Linh tin rằng đội ngũ của mình luôn cố gắng làm ra những sản phẩm tốt nhất. Nhưng khi làm việc nhóm, sẽ có lúc trưởng nhóm hoặc giữa đồng nghiệp cần đưa nhận xét, góp ý về sản phẩm vì sự thành công của chất lượng công việc chung.
Có thể đó là góp ý về kế hoạch marketing 6 tháng cuối năm, thiết kế trang web công ty hay một ý tưởng mới chẳng hạn. Nhưng Linh hiểu rõ, chín người thì mười ý, mỗi người có kiến thức, kinh nghiệm và quan điểm riêng nên đôi khi việc góp ý dễ gây hiểu nhầm, ảnh hưởng chất lượng công việc hay thậm chí là tinh thần tập thể. Vậy làm thế nào để đưa góp ý tối ưu cho đồng nghiệp?
Khi góp ý, bạn cần tân dụng kỹ năng giao tiếp của mình. Hãy tìm những điểm tốt để phản hồi trước, sau đó mới góp ý những điều cần sửa và có thể cải thiện. Sau khi đó, nếu Linh là người đã đưa ra góp ý, Linh sẽ cố gắng làm việc cùng với đội ngũ để đưa ra hướng giải quyết.
Việc góp ý với Linh chính là một quá trình tương tác 2 chiều. Có thể chi tiết công việc thì mình chưa nắm kỹ 100% như người trực tiếp làm. Vì thế mình nên đặt câu hỏi để hiểu tường tận mọi thứ trước khi có ý kiến đóng góp. Bạn có thể đặt câu hỏi theo nguyên tắc 5W1H có nghĩa là: What? [Cái gì?]; Where? [Ở đâu?]; When? [Khi nào?]; Why? [Tại sao?]; Who? [Ai?] và How? [Như thế nào?]. Đây không những là một bước đưa góp ý mà còn là cách Linh tìm hiểu và học hỏi thêm những kiến thức và kỹ năng từ chính đội ngũ của mình.
Hãy nhớ rằng tất cả mọi góp ý đều là vì chất lượng công việc chung chứ không nhằm công kích cá nhân hay thể hiện bản thân. Và để mọi người hiểu rõ, hãy liệt kê ý của bạn bằng cách đánh số, gạch đầu dòng tại đúng vị trí cần góp ý, nêu ví dụ minh họa hoặc gửi thông tin tham khảo nếu cần. Điều này giúp bạn tránh gây hiểu lầm cho đồng nghiệp khi gửi góp ý.
Tuy Linh biết sự thật thì mất lòng nhưng đôi khi đội ngũ của mình làm chưa tốt hoặc yêu cầu ban đầu chưa phù hợp thì chúng ta phải trung thực cùng nhau thừa nhận và tìm hướng giải quyết vì sự thành công chung thay vì cho qua. Đừng tạo cơ hội cho một sản phẩm trung bình ra đời khi chúng ta hoàn toàn có thể cải thiện nó tốt hơn!
Với Linh, thời điểm đưa góp ý cho đồng nghiệp cũng rất quan trọng. Thời điểm tốt nhất nên gửi góp ý là càng sớm càng tốt ngay sau khi bạn nhận được thông tin từ đồng nghiệp. Đừng kéo dài thời gian khi bạn có thể cải thiện chất lượng công việc chung trong thời gian sớm nhất. Vì nếu để lâu thì có thể chúng ta sẽ bỏ quên các chi tiết cần được góp ý. Và hãy ghi nhớ một nguyên tắc quan trọng, các góp ý tốt hay lời khen có thể được nói ở nơi đông người nhưng các góp ý chưa tốt hoặc lời góp ý phải luôn luôn được trao đổi riêng.
Và cuối cùng, sau khi thảo luận xong thì bạn và đồng nghiệp phải thống nhất các bước hành động tiếp theo. Có như vậy thì chất lượng công việc cuối cùng mới được đảm bảo!
Những chia sẻ của Thái Vân Linh về chủ đề Khởi nghiệp, Phát triển Bản thân, Phát triển Sự nghiệp
Và để tập thể tốt hơn, chúng ta cần những lời góp ý mang tính xây dựng. Vậy làm cách nào mà góp ý không gây mất lòng nơi công sở. Hãy tham khảo các cách sau đây nhé!
1. Có mục đích rõ ràng khi đưa ra góp ý
Trước khi quyết định đưa ra những lời khuyên, góp ý cho đồng nghiệp của mình bạn cần xem xét một cách thấu đáo có thực sự cần góp ý hay không. Nếu những góp ý của bạn là cần thiết, mang tính chất xây dựng để giúp đồng nghiệp tốt lên trong công việc thì nên. Còn nếu không những góp ý của bạn chỉ mang tính chất góp ý các vấn đề ngoài rìa, không nằm trong phạm vi công việc thì có thể cân nhắc. Đây cũng là cách giúp cho bạn gây được ấn tượng tốt trong mắt sếp và đồng nghiệp, vậy nên hãy luôn biết cách phát huy và khẳng định mình nhé.
