Cách gửi email cho phòng Đào tạo
Show
Trước khi gửi đi một email nào đó, bạn nên ghi nhớ rằng email thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Nếu bạn quan tâm đến hình ảnh cũng như thương hiệu của cá nhân mình thì bạn nên quan tâm đến những email mình gửi đi. Sau đây là những điều cơ bản bạn nên chú ý khi sử dụng email: 1. Tiêu đề email: Sử dụng dòng tiêu đề (Subject) như một thanh công cụ giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, vì vậy dòng tiêu đề cần phải ngắn gọn, rõ ràng, cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email Lưu ý đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề của email! 2. Nội dung email: - Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email: + Lưu ý đối tượng nhận được email của bạn để có lời chào đầu hợp lý + Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần trao đổi. + Phần kết: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi. Hãy cho người nhận biết bạn muốn họ trả lời bạn trong thời gian nào và theo cách nào (trả lời email, điện thoại hay gặp trực tiếp). Nên ghi rõ thông tin liên lạc, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại. - Nhớ đính kèm tập tin trước hoặc trong khi soạn thư nếu có. * Những điều cần tránh khi soạn nội dung email: - Thiếu lời chào đầu - Sử dụng những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu. - Viết hoa toàn bộ nội dung, font chữ to nhỏ không đều. - Viết tiếng Việt không dấu, sai chính tả. - Viết tắt trong email. - File đính kèm có kích thước lớn và tên file không rõ ràng. 3. Nhập địa chỉ thư cuối cùng: Email đã gửi đi là không thể rút lại được, vì vậy, sau khi đã hoàn chỉnh nội dung email bạn mới nhập địa chỉ của người nhận vào để tránh những sai sót trong lúc soạn email, ngoài ra trong lúc soạn email, bạn bấm nhầm nút gửi thư vẫn sẽ không đi. 4. Nên tạo chữ ký khi viết thư: Chữ ký sẽ chứa thông tin liên hệ của bạn nên hãy bỏ ra một vài phút thao tác để đưa các thông tin cơ bản của bạn vào chữ ký như tên, địa chỉ, nơi làm việc, số điện thoại, e-mail,… (Dự án nâng cao kỹ năng giao tiếp cho SV)
Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp Rất dễ dàng để bạn có thể tạo được một tài khoản email mới miễn phí trên Gmail, Outlook,… Hãy tạo một tài khoản phù hợp với công việc theo công thức: [họ tên của bạn]@email.com. Không nên sử dụng các email không chuyên nghiệp như: , ,... Địa chỉ gửi mail phải thật chuyên nghiệp vì nó là một trong những thông tin nhà tuyển dụng nhìn thấy đầu tiên. Do đó, không nên bỏ qua điều này nếu không muốn đánh mất cơ hội thực tập. Tạo chữ ký mail Khi đã có địa chỉ email ưng ý, hãy thiết lập chữ ký email bao gồm thông tin liên hệ của bạn và thêm nó vào tất cả các email bạn gửi. Chữ ký của bạn nên bao gồm họ tên, địa chỉ nơi ở, địa chỉ email, số điện thoại, trang mạng xã hội (nếu có). Điều này vừa góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp vừa để nhà tuyển dụng có thêm thông tin để liên hệ với bạn trong trường hợp có vấn đề phát sinh. 2/ Cách viết email xin thực tập đúng chuẩnMột email xin thực tập đúng chuẩn sẽ cần chú trọng những vấn đề sau: Trình bày rõ ràng mục đích trong tiêu đề mail Tiêu đề mail là một phần rất quan trọng. Đây chính là yêu tố để nhà tuyển dụng quyết định có mở mail hay không, việc để tên không phù hợp dễ khiến mail của bạn bị họ bỏ qua. Dòng tiêu đề email nên bao gồm tên của bạn và vị trí bạn đang ứng tuyển đồng thời bày tỏ rằng đó là một email ứng tuyển công việc. Lời chào trang trọng Hãy gửi đến nhà tuyển dụng lời chào trang trọng và chuyên nghiệp. Nếu bạn gửi email cho một nhà tuyển dụng bạn chưa bao giờ gặp mặt, cách tốt nhất là viết một lời chào thật lịch sự: Kính gửi Phòng tuyển dụng công ty [tên công ty] hoặc Kính gửi Anh/Chị [Họ tên] - trưởng phòng tuyển dụng,... Phần mở đầu Sau khi gửi lời chào, bạn cần giới thiệu qua về bản thân gồm tên, tuổi, trường học, ngành học. Tiếp đến trình bày ngắn gọn các nội dung: Qua kênh thông tin nào biết về công ty? Thời gian bạn có thể đến thực tập? Mục tiêu và