Kế toán kho F&B là một phần quan trọng đối với các doanh nghiệp, nhà hàng trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ ăn uống. Kế toán kho F&B bao gồm rất nhiều nghiệp vụ phức tạp, rắc rối, đòi hỏi người đảm nhiệm có khả năng chịu áp lực cao. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa đánh giá đúng mức độ quan trọng của vị trí này mà thường gộp chung kế toán kho với các kế toán viên khác.
Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu kế toán kho F&B là gì và công việc của một kế toán kho F&B này qua bài viết dưới đây nhé!
Nội dung
1. Kế toán kho F&B là gì?
Trong các nhà hàng, doanh nghiệp F&B lớn thì kế toán kho là một vị trí không thể thiếu. Kế toán kho là kế toán viên làm việc chủ yếu tại kho chứa hàng hóa và phụ trách các công việc liên quan tới nguyên vật liệu trong nhà hàng, khách sạn. Vị trí này còn được gọi là Kế toán theo dõi hàng tồn kho, làm việc dưới sự giám sát của Kế toán trưởng hoặc Kế toán tổng hợp [đối với các doanh nghiệp lớn]. Đối với một số nhà hàng hay doanh nghiệp nhỏ hơn thì sẽ chỉ có một kế toán kiêm luôn tất cả các nghiệp vụ.
Công việc chính của kế toán kho là lập hóa đơn, chứng từ và theo dõi hàng hóa trong kho, bao gồm hàng xuất, hàng nhập và hàng tồn. Đồng thời, kế toán kho còn có nhiệm vụ đối chiếu sổ sách với số liệu thực tế để hạn chế tối đa rủi ro và thất thoát cho doanh nghiệp.
2. Tầm quan trọng của kế toán kho F&B
Quản lý kho là một nghiệp vụ khó đối với bất kỳ kế toán F&B nào vì bao gồm nhiều đặc thù. Đây cũng là khâu phức tạp và chiếm nhiều thời gian nhất của kế toán nhà hàng do lượng hàng lưu trữ trong kho của các doanh nghiệp F&B khá đa dạng và nhiều chủng loại. Kế toán phải có sự hiểu biết để phân biệt được các mặt hàng trong kho: nguyên vật liệu, hàng chuyển bán, bán thành phẩm, thành phẩm, công cụ dụng cụ,…
Bởi vì khối lượng công việc lớn như vậy nên kế toán kho F&B cũng có vai trò rất quan trọng:
Cung cấp dữ liệu cho chủ thương hiệu để đánh giá tổng quan: Đối với vấn đề quản lý kho, chủ thương hiệu rất cần biết về các dữ liệu như tình hình hàng tồn, hàng thiếu; tốc độ tiêu thụ hàng hóa, tần suất đặt hàng, chi phí mỗi lần đặt,… Từ những báo cáo đó, chủ thương hiệu mới biết nguồn nguyên liệu có được sử dụng hợp lý và đạt hiệu quả hay không, nhà hàng có đang tiêu tốn tiền một cách vô ích hay không.
Đối với những nguyên liệu tiêu thụ nhiều thì nhà hàng sẽ cần nhập thêm và có thể phải tìm kiếm những nhà cung cấp khác nữa. Còn những nguyên liệu không được sử dụng, thường bị lưu trữ quá lâu dẫn đến hư hỏng thì sẽ không nhập nữa.
Đảm bảo cơ sở vững chắc trong giao dịch buôn bán: Kế toán kho F&B cũng phải nắm rõ công nợ phải thu, công nợ phải trả với đối tác cung cấp hàng hóa và đơn vị vận chuyển, cũng như thời hạn thanh toán cuối là bao giờ và sẽ bị phạt thế nào nếu thanh toán trễ hạn. Trong kinh doanh, việc giữ chữ tín bằng cách thanh toán các khoản nợ đúng hạn sẽ giúp mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đối tác luôn bền vững, vì thế các kế toán kho F&B đóng vai trò rất lớn để duy trì hợp tác giữa hai bên.
Quản lý các hạng mục chi phí hiệu quả: Một trong những vai trò khác của kế toán kho F&B chính là sử dụng kỹ năng chuyên môn để phân tích, quản trị chi phí kho và đưa ra lời khuyên hợp lý cho chủ thương hiệu. Thông qua việc theo dõi chi phí phát sinh, báo cáo dự toán ngân sách và chi phí kế hoạch, kế toán kho F&B có thể đánh giá được các khoản chi phí không cần thiết hoặc biến động chi phí trong kỳ ở từng hạng mục.