Góp ý trên tinh thần cầu tiến và văn minh.
2. Góp ý một cách chân thành, thẳng thắn
Với vấn đề này thì cách tốt nhất là tránh đi đường vòng, không nên dài dòng, vòng vo hay đề cập đến những việc không liên quan. Thay vào đó hãy đi thẳng vào vấn đề, trình bày một cách ngắn gọn, nhưng phải lựa lời mà nói, tránh sử dụng những ngôn ngữ mang đậm chất phê bình này nọ, điều này sẽ dễ gây ra những hiểu lầm, các cuộc tranh cãi không đáng có. Góp ý với đồng nghiệp cần hết sức tinh tế và nhẹ nhàng như vậy mới không bị mất lòng
3. Lấy bạn làm ví dụ điển hình
Những góp ý của bạn không đúng cách đôi khi có thể làm phản tác dụng, khiến đồng nghiệp của bạn cảm thấy mình kém cỏi, thiếu năng lực. Cách giải quyết tốt nhất để tránh tình trạng này là lấy bạn ra để làm minh chứng điển hình, nhấn mạnh đến những sai lầm mà bạn đã từng phạm phải trong quá khứ và cách mà bạn giải quyết vấn đề ra sao, để từ đó đồng nghiệp của bạn không còn cảm thấy tự ti hay mặc cảm gì nữa, vì không chỉ có riêng họ mắc phải những sai lầm này.
Hãy dùng bạn làm ví dụ trong những góp ý của mình.
4. Cho đồng nghiệp cơ hội đưa ra ý kiến mang tính xây dựng
Các cuộc trò chuyện, trao đổi thường mang tính chất góp ý, xây dựng giúp cả 2 phía cùng tốt lên. Vì vậy sau khi đã trình bày quan điểm, đóng góp ý kiến của mình, bạn cũng nên quan tâm đến việc hỏi ý kiến đồng nghiệp, cho họ có cơ hội để giải thích những nguyên nhân, khó khăn mà họ gặp phải trong công việc để từ đó cả 2 cùng nhau đưa ra những hướng giải quyết mới tốt hơn.
5. Tạo sự tín nhiệm khi góp ý với sếp
Trước hết, bạn phải suy xét kỹ mọi điều và chứng tỏ khả năng bản lĩnh của mình với sếp và mọi người. Khi đã chứng tỏ khả năng của bạn, tạo được sự tín nhiệm với mọi người xung quanh thì bạn sẽ thấy rằng thuyết phục sếp và đưa ra ý tưởng mới với sếp rất dễ dàng.
6. Đưa ra giải pháp cho vấn đề
Trước khi phê phán, góp ý với sếp về ý tưởng của dự án mà bạn cho là không phù hợp, bạn cần phải có một giải pháp cho những vấn đề còn tồn tại, cần phải thay đổi. Bởi vì, sếp sẽ không chấp nhận ý kiến góp ý của bạn nếu bạn không đưa ra được giải pháp cho vấn đề.
7. Thể hiện sức mạnh tập thể của đội nhóm bạn khi góp ý với sếp
Bạn là một phần của nhóm và bạn có quyền lên tiếng để đưa ra những ý kiến có lợi cho cả nhóm. Vì vậy, cách tốt nhất để tạo nên sức mạnh khi thuyết phục sếp đó là bạn hãy hợp tác với mọi người trong nhóm cùng nhất trí đưa ra góp ý với sếp nhằm thay đổi một số điều của dự án. Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ thể hiện được sự đoàn kết cũng như khả năng thuyết phục và khả năng lãnh đạo của mình trước sếp.
Hãy dùng sức mạnh đội nhóm nếu muốn góp ý với cấp trên
8. Tuyệt đối không “qua mặt” sếp
Cho dù sếp trực tiếp của bạn không có quyền quyết định những thay đổi mà bạn đưa ra thì bạn vẫn phải đệ trình ý kiến của bạn với người đó đầu tiên. Sau đó, bạn và sếp trực tiếp của bạn có thể bàn luận ý tưởng đó với người quản lý cấp cao hơn. Cách tiếp cận như vậy sẽ mang lại rất nhiều hiệu quả và bạn sẽ nhận được sự “hậu thuẫn” của sếp mình. Bởi vì, nếu bạn đề xuất ý kiến của bạn với người quản lý cấp cao của công ty mà không hỏi ý kiến sếp trực tiếp có thể sẽ khiến sếp trực tiếp của bạn phật ý.
Tục ngữ có câu: “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” rất đúng trong trường hợp này. Vẫn biết mục đích của bạn chỉ là góp ý để công việc và doanh nghiệp của mình tốt hơn, nhưng quan trọng là phải góp ý sao cho khéo léo, tế nhị. Vậy nên, hãy lưu ý ngay các cách ở trên nhé!