mong muốn khi thực tập? Nội dung chính cần đề cập trong mail Trong phần này, bạn cần ghi rõ những vấn đề sau: - Năng lực và kinh nghiệm của bản thân: Hãy chia sẻ về những nghiên cứu khoa học, các bài luận đã làm tại trường đại học và những kỹ năng cần cho vị trí thực tập mà bạn đã có như: làm việc nhóm, thuyết trình,… tùy thuộc vào vị trí. - Các thành tích trong học tập và hoạt động ngoại khóa: Bạn hãy liệt kê những thành tích mà mình đạt được trong quá trình học tập như: học bổng, thành tích nghiên cứu khoa học, chứng chỉ tiếng anh, tin học,… Lời chào kết thúc Tương tự như lời chào mở đầu, câu kết thúc email cũng phải trang trọng và chuyên nghiệp. Không nên kết thúc email với những từ như “Chúc những điều tốt nhất đến với anh/chị”, hay “Chúc anh/chị một ngày tốt lành”. “Trân trọng” là lời kết tốt nhất cho một email chuyên nghiệp. Mẫu email xin thực tập thông minh giúp nắm chắc cơ hội (Ảnh minh họa)3/ Mẫu email xin thực tập thông minh giúp bạn nắm chắc cơ hộiMẫu 1 Tiêu đề email: [tên của bạn]_[vị trí thực tập]_[tên công ty] Kính gửi: Công ty [tên công ty định ứng tuyển], Tôi hiện là sinh viên năm [...] của Đại học [tên trường] và tôi rất mong muốn có được cơ hội thực tập tại Quý công ty. Chuyên ngành chính của tôi là [tên chuyên ngành] và mục tiêu của tôi [nêu mục tiêu nghề nghiệp]. Sau khi tìm hiểu, tôi nhận thấy Quý công ty là nơi phù hợp để tôi có thể học hỏi từ những người giỏi nhất trong ngành. Tôi đã đính kèm một thư xin việc, CV và bảng điểm vào email để Qúy công ty có thể xem xét thêm. Tôi hi vọng rằng Quý công ty sẽ dành một chút thời gian để xem qua. Rất mong nhận được câu trả lời từ Quý công ty. Xin chân thành cảm ơn. Trân trọng, [tên của bạn] Mẫu 2: Tiêu đề: Ứng tuyển thực tập [vị trí thực tập]_[tên của bạn] Kính gửi: Phòng tuyển dụng công ty [tên công ty]. Tên tôi là [tên của bạn], sinh viên năm [...] chuyên ngành [tên chuyên ngành] tại Đại học [tên trường]. Tôi rất quan tâm đến công việc [vị trí thực tập] và mong muốn được làm việc tại vị trí này trong tương lai. Do đó, khi được biết công ty đang tuyển thực tập sinh [vị trí thực tập] trong thời gian [...] tháng, tôi quyết định gửi mail để ứng tuyển. Tôi tin rằng với các kiến thức tích luỹ được trong quá trình đào tạo tại trường và tinh thần ham học hỏi, sẵn sàng thử thách, tôi có thể đáp ứng được các yêu cầu mà công ty đặt ra. Tôi hi vọng sẽ có cơ hội thảo luận chi tiết hơn về cơ hội thực tập này. Thông tin chi tiết về trình độ và một số kinh nghiệm làm việc, tôi xin phép được trình bày trong CV đính kèm. Trân trọng, [tên của bạn] Với những thông tin chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đọc có được những mẫu email xin thực tập chuyên nghiệp và thu hút nhà tuyển dụng. Nếu có vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ 1900 6192 để được hỗ trợ. >> Top 12 mẫu Đơn xin việc 'hút hồn' nhà tuyển dụng
Viết thư cho giảng viên đòi hỏi bạn phải suy nghĩ nhiều hơn so với gửi mail hay nhắn tin nhanh với bạn bè. Việc học của bạn chính là nền tảng cho sự nghiệp sau này, vì thế bạn nên tương tác với các kênh giao tiếp theo một cách chuyên nghiệp, trong đó bao gồm việc viết email. Khi gửi thư điện thử cho người hướng dẫn, bạn luôn phải sử dụng tài khoản email sinh viên của mình và mở đầu lá thư bằng lời chào lịch sự. Bạn cần tương tác với họ tương tự như khi viết một lá thư công việc trang trọng. Đảm bảo tính ngắn gọn và chú ý đến ngữ pháp!
Cùng viết bởi: Chuyên viên tư vấn học đường Bài viết này đã được cùng viết bởi Ashley Pritchard, MA. Ashley Pritchard là chuyên viên tư vấn học đường của Trường Phổ Thông Delaware Valley Regional tại Frenchtown, New Jersey. Ashley có hơn 3 năm làm việc cho trường phổ thông, đại học và có kinh nghiệm tư vấn nghề nghiệp. Cô có bằng MA về tư vấn trong trường học với chuyên ngành về Sức khỏe Tâm thần do Đại học Caldwell cấp và được Đại học California chứng nhận là Chuyên gia Giáo dục Độc lập. Bài viết này đã được xem 174.405 lần. Chuyên mục: Máy tính và Điện tử Trang này đã được đọc 174.405 lần. |