Cách trả lời email trong Outlook

Bạn không thể online Outlook thường xuyên để trả lời mail. Bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cài đặt email tự động trả lời trong Outlook, để lại lời nhắn hoặc thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp. Các bạn theo dõi bài viết bên dưới nhé!

Hướng dẫn cài đặt trả lời Email tự động trên Outlook

- Bước 1: Đầu tiên bạn mở ứng dụng Outlook của mình lên, ở Tab Home > New Email.

- Bước 2: Tại tab Message, bạn đặt chủ đề Subject là Auto Reply, và nhập nội dung trả lời tự động > click vào File.

- Bước 3: Rồi chọn Save as để lưu.

- Bước 4: Hộp thoại Save as hiện lên chọn thư mục lưu > ở phần Save as type  chọn Outlook Template

- Bước 5: Chọn Save để lưu.

- Bước 6: Khi lưu file Auto Reply hoàn tất. Mở tab Home > Rules > Manage Rules & Alerts…

- Bước 7: Hộp thoại Rules and Alerts xuất hiện >Tab E-mail Rules > New Rule.

- Bước 8: Sau đó bạn nhấn chọn Apply rule on message I receive > Next tại hộp thoại Rules Wizard để tiếp tục.

- Bước 9: Tích chọn Send only to me > Next để tiếp tục.

- Bước 10: Sau đó tích chọn reply using a specific template > click vào a specific template

- Bước 11: Tại mục  Look in chọn User Template in File System > chọn Browse... Rồi tìm đến vị trí Folder vừa tạo lúc nãy > nhấn OK để đưa file Auto Reply vào Outlook.

- Bước 12: Bạn tích chọn file Auto Reply > Open 

- Bước 13: Và nhấn Next 

- Bước 14: Chọn Next

- Bước 15: Sau đó, bạn hãy đổi tên cho tiêu đề tại phần Step 1: Specify a name for this rule > Finish để hoàn tất lựa chọn.

- Bước 16: Và click Apply > OK để áp dụng.

Như vậy chúng ta đã hoàn thành cách cài đặt trả lời Email tự động trong Outlook rồi đó, chúc các bạn thành công!

Cài đặt mail tự trả lời trong Outlook là một trong các tính năng hữu ích. Sử dụng trong trường hợp bạn đang nghỉ phép hoặc trả lời mặc định cho một số nội dung email tương tự.

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cài đặt email tự động trả lời trong Outlook. Các bạn cùng theo dõi bài viết nhé.

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook của bạn >> Nhấn File.

Bước 2: Chọn Automatic Replies.

>> Xem thêm: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết. 

Bước 3: Ở phần tiếp theo chọn Send automatic replies >> Chọn Only send during this time range – Tự động trả lời email trong khoản thời gian nào đó.

Trong tab Inside My Organization và nhập nội dung thư bạn muốn gửi Cho email trả lời tự động >> Nhấn OK.

Bước 4: Trong thẻ Outside My Organization, Nhập nội dung thư bạn muốn gửi tự động trả lời tất cả các Mail trong hộp thư đến bao gồm mọi email, bản tin, quảng cáo và cả email rác.

Bạn có thể chọn một trong 2 tính năng:

• My contact only: Chỉ những liên hệ của tôi
• Outside My Organization: Bên ngoài tổ chức liên hệ của tôi, thư sẽ được gửi tự động tới tất cả những liên hệ bên ngoài.

Nhấn OK.

>> Xem thêm: Đồng bộ email trong Outlook trên điện thoại và máy tính.

2. Sử dụng Template để trả lời mail tự động

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook của bạn chọn thẻ Home > New Email.

Bước 2:  Cài đặt Template nhập vào Subject cho email và nội dung email >> nhấp vào File.

Bước 3: Sau đó nhấp vào Save as.

Bước 4: Chọn thư mục lưu file, chọn Save as type là Outlook Template (*.oft) > Nhấn Save.

Bước 5: Bạn chọn vào thẻ Home trong ứng dụng Outlook >> Chọn Rules >> Chọn Manage Rules & Alerts…

Bước 6: Trong hộp thoại Rules and Alerts >  tab Email Rules > Nhấn New Rule.

Bước 7: Chọn thẻ Apply rule on message I receive và chọn Next.

Bước 8: Nhấp vào Send only to me và nhấn Next.

>> Xem thêm: Mail Outlook bị đầy và cách xử lý.

Bước 9: Chọn vào thẻ Reply using a specific template >> Nhấp A specific template….

Bước 10: Trong mục Look in >> chọn User Template in File System >> Browse…

Bước 12: Chọn file email >> Nhấn Open.

Tiếp theo chọn Next…

Bước 13: Tìm tiêu đề Step 1: Specify a name for this rule >> Chọn mục Turn on this rule >> Nhấn Finish.

Bước 14: Nhấn Apply >> Nhấn OK.

Bên trên là hướng dẫn cài đặt mail tự trả lời trong Outlook. Chúc các bạn thành công!