnh trong Excel và khắc phục một số lỗi thường gặp

Lỗi lưu file Excel dưới định dạng đuôi ".xls"

Nguyên nhân: Đuôi ".xls" là đuôi file phổ biến khi lưu file Excel như lại là file Excel dành cho phiên bản 1997-2003 đã lỗi thời, do đó khả năng nén dữ liệu của file thấp. File lưu ở dưới đuôi định dạng này có khả năng làm tăng dung lượng của file khiến file Excel bị nặng. Ngoài ra, một số lỗi có thể gặp là một số hàm trong file Excel không sử dụng được hay một số tính năng bị ảnh hưởng.

Cách khắc phục: Khi lưu file Excel, bạn cần chú ý tới đuôi định dạng của file, có 2 loại file cần lưu ở dạng sau:

• File không chứa macro: dạng file .xlsx
• File có chứa macro: dạng file .xlsm hoặc .xlsb

Để hạn chế gặp phải các lỗi trong quá trình sử dụng Excel cũng như nâng cao hiệu suất làm việc, mời bạn đọc đăng ký và học thử khóa học Excel cơ bản tại Gitiho:

Lỗi sử dụng quá nhiều Tên vùng thừa, lỗi, hay liên kết tới bên ngoài file Excel

Nguyên nhân: Sử dụng Tên vùng dữ liệu (Name Range) là các chúng ta sử dụng để việc quản lý dữ liệu trong file Excel được tốt hơn, thiết lập công thức dễ dàng hơn. Tuy nhiên, khi bạn muôn sao chép dữ liệu đã được đặt tên thì Excel cho phép bạn mang cả tên vùng dữ liệu (Name Range) đó theo. Việc này gây rất nhiều khó khăn cho bạn khi bạn muốn sử dụng hàm hay các công thức có tham chiếu tới trang tính khác, vùng dữ liệu khác, và những Tên vùng thừa, lỗi không mong muốn.

Cách khắc phục:

1. Mở thẻ Formulas > Name Manager, bạn lọc những Tên vùng thừa, lỗi hay Tên (Name) tham chiếu tới các trang tính khác

2. Kiểm soát các Name động, Name chứa công thức. Hạn chế việc sử dụng các Name này khi có thể.

Xem thêm: Hướng dẫn cách khắc phục lỗi Excel the name already exists

Kết luận

Với Excel, công cụ tính toán khổng lồ nhưng đôi khi file Excel bị nặng do thói quen không kiểm soát tài nguyên được cung cấp của người sử dụng, gây nên những tác hại khôn lường. Excel sẽ trở nên có ích và hiệu quả nếu người sử dụng biết tiết kiệm, không lãng phí tài nguyên, sử dụng hiệu quả và đúng cách.

Hy vọng qua những điều lưu ý trên, Gitiho đã giới thiệu ở trên, bạn đọc có thể tìm ra nguyên nhân khiến file Excel bị nặng cũng như biết cách sửa chữa những lỗi lầm mình đã, đang hoặc sẽ mắc phải. Chỉ cần lưu ý trong quá trình làm việc, Excel sẽ hỗ trợ bạn đắc lực trong tốc độ cũng như khả năng xử lý của nó.