Xem thêm: Giảm thiểu chi phí ẩn trong kinh doanh F&B bằng 5 biện pháp đơn giản
3. Công việc của một kế toán kho F&B bao gồm những gì?
3.1. Kiểm kê hàng hóa trong kho
Kiểm kê hàng hóa trong kho là một trong những công việc chính mà kế toán kho phải làm, bao gồm:
- Cập nhật thường xuyên tình hình hàng hóa trong kho, lên kế hoạch xuất – nhập hàng hóa dựa trên nhu cầu và mức độ tiêu thụ của doanh nghiệp
- Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng hóa xuất – nhập kho, đảm bảo nhập hàng đúng số lượng và chất lượng. Chịu trách nhiệm vào sổ số lượng xuất – nhập và biên bản nhận hàng hóa.
- Phối hợp với thủ kho [nếu có] kiểm tra định kỳ toàn bộ nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho để phân loại, xử lý những hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng.
- Lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu như phát hiện sự sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, rồi nộp về phòng Kế toán để xử lý.
- Kết hợp với thủ kho hoàn tất các thủ tục nhập xuất hàng hóa; theo dõi lượng hàng tồn, nguyên vật liệu để kịp thời đề xuất phương án xử lý, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Kế toán kho sẽ phải cùng thủ kho phụ trách các vấn đề về xuất – nhập nguyên vật liệu, quản lý định mức tồn kho,…
3.2. Quản lý định mức tồn kho
Quản lý định mức tồn kho cũng là công việc mà một kế toán kho F&B cần làm:
- Xem xét số lượng hàng xuất so với định mức tồn kho theo quy định.
- Định kỳ kiểm tra số lượng thực phẩm, nguyên vật liệu xuất nhập tồn trên giấy tờ và so sánh với số lượng hàng hóa thực trong kho.
- Định kỳ hàng tháng phối hợp với nhân sự quản lý kho và bếp trưởng kiểm kê số lượng hàng hóa tồn trong kho, bếp, bar và lập bản báo cáo cho chủ nhà hàng.
3.3. Kiểm soát và lập các chứng từ xuất – nhập
Công việc quản lý kho của một kế toán viên còn phải đảm bảo hoàn thành các giấy tờ thủ tục cần thiết như:
- Kiểm tra tính hợp lệ của tất cả các chứng từ như hợp đồng giao nhận, phiếu yêu cầu xuất nguyên liệu, phiếu xuất kho,… trước khi nhập – xuất kho.
- Kiểm tra và giải quyết tất cả trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu, sai lệch số lượng, sai lệch về chất lượng,… trong phạm vi quyền hạn hoặc báo với chủ doanh nghiệp F&B để giải quyết.
- Phụ trách nhập các số liệu, chứng từ vào phần mềm hệ thống kế toán, hệ thống bán hàng và hệ thống quản lý kho của doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán kho F&B còn là người ghi chép, lập chứng từ nhập, xuất hàng hóa, nguyên vật liệu, hóa đơn, chi phí mua hàng,…
Công việc vất vả, nhiều đặc thù đòi hỏi kế toán kho phải có chuyên môn nghiệp vụ tốt
3.4. Hạch toán kế toán và kê khai thuế
Ngoài những công việc thủ tục giấy tờ hay liên quan đến việc xuất – nhập kho, kế toán kho F&B còn phải hoàn thành các công việc về thuế và hạch toán:
- Hạch toán xuất, nhập nguyên vật liệu; hạch toán giá vốn, doanh thu và chi phí. Đồng thời còn phải theo dõi công nợ, lập biên bản xác minh công nợ định kỳ theo quy định, nhắc nhở thanh toán đúng thời hạn với cả bên mình và bên đối tác.
- Thực hiện kê khai thuế đầu vào và đầu ra theo quy định; thường xuyên cập nhật nội dung kê khai thuế vào hệ thống đúng quy định mới của pháp luật.
Xem thêm: Báo cáo kinh doanh nhà hàng là gì? Vì sao chủ quán cần chú trọng báo cáo kinh doanh?
4. Tổng kết
Với một khối lượng công việc “đồ sộ” như trên thì các kế toán kho F&B sẽ rất vất vả, nếu nhà hàng nhỏ không có đủ tiền thuê từng vị trí thì có thể một kế toán viên sẽ phải đảm nhận tất cả phần việc. Vì thế, các doanh nghiệp, nhà hàng F&B cần có một “trợ thủ” đắc lực giúp công việc kế toán nhẹ nhàng, đơn giản và chính xác hơn. Một số giải pháp mà chủ thương hiệu có thể cân nhắc như sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh hoặc tính năng Kế toán VO miễn phí ngay trên ứng dụng quản lý từ xa FABi Manager của iPOS.vn.
Nếu các chủ nhà hàng còn đang băn khoăn và muốn tìm hiểu thêm về Kế toán VO, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline sau 1900 4766 để được tư vấn!